Ein Reglement für Mitarbeitende legt die Einstellungen fest, die einer Gruppe von Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. In einem Reglement wird Folgendes bestimmt:
- Kategorien: die Kategorien, die den Benutzern zur Auswahl im Spesenformular zur Verfügung stehen.
- Spesenregeln: Die Spesenregeln, die zur Berechnung der Spesen für diese Benutzer verwendet werden.
- Tagespauschalen: Anwendbare Tagespauschalen auf globaler Ebene (unabhängig von Grenzübertritten).
- Fahrtpauschalen: Anwendbare Fahrtpauschalen auf globaler Ebene (unabhängig vom Kilometerzähler des Mitarbeitenden).
Sie können in Firmen verwendet werden, in denen die Reglemente unterschiedliche Regeln für verschiedene Gruppen vorsehen. Zum Beispiel Tagespauschalen, die für Führungskräfte anders berechnet werden als für einzelne Mitarbeitende, oder Fahrtpauschalen, die sich je nachdem, ob der Mitarbeitende der einen oder anderen Abteilung angehört (z. B. Verkauf im Vergleich zur Beschaffung), ändern.
Vorsicht: Wenn Sie eine neue Tagespauschale, Kategorie, Spesenregel oder Fahrtpauschale hinzufügen, müssen Sie daran denken, sie einem Reglement zuzuweisen. Andernfalls wird sie nicht auf Mitarbeitende angewendet, obwohl sie aktiv ist.
Mitarbeiter-Richtlinien aktivieren
Richtlinien werden auf Unternehmensebene aktiviert und gelten für alle Mitarbeiter, die diesem Unternehmen zugeordnet sind.
Hinweis: Sie können entscheiden, ob Sie Mitarbeiter-Richtlinien in Ihrem Unternehmen verwenden möchten. Wenn Sie diese jedoch aktivieren, müssen Sie für jede Person eine Richtlinie auswählen.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Unternehmen, wählen Sie ein Unternehmen aus und scrollen Sie nach unten, um auf Ausgabeneinstellungen anzeigen (View spend settings) zu klicken.
- Wählen Sie im Bereich Compliance das Kontrollkästchen Mitarbeiterrichtlinien aktivieren aus.
Die Mitarbeiterrichtlinien-Einstellungen können nun unter Einstellungen > Ausgabeneinstellungen aufgerufen werden.
Standard-Mitarbeiter-Richtlinie festlegen
Sobald Mitarbeiter-Richtlinien aktiviert sind, muss jeder einer Richtlinie zugeordnet werden. Das bedeutet, dass Sie beim Import von Personen aus Drittanbieterlösungen (oder über die Perk API) eine gültige Mitarbeiter-Richtlinien-ID angeben müssen. Einige Lösungen liefern diese Information möglicherweise nicht. Als Workaround können Sie daher eine Standard-Mitarbeiter-Richtlinie zuweisen, die verwendet wird, wenn die Integration keine Mitarbeiter-Richtlinie für die Person bereitstellt.
Vorsicht: Wenn Sie Personen aus einer anderen Lösung importieren, stellen Sie sicher, dass Sie eine Standard-Richtlinie zuweisen. Andernfalls werden die Personen mit dem Status inaktiv erstellt. Bevor Sie eine Standard-Richtlinie auswählen können, muss zuerst eine Richtlinie erstellt worden sein.
So legen Sie eine Standard-Richtlinie fest:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Unternehmen und klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen (View spend settings).
- Unter Compliance wählen Sie die Mitarbeiter-Richtlinie aus, die standardmäßig verwendet werden soll, wenn keine Richtlinien-ID angegeben ist.
- Klicken Speichern
Neue Mitarbeiter-Richtlinie hinzufügen
Unter Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Mitarbeiter-Reglemente können Sie alle für das Unternehmen eingerichteten Mitarbeiter-Richtlinien einsehen. Sie können einer Richtlinie beliebig viele Kategorien, Ausgabenregeln, Kilometer- und Pauschalsätze sowie Tags zuordnen.
Mitarbeiter-Richtlinien werden auf Unternehmensebene erstellt. Wenn Sie eine ähnliche Richtlinie in mehreren Unternehmen anwenden möchten, müssen Sie für jedes Unternehmen separate Mitarbeiter-Richtlinien (inklusive der entsprechenden Kategorien und Ausgabenregeln) erstellen. Die spezifische Konfiguration einer Richtlinie können Sie über das Download-Symbol herunterladen.
Standardmäßig werden die aktiven Richtlinien für das Unternehmen angezeigt. Sie können jedoch im Dropdown-Menü Status auswählen, ob Sie aktive, inaktive oder entworfene Richtlinien anzeigen möchten.
Bevor Sie mit der Erstellung einer Richtlinie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie zuvor alle Kategorien, Ausgabenregeln, Fahrtpauschalen und Tagepauschalen sowie Tags eingerichtet haben, da diese für die Richtlinie erforderlich sind. Wenn Sie nach der Erstellung der Mitarbeiter-Richtlinie neue Kategorien, Ausgabenregeln, Kilometer- oder Pauschalsätze oder Tags hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese nachträglich zuordnen. Andernfalls können Mitarbeiter diese zwar aktive Elemente nicht sehen oder verwenden.
Wenn Sie die Details einer Richtlinie ändern müssen, klicken Sie auf die Richtlinie und passen die entsprechenden Einstellungen an. Nach der Erstellung kann eine Richtlinie nicht gelöscht werden, da sie aus Audit-Zwecken erhalten bleibt. Eine Richtlinie kann bei Bedarf deaktiviert werden, indem Sie auf das Deaktivieren-Symbol klicken.
- Unternehmen auswählen
- Klicken Sie auf + Neue Richtlinie hinzufügen – Alternativ können Sie mehrere Richtlinien auf einmal importieren.
- Geben Sie die Richtlinienkonfiguration ein.
- Klicken Sie auf Speichern, um einen Entwurf zu behalten, oder auf Aktivieren, um die Richtlinie für die Auswahl verfügbar zu machen.
Achtung:Nur aktive Richtlinien können Mitarbeitern zugewiesen werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name der Versicherungspolice. |
| Reglement ID* | Die eindeutige Kennung der Police, die automatisch generiert wird. |
| Anwendbare Kategorien | Kategorien, die Personen mit dieser Versicherungspolice angezeigt werden sollen. |
| Anwendbare Spesenregeln | Spesenregeln, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus. |
| Anwendbare Kilometersätze | Fahrtpauschalen, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus. |
| Anwendbare Tagessätze | Tagespauschalen, die für dieses Reglement gelten. Wähle alle zutreffenden aus. |
| Anwendbare Tag-Dimensionen (optional) | Die für Personen mit dieser Versicherung anzuzeigenden Tag-Dimensionen. Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen. |
| Code (ERP) | Code (ERP) des Reglements für Mitarbeitende. ERP-Referenz. |
| Beschreibung (optional) | Fügen Sie gegebenenfalls eine Beschreibung der Richtlinie hinzu. Wählen Sie alle zutreffenden Optionen aus. |
Mitarbeiter-Richtlinien importieren
Um mehrere Richtlinien gleichzeitig zu importieren, klicken Sie oben rechts auf Datei importieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen können.
Die CSV-Datei enthält die gleichen Felder wie bei der manuellen Erstellung einer Richtlinie, mit einem zusätzlichen Feld für die eindeutige ID der Richtlinie. Sie müssen keine ID eingeben, da diese beim Import automatisch erzeugt wird.
Perk unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.
Nachdem Sie alle erforderlichen Daten in der CSV-Datei eingetragen haben, klicken Sie oben rechts auf Datei importieren und wählen die Unternehmenseinheit aus, auf die die Änderungen angewendet werden sollen. Klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen, oder verwenden Sie alternativ die Drag-and-Drop-Funktion, um die Datei direkt in das Feld zu ziehen. Klicken Sie abschließend auf Import starten, um den Vorgang abzuschließen.
Nach Abschluss des Imports können Sie einen Bericht herunterladen, der Ihnen bei der Fehlerbehebung hilft.
Mitarbeiter-Richtlinie einer Person zuweisen
Um die Richtlinien auf eine Gruppe von Personen anzuwenden, müssen Sie in deren Personenprofil eine Richtlinie auswählen.
Um dies zu tun:
- Gehe zu Personen
- Klicken Sie auf einen Mitarbeiter.
- Wechseln Sie zum Reiter Organisation.
- Wählen Sie im Abschnitt Richtlinien und Genehmigungen unter Mitarbeiter-Richtlinie die jeweilige Richtlinie für die Person aus.
- Klicken Sie auf Speichern.