Sie können benutzerdefinierte Felder einrichten, um zusätzliche Informationen bei der Buchung einer Reise, der Einreichung einer Spesenabrechnung oder der Rechnungsverarbeitung zur Kostenverteilung zu erfassen. Die Informationen in diesem Feld können verwendet werden, um Kosten zu verfolgen und zu klassifizieren oder einen bestimmten Genehmigungsprozess auszulösen.

Nur Kontoadministratoren können diese benutzerdefinierten Felder erstellen. Kunden können sie jedoch im Bestellprozess, im Formular zur Spesenabrechnung und im Rechnungsformular sehen.

Je nach ihrer Rolle können sie Informationen in diese Felder eintragen. Beispielsweise können Mitarbeiter beim Buchen einer Reise im Checkout-Prozess Informationen in ein benutzerdefiniertes Feld eintragen, die Reisemanager bei Bedarf bearbeiten können. Bei Spesenabrechnungen können die Einreicher eine Option für das benutzerdefinierte Feld auswählen, die Finanzprüfer bei Bedarf bearbeiten können.

Beim Einrichten eines benutzerdefinierten Felds für Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und Rechnungen können Sie dessen Verwendung festlegen. Beispielsweise können Sie ein benutzerdefiniertes Feld im Checkout-Prozess hinzufügen, um Reisepräferenzen, Erläuterungen zu ausgewählten Tarifen oder Sonderwünsche zu speichern. In diesem Fall können Sie das benutzerdefinierte Feld ausschließlich für Reisen einrichten. Dieses Feld wird dann nicht in den Spesenabrechnungen angezeigt, die Kunden einreichen.

Sie können benutzerdefinierte Felder einrichten, die entweder unternehmensweit für alle Mitarbeiter verfügbar sind oder nur für bestimmte Unternehmen. Nur Mitarbeiter dieser Unternehmen sehen das benutzerdefinierte Feld und können Werte eingeben. Sie können festlegen, ob das Feld optional oder obligatorisch ist.

Benutzerdefinierte Felder werden im Checkout, bei Ausgaben und Rechnungen alphabetisch sortiert angezeigt. Auch die Feldoptionen sind alphabetisch sortiert. Eine manuelle Sortierung ist nicht möglich.

Wenn Sie zuvor Labels verwendet haben, können Sie jetzt benutzerdefinierte Felder nutzen. Weitere Informationen finden Sie Migrieren von Labels zu benutzerdefinierten Feldern .

Benutzerdefinierte Felder für die Kostenverteilung

Mithilfe von benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Finanzdimensionen abbilden, die Sie in Ihrem Finanzsystem eingerichtet haben, um die Kostenzuordnung zu verfolgen.

Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass Mitarbeiter einen bestimmten Veranstaltungsnamen angeben, damit Sie alle damit verbundenen Kosten nachverfolgen können. In diesem Fall fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für Reisekosten hinzu. Mitarbeiter können die Veranstaltung bei der Buchung angeben und diese Information beim Hochladen der zugehörigen Ausgaben hinzufügen. So behalten Sie ganz einfach den Überblick über alle Kosten im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung.

Beim Einrichten eines benutzerdefinierten Felds zur Kostenverteilung können Sie eine eindeutige ID festlegen, um das Konzept beim Export von Ausgaben oder Rechnungen in ein Drittsystem leichter zu identifizieren. Sie können das benutzerdefinierte Feld auf bestimmte Ausgaben- oder Rechnungskategorien beschränken und es sogar ausschließlich bestimmten Kostenobjekten zuordnen, um zusätzliche Informationen zu erfassen, die über die vom Kostenobjekt bereitgestellten Daten hinausgehen.

Beispielsweise können Sie ein Kostenobjekt „Vertriebsunterstützung“ anlegen und anschließend ein benutzerdefiniertes Feld Projekt erstellen, um die Ausgaben genauer zu klassifizieren. So können Sie Ausgaben dem Kostenobjekt zuordnen und gleichzeitig detaillierte Informationen darüber erfassen, in welchem Projekt die Ausgaben angefallen sind, um eine aussagekräftigere Berichtserstellung zu ermöglichen.

Hinweis: Die Anzahl der benutzerdefinierten Felder, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Tarif ab. Weitere Informationen finden Sie unter Seite mit den Tarifinformationen von Perk.

Antwortformate und Optionen für benutzerdefinierte Felder

Sie können flexibel festlegen, wie Benutzer Informationen im benutzerdefinierten Feld eingeben. Perk ermöglicht Ihnen die Erstellung von drei Antworttypen:

• Einfachauswahl : Benutzer können nur eine Option aus einer Liste auswählen. Dieses Format gilt für Reisekosten, Spesen und Rechnungen. Sie legen den ERP-Code fest, der für den Export der Informationen in Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem verwendet wird. Bei Bedarf können Sie auch einen bestimmten Genehmiger auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung benutzerdefinierter Felder für die Spesen- und Rechnungsgenehmigung .
   
• Mehrfachauswahl : Benutzer können eine oder mehrere Optionen aus einer Liste auswählen. Sie können beliebig viele Optionen erstellen. Benutzerdefinierte Auswahlfelder können verwendet werden, um Abteilungen, Büros, Reisegründe und Projekt- oder Kundencodes zu erfassen. Dieses Format gilt nur für benutzerdefinierte Reisefelder.
  
  Sie können Nutzern die Möglichkeit geben, bei Bedarf eigene Optionen hinzuzufügen. Ihnen werden alle vordefinierten Feldoptionen in der Liste angezeigt, zusammen mit der Option, eine neue Antwort zu erstellen. Sobald eine neue Antwort hinzugefügt wurde, können andere Nutzer diese beim Ausfüllen des benutzerdefinierten Felds auswählen.  
   
• Freitext : Hier können Nutzer beliebige Informationen eingeben. Dies kann genutzt werden, um Kennungen aus anderen Systemen zu erfassen, Reisepräferenzen zu speichern, Erläuterungen zu ausgewählten Tarifen festzuhalten, Sonderwünsche zu erfassen oder Ernährungseinschränkungen zu dokumentieren. Dieses Format gilt nur für benutzerdefinierte Reisefelder.

Tipp: Sie können benutzerdefinierte Felder mit einfacher Auswahl für Ausgaben und Rechnungen erstellen, um Informationen zu erfassen, die nicht für die Kostenverteilung verwendet werden.

Es gibt drei Möglichkeiten, Feldoptionen für benutzerdefinierte Felder mit einfacher und mehrfacher Auswahl zu erstellen, je nachdem, wo sie verwendet werden:

• Fügen Sie die Optionen einzeln hinzu (alle).
• Massen-Upload über eine CSV-Datei (alle).
• Bereitstellung mithilfe eines Drittanbietertools.

Sie können Feldoptionen jederzeit bearbeiten oder archivieren. Bei benutzerdefinierten Feldern, die über ein Drittanbietersystem bereitgestellt werden, bestimmt das Quellsystem den erstellten Feldtyp. Beispielsweise können bei Ausgabenintegrationen mit einem Finanz- und Buchhaltungssystem oder einem ERP-System nur benutzerdefinierte Felder für die Kostenverteilung erstellt werden.

Sie können den Typ des benutzerdefinierten Felds jederzeit ändern, z. B. von Einfachauswahl auf Freitext, von Einfachauswahl auf Mehrfachauswahl, von Mehrfachauswahl auf Freitext oder von Freitext auf Mehrfachauswahl. Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Mehrfachauswahlfeld erstellt haben und Benutzer mehrere Werte eingegeben haben, können Sie es nicht mehr in ein Einfachauswahlfeld umwandeln.

Achtung: Mehrfachauswahlfelder können nicht für Ausgaben oder Rechnungen verwendet werden. Wenn Sie ein Mehrfachauswahlfeld erstellt haben, können Sie es nicht in ein Einfachauswahlfeld umwandeln. Sie müssen ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellen.

Verwendung benutzerdefinierter Felder für die Genehmigung von Ausgaben und Rechnungen

Bei Ausgaben und Rechnungen können Sie Werte, die als Teil eines benutzerdefinierten Felds übermittelt werden, verwenden, um einen benutzerdefinierten Genehmigungsablauf für diese Ausgabe oder Rechnung festzulegen.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle Ausgaben eines bestimmten Projekts einer bestimmten Person zuordnen. In diesem Fall erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld „Projekt“ mit den Werten „Projekt Alpha“ und „Projekt Beta“. In den Einstellungen für jeden Wert legen Sie Alex Gomez als Genehmiger für Projekt Alpha und Ana Smith für Projekt Beta fest.

Sie richten einen benutzerdefinierten Workflow mithilfe des Workflow-Designers ein, der einen Knoten zum Zuweisen eines Genehmigers basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Felds Projekt enthält, sofern vorhanden.

Wenn Mitarbeiter Ausgaben dem Kostenobjekt „Vertriebsunterstützung“ zuordnen und als Projekt „Projekt Alpha“ auswählen, kann die Ausgabe zur Genehmigung an Alex Gomez weitergeleitet werden, anstatt dass der Eigentümer des Kostenobjekts „Vertriebsunterstützung“ als Genehmiger fungiert.

Einrichten eines benutzerdefinierten Felds für Buchungen, Ausgaben und Rechnungen

Hinweis: Je nach Ihren Kontoeinstellungen werden Ihnen möglicherweise nicht alle diese Einstellungen angezeigt.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Benutzerdefinierte Felder .
2. Klicken Sie auf Feld hinzufügen .
3. Wählen Sie Reisebuchungen, Ausgaben und Rechnungen aus.
   
   
    
4. Geben Sie im Feld Feldname und Beschreibung Folgendes ein:
   • Name: Die Bezeichnung, die beim Bezahlvorgang, bei Ausgaben oder auf der Rechnung angezeigt wird.
   • Beschreibung: Dies hilft den Benutzern, das Feld korrekt auszufüllen.
   • Unter Unternehmen können Sie auswählen, ob diese benutzerdefinierten Informationen für alle Unternehmen oder nur für bestimmte Unternehmen erfasst werden sollen. Wenn Sie bestimmte Unternehmen auswählen, wird das benutzerdefinierte Feld nur für Personen angezeigt, die zu diesem Unternehmen gehören.
   • Unter Verwendung wählen Sie aus, wo Sie das benutzerdefinierte Feld verwenden möchten: Reisekosten, Ausgaben oder Rechnungen. Je nach Ihrem Konto werden Ihnen möglicherweise nicht alle Optionen angezeigt.
   • Wenn Sie Ausgaben oder Rechnungen ausgewählt haben und die Kosten mithilfe des benutzerdefinierten Felds verfolgen möchten, wählen Sie Für Kostenverteilung verwenden und geben Sie eine eindeutige ID ein, die zur Identifizierung der Kostenart beim Export von Ausgaben in ein Drittsystem, wie z. B. ein ERP-System, verwendet werden kann.
5. In den Einstellungen wählen Sie Folgendes:
   • Ob das benutzerdefinierte Feld bei Reisebuchungen erforderlich ist, wenn Sie die Reisenutzung ausgewählt haben, oder bei Ausgaben und Rechnungen, wenn Sie eine dieser Optionen im vorherigen Schritt ausgewählt haben.
   • Wird das benutzerdefinierte Feld zur Kostenverteilung verwendet, wählen Sie aus, ob die Verwendung auf eine bestimmte Kategorie oder ein bestimmtes Kostenobjekt beschränkt werden Das benutzerdefinierte Feld wird nur angezeigt, wenn diese Kategorie oder dieses Kostenobjekt für eine Ausgabe oder Rechnung ausgewählt ist.
6. Bestimmen Sie im Antwort Format das Format der Informationen , die in das benutzerdefinierte Feld eingegeben werden können:
   • Einfachauswahl : Aus den zulässigen Feldwerten kann nur ein Feldwert ausgewählt werden.
   • Mehrfachauswahl : Aus den zulässigen Feldwerten können mehrere Werte ausgewählt werden. Erlauben Sie Benutzern, weitere Werte hinzuzufügen, indem Sie Benutzern erlauben, eigene Feldwerte hinzuzufügen (nur Reisebuchungen) auswählen.
   • Freitext : Benutzer können beliebigen Text eingeben, der den Feldeinstellungen entspricht. Legen Sie eine minimale und maximale Zeichenanzahl fest und bestimmen Sie die zulässigen Zeichentypen: Groß- oder Kleinbuchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen. Als Sonderzeichen gelten alle Zeichen außer 0–9, az, AZ und Leerzeichen.
7. Ermitteln Sie je nach Antwortformat die Feldwerte Anweisungen dazu finden Sie unter Hinzufügen von Feldwerten für ein benutzerdefiniertes Feld .
8. Klicken Speichern

Tipp: Sie können mehrere benutzerdefinierte Felder mit demselben Anzeigenamen erstellen, diese aber auf bestimmte Unternehmen beschränken, um den richtigen ERP-Code für den Export der Informationen in das Finanzsystem zu ermitteln.

Sie können beispielsweise zwei benutzerdefinierte Felder namens „Projekt“ erstellen und eines auf die spanische und das andere auf die deutsche juristische Person beschränken. Dadurch können Sie die Projektcodes für das jeweilige Unternehmen korrekt exportieren.

Hinzufügen von Feldwerten für ein benutzerdefiniertes Feld

Sie können Optionen beim Erstellen eines neuen benutzerdefinierten Felds oder auch nachträglich hinzufügen. Je nach Antwortformat können die benötigten Informationen variieren.

Für alle Antwortformate legen Sie einen Wertnamen und einen Anzeigenamen fest. Der Anzeigename wird Benutzern angezeigt, wenn sie auf das benutzerdefinierte Feld klicken. Der Wertname wird verwendet, wenn die benutzerdefinierten Informationen in ein Drittsystem exportiert werden.

Für benutzerdefinierte Felder mit einfacher Auswahl für Ausgaben und Rechnungen, die Sie zur Kostenverteilung verwenden möchten, legen Sie außerdem den spezifischen ERP-Code fest, um sicherzustellen, dass die Informationen in Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem exportiert werden können.

Sie können auch einen bestimmten Genehmiger für Ausgaben oder Rechnungen auswählen, die mit diesem Wert im benutzerdefinierten Feld eingereicht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung benutzerdefinierter Felder für die Genehmigung von Ausgaben und Rechnungen .

Sie können Feldwerte jederzeit entfernen. Bereits in bestehenden Ausgaben erfasste Antworten bleiben erhalten.

Fügen Sie die Optionen einzeln hinzu

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Benutzerdefinierte Felder .
2. Klicken Sie bei dem benutzerdefinierten Feld, dem Sie Optionen hinzufügen möchten, die drei Punkte und wählen Sie aus 

3. Klicken Sie unter Feldwerte auf Neu hinzufügen:

   Wertname : Wert, der bei Bedarf an Drittsysteme exportiert wird.

   Anzeigename : Bezeichnung, die Benutzern als Option bei Einfach- und Mehrfachauswahlantworten angezeigt wird.

   ERP-Code : Eindeutige ID zur Identifizierung der Option in einem Drittsystem. Gilt nur, wenn das benutzerdefinierte Feld für die Kostenverteilung verwendet wird.

   Genehmiger für Ausgaben : Wählen Sie die Person oder die Personen aus, die die Ausgabe oder Rechnung genehmigen sollen. Gilt nur, wenn das benutzerdefinierte Feld für die Kostenverteilung verwendet wird.

4. Klicken SpeichernDie
5. Fügen Sie so viele Werte hinzu, wie nötig, und klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen.

Hochladen einer CSV-Datei

Zum Massen-Upload mehrerer Feldoptionen können Sie eine CSV-Datei verwenden. Die Werte müssen durch ein Semikolon ( ; ) getrennt werden. Der Dateiname darf maximal 100 Zeichen lang sein und keine Schrägstriche ( / ), Zeilenumbrüche ( \\ \n ) oder Semikolons ( ; ) enthalten.

Feldoptionen mit Namen, die mehr als 100 Zeichen oder unzulässige Zeichen enthalten, können nicht importiert werden und führen zu einem Importfehler. Wenn Sie für jeden Wert Genehmiger angeben und die E-Mail-Adresse des Genehmigers in Perk nicht existiert, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei, in der Ihre Optionsnamen in einer einzigen Spalte stehen.
2. In der ersten Zeile der Spalte muss der Text Name stehen. Bearbeiten Sie die erste Zeile der CSV-Vorlage nicht; sie wird für den Datenimport benötigt. 
3. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Benutzerdefinierte Felder .
4. Klicken Sie bei dem benutzerdefinierten Feld, dem Sie Optionen hinzufügen möchten, die drei Punkte und wählen Sie aus 
5. Klicken Sie unter Feldoptionen auf Aus CSV importieren .
6. Ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag & Drop in die Datei oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Importieren .
7. Klicken SpeichernDie