Xero-Integration für Zusatzleistungen

Die Xero-Integration für Zusatzleistungen Perk automatisiert den Datenaustausch im Ausgabenmanagement zwischen Perk und Xero. Kurz gesagt: Perk ruft Referenzdaten aus Xero ab – Konten, Kategorien, Steuersätze und Kontakte – und überträgt abgeschlossene Ausgaben als genehmigte Rechnungen, Gutschriften oder Banktransaktionen zurück, je nachdem, wie die Zahlung erfolgte. Der Genehmigungsprozess selbst bleibt stets in Perk integriert.

Was die Integration bewirkt

Die Xero-Integration für Perk-Ausgaben sorgt dafür, dass Ihre Ausgabendaten zwischen beiden Systemen synchronisiert sind, sodass Ihr Finanzteam mit einer einzigen, verlässlichen Datenquelle arbeitet. Perk ruft Referenzdaten aus Xero ab und überträgt abgeschlossene Ausgaben zurück, während der Genehmigungsprozess vollständig in Perk abläuft.

Beim Import übernimmt Perk Ihren Xero-Kontenplan, die zugehörigen Kategorien, Steuersätze und Kontakte. Beim Export sendet Perk genehmigte Ausgaben und Gutschriften an Xero. Die Art des Ausgabenexports hängt von der Zahlungsart ab.

  • Privat bezahlte (erstattungsfähige) Ausgaben werden als genehmigte Rechnungen exportiert.
  • Privat bezahlte Gutschriften werden als Lieferantengutschriften exportiert.
  • Export von Firmenkarten- und Reisekostenabrechnungen als „Geld ausgeben – Banktransaktionen“.
  • Firmenkarten und Reisegutschriften werden als Geldeingangstransaktionen exportiert.

Pro Perk-Unternehmen (juristische Person) kann nur ein Xero-Mandant verknüpft werden. Die Verbindungen werden unternehmensspezifisch hergestellt, sodass für jedes Unternehmen (Ihre oberste Einheit) eine separate Einrichtung erforderlich ist.

Hinweis: In diesem Artikel bezeichnet „Perk-Konto“ Ihre oberste Kundeneinheit in Perk. Ein „Xero-Konto“ oder „Hauptbuchkonto“ ist ein Konto in Ihrem Xero-Kontenplan. Da es sich um zwei unterschiedliche Dinge handelt, wird die Bezeichnung jeweils präzise verwendet.

Wie Perk- und Xero-Daten abgebildet werden

Wie eine Ausgabe in Xero exportiert wird, hängt von der Zahlungsart ab:

Firmenkreditkarte Eine Ausgabenkategorie Hier wird eine Ausgabe in Perk codiert. Ein Kostenobjekt ist ein Wert, den Mitarbeiter bei der Kostenkodierung auswählen – er steuert die Kostenverteilung und den Genehmigungsprozess (eine Kostenstelle ist ein Beispiel für ein Kostenobjekt). Ein benutzerdefiniertes Feld speichert eine sekundäre Klassifizierung der Ausgabe. Eine Tracking-Kategorie ist das Xero-Konzept, das entweder zu einem Kostenobjekt oder zu einem benutzerdefinierten Feld in Perk werden kann.
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Für die Integration werden folgende Berechtigungen in Xero benötigt:

Lesen Sie: Konten, Firmeninformationen, Kontakte, Artikel, Anhänge, Tracking-Kategorien, Steuersätze.

  • Schreiben Sie: Rechnungen, Konten, Anhänge, Ausgaben, Lieferantengutschriften.
  • Eine vollständige Übersicht der Felder, die Perk beim Export an Xero sendet, finden Sie hier: Datenaustausch zwischen Xero und PerkDie

Gut zu wissen

Einige Verhaltensweisen sind im Vorfeld gut zu kennen, damit man die richtigen Erwartungen wecken kann.

Synchronisierungssichtbarkeit. Nach der Einrichtung zeigt Perk ein einzelnes Infobanner an, das den Start des Imports bestätigt – ein Synchronisierungsprotokoll, eine Fortschrittsanzeige oder eine Abschlussbenachrichtigung sind noch nicht verfügbar. Falls eine Synchronisierung fehlschlägt, bemerken Sie dies in der Regel beim Exportfehler. Ein Synchronisierungs-Dashboard ist für eine zukünftige Version geplant.

  • Auswahl des Steuersatzes. Perk wählt standardmäßig alle Ihre Xero-Steuersätze aus. Überprüfen Sie die Liste und deaktivieren Sie alle, die Sie nicht benötigen – insbesondere die Umsatzsteuersätze (OUTPUT), die für Rechnungen und nicht für Ausgaben vorgesehen sind.
  • Bankkontoprüfung. Perk prüft bei der Einrichtung nicht, ob ein Xero-Bankkonto existiert. Karten- und Reisekostenabrechnungen benötigen ein solches Konto vor dem Export, andernfalls schlägt der Export zur Laufzeit fehl.
  • Gelöschte Xero-Daten werden nicht erkannt. Wenn Sie in Xero ein Konto oder eine Tracking-Kategorie löschen oder archivieren, erkennt Perk dies nicht. Daher bleiben die zugehörige Ausgabenkategorie, das Kostenobjekt oder das benutzerdefinierte Feld aktiv, bis Sie es manuell deaktivieren. Löschungen von Steuersätzen werden automatisch erkannt und deaktiviert. Ausgaben, die einem in Xero gelöschten Konto zugeordnet sind, können nicht exportiert werden.
  • Erstellung benutzerdefinierter Felder. Durch die Zuordnung einer Tracking-Kategorie zu einem benutzerdefinierten Feld wird ein neues Perk-Benutzerfeld erstellt, das nach der Kategorie benannt ist.
  • Lieferantenrechnungen. Der Export von Lieferantenrechnungen aus dem Perk-Programm nach Xero wird nicht unterstützt.
  • Kontaktabgleich. Ein neuer Perk-Nutzer, dessen Xero-Kontakt bereits existiert, wird möglicherweise nicht automatisch zugeordnet, bis Sie ein Feld im Xero-Kontakt ändern. Siehe „Hinzufügen neuer Mitarbeiter nach der Einrichtung“ in „Einrichten der Xero-Integration für Perk-Ausgaben“.
  • Installationsanweisungen finden Sie unter Richten Sie die Xero-Integration für Perk-Ausgaben ein.Informationen zur Fehlerbehebung und zu exportbezogenen Fehlern finden Sie unter Xero-Integrations-Exportfehler und FehlerbehebungDie

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