Perk kann Peppol BIS Billing 3.0 elektronische Rechnungen verarbeiten. Um diese Rechnungen in Perk hochzuladen, kannst Du:
- sie per E-Mail an das Rechnungspostfach senden.
- sie direkt in der Web App hochladen.
- sie mithilfe des Perk API hochladen.
Wenn eine Peppol-E-Rechnung im Rechnungseingang eingeht, oder in der Web App hochgeladen wird, prüft Perk, ob es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei handelt. Andernfalls werden die XML-Daten ignoriert und es wird versucht,
Hinweis: Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Perk prüft derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen. Ungültige E-Rechnungsdateien werden entweder ignoriert oder von Perk wie eine Standard-PDF-Rechnung verarbeitet.
Falls der Anhang eine gültige Peppol BIS XML-Datei ist, nutzt Perk diese Daten zur Erstellung der Rechnung.
Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, vergleicht Perk die PDF mit der XML-Version, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur ein einzelner Rechnungseintrag erstellt wird.
Alle importierten Peppol-BIS-3.0-E-Rechnungen werden im Rechnungseingang mit dem Status Neu angezeigt.
Im Reiter Dokumente kannst Du die ursprüngliche XML-Datei anzeigen, die mit dem Label Quelldokument versehen ist. Du kannst das Quelldokument herunterladen, es aber nicht aus der Rechnung entfernen.
Aus den extrahierten Daten generiert Perk eine PDF-Datei, die als Rechnungs-Vorschau dient, basierend auf einer standardisierten Rechnungsvorlage. Die Sprache der Vorlage wird durch die in den Firmeneinstellungen festgelegte Sprache bestimmt. Alle von Perk generierten Rechnungsvorschauen sind am unteren Rand des Dokuments mit dem Text „PDF automatisch generiert von Perk“ gekennzeichnet.
Wenn Sie die Rechnung von ihrem ursprünglichen Upload-Ort verschieben, wird die Rechnungsvorschau nicht neu generiert. Anders ausgedrückt: Wurde die Peppol-E-Rechnung ursprünglich in einem Unternehmen mit deutscher Sprache hochgeladen und anschließend an die britische Niederlassung verschoben, wird die PDF-Rechnungsvorschau weiterhin auf Deutsch angezeigt, obwohl der Rechnungsverarbeitungsdienstleister seine Sprache auf Englisch eingestellt hat.
Perk matcht die E-Rechnung automatisch mit dem entsprechenden Lieferanten in Perk, vorausgesetzt, die Steuer-ID wurde in den Lieferanteneinstellungen eingerichtet und als Teil der Rechnungsdaten in CompanyID angegeben.
E-Rechnungen werden auf die gleiche Weise verarbeitet wie Standard-PDF-Rechnungen. Du kannst also, falls erforderlich, Einzelposten von E-Rechnungen mit Einzelposten von Bestellungen matchen. Perk kann E-Rechnungen kennzeichnen, bei denen die Daten die Rechnungsanforderungen nicht erfüllen.