Automatisches Einreichen von Rechnungen

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Standardmäßig müssen Mitarbeiter:innen und Rechnungsbearbeiter:innen alle Rechnungen manuell einreichen, um den Genehmigungs- und Prüfprozess zu starten – selbst dann, wenn weder Warnungen noch Fehler vorliegen. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Du den Einreichungsprozess automatisieren möchtest. Zum Beispiel, wenn Du Perk so konfiguriert hast, dass Lieferantenrechnungen per E-Mail verarbeitet werden und feststellst, dass Rechnungen eines bestimmten Lieferanten immer korrekt von Perk codiert werden, ganz ohne Dein Eingreifen.

Du kannst Perk so konfigurieren, dass Rechnungen, die keine Warnungen, Fehler oder fehlenden Pflichtangabenenthalten, automatisch zur Genehmigung und Prüfung eingereicht werden, sobald sie hochgeladen werden. So können sich die Rechnungsbearbeiter:innen auf die Rechnungen konzentrieren, die tatsächlich eine manuelle Prüfung erfordern.

Du kannst die Regeln für das automatische Einreichen auf Unternehmens- und Lieferantenebene festlegen. Dabei bestimmst Du, welchen Dokumenttyp sie betreffen (z. B. Dokumente ohne Bestellung, Rechnungen ohne Bestellung, Gutschriften ohne Bestellung, alle Dokumente mit Bestellung, PO-Rechnungen, PO-Gutschriften) sowie die maximale Rechnungssumme, unterhalb derer das Dokument automatisch eingereicht wird.

Die Regeln für das automatische Einreichen gelten für alle Dokumente – sowohl digitale Rechnungen als auch elektronische Rechnungen (also PDF- und XML-Quelldokumente) –, unabhängig davon, ob sie manuell hochgeladen, per E-Mail gesendet oder über eine API übermittelt wurden.

Die Aktion wird im Rechnungsverlauf mit dem Benutzer „Perk Bot“ protokolliert, sodass Du jederzeit nachvollziehen kannst, welche Rechnungen automatisch eingereicht wurden und welche von einem Submitter oder einer Rechnungsbearbeiter:in manuell eingereicht wurden.

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Wenn eine Rechnung aus verschiedenen Gründen nicht automatisch eingereicht werden kann (z. B. Lieferant nicht erkennbar, fehlende Informationen oder eine Benachrichtigung wurde ausgelöst), bleibt die Rechnung im Status Neu, damit die Rechnungsbearbeiter:in die Probleme beheben kann, die die automatische Einreichung verhindert haben.

Rechnungen können nur zum Zeitpunkt des Hochladens automatisch eingereicht werden. Wenn Du denLieferanten manuell auswählen oder andere Details ändern musst, muss die Rechnung manuell eingereicht werden.

Aktiviere die automatische Einreichung für das Unternehmen

Um alle korrekt hochgeladenen und codierten Rechnungen in Perk automatisch einzureichen – d. h. ohne Benachrichtigungen oder fehlende Pflichtfelder – gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und aktiviere die Option Automatische Einreichung von Rechnungen aktivieren.

Sobald diese Option aktiviert ist, reicht Perk alle Rechnungen automatisch ein – unabhängig vom Lieferanten –, sofern sie keine Fehler oder Warnungen enthalten und die Perk-KI alle erforderlichen Informationen erfolgreich aus der Rechnung extrahieren konnte.

Du kannst auswählen, welche Dokumenttypen automatisch eingereicht werden sollen (z. B. Rechnungen ohne Bestellung, Nicht-PO-Gutschriften, PO-Rechnungen und PO-Gutschriften).

Zusätzlich kannst Du einen Schwellenwert (Maximal zulässiger Betrag) festlegen, bis zu dem Perk die Rechnung automatisch einreicht. Wenn Du z. B. 10.000 eingibst, werden Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 10.000 EUR automatisch eingereicht. Beträgt der Rechnungsbetrag 10.000,01 EUR oder mehr, muss die Rechnung entweder vom Submitter oder vom Rechnungsverarbeiter manuell eingereicht werden.

Der Maximal zulässige Betrag wird in der Unternehmenswährung festgelegt (unter Berücksichtigung der Dezimalstellen dieser Währung). Wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung in Perk hochgeladen wird, wandelt Perk den Gesamtbetrag der Rechnung in die Unternehmenswährung um, und prüft anschließend, ob die Rechnung auf Basis dieses Betrags automatisch eingereicht werden kann.

Alle auf Unternehmensebene konfigurierten Einstellungen zur automatischen Einreichung können durch spezifische Einstellungen auf Lieferantenebene überschrieben werden. Das bedeutet: Wenn Sie für einen bestimmten Lieferanten einen abweichenden Maximalbetrag für einen Dokumenttyp festlegen oder festlegen möchten, dass alle Rechnungen dieses Lieferanten manuell eingereicht werden müssen, können Sie dies direkt auf Lieferantenebene definieren.

Automatisches Einreichen für einen Lieferanten aktivieren

Sie können in den Lieferanteneinstellungen festlegen, ob Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten automatisch übermittelt werden. Gehen Sie zu Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Lieferanten.

Wähle einen der Lieferanten von der Liste aus. Gehe anschließend zum Tab Einstellungen.

 

Es gibt drei mögliche Optionen für die Konfiguration:

Vorsicht: Aktuell kannst Du die automatische Einreichung nur für einzelne Lieferanten einrichten. Es ist nicht möglich, Perk so zu konfigurieren, dass automatisch alle hochgeladenen Rechnungen eines Unternehmens eingereicht werden.
Wenn Du die Option Standardeinstellungen des Unternehmens verwenden wählst, bedeutet das, dass Rechnungen nicht automatisch eingereicht werden.

Dokumenttypen konfigurieren, die automatisch eingereicht werden sollen

Um das verhalten für einen bestimmten Lieferanten festzulegen, wähle Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden. Dann kannst Du auswählen, welcher Rechnungstyp automatisch eingereicht werden soll. Du legst zunächst den übergeordneten Dokumenttyp fest (Non-PO oder PO) und danach den spezifischen Typ. Zum Beispiel kannst Du festlegen, dass nur PO-Rechnungen automatisch eingereicht werden, während Non-PO-Rechnungen und PO-Gutschriften manuell eingereicht werden müssen.

Für jeden ausgewählten Dokumenttyp kannst Du den Schwellenwert (Maximal zulässiger Betrag) festlegen, unterhalb dessen das Dokument automatisch von Perk eingereicht wird.

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