Die Perk-Integration für Oracle NetSuite verbindet Perk mit dem NetSuite ERP-System eines Unternehmens, sodass Ausgabendaten automatisch zwischen den beiden Systemen übertragen werden. Dieser Artikel erklärt die Funktionsweise der Integration, die Datenzuordnung und den Datenfluss zwischen Perk und NetSuite sowie das Verhalten der verschiedenen Datensatztypen – von Mitarbeitern bis hin zu Firmenkarten – nach der Verbindung. Lesen Sie weiter, um die Konzepte hinter der Integration zu verstehen.
Übersicht
Die Perk-Integration für Oracle NetSuite automatisiert das Ausgabenmanagement durch die Anbindung von Perk an das NetSuite ERP-System eines Unternehmens. Sie eliminiert die manuelle Dateneingabe, gewährleistet eine präzise Finanzverfolgung und optimiert die Spesenabrechnung im gesamten Unternehmen. Die Integration unterstützt die vollautomatische Verarbeitung von Reise- und Spesenabrechnungen und ist als verwaltete, skalierbare Lösung konzipiert: Sie synchronisiert Ausgaben automatisch mit den nativen Finanz- und Gehaltsabrechnungssystemen von NetSuite und bewältigt komplexe Anforderungen und Anwendungsfälle.
Die Integration bietet Unternehmen mehrere konkrete Vorteile:
- Keine manuelle Dateneingabe für Ausgaben.
- Stammdaten – Mitarbeiter, Kategorien, Steuerkennzeichen und andere Referenzdaten – bleiben in beiden Systemen automatisch konsistent.
- Genehmigungsworkflows werden in Perk ausgeführt und automatisch synchronisiert, sodass Genehmigungen in NetSuite niemals doppelt erfasst werden.
- Der Datenaustausch in Echtzeit gewährleistet die Konsistenz und Genauigkeit beider Systeme.
- Unterstützung mehrerer NetSuite-Tochtergesellschaften durch Multi-Entity-Support (OneWorld).
- Unterstützung für mehrere Währungen mit automatischer Wechselkursberechnung.
- Unterstützung für sowohl Legacy Tax- als auch SuiteTax-Konfigurationen.
Welche Daten werden zwischen Perk und NetSuite ausgetauscht?
Die Daten werden zwischen Perk und NetSuite in beide Richtungen übertragen, wobei der Zeitpunkt vom Datensatztyp abhängt – manche Daten werden in Echtzeit synchronisiert, manche nach einem Zeitplan und manche nur, wenn dies manuell ausgelöst wird.
NetSuite sendet diese Stammdaten an Perk: Mitarbeiter, Ausgabenkategorien, Kostenobjekte (erstellt aus NetSuite-Klassifizierungen wie Abteilungen, Klassen, Standorten, benutzerdefinierten Segmenten, Projekten oder Kunden), benutzerdefinierte Felder und Tags (zusätzliche Klassifizierungsdimensionen, die auf die gleiche Weise wie Kostenobjekte erstellt werden), Steuerkennzeichen und in NetSuite erstellte Firmenkarten.
Perk sendet diese Transaktionsdaten an NetSuite: genehmigte Ausgaben (vom Unternehmen bezahlte, privat bezahlte und Reisekosten) sowie in Perk erstellte Firmenkarten.
Die beiden Systeme tauschen diese Daten über sichere REST-API-Endpunkte aus und verwenden dabei die tokenbasierte OAuth 1.0-Authentifizierung, um die Verbindung abzusichern.
Wie Perk- und NetSuite-Daten einander zugeordnet werden können
Jedem NetSuite-Objekt ist ein entsprechendes Objekt in Perk zugeordnet, und das Verständnis dieser Zuordnung erleichtert es, nachzuvollziehen, wie ein Datensatz zwischen den beiden Systemen übertragen wird.
| NetSuite-Objekt | Vorteilobjekt | Wozu wird es verwendet? |
|---|---|---|
| Mitarbeitende | Benutzer | Nutzer verwalten |
| Klassifizierung (Abteilung, Klasse, Standort, kundenspezifisches Segment, Projekt oder Kunde) | Kostenobjekt | Verwaltung von Kostenobjekten und Kostenverteilung |
| Klassifizierung (Abteilung, Klasse, Standort, kundenspezifisches Segment, Projekt oder Kunde) | Benutzerdefiniertes Feld | Verwaltung der Sekundärklassifizierung und Dimensionen |
| Firmenkarte | Firmenkarte | Verwaltung von Firmenkarten |
| Tax code | Steuersatz | Steuerung der Steuersätze |
| Ausgabenkategorie | Ausgabenkategorie | Verwaltung von Ausgabenkategorien |
Verwaltung von Mitarbeitern und anderen Stammdaten
Die Stammdaten bilden die Grundlage der Integration: Mitarbeiter, Kategorien, Kostenobjekte, Steuersätze, Firmenkarten und benutzerdefinierte Felder werden jeweils auf ihre eigene Weise zwischen Perk und NetSuite synchronisiert.
Mitarbeiter
Ein Benutzer muss seine Daten synchronisieren, bevor seine Ausgaben von Perk nach NetSuite exportiert werden können. Die Integration synchronisiert jeden Mitarbeiter mit derselben Perk-Rechtseinheit wie die zugehörige NetSuite-Tochtergesellschaft und speichert die interne NetSuite-ID des Mitarbeiters im Feld „Konto (ERP)“ des Benutzers in Perk. Die E-Mail-Adresse jedes Benutzers muss in beiden Systemen eindeutig sein, da sie der entscheidende Schlüssel ist. E-Mail-Adressen mit einem Pluszeichen (z. B. Name+Tag@Beispiel.com) werden nicht unterstützt. Nur Mitarbeiter von Tochtergesellschaften, die mit Perk verbunden sind – also Tochtergesellschaften mit bereits eingerichteter Rechtseinheits-ID – können synchronisiert werden.
Welche Synchronisierungsstrategie ein Unternehmen anwendet, hängt davon ab, wie es die Benutzer in Perk bereitstellt:
- Mitarbeiter-Push: Für Unternehmen, in denen NetSuite Mitarbeiter anlegt und verwaltet und diese Mitarbeiter in Perk bereitgestellt werden müssen. NetSuite überträgt die Mitarbeiterdaten, und Perk sendet die neue Perk-Benutzer-ID zurück an NetSuite.
- Perk-ID per E-Mail abrufen: Für Unternehmen, in denen Benutzer bereits in Perk vorhanden sind – beispielsweise über SCIM bereitgestellt oder manuell angelegt – und die eine Verknüpfung mit ihrem NetSuite-Mitarbeiterdatensatz benötigen. Der Abgleich erfolgt anhand der E-Mail-Adresse.
- Abruf der Vorteils-ID anhand der Mitarbeiter-ID: der gleiche Anwendungsfall wie beim Abruf per E-Mail, jedoch erfolgt der Abgleich anhand der NetSuite-Mitarbeiter-ID.
Die Synchronisierung kann pro Datensatz in Echtzeit oder in großen Mengen über einen CSV-Import in NetSuite erfolgen.
Kategorien
In Perk dienen Kategorien als Konten zur Erfassung von Ausgaben und sind jeweils mit einem Hauptbuchkonto in NetSuite verknüpft. Kategorien werden einzeln und in Echtzeit synchronisiert. Eine Kategorie, die nur für eine NetSuite-Tochtergesellschaft aktiviert ist, wird ausschließlich mit der Perk-Rechtseinheit dieser Tochtergesellschaft synchronisiert.
Kostenobjekte
Kostenobjekte in Perk sind hierarchische Strukturen, die Kosten Dimensionen wie Abteilungen, Projekten oder Kunden zuordnen. Die Integration ermöglicht es einem Unternehmen, die NetSuite-Klassifizierung auszuwählen, die als Kostenobjekt dienen soll – Abteilungen, Klassen, Standorte, benutzerdefinierte Segmente, Projekte oder Kunden – und erstellt automatisch eine dedizierte Kostenobjekttabelle, die mit dieser Klassifizierung verknüpft ist.
Die Integration erstellt und verwaltet Kostenobjekte pro juristischer Person und beschränkt diese automatisch auf die Tochtergesellschaften, in denen die gewählte Klassifizierung aktiviert ist. Über- und Unterordnungsbeziehungen, insbesondere Abteilungshierarchien, werden von NetSuite in die Kostenobjektstruktur von Perk übernommen. Ein Unternehmen kann in NetSuite Genehmiger und Genehmigungslimits für jedes Kostenobjekt festlegen. Die Genehmiger müssen jedoch bereits mit Perk synchronisiert sein, bevor sie ausgewählt werden können.
Kostenobjekte werden in zwei Schritten synchronisiert: Zuerst erstellt NetSuite sie anhand der gewählten Klassifizierung, dann werden sie mit Perk synchronisiert.
Steuersätze
Die Integration unterstützt sowohl Legacy Tax als auch SuiteTax. Es können nur Steuerkennzeichen synchronisiert werden, die mit einer aktiven Steuerregistrierung (Nexus) einer verbundenen Tochtergesellschaft verknüpft sind – Steuergruppen werden nicht unterstützt, nur einzelne Steuerkennzeichen. Die Synchronisierung der Steuerkennzeichen erfolgt einzeln und in Echtzeit.
Firmenkarten
Eine Firmenkarte muss von Perk zu NetSuite verknüpft werden, bevor ihre Transaktionen exportiert werden können. Jede Karte benötigt einen aktiven, in Perk synchronisierten Mitarbeiter als Karteninhaber. Die Synchronisierung kann manuell oder täglich erfolgen. Die Integration erkennt automatisch Perk-Karten, die noch nicht mit NetSuite synchronisiert wurden. Eine Kartentransaktion kann erst exportiert werden, wenn das Feld „Kreditorennummer (ERP)“ der Karte in Perk die entsprechende interne NetSuite-ID enthält.
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder in Perk – die analog zu Kostenobjekten aus NetSuite-Klassifizierungen erstellt werden – fügen Ausgaben eine zusätzliche Klassifizierungsebene hinzu und ermöglichen so detailliertere Berichte zusätzlich zum primären Kostenobjekt. Ein Unternehmen kann mehrere Klassifizierungen gleichzeitig als benutzerdefinierte Felder verwenden. Für den Export muss der Code des benutzerdefinierten Felds in Perk mit der internen ID des entsprechenden Datensatzes in NetSuite übereinstimmen. Wie Kostenobjekte werden auch benutzerdefinierte Felder pro juristischer Person erstellt und verwaltet. Die Integration beschränkt sie automatisch auf die Tochtergesellschaften, in denen die Quellklassifizierung aktiviert ist.
Unterstützte Geschäftsprozesse
Die Integration umfasst die wichtigsten Ausgabenprozesse, die die meisten Finanzteams täglich durchführen müssen.
| Geschäftsprozess | Was es umfasst |
|---|---|
| Kostenerstattungen | Buchung und Erstattung von Mitarbeiterausgaben |
| GL-Kontierung und Kontenzuordnung | Verknüpfung von Ausgabenkategorien mit Hauptbuchkonten |
| Kostenverteilung und Dimensionen | Ausgaben Kostenobjekten und benutzerdefinierten Feldern zuordnen |
| Kreditkartentransaktionsverwaltung | Abgleich und Verbuchung von Firmenkartentransaktionen |
| Abonnementkarten | Verwaltung wiederkehrender kartenbasierter Ausgaben |
| Amortisation | Kostenverteilung über mehrere Perioden |
| Mehrwertsteuerabwicklung | Anwendung von Steuercodes und -sätzen über Legacy Tax oder SuiteTax |
Wie Ausgaben in NetSuite gebucht werden
Sobald ein Posten in Perk genehmigt ist, wird er in NetSuite in einem Format gebucht, das der Struktur des zugrunde liegenden Datensatzes in Perk entspricht. Ein Perk-Spesenbericht wird zu einem NetSuite-Spesenbericht. Perk verwendet Reisen als Container für mehrere Ausgaben. Beim Export einer Reise wird daher jede einzelne darin enthaltene Ausgabe als eigene Zeile erstellt – und wenn eine einzelne Ausgabe auf mehrere Kategorien oder Kostenarten aufgeteilt ist, entstehen ebenfalls mehrere Zeilen.
Eine Reisekostenausgabe – eine Buchung, die aus einer Reiseintegration in Perk importiert wurde, bereits bezahlt ist und separat von Spesenabrechnungen erfasst wird – wird zu einem Buchungssatz pro Reisekostenausgabe, der wiederum in mehrere Zeilen aufgeteilt wird, wenn er sich über mehrere Kategorien oder Kostenobjekte erstreckt.
Jede Firmenkartentransaktion wird als Buchungssatz erfasst: Die Sollzeile verwendet das Ausgabenkonto der Transaktion, die Habenzeile das Kartenkonto, das bei der Synchronisierung der Karte mit NetSuite eingerichtet wurde. Eine Transaktion, die auf mehrere Kategorien oder Kostenstellen aufgeteilt ist, erzeugt mehrere Buchungszeilen, und Gutschriften werden als negative Beträge in diesen Zeilen exportiert.
| Ausgabenart | NetSuite-Datensatz | Wie es aufgebaut ist |
|---|---|---|
| Auslagen | Spesenabrechnung | Eine Spesenabrechnungszeile pro Ausgabe, unter Verwendung des Kontos der Kategorie; der Arbeitnehmer ist der Gläubiger. |
| Tagespauschalen | Spesenabrechnung | Eine Spesenabrechnungszeile pro Tagessatz, wobei der Betrag anhand des anwendbaren Tagessatzes und nicht anhand einer Quittung berechnet wird. |
| Kilometergeld | Spesenabrechnung | Eine Spesenabrechnungszeile pro Kilometerbuchung, wobei der Betrag anhand des Kilometersatzes berechnet wird. |
| Kartenausgaben | Tagebucheintrag | Eine Debitlinie pro Ausgabe, unter Verwendung des Kontos der jeweiligen Kategorie, ausgeglichen durch eine Kreditlinie auf dem NetSuite-Konto der Karte. |
| Reisebuchungen | Tagebucheintrag | Eine Lastschrift pro Ausgabe, unter Verwendung des Kontos der jeweiligen Kategorie, ausgeglichen durch eine Gutschrift auf dem konfigurierten Überweisungskonto des Reiseanbieters. |
Architektur und Sicherheit
Die Integration verbindet Perk und NetSuite über sichere REST-API-Endpunkte mithilfe von OAuth 1.0-Token-basierter Authentifizierung. Die Kommunikation bleibt somit durch von NetSuite ausgegebene Kundenschlüssel und Token verschlüsselt. Perk speichert diese Zugangsdaten in seinen Integrationseinstellungen, und Unternehmen können sie jederzeit bei NetSuite widerrufen oder erneuern.
Die Daten fließen in beide Richtungen: Stammdaten fließen von NetSuite zu Perk und Transaktionsdaten fließen von Perk zu NetSuite, wobei die Synchronisierung je nach Datensatztyp in Echtzeit, geplant oder manuell ausgelöst wird.
Die Einrichtung der Integration installiert ein NetSuite SuiteBundle mit einer benutzerdefinierten Rolle „Yokoy-Integration“. Diese Rolle ist mit den minimal erforderlichen Berechtigungen ausgestattet – ein Prinzip der minimalen Rechtevergabe. Kontoadministratoren behalten während des gesamten Prozesses die Kontrolle: Sie können NetSuite-Einstellungen und Stammdaten direkt über die NetSuite-Benutzeroberfläche verwalten und entscheiden, wann das Integrations-Bundle aktualisiert wird, sobald neue Versionen verfügbar sind. Versionsprotokolle sind direkt in der neuen Yokoy-Konfigurations-App in NetSuite einsehbar.
Einschränkungen und Anpassungen
Die Integration unterstützt die Standardfunktionen von NetSuite und ist für jeden Kunden identisch. Benutzerdefinierte Felder, Workflows oder Skripte im NetSuite-Konto eines Unternehmens funktionieren jedoch nicht garantiert mit der Integration und erfordern unter Umständen zusätzliche Konfigurationen. Da es sich um eine standardisierte Lösung handelt, enthält die Integration keine kundenspezifischen Abweichungen von ihren Kernfunktionen – dies gilt sowohl für die Sandbox- als auch für die Produktionsumgebung. Der Einrichtungsprozess ist in beiden Umgebungen identisch.