Perk kann einen Bericht der steuerpflichtigen Beträge von Spesen, die der Steuer unterliegen erstellen. Die steuerpflichtigen Beträge werden nach Mitarbeitenden aufgeschlüsselt, damit sie von einem externen Lohnabrechnungssystem verarbeitet werden können.
Um die steuerpflichtigen Beträge der Spesen für jede:n Teilnehmende:n zu berechnen, müssen Sie:
- Aktivieren Sie die Berechnung des steuerpflichtigen Betrags für die Besteuerung von Unternehmensleistungen.
- Eine Steuerregel einrichten, um die steuerpflichtigen Beträge zu bestimmen.
- Alle anfallenden Ausgaben exportieren.
- Aufschlüsselung der steuerpflichtigen Beträge in den Ausgaben anzeigen.
- Lohnabrechnungs-Exportdatei generieren oder steuerpflichtige Beträge über die Perk API abrufen (optional).
Aktivieren der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags für Spesen
Standardmäßig ist diese Funktion für alle Firmen deaktiviert. Sie müssen Spesenregeln aktivieren, um eine Steuerregel einrichten zu können:
- Gehen Sie zu Settings > Account > Companies.
- Wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie auf View spend settings.
- Unter Compliance wählen Sie Enable expense rules.
- Klicken Speichern
Um den CSV-Bericht mit dem steuerpflichtigen Betrag der Spesen zu generieren, können Finance-Benutzende ihn unter Finance > Export-Log herunterladen und in ein Lohnabrechnungssystem importieren:
- Gehen Sie zu Settings > Account > Companies.
- Wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie auf View spend settings.
- Unter Data export and ERP configuration wählen Sie Enable CSV report of expense amounts subject to income tax.
- Klicken Speichern
Tipp: Derzeit kann diese Information nicht direkt über eine spezifische Integration an ein Drittsystem exportiert werden. Sie können jedoch Ihre eigene Integration erstellen, da alle steuerpflichtigen Beträge, Teilnehmenden und Steuerregeln über die Perk API für Spesen zurückgegeben werden (siehe incomeTaxableAmounts).
Eine Steuerregel für die Berechnung steuerpflichtiger Beträge einrichten
Eine Steuerregel legt die Schwelle fest, ab der Belege und beleglose Spesen als steuerpflichtig gelten. Sobald eine Steuerregel erstellt und aktiviert wurde, kann sie nicht mehr geändert werden, sondern nur deaktiviert werden. Müssen Sie die Konfiguration ändern, markieren Sie die Regel als inaktiv und erstellen Sie eine neue.
Steuerregeln werden im Tab Steuerregeln unter Admin > Spesenregeln konfiguriert. Die Tabelle zeigt alle für das Unternehmen eingerichteten Steuerregeln an, unabhängig davon, ob sie aktiv, inaktiv oder als Entwurf gespeichert sind.
Steuerregel einrichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Ausgabenregeln.
- Wechseln Sie zum Tab Steuerregeln und klicken Sie auf + Steuerregel hinzufügen.
- Geben Sie die Konfiguration der Steuerregeln nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu sichern, ohne die Regel zu aktivieren, oder auf Aktivieren, um die Regel ab dem festgelegten Startdatum auf alle exportierten Spesen anzuwenden.
Konfiguration der Steuerregeln
| Feld | Erforderlich | |
|---|---|---|
| Name | Erforderlich | Name der Steuerregel für Unternehmensleistungen. |
| Payroll-Code | Erforderlich | Externe Referenz, die zur Identifizierung der Steuerregel im externen Lohnabrechnungssystem verwendet wird. |
| ID | N/A | Eindeutige Perk-ID der Steuerregel. Diese ID wird automatisch generiert. |
| Startdatum | Erforderlich |
Datum, ab dem die Steuerregel für die Berechnung verwendet werden soll. Dieses Datum kann rückwirkend festgelegt werden, jedoch betrifft die Regel nur Spesen, die ab dem Aktivierungsdatum exportiert werden. Frühere Spesen werden in die Berechnung einbezogen, aber der steuerpflichtige Betrag für diese Spesen wird nicht berechnet. |
| Enddatum | Erforderlich | Datum, bis zu dem die Steuerregel für die Berechnung verwendet werden soll. |
| Kategorie | Erforderlich | Die Steuerregelung gilt für die jeweilige(n) Kategorie(n). Alle den ausgewählten Kategorien zugeordneten Ausgaben werden gemäß dem Schwellenwert für die Berechnung des steuerpflichtigen Betrags berücksichtigt. |
| Land | Erforderlich | Ausgabenland oder -länder, in denen die Steuerregelung Anwendung findet. Ausgaben aus Ländern, die nicht auf dieser Liste stehen, aber der entsprechenden Kategorie zugeordnet werden, werden bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags nicht berücksichtigt. |
| Währung | N/A | Währung der Spese. Wird durch die Unternehmenswährung bestimmt. |
| Schwelle | Erforderlich | Betrag, ab dem Spesen als steuerpflichtig gelten. |
| Aggregationszeitraum | Erforderlich |
Gibt den Zeitraum an, über den die Ausgabenbeträge aggregiert werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Beispiel: Wenn Du quartalsweise auswählst, aggregiert Perk die Spesen für die Monate Januar bis März. Alle Spesen, die den Schwellenwert überschreiten, werden als steuerpflichtig betrachtet. Ab dem 1. April werden Spesen in die nächste Periode aufgenommen. |
| Gesamtbetrag ist steuerpflichtig, wenn der Schwellenwert pro Teilnehmer:in | Optional | Wenn der Aggregationszeitraum pro Ausgabe erfolgt, bestimmt er, ob die gesamte Ausgabe steuerpflichtig ist, wenn der Schwellenwert überschritten wird, oder ob nur der anteilige Teil der Ausgabe, der den Schwellenwert übersteigt, steuerpflichtig ist. Siehe Schwellenwert für steuerpflichtige Beträge bei individuellen Ausgaben. |
| Beschreibung | Optional | Beschreibung der Steuerregel. |
Steuerpflichtige Beträge in Spesen einsehen
Finance-Benutzende können eine Aufschlüsselung aller steuerpflichtigen Beträge nach Steuerregel und Mitarbeitenden in den Spesen einsehen.
Erstellung eines Berichts über steuerpflichtige Beträge für die Lohnbuchhaltung
Perk generiert automatisch einen Bericht, der in externe Lohnabrechnungssysteme importiert werden kann. Damit können Firmen die steuerpflichtigen Beträge verarbeiten und die auf die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden anzuwendende Steuer berechnen.
Vorsicht: Dieser Bericht enthält alle steuerpflichtigen Beträge, die für alle im Exportauftrag enthaltenen Spesen berechnet wurden. Es liegt in der Verantwortung Ihrer Firma, zu bestimmen, welche Steuerregeln angewendet werden sollen und welche steuerpflichtigen Beträge bei der Berechnung der Steuer auf Unternehmensleistungen berücksichtigt werden müssen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Der CSV-Bericht kann unter Finance > Prüfung > Export-Log abgerufen werden. Die Datei trägt den Namen bik_payroll.
Für jeden Exportauftrag wird eine separate Datei generiert. Das bedeutet, dass bei einem Export mehrerer Spesen in einem einzigen Auftrag die Datei mehrere Zeilen für alle internen Mitarbeitenden der in den Auftrag einbezogenen Spesen enthält.
Der Exportbericht enthält folgende Spalten:
| Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. | Beschreibung |
|---|---|
expenseId |
Perk eindeutige ID der einkommensteuerpflichtigen Ausgabe. |
expenseDate |
Das Datum, an dem die Spese angefallen ist, im Format YYYY-MM-DD. |
postingDate |
Datum, an dem die Ausgabe im Buchhaltungssystem verbucht wurde. Angegeben im Format JJJJ-MM-TT. |
taxRuleId |
Die eindeutige Perk- ID der Steuerregel, nach der der steuerpflichtige Betrag berechnet wurde. |
taxRuleName |
Name der Steuerregel. |
taxRulePayrollCode |
Externer Code, der zur Identifizierung der anwendbaren Steuerregel im Lohnabrechnungssystem verwendet wird. |
categoryId |
Perk eindeutige ID der Kategorie, für die die Steuerregel galt. |
userId |
Eindeutige Perk-ID des Mitarbeiters. |
userFirstName |
Vorname des internen Teilnehmenden. |
userLastName |
Nachname des internen Teilnehmenden. |
userEmail |
E-Mail-Adresse des internen Teilnehmenden. |
userEmployeeId |
Mitarbeiterkonto (ERP) des internen Teilnehmenden, wie im Benutzerprofil festgelegt. |
taxableAmount |
Steuerpflichtiger Betrag der Spese, welcher der Steuer unterliegt. |
currency |
Währung, in der der steuerpflichtige Betrag angegeben ist. |
aggregatedExpenses |
Listet alle vorherigen Spesen auf, die bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags berücksichtigt wurden, zur Transparenz. Die Spesen sind durch das Pipe-Symbol (|) getrennt. Für jede Spese werden die ID und der zuvor exportierte steuerpflichtige Betrag für diese Spese angegeben. |
Steuerpflichtige Beträge in der Perk API einsehen
Alternativ zum CSV-Bericht können Sie die Perk API abfragen, um den steuerpflichtigen Betrag für jede Spese abzurufen. Steuerpflichtige Beträge werden im incomeTaxableAmounts-Objekt in der Antwort des Expense-Endpunkts zurückgegeben. Es listet die Steuerregel(n) auf, die bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags verwendet wurden, die Kategorie, de Teilnehmenden, den steuerpflichtigen Betrag pro Teilnehmenden und alle aggregierten Spesen zur Transparenz.
{
...
"incomeTaxableAmounts": [
{
"aggregatedExpenses": [
{
"amount": 200,
"expenseId": "9L7rovNzNhTCsJSTkbfq",
"incomeTaxableAmount": 100
},
{
"amount": 50,
"expenseId": "4VrKKvgzVr",
"incomeTaxableAmount": 50
}
],
"categoryId": "Eg4KzzqxpWvjqHE2H7mH",
"currency": "EUR",
"incomeTaxRuleId": "8472f8a3-794f-43fa-a886-c3082a74b441",
"incomeTaxableAmount": 150,
"userId": "9L7rovNzNhTCsJSTkbfq"
}
]
...
}