Die Xero-Integration für Perk automatisiert den Datenfluss im Ausgabenmanagement zwischen Perk und Xero. Sie importiert Stammdaten (Konten, Erfassungskategorien, Steuersätze, Kontakte) von Xero nach Perk und exportiert genehmigte Ausgaben und Gutschriften von Perk nach Xero. Der Genehmigungsprozess für Ausgaben verbleibt vollständig in Perk.

Rolle: Kontoadministratoren können Einrichtungsaufgaben durchführen.

Informationen zur Konfiguration der Integration finden Sie unter Einrichten der Xero-Integration für Perk-Ausgaben. Informationen zu fehlgeschlagenen Exporten und Importen finden Sie unter Beheben von Problemen mit der Xero-Integration für Perk-Ausgaben.

Was die Integration bewirkt

Die Xero-Integration für Perk sorgt dafür, dass Ihre Ausgabendaten zwischen den beiden Systemen synchronisiert bleiben, sodass Ihr Finanzteam mit einer einzigen, verlässlichen Datenquelle arbeitet. Perk ruft Referenzdaten aus Xero ab und überträgt abgeschlossene Ausgaben zurück, während der Genehmigungsprozess vollständig in Perk abläuft.

• Import (Xero zu Perk): Kontenplan, Tracking-Kategorien, Steuersätze und Kontakte.
• Export (Perk zu Xero): Genehmigte Ausgaben und Gutschriften. Der Xero-Datensatz hängt von der Zahlungsart der Ausgabe ab:
  • Privat bezahlte (erstattungsfähige) Ausgaben: genehmigte Rechnungen.
  • Privat bezahlte Gutschriften: Genehmigte Lieferantengutschriften.
  • Firmenkarten- und Reisekosten: Ausgaben Banktransaktionen.
  • Firmenkarten und Reisegutschriften: Geldtransaktionen empfangen.

Pro Perk-Unternehmen (juristische Person) kann nur ein Xero-Mandant verknüpft werden. Die Verbindungen werden unternehmensspezifisch hergestellt, sodass für jedes Unternehmen mit mehreren Firmen eine separate Konfiguration erforderlich ist.

Wie Perk- und Xero-Daten abgebildet werden

Eine Ausgabenkategorie ist die Kategorie, in der eine Ausgabe in Perk kodiert wird. Ein Kostenobjekt ist ein Wert, den Mitarbeiter bei der Kodierung einer Ausgabe auswählen; er steuert die Kostenverteilung und den Genehmigungsprozess. Ein Benutzerdefiniertes Feld speichert eine sekundäre Klassifizierung der Ausgabe.

Für die Integration werden folgende Berechtigungen in Xero benötigt:

• Lesen Sie: Konten, Firmeninformationen, Kontakte, Artikel, Anhänge, Tracking-Kategorien, Steuersätze.
• Schreiben Sie: Rechnungen, Konten, Anhänge, Ausgaben, Lieferantengutschriften.

Wenn Sie detaillierte technische Informationen darüber erhalten möchten, wie die einzelnen Felder in Perk zugeordnet sind, lesen Sie bitte den Abschnitt „Datenaustausch (technische Feldzuordnung)“ am Ende dieses Artikels.

So funktioniert die Synchronisierung

Nach dem ersten Import bleiben Xero und Perk nahezu in Echtzeit synchronisiert. Änderungen in Xero werden Perk in der Regel innerhalb von Sekunden über Webhooks erreicht. Ein nächtlicher Abgleich um 00:00 Uhr UTC erfasst alle Änderungen, die die Webhooks nicht erfasst haben. Jede Synchronisierung ist eine Delta-Synchronisierung: Es werden nur die in Xero geänderten Datensätze berücksichtigt. Ausgaben werden manuell oder automatisch in Echtzeit nach Xero exportiert.

Da die Synchronisierung auf Delta-Werten basiert, werden Änderungen, die in Xero nicht erfasst werden, nicht übernommen. Beispiel: Das Hinzufügen eines Perk-Nutzers, dessen Xero-Kontakt bereits existiert, führt nicht zu einer Zuordnung, da sich am Kontakt nichts geändert hat. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Hinzufügen neuer Mitarbeiter nach der Einrichtung“.

Gut zu wissen

• Gelöschte oder archivierte Xero-Daten werden nicht erkannt. Das Löschen oder Archivieren eines Kontos oder einer Tracking-Kategorie in Xero deaktiviert nicht die zugehörige Ausgabenkategorie, das Kostenobjekt oder das benutzerdefinierte Feld in Perk. Deaktivieren Sie diese manuell. Ausgaben, die einem in Xero gelöschten Konto zugeordnet sind, können nicht exportiert werden. Löschungen von Steuersätzen werden erkannt.
• Manuell erstellte Datensätze haben keine Xero-Verknüpfung. Ausgabenkategorien, Kostenobjekte und benutzerdefinierte Felder, die manuell in Perk erstellt wurden, werden nicht rückwärts zugeordnet. Exporte mit einer manuellen Kategorie oder einem manuellen Kostenobjekt schlagen fehl; der Wert eines manuell erstellten benutzerdefinierten Felds wird beim Export nicht berücksichtigt.
• Karten- und Reisekosten werden als nicht abgeglichen verbucht. Xero erstellt Ausgaben für Bankgeschäfte immer als nicht abgeglichen, und nur Apps der API-Kategorie „Konvertierung“ (einmalige Migration) können IsReconciled festlegen. Xero stellt nicht abgeglichene Kontoauszugsdaten auch nicht über seine öffentliche API bereit. Gleichen Sie diese Transaktionen manuell in Xero ab. Dies ist das erwartete Verhalten von Xero und kein Integrationsfehler.
• Lieferantenrechnungen. Der Export von Perk-Lieferantenrechnungen nach Xero wird nicht unterstützt.

Datenaustausch (technische Feldzuordnung)

Stammdaten (Xero zu Perk)

Nutzer

Perk-Nutzer werden mit Xero- Kontakten synchronisiert. Der Nutzer muss zunächst in Perk vorhanden sein. Die E-Mail-Adresse dient als eindeutiger Identifikator und muss in beiden Systemen identisch sein. Ändert sich die E-Mail-Adresse eines Xero-Kontakts, muss sie auch in Perk aktualisiert werden.

Steuersätze

Die Steuersätze für Zusatzleistungen werden mit den Steuersätzen von Xero synchronisiert. Bei ausgewählten (automatisch synchronisierten) Sätzen werden Name, Satz und Status beim nächsten Durchlauf aktualisiert.

Firmenkarten

Perk-Firmenkarten werden mit Xero -Konten vom Typ „Bank“ und „Kreditkarte“ synchronisiert. Die Karte muss zuvor in Perk angelegt sein. Nach der Einrichtung werden in Perk nur Statusänderungen des Xero-Kreditkartenkontos aktualisiert.

Kostenobjekte (Erfassungskategorien)

Eine als Kostenobjekt zugeordnete Tracking-Kategorie wird mit einem Perk-Kostenobjekt synchronisiert. Aktive Kategorien werden als aktiv, archivierte als inaktiv importiert. Jede Option wird als Kostenobjektwert importiert; neue Optionen einer zugeordneten Kategorie werden beim nächsten Synchronisieren importiert.

Benutzerdefinierte Felder (Tracking-Kategorien)

Eine als benutzerdefiniertes Feld zugeordnete Tracking-Kategorie erzeugt ein neues, entsprechend benanntes Perk-Feld. Jede Option wird als Wert importiert.

Ausgabenkategorien (Konten)

Xero-Konten werden den Ausgabenkategorien von Perk zugeordnet. Sie wählen die zu importierenden Konten während der Einrichtung aus. Beim ersten Synchronisieren werden nur aktive Konten importiert. Ein umbenanntes Konto wird beim nächsten Synchronisieren aktualisiert. Der Export erfolgt über eine interne ID, nicht über den ERP-Code.

Export (Vorteil für Xero)

Privat bezahlte Ausgaben

Erstattungsfähige Ausgaben werden als genehmigte Rechnungen exportiert. Gutschriften werden als genehmigte Lieferantengutschriften exportiert.

Kartentransaktionen

Firmenkartentransaktionen werden als Geld ausgeben-Banktransaktionen exportiert. Kartengutschriften werden als Geld erhalten exportiert.

Reisekosten

Reisekosten werden als Geld ausgeben-Banktransaktionen exportiert. Reisegutschriften werden als Geld erhalten exportiert. Gleiche Felder wie bei Kartenzahlungen, außer dem Konto:

Währung und Steuern

Je nach Buchungsstrategie in den Unternehmenseinstellungen exportiert Perk jede Ausgabe in Unternehmenswährung, Originalwährung des Belegs oder Benutzerwährung. Perk übermittelt den ausgewählten Steuersatz, und Xero berechnet die Steuer.