Cost objects let you group, monitor, and manage trip costs for the same department or project. For more information, see Cost objects in travel.

You can create a cost object for a specific company or use the cost object for all companies in your account. You can make the cost object available to everyone in the company or only to specific people.

Note: If you also plan to use the cost object for expenses and invoices, see Set up cost objects for expenses and invoices.

Beim Anlegen eines neuen Kostenobjekts können Sie auswählen, wo das Kostenobjekt verwendet werden soll, welche Unternehmen es nutzen können und welche Personen bei der Buchung ihrer Reise ebenfalls auf das Kostenobjekt zugreifen können. und wählen Sie einen bevorzugten Genehmiger für Reisen aus, die diesem Kostenobjekt zugeordnet sind.

Adding a new cost object for travel bookings

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Kostenobjekte.
2. Klicken Sie auf Kostenobjekt hinzufügen.
3. Im Abschnitt „Name und Verwendung“:
   • Geben Sie einen eindeutigen Kostenobjektnamen ein, z. B. Projekt X Reisekostenbudget.
   • Wählen Sie ein übergeordnetes Kostenobjekt (optional) aus, wenn Sie das Kostenobjekt auch für Ausgaben und Rechnungen verwenden möchten. Dadurch wird eine hierarchische Struktur zur Festlegung der Eskalation der Ausgaben- oder Rechnungsgenehmigung erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenobjekte auf Perk.
4. Wählen Sie die zutreffenden Unternehmen. Sie können dieses Kostenobjekt für alle Unternehmen im Konto verfügbar machen oder nur für bestimmte Unternehmen.
5. Unter Nutzung wählen Sie Reisen aus.

6. In Zugewiesene Personen: Wählen Sie alle Personen aus, die dies als Standardkostenobjekt verwenden sollen. Standardkostenobjekte werden Reisenden beim Buchen einer Reise automatisch im Checkout zugewiesen.

   Tipp: Sie können auch Weisen Sie das Kostenobjekt auf der Seite „Personen“ als Standardkostenobjekt einer Person zu.

7. Under Field visibility, select Travel. If you choose everyone, anyone can search for and select the cost object at the checkout. If you choose selected people, only those you selected can access and use the cost object when booking. You can assign the cost object as a person’s default cost object on the People page.
   
   
    

8. In Genehmigung, wählen Sie einen geeigneten Genehmiger für dieses Kostenobjekt aus. Die hier ausgewählte Person genehmigt alle Genehmigungsanträge.

   
    

   Tipp: Dies ist sehr empfehlenswert, falls Sie möchten Einen Genehmigungsprozess nach Kostenobjektgenehmiger einrichten.

9. Klicken SpeichernDie

Note: If your company also uses Perk for expense and invoice processing, you may see options to use this cost object for expenses and invoices by selecting Expenses or Invoices in field visibility. This means that if this cost object is selected in the travel booking, all travel booking expenses are automatically coded with the correct cost object for financial reviewers.

Caution: If you use an HR integration and add a new person to Perk with a cost object that doesn’t exist on the platform, a new cost object is created automatically.

Zuweisen voreingestellter Kostenobjekte

1. Wenn Sie einer Person ein Kostenobjekt als Standard zuweisen, wird dieses automatisch im Checkout ausgewählt, wenn sie eine Reise bucht. Je nach Sichtbarkeit kann die Person auch andere Kostenobjekte einsehen.

   To assign a default cost object:

   1. Gehen Sie zur Seite Personen.
   2. Wählen Sie die Person oder Personen aus, denen Sie das Kostenobjekt zuweisen möchten.

   3. Klicken Sie im Bereich Schnellaktionen auf Kostenobjekt bearbeiten.

      

   4. Wählen Sie unter Ein Kostenobjekt zuweisen das neue Kostenobjekt aus.

      

   Assigning a trip to a cost object

   To assign a trip to a cost object before payment:

   1. Once you’ve finished selecting your trip, click Continue.
   2. On the Payment page, under Invoice to, select the company you want the trip invoiced to.
   3. Under Pay with, select the payment profile you want the trip invoiced to.
   4. Under Reporting, add the Cost object and values for any custom fields.
   5. Click Confirm payment or Request approval.

   Depending on your company settings, you might only see some of the available options.

   Note: You can’t edit the cost object for a trip after the booking has been confirmed. If you use Perk to process expenses, a financial reviewer can adjust this later.

   Making cost objects mandatory for all travel bookings

1. To make cost objects mandatory for all trips:

   1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Kostenobjekte.
   2. In the top right corner, click Settings.
   3. Select Make cost objects mandatory for all travel bookings.

   

   Once enabled, all trips must have a cost object before the booking can be finalized.

   Before applying this setting, make sure everyone is assigned to a cost object or select Make all cost objects visible to everyone to let them choose from any cost object.