Die Xero-Integration für Zusatzleistungen Diese Funktion automatisiert den Datenaustausch zwischen Perk und Xero im Bereich Ausgabenmanagement. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Perk mit Xero verbinden und die Xero-Integration für Perk-Ausgaben konfigurieren – von den Voraussetzungen bis hin zur Deaktivierung der Integration, falls erforderlich.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen eine Kontoadministratorrolle mit Rechten zum Einrichten von Benutzern, Steuersätzen, Kostenobjekten, Ausgabenkategorien und Integrationen.

Da die Integration keine Benutzer in Perk erstellen kann, legen Sie Ihre Benutzer vor der Einrichtung auf der Seite „Personen“ in Perk an – jeweils mit der korrekten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse muss exakt mit der E-Mail-Adresse des entsprechenden Xero-Kontakts übereinstimmen. Mindestens ein aktiver Perk-Benutzer muss vorhanden sein, bevor Sie die Einrichtung abschließen können.

Tipp: Wenn Sie ein HRIS-System verwenden, verbinden Sie es mit Perk, bevor Sie Xero einrichten. Neue Mitarbeiter werden dann automatisch in Perk übernommen, sodass Sie sie nicht manuell hinzufügen müssen.

Warnung: Kartenzahlungen werden als Banktransaktionen verbucht und erfordern ein Bankkonto in Xero. Richten Sie ein solches Konto ein, bevor Sie den Export nutzen – Perk prüft dies nicht während der Einrichtung, daher schlägt der Export zur Laufzeit fehl, wenn das Konto fehlt.

Warnung: Reisekosten werden ebenfalls als Bankausgaben verbucht und erfordern ein Bankkonto in Xero. Perk prüft dies auch nicht während der Einrichtung, daher sollten Sie es zuerst einrichten, um Exportfehler zu vermeiden. Reisekosten benötigen außerdem ein Überweisungskonto – siehe Exporteinstellungen einrichten unten.

Perk mit Xero verbinden

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.Öffnen Sie anschließend die Registerkarte ERP-Integrationen.
2. Suchen Sie die Xero-Karte und klicken Sie auf Einrichtung starten/Verwalten.Die
   
   
    
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü das Unternehmen aus, mit dem Sie sich verbinden möchten. Ihr zugewiesenes Unternehmen ist standardmäßig ausgewählt; wählen Sie bei Bedarf ein anderes. Sie müssen ein Unternehmen auswählen, um fortzufahren.
   
   
    
4. Klicken Sie auf AktivierenEin Xero-Authentifizierungsfenster öffnet sich.
   
    
5. Melden Sie sich bei Xero an und klicken Sie auf Zugriff erlauben Perk die benötigten Berechtigungen zu erteilen.
6. Überprüfen Sie den Xero Hub nach der Authentifizierung. Der Status lautet: „Einrichtung unvollständig“.„weil die Import- und Exporteinstellungen noch eingerichtet werden müssen.“
   
   

Hinweis: Wenn Sie das Xero-Authentifizierungsfenster vor Abschluss des Vorgangs schließen, zeigt Perk eine Warnmeldung an. Durch Bestätigen des Beendens wird die Verbindung getrennt, Ihre Unternehmensauswahl bleibt jedoch erhalten, sodass Sie dort fortfahren können, wo Sie aufgehört haben.

Importeinstellungen einrichten

Durch die Einrichtung der Importeinstellungen legen Sie fest, welche Xero-Daten für die Perk-Ausgabenintegration in Perk importiert werden sollen. Klicken Sie dazu auf „Import einrichten“. Der vierstufige Assistent wird von der Karte „Importeinstellungen“ aus gestartet.

Vorsicht: Führen Sie alle vier Schritte in einer Sitzung durch. Die Einstellungen werden erst gespeichert, wenn Sie im letzten Schritt auf „Einrichtung abschließen“ klicken. Wenn Sie den Vorgang vorzeitig abbrechen, gehen Ihre Fortschritte verloren.

Schritt 1 – Konten

Wählen Sie die Xero-Konten aus, die als Ausgabenkategorien importiert werden sollen. Die Konten sind nach Typ gruppiert, und Sie haben zwei Auswahlmodi:

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen auf Kontotypebene, um alle aktuellen Konten dieses Typs zu importieren und alle zukünftig hinzugefügten aktiven Konten dieses Typs automatisch zu importieren.
• Wählen Sie einzelne Konten aus, um nur diese zu importieren. Neu hinzugefügte Konten dieses Typs werden nicht automatisch importiert – Sie fügen sie manuell in den Importeinstellungen hinzu.

Die Ausgabenart ist standardmäßig vollständig ausgewählt. Alle anderen Arten sind nicht ausgewählt. Sie müssen mindestens ein Konto auswählen. Daher benötigen Sie mindestens ein in Xero eingerichtetes Ausgabenkonto, bevor Sie die Einrichtung abschließen können.

Warnung: Der Export einer Ausgabe, die eine manuell erstellte Ausgabenkategorie verwendet, schlägt fehl. Sie können Kategorien weiterhin manuell erstellen, verwenden Sie für Ausgaben jedoch ausschließlich die aus Xero importierten Ausgabenkategorien.

Schritt 2 – Kategorien verfolgen

Wählen Sie für jede Xero-Tracking-Kategorie die Importmethode aus:

• Als Kostenobjekte — Mitarbeiter wählen diese bei der Kodierung einer Ausgabe aus, und Perk verwendet sie für die Kostenverteilung und die Genehmigungsweiterleitung.
• Als benutzerdefiniertes Feld — wird als benutzerdefiniertes Feld in der Spesenabrechnung für die sekundäre Klassifizierung gespeichert.

Durch die Zuordnung zu einem benutzerdefinierten Feld wird ein neues Perk-Feld erstellt, das nach der Xero-Kategorie benannt ist. Sie können auch ganz auf den Import einer Kategorie verzichten (diesen Vorgang überspringen). Für jede importierte Kategorie wählen Sie die zu übernehmenden Optionswerte aus – standardmäßig sind alle ausgewählt, und mindestens eine muss ausgewählt bleiben. Xero unterstützt bis zu zwei Tracking-Kategorien.

Vorsicht: Die Zuordnung – Kostenobjekt oder benutzerdefiniertes Feld – legen Sie hier fest. Diese kann nach der Einrichtung nicht mehr geändert werden. Sie können zwar später noch bearbeiten, welche Optionswerte importiert werden, aber um die Zuordnung selbst zu ändern, müssen Sie sich an den Support wenden.

Tipp: Mindestens eine Tracking-Kategorie muss als Kostenobjekt zugeordnet werden – Kostenobjekte sind für den Genehmigungsprozess von Perk erforderlich, daher kann die Einrichtung ohne eines nicht abgeschlossen werden.

Warnung: Der Export einer Ausgabe, die ein manuell erstelltes Kostenobjekt verwendet, schlägt fehl. Sie können Kostenobjekte weiterhin manuell erstellen, verwenden Sie für Ausgaben jedoch ausschließlich aus Xero importierte Kostenobjekte.

Schritt 3 – Steuersätze

Überprüfen und wählen Sie die zu importierenden Steuersätze aus. Alle Sätze sind standardmäßig vorausgewählt. Die Liste zeigt Name, Prozentsatz und Umsatzsteuerkennzeichen jedes Steuersatzes an. Neue, später in Xero hinzugefügte Steuersätze werden automatisch importiert. Sie können einzelne Sätze später in den Importeinstellungen abwählen.

Warnung: Perk erkennt und filtert Umsatzsteuersätze nicht automatisch. Steuersätze mit dem Code „OUTPUT“ gehören zur Umsatzsteuerklasse und gelten für Rechnungen, nicht für Ausgaben. Wählt ein Mitarbeiter für eine Ausgabe einen Umsatzsteuersatz vom Typ „OUTPUT“ aus, schlägt der Export fehl. Überprüfen Sie die Liste und deaktivieren Sie alle Umsatzsteuersätze vom Typ „OUTPUT“, bevor Sie fortfahren.

Wenn Ihre Xero-Organisation keine Steuersätze hat, können Sie trotzdem fortfahren. Die Ausgaben werden dann ohne Steuerberechnung exportiert.

Schritt 4 – Kontakte

Perk ordnet Perk-Nutzer anhand ihrer E-Mail-Adresse Xero-Kontakten zu. Dieser Schritt zeigt Ihnen die Anzahl Ihrer aktiven Perk-Nutzer an, damit Sie sicherstellen können, dass dieselben Personen auch als Kontakte in Xero vorhanden sind. In diesem Schritt findet noch keine Zuordnung statt – Perk ordnet Nutzer während der Synchronisierung (nach dem ersten Import) und bei jeder weiteren Synchronisierung zu.

Hinweis: Nur bestehende Perk-Benutzer können einem Xero-Kontakt zugeordnet werden, und es muss mindestens ein aktiver Perk-Benutzer vorhanden sein, um die Einrichtung abzuschließen.

Einrichtung abschließen

Klicken Sie im letzten Schritt auf „Einrichtung abschließen“, um Ihre Einstellungen zu speichern und den ersten Import in die Warteschlange zu stellen. Wann dieser erste Import ausgeführt wird, hängt von der initialen Xero-Datensynchronisierung ab – dem einmaligen Abruf Ihrer Xero-Daten, der beim Verbinden startet. Läuft die initiale Synchronisierung noch, wenn Sie auf „Einrichtung abschließen“ klicken, startet der erste Import, sobald diese abgeschlossen ist. Ist die Synchronisierung bereits abgeschlossen, wird der erste Import bei der nächsten nächtlichen Synchronisierung ausgeführt. In beiden Fällen kann es einige Stunden dauern, bis die importierten Daten angezeigt werden.

Hinweis: Es wird keine Abschlussbenachrichtigung auf dem Bildschirm angezeigt. Im Xero Hub erscheint lediglich ein Infobanner, das den Start des Imports bestätigt. Warten Sie einige Stunden und überprüfen Sie anschließend Ihre Ausgabenkategorien, Kostenobjekte und Steuersätze in Perk.

Exporteinstellungen einrichten

Die Exporteinstellungen steuern, wie die Xero-Integration für Perk-Ausgaben fertige Ausgaben an Xero sendet. Diese Einstellungen verwalten Sie im Xero Hub auf der Registerkarte „Exporteinstellungen“.

Die Optionen zum Senden von Dokumenten gelten für alle Ausgabenarten und können nicht je nach Art unterschiedlich sein. Perk schränkt die Dateitypen nicht ein – Dokumente werden unverändert an Xero gesendet, und nur von Xero abgelehnte Zeichen werden aus den Dateinamen entfernt.

Tipp: Sie können die Option „Anhänge exportieren“ auch unter Einstellungen > Konto > Unternehmen > Ausgabeneinstellungen anzeigen > Datenexporteinstellungen aktivieren. Dadurch werden Dokumente als ZIP-Datei exportiert, auf die Sie im Exportprotokoll zugreifen können. Diese ZIP-Datei dient nur Ihren eigenen Unterlagen und wird nicht an Xero gesendet – nur die oben genannten Optionen zum Senden von Dokumenten steuern, welche Daten an Xero übermittelt werden.

So richten Sie automatische Exporte ein:

1. Klicken Sie bei der Option „Ausgaben automatisch exportieren“ auf „Einrichten“.
2. Wählen Sie eine Häufigkeit – stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.
3. Wählen Sie den Perk-Benutzer aus, unter dem der Export ausgeführt wird. Dieser Benutzer wird im Prüfprotokoll angezeigt.

Der automatische Export ist eine einmalige Konfiguration, die für alle Ausgabenarten gilt. Wenn Sie den automatischen Export nicht einrichten, werden Ausgaben nur dann exportiert, wenn ein Finanzmitarbeiter unter „Finanzen > Exportieren“ auf „Exportieren“ klickt.

Die Exportvoraussetzungen hängen von der Art der Kostenbegleichung ab:

• Export privat bezahlter Ausgaben ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.
• Reisekosten werden als Banktransaktionen exportiert. Dafür wird ein Überweisungskonto benötigt. Unter Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Reisebuchungen wird festgelegt, welches Xero-Bankkonto Perk für die Buchung verwenden soll. Außerdem muss in Xero ein Bankkonto eingerichtet sein. Da Perk das Xero-Bankkonto nicht überprüft, schlägt der Export bei fehlendem Konto zur Laufzeit fehl.
• Die Kartenausgaben werden auf das Xero-Bankkonto der zugeordneten Firmenkarte (das Xero-Kreditkartenkonto) exportiert; die entsprechende Firmenkarte muss sowohl in Perk als auch in Xero vorhanden sein.

So funktioniert die Synchronisierung nach der Einrichtung

Nach dem ersten Import synchronisiert die Xero-Integration für Perk-Ausgaben täglich die Xero-Änderungen in Perk. Dabei handelt es sich um eine Delta-Synchronisierung – es werden nur die Datensätze berücksichtigt, die sich seit der letzten Synchronisierung in Xero geändert haben, nicht der gesamte Datensatz. Die Änderungen werden bei der nächsten täglichen Synchronisierung übernommen. Die folgende Tabelle zeigt das Verhalten der einzelnen Datentypen.

Da die Synchronisierung auf Delta-Daten basiert, werden Änderungen, die in Xero nicht erfasst werden, nicht übernommen. Wenn Sie beispielsweise einen Perk-Nutzer hinzufügen, dessen Xero-Kontakt bereits existiert, wird dieser nicht zugeordnet, da sich im Xero-Kontakt nichts geändert hat. Die Lösung finden Sie unter „Hinzufügen neuer Mitarbeiter nach der Einrichtung“.

Synchronisationsverhaltensmatrix

Das gleiche Verhalten, aufgeschlüsselt nach Debugging- und Implementierungskriterien.

Einstellungen nach der Einrichtung bearbeiten

Sie können die Importeinstellungen jederzeit unter „Bearbeiten“ aufrufen. Dort können Sie festlegen, welche Konten, Werte für Tracking-Kategorien und Steuersätze importiert werden. Die Zuordnung einer Tracking-Kategorie (Kostenobjekt oder benutzerdefiniertes Feld) kann nach der Einrichtung nicht mehr geändert werden, da diese permanent ist (wenden Sie sich bei Bedarf an den Support). Änderungen werden sofort gespeichert, neue Daten werden jedoch erst beim nächsten täglichen Synchronisieren übertragen.

Hinweis: In Xero gelöschte Ressourcen werden in den Bearbeitungsauswahllisten nicht angezeigt, da Perk die aktuelle Liste direkt von Xero abruft.

Hinzufügen neuer Mitarbeiter nach der Einrichtung

Die Synchronisierung wertet einen Xero-Kontakt nur dann neu aus, wenn sich etwas in Xero ändert. Es wird empfohlen, den Mitarbeiter zuerst zu Perk hinzuzufügen und anschließend den entsprechenden Xero-Kontakt zu erstellen – die nächste Synchronisierung gleicht die Daten dann ab.

Wenn der Xero-Kontakt bereits existiert, führt das Hinzufügen eines neuen Perk-Nutzers nicht zu einer Zuordnung, da sich in Xero nichts geändert hat. Um eine Zuordnung zu erzwingen, öffnen Sie den Kontakt in Xero, ändern Sie ein beliebiges Feld – beispielsweise eine Telefonnummer oder eine Notiz – und speichern Sie die Änderungen. Die nächste Synchronisierung führt dann zu einer Zuordnung.

Vorsicht: Die E-Mail muss auf beiden Seiten exakt übereinstimmen. Änderungen an E-Mails werden nicht synchronisiert. Wenn sich also eine E-Mail ändert, müssen Sie sowohl Perk als auch Xero manuell aktualisieren.

Vorsicht: Jeder Xero-Kontakt benötigt eine eindeutige E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse ist der entscheidende Schlüssel für die Übereinstimmung auf beiden Seiten. Wenn also zwei Xero-Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, kann der falsche Perk-Nutzer – oder wiederholt derselbe – aktualisiert werden.

Mehrunternehmensstrukturen

Xero-Verbindungen werden pro Perk-Unternehmen eingerichtet. Jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Xero-Organisation, eigene Einstellungen und eigene Zuordnungen von Tracking-Kategorien. Über die Unternehmensauswahl oben im Xero-Hub können Sie das Unternehmen wechseln und die Einrichtung erneut durchführen. Die Einrichtung beginnt für jedes Unternehmen von Neuem – vorherige Einstellungen werden nicht übernommen.

Deaktivierung der Integration

Durch Deaktivieren der Xero-Integration für Perk-Ausgaben wird die Verbindung zu Xero für dieses eine Unternehmen getrennt. Andere mit Xero verbundene Unternehmen sind davon nicht betroffen, und Ihre Importeinstellungen bleiben erhalten.

1. Gehe zum Xero Hub.
2. Wählen Sie das Unternehmen aus der Dropdown-Liste aus.
3. Klicken Sie auf DeaktivierenEs erscheint eine Bestätigungsaufforderung.
4. Bestätigen Sie, dass Xero für dieses Unternehmen getrennt werden soll.

Durch die Bestätigung wird die Xero-Verbindung nur für dieses Unternehmen getrennt und die Xero-Karte auf „Nicht aktiviert“ zurückgesetzt.„Für dieses Unternehmen. Ihre Importeinstellungen bleiben im Unternehmen erhalten – sie bleiben auch nach dem Trennen und Wiederherstellen der Verbindung erhalten –, sodass Sie bei einer späteren erneuten Verbindung derselben Xero-Organisation die Importe nicht von Grund auf neu einrichten müssen.“

Hinweis: Die erneute Verknüpfung desselben Unternehmens mit einer anderen Xero-Organisation ist ein Sonderfall. Wenn Sie die Organisation wechseln, überprüfen Sie Ihre Importeinstellungen, da die gespeicherten Auswahlen sich auf die Daten der vorherigen Organisation beziehen.

Um mehr über diese Integration zu erfahren, siehe Xero-Integration für AusgabenUm zu verstehen, wie Daten zwischen Xero und Perk ausgetauscht werden, siehe Datenaustausch zwischen Xero und PerkDie

Informationen zur Fehlerbehebung und zu Exportproblemen finden Sie unter Xero-Integrations-Exportfehler und FehlerbehebungDie