Eine Reiserichtlinie definiert, was bei Flügen, Hotels, Mietwagen, Zugfahrten und damit verbundenen Ausgaben über Perk als „richtliniekonform“ gilt. Sie bietet Reisenden klare Hinweise darauf, was sie buchen können, und ermöglicht Ihrem Finanzteam automatische Compliance-Prüfungen bei jeder Buchung.

Dieser Artikel hilft Ihnen, die für die einzelnen Reisearten verfügbaren Einstellungen und deren Zusammenspiel zu verstehen, damit Sie entscheiden können, wie Sie Ihre eigene Richtlinie gestalten.

Reiserichtlinien bei Perk

Die Reiserichtlinie von Perk legt fest, anhand welcher Regeln eine Buchung den Richtlinien entspricht. Sie können für jede Reisekategorie – Flüge, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrten – unterschiedliche Regeln definieren sowie Richtlinien für Ausgaben während der Reise wie Taxis und Mahlzeiten festlegen. Diese Regeln sorgen für klare Erwartungen der Reisenden vor der Buchung und ermöglichen der Finanzabteilung automatische, konsistente Compliance-Prüfungen, ohne dass jede Reise manuell überprüft werden muss.

Sie können eine Standardreiserichtlinie erstellen und anschließend weitere Richtlinien für bestimmte Reisende hinzufügen. Ist einem Reisenden keine spezifische Richtlinie zugewiesen, wendet Perk die Standardrichtlinie an. Bei der Buchung einer Reise zeigt Perk an, ob die Buchung den Richtlinien entspricht oder nicht. Standardmäßig werden Reisende benachrichtigt, aber nicht daran gehindert, Buchungen entgegen den Richtlinien vorzunehmen. Um richtlinienwidrige Reisen zur Überprüfung weiterzuleiten, einen Reisegenehmigungsprozess einrichtenDie

Perk bietet Ihnen vorgefertigte Vorlagen, mit denen Ihre Police innerhalb weniger Minuten live gehen kann. Alle Einstellungen lassen sich anschließend weiterhin vollständig bearbeiten. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Optionen:

• Standardrichtlinie (empfohlen) — der beliebteste Ausgangspunkt für Neukunden, mit ausgeglichenen Budgets und ohne Buchungszeitraumbeschränkung.
• Strenge Richtlinien – straffere Budgets und obligatorische Buchungsfenster für Organisationen, die eine engere Kostenkontrolle wünschen.
• Stellen Sie Ihre eigene Reise zusammen — für Teams, die ihre Regeln bereits kennen und Flüge, Hotels, Autos und Züge von Grund auf selbst organisieren möchten.

Hier sehen Sie beispielsweise einen Vergleich der Standard- und Strengen Vorlagen hinsichtlich einiger wichtiger Einstellungen. Diese Werte dienen lediglich der Veranschaulichung und stellen keine festen Standardeinstellungen dar – Sie können sie nach der Auswahl einer Vorlage jederzeit anpassen.

Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen > Reiseverwaltung > Reiserichtlinien.

Hinweis: Ihr Implementierungsspezialist wird Ihnen zeigen, wo sich die einzelnen Felder Ihrer Konfiguration befinden und Ihnen bei der Konfiguration entsprechend Ihren betrieblichen Anforderungen helfen.

Einstellungen der Flugrichtlinien

Die Flugregeln in Perk legen fest, welche Tarife standardmäßig buchbar sind und welche – basierend auf Kabinenklasse, Flugzeit, Strecke und Preis – einer Genehmigung bedürfen. Sie können Folgendes einrichten:

• Kabinenklassenbeschränkungen, wie z. B. die standardmäßige Beschränkung von Buchungen auf die Economy Class.
• Eine höhere Kabinenklassenkondition bei längeren Flügen, beispielsweise die Zulassung zur Business Class, sobald die Flugdauer eine bestimmte Schwelle überschreitet (zum Beispiel 6 Stunden).
• Eine Obergrenze für einfache Flüge, die festlegt, wie viel ein einfacher Flug kosten sollte.
• Buchungsfenster, die die Mindestanzahl an Tagen vor Abflug festlegen, die ein Flug gebucht werden muss.
• Dynamische oder maximale Budgets, wobei eine festgelegte prozentuale Differenz basierend auf dem günstigsten Tarif oder dem Medianpreis in den Suchergebnissen angewendet wird.
• Routenbezogene Ausnahmen, bei denen eine bestimmte Preisobergrenze zwischen zwei Zielen festgelegt wird, z. B. eine höhere Pauschale für die Strecke Dubai–London als in der allgemeinen Richtlinie vorgesehen.
• Ausnahmen für Inlandsflüge, wobei für Inlandsreisen eine separate, in der Regel niedrigere Preisobergrenze anstelle des allgemeinen internationalen Budgets gilt.
• Firmentarife, daher sind Tarife von Fluggesellschaften, mit denen Sie Sondervereinbarungen getroffen haben, von Ihrem Budgetlimit ausgeschlossen.

Hotelrichtlinieneinstellungen

Die Hotelregeln in Perk legen fest, welche Unterkünfte standardmäßig buchbar sind, basierend auf Qualität, Verfügbarkeit und Kosten. Das Budget kann je nach Markt flexibel angepasst werden. Sie können Folgendes einrichten:

• Eine maximale Sternebewertung ist zulässig.
• Buchungsfenster – wie weit im Voraus ein Hotel gebucht werden muss.
• Dynamische oder maximale Budgets, basierend auf dem Medianpreis der Suchergebnisse. Die Methode der günstigsten Option, die für Flüge verwendet wird, gilt nicht für Hotels.
• Budgetausnahmen werden pro Stadt oder pro Land festgelegt und ermöglichen eine andere Obergrenze pro Nacht als das Gesamtmaximalbudget, z. B. eine höhere Pauschale für Dubai als für einen Markt mit niedrigeren Kosten.
• Firmentarife, daher sind die Tarife von Hotelketten, mit denen Sie Sonderkonditionen ausgehandelt haben, von Ihrem Budgetlimit ausgeschlossen.

Einstellungen der Fahrzeugrichtlinie

Die Fahrzeugregeln in Perk ermöglichen Ihnen Folgendes:

• Tagesbudgets für Mietwagen.
• Buchungsfenster – wie weit im Voraus ein Auto gebucht werden muss.
• Fahrzeugtyp, einschließlich Kleinwagen, Mittelklassewagen, Oberklassewagen und einer Upgrade-Stufe „Elite-Optionen“ innerhalb jedes Typs.
• Firmentarife, daher sind die Tarife von Autovermietern, mit denen Sie Sonderkonditionen ausgehandelt haben, von Ihrem Budgetlimit ausgeschlossen.

Richtlinieneinstellungen für Züge

Die Zugregeln in Perk ermöglichen Ihnen Folgendes:

• Dynamische oder maximale Budgets für Zugfahrkarten.
• Beschränkungen der Kabinenklasse für Züge.
• Firmentarife, daher sind die Tarife der Bahnunternehmen, mit denen Sie Vereinbarungen getroffen haben, von Ihrem Budgetlimit ausgeschlossen.

Ausgaben während der Reise

Perk ermöglicht es Ihnen außerdem, Reisenden Anweisungen für Ausgaben während der Reise zu geben, beispielsweise für Taxis und Mahlzeiten.

Hinweis: Die Reisehinweise dienen lediglich der Information. Sie werden nicht während des Buchungsvorgangs selbst angezeigt, sondern Reisenden separat und nicht zum Zeitpunkt der Buchung.

Erstellung einer Reiserichtlinie

So erstellen Sie eine Reiserichtlinie:

1. Gehen Sie zu Einstellungen >Reisemanagement> ReiserichtlinienDie
2. Klicken Sie auf Neue Reiserichtlinie .
3. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein und klicken Sie auf Reiserichtlinie erstellen .
4. Wählen Sie in der neuen Reiserichtlinie die Art der Reise aus, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten .
5. Wählen Sie dasStandardbudget,Budgetausnahmen undErweiterte Einstellungen aus.
6. Klicken Änderungen speichern

Sobald Sie eine Richtlinie erstellt haben, ordnen Sie ihr Reisende zu.

Zuweisung von Reisenden zu einer Reiserichtlinie

So ordnen Sie Reisende einer Reiserichtlinie zu:

1. Gehen Sie zur Personen-Seite.
2. Suchen Sie die Person und wählen Sie ihren Namen aus.
3. Gehen Sie zum Organisation-Tab und wählen Sie unter Richtlinien und Genehmigungen die Option Bearbeiten.
4. Unter Reiserichtlinien können Sie die gewünschte Richtlinie aus der Liste suchen oder auswählen.
5. Wählen Sie Speichern.

Bearbeitung einer Reiserichtlinie

Sie können eine Reiserichtlinie jederzeit bearbeiten. So bearbeiten Sie eine Reiserichtlinie:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Reiseverwaltung>ReiserichtlinienDie
2. Wählen Sie bei der Police, die Sie bearbeiten möchten, die Reiseart aus und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie die Einstellungen und wählen Sie Änderungen speichern.