Dieser Artikel beschreibt die Einrichtung der Xero-Integration für Perk-Ausgaben: Vorbereitung von Perk und Xero, Verbindung, Import- und Exporteinstellungen sowie spätere Änderungen. Informationen zur Funktionsweise der Integration und zur Datenzuordnung finden Sie unter „Xero mit Perk für Ausgaben integrieren“. Hinweise zu fehlgeschlagenen Exporten und Importen finden Sie unter „Fehlerbehebung bei der Xero-Integration für Perk-Ausgaben“.

Rolle: Kontoadministratoren können diese Aufgabe ausführen.

Bevor Sie beginnen

Durch diese Vorbereitung lassen sich spätere Exportfehler vermeiden. Sie benötigen Administratorrechte für Ihr Perk-Konto mit Berechtigungen zum Einrichten von Benutzern, Steuersätzen, Kostenobjekten, Ausgabenkategorien und Integrationen.

Da die Integration keine Benutzer in Perk erstellen kann, müssen Sie diese vor der Einrichtung auf der Seite „Personen“ in Perk anlegen. Jeder Benutzer muss eine E-Mail-Adresse haben, die exakt mit der E-Mail-Adresse des entsprechenden Xero-Kontakts übereinstimmt. Mindestens ein aktiver Perk-Benutzer muss vorhanden sein, bevor Sie die Einrichtung abschließen können. Außerdem benötigen Sie mindestens ein Ausgabenkonto in Xero.

Perk mit Xero verbinden

Die Verbindung von Perk mit Xero ist der Einstiegspunkt für die Integration. Sie wählen das zu verknüpfende Unternehmen aus und autorisieren Perk anschließend in Xero über OAuth.

1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Integrationen und öffnen Sie dann die Registerkarte ERP-Integrationen.

2. Suchen Sie die Xero-Karte und klicken Sie auf Setup starten/Verwalten.

   

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü das Unternehmen aus, mit dem Sie sich verbinden möchten. Ihr zugewiesenes Unternehmen ist standardmäßig ausgewählt; wählen Sie bei Bedarf ein anderes. Sie müssen ein Unternehmen auswählen, um fortzufahren.

   

4. Klicken Sie auf Aktivieren. Ein Xero-Authentifizierungsfenster öffnet sich.

   

5. Melden Sie sich bei Xero an und klicken Sie auf Zugriff erlauben, um Perk die benötigten Berechtigungen zu erteilen.

6. Nach der Authentifizierung kehren Sie zur Xero-Integrationskonfiguration zurück. Der Status lautet „Einrichtung unvollständig“, da die Import- und Exporteinstellungen noch konfiguriert werden müssen.

   

Importeinstellungen einrichten

Durch die Einrichtung der Importeinstellungen legen Sie fest, welche Xero-Daten für die Perk-Ausgabenintegration in Perk importiert werden sollen. Klicken Sie dazu auf „Import einrichten“. Der vierstufige Assistent wird von der Karte „Importeinstellungen“ aus gestartet.

Schritt 1. Konten

Wählen Sie die Xero-Konten aus, die als Ausgabenkategorien importiert werden sollen. Die Konten sind nach Typ gruppiert, und Sie haben zwei Auswahlmodi:

• Wählen Sie die Option „Alle“, um alle aktuellen Konten dieses Typs zu importieren und alle zukünftig hinzugefügten aktiven Konten dieses Typs automatisch zu importieren.
• Wählen Sie einzelne Konten aus, um nur diese zu importieren. Neu hinzugefügte Konten dieses Typs werden nicht automatisch importiert – Sie fügen sie manuell über die Importeinstellungen hinzu.

Die Ausgabenart ist standardmäßig vollständig ausgewählt. Alle anderen Arten sind nicht ausgewählt. Sie müssen mindestens ein Konto auswählen. Daher benötigen Sie mindestens ein in Xero eingerichtetes Ausgabenkonto, bevor Sie die Einrichtung abschließen können.

Schritt 2. Kategorien verfolgen

Wählen Sie für jede Xero-Tracking-Kategorie die Importmethode aus:

• Als Kostenobjekte wählen Mitarbeiter diese bei der Kodierung einer Ausgabe aus, und Perk verwendet sie für die Kostenverteilung und den Genehmigungsablauf.
• Als benutzerdefiniertes Feld — gespeichert als benutzerdefiniertes Feld in der Spesenabrechnung zur sekundären Klassifizierung.

Durch die Zuordnung zu einem benutzerdefinierten Feld wird ein neues Perk-Feld erstellt, das nach der Xero-Kategorie benannt ist. Sie können eine Kategorie auch überspringen und nicht importieren. Für jede importierte Kategorie wählen Sie die zu übernehmenden Optionswerte aus – standardmäßig sind alle ausgewählt, und mindestens eine muss ausgewählt bleiben. Xero unterstützt bis zu zwei Tracking-Kategorien.

Sie können alle Tracking-Kategorien überspringen. Wenn keine importiert werden, werden keine Kostenobjekten zugeordnet, und die Einstellung „Kostenobjekte vom Export ausschließen“ ist unter „Einstellungen > Konto > Unternehmen > Ausgabeneinstellungen > Datenexport und ERP-Konfiguration“ aktiviert.

Schritt 3. Steuersätze

Überprüfen und wählen Sie die zu importierenden Steuersätze aus. Alle Sätze sind standardmäßig vorausgewählt. Die Liste zeigt Name, Prozentsatz und Umsatzsteuerkennzeichen jedes Steuersatzes an. Neue, später in Xero hinzugefügte Steuersätze werden automatisch importiert. Sie können einzelne Sätze später in den Importeinstellungen abwählen.

Wenn Ihre Xero-Organisation keine Steuersätze hat, können Sie trotzdem fortfahren. Die Ausgaben werden dann ohne Steuerberechnung exportiert.

Schritt 4. Kontakte

Perk ordnet Perk-Nutzer anhand ihrer E-Mail-Adresse Xero-Kontakten zu. Dieser Schritt zeigt an, wie vielen Ihrer Perk-Nutzer noch ein passender Xero-Kontakt fehlt. Sobald alle Nutzer zugeordnet sind, wird stattdessen die Anzahl der aktiven Nutzer in Perk angezeigt. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass dieselben Personen auch in Xero als Kontakte vorhanden sind. In diesem Schritt findet keine Zuordnung statt – Perk ordnet Nutzer während der Synchronisierung (nach dem ersten Import) und bei jeder weiteren Synchronisierung zu.

Hinweis: Nur bestehende Perk-Benutzer können einem Xero-Kontakt zugeordnet werden, und es muss mindestens ein aktiver Perk-Benutzer vorhanden sein, um die Einrichtung abzuschließen.

Einrichtung abschließen

Klicken Sie im letzten Schritt auf Einrichtung abschließen, um Ihre Einstellungen zu speichern und den ersten Import in die Warteschlange zu stellen. Wann dieser erste Import ausgeführt wird, hängt von der initialen Xero-Datensynchronisierung ab – dem einmaligen Abruf Ihrer Xero-Daten, der beim Verbinden startet. Läuft die initiale Synchronisierung noch, wenn Sie auf „Einrichtung abschließen“ klicken, startet der erste Import, sobald diese abgeschlossen ist. Ist die Synchronisierung bereits abgeschlossen, wird der erste Import bei der nächsten nächtlichen Synchronisierung ausgeführt. In beiden Fällen kann es einige Stunden dauern, bis die importierten Daten angezeigt werden.

Exporteinstellungen einrichten

Die Exporteinstellungen steuern, wie die Xero-Integration für Perk-Ausgaben fertige Ausgaben an Xero sendet. Sie verwalten diese Einstellungen auf der Registerkarte „Exporteinstellungen“ in den Xero-Einstellungen.

Die Optionen zum Senden von Dokumenten gelten für alle Ausgabenarten und können nicht je nach Art unterschiedlich sein. Perk schränkt die Dateitypen nicht ein – Dokumente werden unverändert an Xero gesendet, und nur von Xero abgelehnte Zeichen werden aus den Dateinamen entfernt.

So richten Sie automatische Exporte ein:

1. Klicken Sie auf Einrichten bei der Karte für den automatischen Ausgabenexport.
2. Wählen Sie eine Häufigkeit – stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.
3. Wählen Sie den Perk-Benutzer aus, unter dem der Export ausgeführt wird. Dieser Benutzer wird im Prüfprotokoll angezeigt.

Der automatische Export ist eine einmalige Konfiguration, die für alle Ausgabenarten gilt. Wenn Sie den automatischen Export nicht einrichten, werden Ausgaben nur dann exportiert, wenn ein Finanzmitarbeiter unter „Finanzen > Exportieren“ auf „Exportieren“ klickt.

Die Exportvoraussetzungen hängen von der Art der Kostenbegleichung ab:

• Export privat bezahlter Ausgaben ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.
• Reisekosten werden als Banktransaktionen exportiert. Hierfür muss unter „Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Reisebuchungen“ ein Überweisungskonto eingerichtet sein, das Perk mitteilt, auf welches Xero-Bankkonto die Buchung erfolgen soll. Außerdem muss in Xero ein Bankkonto eingerichtet sein. Perk validiert das Xero-Bankkonto nicht; fehlt dieses, schlägt der Export zur Laufzeit fehl. Diese Transaktionen werden in Xero als nicht abgeglichen verbucht (siehe Übersicht für weitere Informationen).
• Kartenausgaben werden auf das Xero-Bankkonto der zugeordneten Firmenkarte (das Xero-Kreditkartenkonto) exportiert; die entsprechende Firmenkarte muss sowohl in Perk als auch in Xero vorhanden sein. Diese Ausgaben werden in Xero außerdem als nicht abgeglichen verbucht (siehe die Übersicht für weitere Informationen).

Einstellungen nach der Einrichtung bearbeiten

Sie können die Importeinstellungen jederzeit ändern. Sie können festlegen, welche Konten, Werte für Tracking-Kategorien und Steuersätze importiert werden. Die Zuordnung einer Tracking-Kategorie (Kostenobjekt oder benutzerdefiniertes Feld) kann nach der Einrichtung nicht mehr geändert werden, da diese permanent ist (wenden Sie sich bei Bedarf an den Kundenservice). Änderungen werden sofort gespeichert. Neue Daten werden anschließend über Webhooks oder spätestens im Rahmen des nächtlichen Abgleichs um 00:00 Uhr UTC importiert.

Hinweis: In Xero gelöschte Ressourcen werden in den Bearbeitungsauswahllisten nicht angezeigt, da Perk die aktuelle Liste direkt von Xero abruft.

Hinzufügen neuer Mitarbeiter nach der Einrichtung

Die Synchronisierung wertet einen Xero-Kontakt nur dann neu aus, wenn sich etwas in Xero ändert. Es wird empfohlen, den Mitarbeiter zuerst zu Perk hinzuzufügen und anschließend den entsprechenden Xero-Kontakt zu erstellen – die nächste Synchronisierung gleicht die Daten dann ab.

Wenn der Xero-Kontakt bereits existiert, führt das Hinzufügen eines neuen Perk-Nutzers nicht zu einer Zuordnung, da sich in Xero nichts geändert hat. Um eine Zuordnung zu erzwingen, öffnen Sie den Kontakt in Xero, ändern Sie ein beliebiges Feld – beispielsweise eine Telefonnummer oder eine Notiz – und speichern Sie die Änderungen. Die nächste Synchronisierung führt dann zu einer Zuordnung.

Mehrunternehmensstrukturen

Xero-Verbindungen werden pro Perk-Unternehmen eingerichtet. Jedes Unternehmen hat seine eigene Xero-Organisation, eigene Einstellungen und eigene Zuordnungen von Tracking-Kategorien. Verwenden Sie die Unternehmensauswahl oben in der Xero-Einrichtung, um das Unternehmen zu wechseln und die Einrichtung erneut durchzuführen. Die Einrichtung beginnt für jedes Unternehmen von Neuem – vorherige Einstellungen werden nicht übernommen.

Deaktivierung der Integration

Durch Deaktivieren der Xero-Integration für Perk-Ausgaben wird die Verbindung zu Xero für dieses eine Unternehmen getrennt. Andere mit Xero verbundene Unternehmen sind davon nicht betroffen, und Ihre Importeinstellungen bleiben erhalten.

1. Gehen Sie zu den Xero-Einstellungen (Einstellungen > Integrationen > Xero).
2. Wählen Sie das Unternehmen aus der Dropdown-Liste aus.
3. Klicken Sie auf Deaktivieren. Es erscheint eine Bestätigungsabfrage.
4. Bestätigen Sie, dass Xero für dieses Unternehmen getrennt werden soll.

Durch die Bestätigung wird die Verbindung zu Xero nur für dieses Unternehmen getrennt und die Xero-Karte für dieses Unternehmen auf „Nicht aktiviert“ zurückgesetzt. Ihre Importeinstellungen bleiben für das Unternehmen erhalten – sie bleiben auch nach dem Trennen und Wiederherstellen der Verbindung erhalten. Wenn Sie also dieselbe Xero-Organisation später erneut verbinden, müssen Sie die Importe nicht von Grund auf neu einrichten.