Laden Sie ZUGFeRD-E-Rechnungen in Perk hoch

Rechnungsbearbeiter können diese Aufgabe lösen.

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das aus Deutschland stammt. Es handelt sich um ein Hybridformat, das eine von Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert, sodass sowohl strukturierte Daten als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem einzigen Dokument dargestellt werden können. Factur-X ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das hauptsächlich in Deutschland für den grenzüberschreitenden Austausch mit Frankreich verwendet wird.

Beide Anforderungen basieren auf derselben Datenstruktur. Daher kann Perk sowohl ZUGFeRD- als auch Factur-X-E-Rechnungen verarbeiten.

Vorsicht: Perk unterstützt die Standardversionen von ZUGFeRD 2.2 und 2.3 sowie die Versionen von Factur-X 1.x. Es unterstützt weder ZUGFeRD 1.x noch benutzerdefinierte Felder, die ein Lieferant in diesen Formaten einfügen kann.

Um diese E-Rechnungen in Perk verarbeiten zu können kannst Du:

Hinweis: Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Perk validiert derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen. Alle ungültigen E-Rechnungsdateien werden ignoriert oder als Standard-PDF-Datei verarbeitet.

Hochladen einer ZUGFeRD-Rechnung

Elektronische ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen bestehen aus einem PDF-Dokument mit eingebettetem XML. Die XML-Daten müssen mit dem CII-Schema ausgedrückt werden. Perk kann die Daten aus diesem Schema lesen und interpretieren.

Wenn eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung im Rechnungseingang eingeht, oder über die Web App hochgeladen wird, prüft Perk, ob der PDF-Anhang eingebettete Dateien enthält und ob der Name der eingebetteten XML-Datei einem dieser Dateinamen entspricht:

  • factur-x.xml
  • xrechnung.xml
  • zugerd-invoice.xml

Andernfalls wird sie als Standard-PDF-Rechnung betrachtet und eine KI-Extraktion aus der PDF-Datei durchgeführt (sofern diese lesbar ist). Falls E-Rechnungen mithilfe des Rechnungspostfachs verschickt werden, sofern die PDF-Datei nicht lesbar, wird versucht, eine Rechnung aus dem E-Mail-Text zu erstellen.

Wenn Perk feststellt, dass die eingebettete XML-Datei für ZUGFeRD-Rechnungen gültig ist, überprüft es die XML-Daten, um zu verifizieren, ob das Schema CII ist. Anschließend werden die in der XML-Datei angegebenen Daten verwendet, um die E-Rechnung in Perk zu erstellen. Enthalten die XML-Daten auch eingebettete Dateien, werden diese Anhänge extrahiert und als Begleitdokumente hochgeladen. Das hybride PDF mit dem eingebetteten XML wird in Perk als Rechnungsvorschau angezeigt und kann heruntergeladen werden.

Im Reiter „Dokumente“ können Sie die ursprüngliche PDF-Datei mit der Bezeichnung „Quelldokument“ anzeigen. Falls die XML-Daten eingebettete Dateien enthalten, werden diese Anhänge ebenfalls extrahiert und als Belege hochgeladen. Sie können das Quelldokument herunterladen, aber nicht aus der Rechnung entfernen.

Alle importierten ZUGFeRD-E-Rechnungen sind Im Posteingang „Rechnungen“ wird der Status „Neu“ angezeigt. ZUGFeRD-E-Rechnungen können dann in Perk auf die gleiche Weise wie Standardrechnungen verarbeitet werden. Prüfung der Rechnungsanforderungen auf wichtige Daten wie Steuer-IDs, Adressen usw.

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