Reisekosten aus gebuchten Reisen einrichten

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Sie können festlegen, ob Perk für jedes Unternehmen Reisekosten aus gebuchten Reisen generiert.

Sie können die auswählen Standardmäßiger Status der Reisekosten und ob die Reisekosten der buchenden Person oder dem Reisenden zugeordnet werden, die Ausgabenkategorie für jeden Buchungstyp festlegen, das für die Zahlung verwendete Überweisungskonto angeben und auswählen, ob Reisekosten aus Buchungen erstellt werden sollen, die es ermöglichen, weitere Ausgaben hinzuzufügen, um die Kostenabwicklung auf Reisebasis zu vereinfachen.

Hinweis: Wenn Sie die Ausgaben nicht direkt aus Ihren gebuchten Reisen erstellen, müssen Sie die Reisekostenabrechnungen von Perk manuell herunterladen und verarbeiten.

So richten Sie die Einstellungen für Reisebuchungen ein:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Reisebuchungen.
  2. Aktivieren Sie die Synchronisierung der Ausgaben für Reisebuchungen.
  3. Konfigurieren Sie die erforderlichen Felder:
 
Option Erforderlich Beschreibung
Girokonto Erforderlich

Reisebuchungen werden über ein Transferkonto im Finanzsystem verbucht.

Je nach Zahlungsmethode werden diese Informationen möglicherweise benötigt oder nicht:

  • Bei Zahlung mit Firmenkarte wird der Aufwand dem auf der Karte angegebenen ERP-Konto gutgeschrieben.
  • Wenn die Zahlungsmethode „Reiseanbieter“ lautet, muss das Überweisungskonto angegeben werden.

Falls kein Konto erforderlich ist (z. B. Zahlung per Firmenkarte), geben Sie na ein, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.
Standardausgabenstatus Erforderlich

Bestimmt, wie Reisekosten werden in Perk verwaltet. Es kann entweder Folgendes sein:

  • Entwurf (Der Einreicher sieht die Kosten) oder
  • Reisekostenentwurf (Nur der Reiseadministrator kann die Ausgaben im Reiseadministrator-Menü einsehen)
Kategorie für Flugkosten Optional Für die Flüge ist eine Ausgabenkategorie auszuwählen.
Kategorie für Hotelkosten Optional Für Hotels ist eine Ausgabenkategorie auszuwählen.
Kategorie für Zugkosten Optional Für die Zugtickets ist folgende Ausgabenkategorie auszuwählen:
Kategorie für Autokosten Optional Für die Mietwagenbuchung ist folgende Ausgabenkategorie auszuwählen:
Kategorie für sonstige Ausgaben Optional Für sonstige Ausgaben, z. B. Buchungsgebühren für Zusatzleistungen, ist eine Ausgabenkategorie auszuwählen.
Die Kosten dem Reisenden und nicht dem Buchenden zuordnen (wird bei Zahlung mit Karte nicht unterstützt, außer bei Perk Lodge-Karte). Optional

Dies ermöglicht die alternative Importstrategie für Ausgaben, die vom Reiseanbieter bezahlt werden. In diesem Fall versucht Perk, die Ausgabe dem in der Rechnung genannten Reisenden zuzuordnen.

 
Reisen erstellen Optional Automatische Erstellung von Reisekostenabrechnungen basierend auf Perk-Reiseplänen. Siehe Reisekosten aus Perk-Reisen erstellen.

 

 

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