Perk erstellt automatisch Reisekosten direkt aus Ihrer Reisebuchung, sodass Sie alle reiserelevanten Ausgaben zusammen bearbeiten können.

Sie können wählen, ob Sie Reisekosten (also Flug- und vorausbezahlte Hotelbuchungen) im Voraus einreichen oder warten, bis Ihre Reise abgeschlossen ist, um alle Reisekosten zusammen einzureichen.

Je nach Einrichtung Ihres Unternehmens werden Reisekosten auf dieselbe Weise genehmigt wie andere Ausgaben. Wenn Sie sich entscheiden, eine Reisekostenabrechnung vor Ihrer Reise einzureichen, sehen Manager und Genehmigende diese Ausgaben als einzelne Ausgaben und werden benachrichtigt, dass sie Teil einer Reisekostenabrechnung sind.

Nur Reisekosten einreichen

Wenn eine Reisekostenabrechnung Reisekosten enthält, können Sie wählen, diese Reisekosten vor der Reise aus buchhalterischen Gründen einzureichen. Mit anderen Worten: Wenn das Enddatum der Reise in der Zukunft liegt, werden nur die ausgewählten Reisekosten zur Genehmigung, Überprüfung und zum Export gesendet. Diese Reisekosten werden jedoch weiterhin als Teil der Reisekostenabrechnung angezeigt und verfolgt und nicht als separate Ausgaben behandelt.

Während die eingereichte Reisekostenabrechnung den Status In Genehmigung/In Überprüfung/Bereit für Export oder Exportiert haben kann, haben die anderen Reisekosten den Status Entwurf (oder Bereit), bis die gesamte Reisekostenabrechnung eingereicht wird.

Zum Beispiel bucht Alex Smith im Juni 2025 einen Flug nach Barcelona für die Reise vom 22. bis 24. Juli. Finanz- und Rechnungswesen verlangt, dass die Flugbuchung im Monat Juni verarbeitet wird, statt bis Juli zu warten. Alex reicht nur die Flugkosten ein und lässt die Reisekostenabrechnung offen, um weitere Ausgaben wie Transportkosten und Pauschalen hinzuzufügen. Finanz- und Rechnungswesen kann sehen, dass die Reisekosten zur Reise nach Zürich im Juli gehören, kann aber die Flugkosten entsprechend verarbeiten. Nach Alex’ Reise im Juli können alle Ausgaben dieser Reise, einschließlich des Fluges, eingesehen werden, um die Gesamtkosten der Reise zu berechnen.

Nur Reisekosten können im Voraus eingereicht werden. Andere Ausgaben wie Pauschalen sollten nach der Reise eingereicht werden.

Gesamte Reise einreichen

Sie können wählen, die Reisekostenabrechnung und alle darin enthaltenen Ausgaben einzureichen, egal ob es sich um Reisekosten oder andere Ausgaben wie Pauschalen, belegbasierte Kosten usw. handelt. Das bedeutet, dass die Reisekosten sowie alle weiteren im Trip enthaltenen Ausgaben zur Genehmigung, Überprüfung und zum Export gesendet werden. Der Gesamtstatus der Reise richtet sich nach dem niedrigsten Status. Wenn eine Ausgabe z. B. In Überprüfung ist, die restlichen jedoch Bereit für Export, wird die gesamte Reise als In Überprüfung betrachtet.