Die DATEV (Expense)-Integration ist eine API-basierte Integration, die die Funktionen von DATEV nutzt. Buchungsdatenservice für Ausgaben aller Art (allgemeine Ausgaben, Kartenzahlungen und Reisekosten).
Sobald die Finanzabteilung die Ausgaben geprüft und genehmigt hat, werden diese beim Export aus Perk in ein Buchhaltungsjournal im CSV-Format umgewandelt und an das DATEV-Rechenzentrum übertragen.Rechenzentrum oder RZ), zusammen mit der entsprechenden Quittung.
Belege werden an DATEV gesendet und können in DATEV Unternehmen Online (DUO) eingesehen werden. Die DATEV-Format-Datei kann auch ohne Übermittlung an DATEV generiert werden. In DATEV können Buchungen und die zugehörigen Belege aus dem Rechenzentrum abgerufen, bearbeitet (sofern die Buchungen nicht in Perk gesperrt sind) und gebucht werden.
DATEV stellt keine Endpunkte für den Abruf von Stammdaten für Perk bereit. Daher umfasst diese Integration ausschließlich den Export von Buchungsdaten.
Die Integration nutzt DATEVs Buchhaltung: Dokumente Und Buchhaltung:extf-Dateien öffentliche APIs.
Buchhaltungslogik und Buchungsdateiformat
Das Buchhaltungsjournal wird im DATEV-Format:
| Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. | Beschreibung |
|---|---|
| Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Bruttobetrag in Originalwährung |
| Soll/Haben-Kennzeichen | „H“ für Gutschrift, ansonsten „S“ |
| WKZ Umsatz | Ursprüngliche Ausgabenwährung. Nur angeben, wenn die Ausgabe in einer Fremdwährung erfolgt. |
| Kurs | Wechselkurs |
| Basis-Umsatz | Bruttobetrag in Basiswährung |
| WKZ Basis-Umsatz | Basiswährung |
| Konto | Konto |
| Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Gläubigerkonto |
| BU-Schlüssel | Steuerpositionscode. Nur falls Steuern anfallen. |
| Belegdatum | Konfiguration innerhalb von Perk. Ausgabendatum oder Buchungsdatum |
| Belegfeld 1 | Konfiguration innerhalb von Perk |
| Buchungstext | Geschäftszweck / Beschreibung |
| Postensperre | 0 |
| Zinssperre | 0 |
| KOST1 - Kostenstelle | Konfiguration innerhalb von Perk |
| KOST2 - Kostenstelle | Konfiguration innerhalb von Perk |
| EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Gewerbesteuernummer |
| Zahlweise | 3 |
| Festschreibung | Konfiguration innerhalb von Perk. Es kann 0 oder 1 sein. |
| Zusatzinformationen - Art. 1 | „Original Perk ID“ |
| Zusatzinformationen - Inhalt 1 | Interne Ausgaben-ID für Zusatzleistungen |
| Zusatzinformationen - Art. 2 | „Name Mitarbeiter“ |
| Zusatzinformationen - Inhalt 2 | Vor- und Nachname des Mitarbeiters |
Der Dateikopf ist wie folgt definiert:
| Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. | Wert |
|---|---|
| Flagge | „EXTF“ |
| Versionsnummer | 700 |
| Formatkategorie | 21 |
| Formatname | „Buchungsstapel“ |
| Formatversion | 12 |
| Erstellt am | Zeitstempel |
| Beraternummer | Abhängig von den Verbindungseinstellungen. Aus den Einstellungen entnommen. |
| Kundennummer | Abhängig von der Verbindungseinstellung |
| Beginn des Geschäftsjahres | Konfiguration innerhalb von Perk |
| Länge des Sachkontos | Konfiguration innerhalb von Perk |
| Stammen aus | Frühestes „Belegdatum“ aller in der Datei enthaltenen Buchungen |
| Datum bis | Letztes „Belegdatum“ aller in der Datei enthaltenen Buchungen |
| Bezeichnung | „Export der Spesenabrechnung“ |
| Initialen | „YY“ |
| Datensatztyp | 1 |
| Buchhalterischer Grund | 0 |
| Verriegelung | Konfiguration innerhalb des Vorteils. Entweder 0 oder 1 |
| Währungscode | Basiswährung |
| Hauptbuch-Kontenplan | Konfiguration innerhalb von Perk. SKR03, SKR04, SKR07 |
Diese Buchungsdatei ist auch in Perk gespeichert und kann zur Einsichtnahme heruntergeladen werden.
Empfangsbestätigung
Perk unterstützt derzeit die folgenden Formate für die Übermittlung der Quittung an DATEV:
- PNG
- JPG / JPEG
Die Belege werden mit folgenden Metadaten versendet:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenttyp | “Rechnungseingang” |
| Notiz | „Beleg zu Perk Spese “ |
| Kategorie | "Vorteil" |
| Ordner | „Spesen“ |
| registrieren | Ausgabedatum (Buchungsdatum) im Format JJJJ/MM (Das zu berücksichtigende Datum hängt von der `Belegdatum`-Konfiguration ab) |
Die letzten drei Einträge dienen dazu, die Belege in der folgenden Ordnerstruktur zu kategorisieren.
Belegablage///Das bedeutet, dass eine Quittung aus dem Januar 2022 gefunden wurde unter Belegablage/Perk/Spesen/“2022/01“Die
Einrichtung in DATEV
Als Voraussetzung für die Integration mit Perk müssen Sie die Buchungsdatenservice im DATEV-Konto.
Bitte konsultieren Sie die folgenden Ressourcen von DATEV:
Falls Sie den Dienst nicht aktivieren können, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Einrichtung in Perk
Eine neue Verbindung einrichten: Authentifizierung
Voraussetzungen: Du musst wissen Client-ID Sie besteht aus der Beraternummer und der Mandantennummer. Sie können diese Informationen bei Ihrem Steuerberater anfordern oder in der DATEV-Anwendung nachschlagen.
Wie bei DATEV werden alle Buchungen in die Unternehmenswährung (in der Regel EUR) umgerechnet, nur die Exportbeträge in Unternehmenswährung Die Buchungswährungsstrategie wird unterstützt.
So konfigurieren Sie die Verbindung mit DATEV:
- Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Ausgabenexport
- Klicken ERP-System für die jeweilige Ausgabenart (Ausgaben/Kartentransaktionen/Reisekosten)
- Wählen DATEV Buchungsdatenservice um eine neue Verbindung herzustellen.
Sehen Wiederverwendung einer bestehenden Verbindung wenn Sie eine bestehende Verbindung wiederverwenden möchten. - Tragen Sie die Beraternummer und die Kundennummer ein. Stellen Sie sicher, dass die Der Pop-up-Blocker ist deaktiviert.Die
- Klicken Verbindung zu DATEV herstellenDie
-
Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie sich bei DATEV anmelden müssen:
- Wählen Sie die für Sie passende Anmeldemethode und geben Sie gegebenenfalls das Passwort ein.
-
Wenn die Anmeldung erfolgreich war, werden Sie um Ihre Zustimmung gebeten:
- Klicken Ich stimme zu wenn Sie Perk die beschriebenen Berechtigungen erteilen.
- Die Verbindung wurde hergestellt und getestet. Die Ergebnisse des Verbindungstests werden unterhalb des Abschnitts „ERP-Konfiguration erforderlich“ angezeigt.
Es kann zu einem der folgenden Szenarien kommen:
| Verbindungsstatus | Erläuterung |
|---|---|
| Verbindungsstatus wird aktualisiert… | Die Verbindung wird getestet. |
| Die Verbindung zu DATEV ist aktiv. | Die Verbindung ist aktiv und alle relevanten Dienste sind in DATEV verfügbar. |
| In DATEV fehlen relevante Dienstleistungen. Bitte überprüfen Sie die Einträge für Berater- und Kundennummer sowie die verfügbaren Dienstleistungen in DATEV. | Die Verbindung ist aktiv, aber die relevanten Dienste fehlen. Bitte stellen Sie sicher, dass die Dienste „Buchungsdatenservice“ und „Belegbilderservice“ in DATEV aktiviert sind. |
| Der Kunde existiert nicht in DATEV oder die Zugriffsrechte fehlen. Bitte überprüfen Sie die Einträge für Berater- und Kundennummer sowie die Zugriffsrechte in DATEV. | Ihr Benutzer hat keine Zugriffsrechte für die eingegebene Kunden-ID oder die Kunden-ID existiert nicht. Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Beraternummer und die Kundennummer korrekt eingegeben haben. |
| Die Berater- und/oder Kundennummer fehlt. Bitte versuchen Sie es erneut. | Entweder wurde zuvor kein Verbindungsversuch unternommen oder dieser ist fehlgeschlagen und die Beraternummer und/oder die Kundennummer fehlen. Sie müssen sich (erneut) verbinden. |
| Es ist kein Aktualisierungstoken verfügbar. Bitte stellen Sie eine Verbindung her, um ein neues Token zu erhalten. | Vorherige Verbindungsversuche sind fehlgeschlagen und es wurden keine Token von DATEV empfangen. Stellen Sie die Verbindung erneut her und prüfen Sie die FAQs am Ende dieser Dokumentation auf mögliche Fehler. |
| Die Verbindung zu DATEV wurde in Perk widerrufen. | Ein Benutzer in Perk hat die Verbindung zu DATEV aktiv widerrufen, und sie muss wiederhergestellt werden. |
| Die Verbindung zu DATEV wurde unterbrochen. Bitte stellen Sie die Verbindung erneut her. | Die Verbindungstoken funktionieren nicht mehr, höchstwahrscheinlich weil die Verbindung abgelaufen ist (passiert nach 2 Jahren) oder außerhalb von Perk widerrufen wurde. |
| Der Verbindungsstatus konnte nicht ermittelt werden. Bitte kontaktieren Sie den Support. | Es ist ein unvorhergesehener Fehler aufgetreten. Bitte kontaktieren Sie uns. Unterstützung für ZusatzleistungenDie |
Verwaltung der Verbindung zu DATEV
Sie können die Verbindung zu DATEV jederzeit durch Klicken trennen. Verbindung zu DATEV trennenAlternativ dazu der Link Verbindungen in DATEV verwalten bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über alle Ihre Verbindungen innerhalb von DATEV und ermöglicht es Ihnen, diese zu trennen.
Darüber hinaus können Sie über den Bookingdatenservice die Verfügbarkeit des DATEV-Datenverarbeitungszentrums und detailliertere Produktinformationen abrufen.
Konfiguration
Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, erscheint folgendes Konfigurationsformular:
Sie müssen folgende Einstellungen konfigurieren:
| Konfiguration | Beschreibung |
|---|---|
| Beraternummer | Die Beraternummer wird bei Verbindungsaufbau festgelegt. Sie muss mit dem entsprechenden Verbindungsparameter übereinstimmen und kann daher in den Konfigurationen nicht geändert werden. Sollte die Beraternummer aktualisiert werden müssen, ist eine neue Verbindung erforderlich. |
| Kundennummer | Die Kundennummer wird bei Verbindungsaufbau festgelegt. Sie muss mit dem entsprechenden Verbindungsparameter übereinstimmen und kann daher in den Konfigurationen nicht geändert werden. Sollte die Beraternummer aktualisiert werden müssen, ist eine neue Verbindung erforderlich. |
| Länge des Sachkontos | Die Kontolänge (Sachkontenlänge) muss mit dem Datumsindex (DATEV) übereinstimmen. Sie ist innerhalb des Datumsindex unter folgendem Pfad zu finden: Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten RechnungswesenDie |
| Kontenplan | Der Kontenplan (Standardkontenrahmen) muss mit DATEV übereinstimmen. Er ist in DATEV unter folgendem Pfad zu finden: Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten RechnungswesenDie |
| Methode für die Spalte 'Belegfeld 1' |
Die Spalte „Belegfeld 1“ dient dem automatischen Abgleich (je nach Einstellung werden Buchungen mit einem Wert von Null nicht angezeigt). Perk bietet derzeit mehrere Optionen zum Festlegen des Werts in „Belegfeld 1“:
|
| Wert / Zuordnung für die Spalte 'Belegfeld 1' |
Dieses Konfigurationsfeld ergänzt das vorherige. Bei der Methode „Konstanter Wert“ müssen Sie in diesem Feld den gewünschten Wert eingeben. Bei der Methode „Monat der Ausgaben zuordnen“ wird die Zuordnung in JSON-Notation angegeben, zum Beispiel: {“1”: “erster Wert”, “2”: “zweiter Wert”, “3”: “dritter Wert” …} |
| Wert für das Feld 'KOST1 - Kostenstelle' |
Perk bietet derzeit drei Optionen zum Festlegen des Werts des Feldes 'KOST1 - Kostenstelle' an:
|
| Wert für das Feld 'KOST2 - Kostenstelle' |
Perk bietet derzeit drei Optionen zum Festlegen des Werts des Feldes 'KOST2 - Kostenstelle' an:
|
| Tag-Dimension für das Feld „KOSTx - Kostenstelle“ | Falls Sie die Tag-Option für eines der KOST-Felder auswählen, ermöglicht dieses Feld die Angabe der zu verwendenden Tag-Dimension. |
| Beginn des Geschäftsjahres (TT-MM) | Tag und Monat des Geschäftsjahresbeginns (im Format TT-MM). Bitte beachten Sie, dass nur Ausgaben aus demselben Geschäftsjahr zusammen exportiert werden können. |
| Exportierte Beiträge sperren | Ob Buchungen gesperrt werden sollen oder nicht (Festschreibung). |
| Datum für die Spalte „Belegdatum“ |
Das zu exportierende Datum wird in der Spalte „Belegdatum“ angegeben. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Standardmäßig wird das Buchungsdatum berücksichtigt. |
| Wählen Sie die Dokumentenbearbeitung |
Unabhängig davon, ob die Belege an DATEV gesendet werden sollen oder nicht, stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Die generierte PDF-Datei entspricht der Standard-Spesenübersicht von Perk. Falls für eine Ausgabe ein Beleg vorliegt, ist dieser in die PDF-Datei eingebettet. Wenn Dokumente an DATEV übermittelt werden (alle Optionen außer der ersten), muss der Belegbilderservice verfügbar sein (wird in der Regel automatisch aktiviert, wenn der Buchungsdatenservice aktiviert wird). |
| PDF-Zusammenfassung für Reisen exportieren | Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Reisezusammenfassung im PDF-Format als Beleg für die im Rahmen der Reise angefallenen Ausgaben übermittelt. |
| Buchungen mit dem Betrag Null werden beim Export ignoriert. | Wenn diese Option aktiviert ist, werden Ausgaben mit dem Betrag Null nicht an DATEV übermittelt, sondern weiterhin auf den Status „exportiert“ gesetzt. |
| Tagessätze sollen vom Export ausgeschlossen werden | Wählen Sie die Tagessätze aus, die nicht an DATEV übermittelt, sondern auf den Status „exportiert“ gesetzt werden sollen. |
| Kilometerpauschalen sollen vom Export ausgeschlossen werden | Wählen Sie Kilometerpauschalen aus, die nicht an DATEV übermittelt werden sollen, aber dennoch den Status „exportiert“ haben sollen. |
Alle Konfigurationsparameter sind erforderlich, mit folgenden Ausnahmen:
- Das Feld „Wert / Zuordnung für 'Belegfeld 1'“ kann leer bleiben, wenn Sie die Methode „Ausgaben-ID“ verwenden.
- Die Tag-Dimension für das Feld 'KOSTx - Kostenstelle' kann leer bleiben, wenn das Tag für keines der beiden KOST-Felder verwendet wird.
Wiederverwendung einer bestehenden Verbindung
Perk bietet die Möglichkeit, unterschiedliche ERP-Systeme für allgemeine Ausgaben, Kreditkartentransaktionen und Reisekosten zu nutzen. Häufig werden die Buchungen für diese drei Ausgabenarten jedoch in dasselbe ERP-System exportiert.
In diesem Fall können Sie die für gemeinsame Ausgaben eingerichtete Verbindung mit denselben Konfigurationen wiederverwenden, indem Sie Folgendes auswählen: DATEV Buchungsdatenservice mit bestehender Verbindung“ aus dem ERP-Systemfeld.
Buchung in DATEV
Die aus Perk exportierten Buchungsdaten werden als Transaktionsstapel an das Rechenzentrum von DATEV (RZ) gesendet. Informationen zum Abrufen der Buchungsdaten aus dem Rechenzentrum und zum Buchen der Buchungen in DATEV finden Sie unter [Link einfügen]. DATEV-DokumentationDie
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Nach dem Klicken auf „Mit DATEV verbinden“ passiert nichts.
Prüfen Sie, ob Ihr Browser Pop-ups blockiert. Der Authentifizierungsprozess öffnet ein Pop-up-Fenster zum Anmelden bei DATEV. Je nach Ihren Browsereinstellungen können Pop-up-Fenster blockiert sein.
Nach dem Klicken auf „Mit DATEV verbinden“ erscheint ein leeres Fenster.
Höchstwahrscheinlich wird das Passwort für die mIDentity in einem Fenster abgefragt, das möglicherweise hinter anderen Fenstern verborgen ist.
Nach dem Herstellen der Verbindung mit DATEV wird der Verbindungsstatus als „Dienst fehlt“ angezeigt.
Nicht alle erforderlichen Dienste sind in DATEV aktiviert. Bitte wenden Sie sich an DATEV und Ihren Steuerberater.
Wie kann ich überprüfen, ob ich eine Verbindung zu DATEV herstellen kann?
Unterhalb der Verbindungsstatusanzeige befindet sich ein Link zu Verbindungen in DATEV verwaltenWenn Sie sich in die Verbindungsübersicht von DATEV („Verbundene Anwendungen“) einloggen können, können Sie auch eine Verbindung zu DATEV herstellen. Dies liefert jedoch keine Informationen über die Verfügbarkeit der benötigten DATEV-Dienste oder über die Berechtigungen einer bestimmten Client-ID.
Kann ich in DATEV mehrere juristische Personen mit derselben Client-ID verbinden?
Ja, das ist möglich. Bitte beachten Sie den nächsten Punkt.
Ich möchte mehrere juristische Personen mit DATEV verbinden (möglicherweise mit derselben Client-ID). Beim Verbindungsversuch mit der zweiten juristischen Person werde ich nicht mehr zur Authentifizierung aufgefordert, und die Verbindung schlägt fehl. Was kann ich tun?
DATEV scheint sich vorherige Verbindungsversuche des Browsers zu merken und fragt nicht erneut nach einer Authentifizierung. Dies kann mitunter zu Verbindungsfehlern führen. Bitte starten Sie den Browser neu (oder öffnen Sie ein neues Fenster) zwischen den einzelnen Verbindungsversuchen.
Kann ich die DATEV-Integration von Perk auch mit On-Premise-Systemen nutzen?
Ja, das ist möglich. Die einzige Voraussetzung ist eine Verbindung zum Rechenzentrum von DATEV (RZ). In den allermeisten Fällen besteht eine solche Verbindung bereits für andere Themen wie „USt-Übermittlung“ oder „Bezug von Kontoauszugsdaten“.