Workday ist ein führender Anbieter von Enterprise-Cloud-Anwendungen für HR. Ihre Anwendungen werden von Tausenden von Organisationen weltweit in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter mehr als 50 % der Fortune-500-Unternehmen. 

Die Workday-Integration verstehen

Die Workday-Integration ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Provision-Benutzer – Mitarbeiter direkt aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis ein- und auschecken.
• Automatisch ausfüllen Mitarbeiterprofilinformationen auf Perk.
• Manuelle Synchronisierung auslösen, um neue Mitarbeiter zu importieren und ausgeschiedene Mitarbeiter zu archivieren.
• Führen Sie vollautomatische Synchronisierungen zwischen Workday und Perk durch.
• Konten automatisch einrichten, z. B. durch Hinzufügen von Kostenobjekten und Genehmigungsprozessen (nur Pro-Plan).

Bevor Sie beginnen

• Um die Workday Integration zu aktivieren, müssen Sie bei Perk und auch bei Workday ein Kontoadministrator sein.
• Falls Sie die Anmeldung über SSO nutzen, empfehlen wir die Optionen Benutzererstellung erlauben und Benutzeraktualisierung zulassen, zu deaktivieren. Diese Optionen können zu Konflikten mit der Workday Integration führen.
• Um die Workday Integration zu deaktivieren folgen Sie der Anleitung in Integrationen verwalten.
• Wenn der Vorname, Nachname oder die E-Mail-Adresse einer Person im Identitätsanbieter (IDP) von der in Workday abweicht, überschreibt der IDP die von Workday mit Perk synchronisierten Daten.
• Wenn der Administrator, der die Integration eingerichtet hat, nicht mehr aktiv ist, schlägt die Synchronisierung fehl und Sie müssen die Integration mit einem neuen Administratorkonto neu verbinden.
• Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

1. Workday mit Perk verbinden

Hinweis: Für die Verbindung von Workday müssen Einrichtungsschritte sowohl in Perk als auch in Workday abgeschlossen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorrechte für Workday verfügen, bevor Sie beginnen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie die Workday-Integration und klicken Sie auf Setup starten.
3. Klicken Sie auf Aktivieren – dadurch öffnet sich das Popup „Link zusammenführen“.
4. Wählen Sie Ihre Authentifizierungsmethode (siehe Tabelle unten) und folgen Sie der entsprechenden Anleitung im Merge-Hilfecenter, um die Verbindung herzustellen. Kehren Sie anschließend hierher zurück, um die Integration einzurichten.

2. Auswahl Ihrer Authentifizierungsmethode

Workday unterstützt zwei Authentifizierungsmethoden. Die gewählte Methode bestimmt, ob die Abwesenheitssynchronisierung verfügbar ist.

Hinweis: Wenn Sie eine Verbindung herstellen über Meine Zugangsdaten verwenden Wenn Sie die Abwesenheitssynchronisierung später aktivieren möchten, müssen Sie die unten aufgeführten zusätzlichen Workday-Berechtigungen hinzufügen und die Verbindung über das Popup „Zusammenführen-Link“ wiederherstellen. Meine Workday-Anmeldeinformationen verwenden und stellen Sie außerdem OAuth-Zugangsdaten bereit.Die

3.Erforderliche Berechtigungen in Workday

Fügen Sie Folgendes hinzu NurDomänensicherheitsrichtlinienberechtigungen für Ihre Workday-Sicherheitsgruppe abrufen.

Wenn Sie ausgewählt haben Meine Workday-Anmeldeinformationen verwenden und stellen Sie außerdem OAuth-Zugangsdaten bereit.Sie benötigen außerdem Folgendes: Abrufen und Anzeigen Berechtigungen für die Abwesenheitssynchronisierung.

4. Einrichten der Workday-Integration

Nachdem Sie erfolgreich eine Verbindung zu Workday hergestellt haben, navigieren Sie zur Konfigurationsseite, um Ihre Einrichtung abzuschließen.

1. Setup starten:
   1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
   2. Suchen Sie die Personio-Integration im Abschnitt Aktiviert und klicken Sie auf Verwalten.
   3. Klicken Sie im Feld Setup abschließen auf Konfigurieren.
2. Mitarbeiterauswahl: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die mit Perk synchronisiert werden sollen – klicken Sie entweder auf „Alle Mitarbeiter synchronisieren“ oder auf „Eine Gruppe von Mitarbeitern synchronisieren“.
   • Wenn Alle Mitarbeiter synchronisieren ausgewählt ist, synchronisiert Perk alle aktiven Mitarbeiter.
   • Wenn Eine Gruppe von Mitarbeitern synchronisieren ausgewählt ist, synchronisiert Perk nur die ausgewählten Gruppen.
3. Standardmäßige Feldauswahl und -zuordnung: Wählen Sie die Felder aus, die von Workday mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie sie zu. Alle verfügbaren Felder sind standardmäßig ausgewählt und zugeordnet, mit Ausnahme der eindeutigen ID, für die eine benutzerdefinierte Zuordnung oder deren Entfernung erforderlich ist.
   • Um ein Feld zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol rechts neben der Feldzeile.
   • Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie unten in der Liste der Standardfelder auf Standardfeld hinzufügen.
   • Um eine Feldzuordnung anzupassen, verwenden Sie die linke Spalte, um ein alternatives Feld aus Workday auszuwählen.
4. Auswahl und Zuordnung benutzerdefinierter Felder: Wählen Sie benutzerdefinierte Felder aus, die von Workday mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie diese zu. Alle in Perk vorhandenen benutzerdefinierten Felder stehen für die Synchronisierung mit Workday zur Verfügung.
   • Falls ein benutzerdefiniertes Feld nicht sichtbar ist, überprüfen Sie, ob es in Perk erstellt wurde.
5. Firmenauswahl und -zuordnung: Wählen Sie die Firmen aus, die von Workday mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie sie zu. Workday erkennt die Firmen automatisch und zeigt sie in der linken Spalte an. Standardmäßig werden alle Firmen aus Workday der Standardfirma in Perk zugeordnet.
   • Um das Quellfeld anzupassen, wählen Sie in der linken Spalte eine alternative Quelle aus.
   • Um die Firmenzuordnung anzupassen, wählen Sie in der rechten Spalte eine andere Firma in Perk aus. Falls eine Firma nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob sie in Perk angelegt wurde.
   • Klicken Sie zum Abschluss des Vorgangs auf Speichern und synchronisieren. Die erste Synchronisierung dauert einige Stunden – der Kontoadministrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sie abgeschlossen ist.
6. Automatische Synchronisierung und Fehlermeldungen aktivieren (optional):
   • Um Workday täglich automatisch mit Perk zu synchronisieren, aktivieren Sie den Schalter Automatische Synchronisierung.
   • Um Fehlermeldungen zu erhalten, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Speichern.

Manuelle Synchronisierung ausführen

Nutzen Sie die manuelle Synchronisierung, um jederzeit die neuesten Mitarbeiterdaten aus Workday zu importieren. Klicken Sie auf der Seite mit den Workday-Integrationseinstellungen in Perk auf Jetzt synchronisieren, um die neuesten Daten zu importieren.

Sollten während der Synchronisierung Fehler auftreten, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Das Integrationssynchronisationsprotokoll verstehen.

Synchronisierte Mitarbeiter werden auf der Seite „Personen“ mit dem Synchronisierungssymbol gekennzeichnet.