Laden Sie XRechnung-E-Rechnungen in Perk hoch.

Rechnungsbearbeiter können diese Aufgabe lösen.

XRechnung ist ein deutsches XML-E-Rechnungsformat, das für die elektronische Rechnungsstellung genutzt wird. Es wird sowohl im öffentlichen Sektor in Deutschland für Rechnungen an Bundesbehörden als auch in anderen Bereichen eingesetzt. Die zugrunde liegende Datenstruktur kann entweder UBL 2.1 oder CII sein.

Perk kann XRechnungen mit UBL- oder CII-Struktur verarbeiten, die per E-Mail gesendet werden. XRechnung elektronische Rechnungen können in Perk auf dieselbe Weise bearbeitet werden wie Standardrechnungen, durch die Kontrolle der Rechnungsanforderungen wie bspw. Steuer-IDs, Adressen etc.

Vorsicht: Perk unterstützt die Standardversion der XRechnung 3.x-Anforderung. Während eine XRechnung ein eingebettetes PDF enthalten kann, extrahiert Perk lediglich die XML-Daten.

Um diese E-Rechnungen in Perk verarbeiten zu können kannst Du:

Hinweis: Die E-Rechnung muss ein gültiges Format haben. Perk validiert derzeit nicht die Struktur anhand des Schemas oder spezifischer Anforderungen. Ungültige E-Rechnungsdateien werden ignoriert.

Hochladen einer XRechnung-E-Rechnung

XRechnungen und E-Rechnungen bestehen aus XML-Daten. Die XML-Daten können entweder mit dem UBL 2.1- oder dem CII-Schema ausgedrückt werden. Perk kann die Daten aus beiden Schemata lesen und interpretieren.

Wenn eine XRechnung im Rechnungseingang eingeht oder über die Web App hochgeladen wird, überprüft Perk, ob es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei handelt. Andernfalls wird versucht, eine Rechnung aus dem E-Mail-Text zu erstellen (falls die E-Rechnung mithilfe des Rechnungspostfachs hochgeladen wird).

Wenn es sich bei dem Anhang um eine gültige XML-Datei mit CII- oder UBL-Struktur handelt, werden die XML-Daten verwendet, um die elektronische Rechnung in Perk zu erstellen. Im Tab „Dokumente“ können Sie die ursprüngliche XML-Datei unter der Bezeichnung „Quelldokument“ einsehen. Sie können das Quelldokument herunterladen, aber nicht aus der Rechnung entfernen.

Aus den extrahierten Daten generiert Perk eine PDF-Datei, die als Rechnungs-Vorschau dient, basierend auf einer standardisierten Rechnungsvorlage. Die Sprache der Vorlage wird durch die in den Firmeneinstellungen festgelegte Sprache bestimmt. Alle von Perk generierten Rechnungsvorschauen sind am unteren Rand des Dokuments mit dem Text „PDF automatisch generiert von Perk“ gekennzeichnet.

Wenn die Rechnung von ihrem ursprünglichen Speicherort verschoben wird, wird die Rechnungs-Vorschau nicht neu generiert. Das bedeutet, dass wenn die XRechnung-E-Rechnung zunächst in einer Firma mit der Spracheinstellung Deutsch hochgeladen und anschließend in die britische Rechtseinheit verschoben wird, die Rechnungs-Vorschau weiterhin auf Deutsch angezeigt wird, auch wenn der Rechnungsbearbeiter seine Sprache auf Englisch eingestellt hat.

Falls die hochgeladene XML-Datei ungültig ist (d. h. keine gültige XRechnung-E-Rechnung darstellt), erstellt Perk eine leere Rechnung und fügt die XML-Datei als unterstützendes Dokument hinzu.

Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, kann Perk die PDF mit der XML-Version vergleichen, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur eine einzelne Rechnung erstellt wird.

 

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