Rechnung via E-Mail senden

Rechnungsbearbeiter können diese Aufgabe lösen.

Du kannst eine Rechnung per E-Mail an ein bestimmtes Perk-Rechnungs-Postfach senden. Die Rechnung wird automatisch zur Bearbeitung in Perk hochgeladen.

Perk unterstützt folgende Formate per E-Mail:

  • Papierrechnungen im PDF-Format
  • Digitale Rechnungen wie X-Rechnung und Peppol BIS 3.0

Alle anderen Formate werden entweder als unterstützende Dokumente betrachtet oder ignoriert.

Perk Rechnungspostfach

Das Perk-Team wird haben Richten Sie ein Rechnungspostfach ein, um Rechnungen für Ihr Unternehmen zu empfangen, unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen. Das Format der Rechnungspostfachadresse enthält einen speziell für Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen definierten benutzerdefinierten Teil und endet immer mit „@invoices.perk.com”.

Tipp: Wenn Du es vorziehst, Rechnungen über Deine eigene E-Mail-Domain statt über Perk zu erhalten, kann Dein Perk-Admin einen E-Mail-Alias einrichten.

Du kannst Folgendes haben:

  • eine einzelne Mailbox für jede Firma (Gesellschaften)
  • ein allgemeines Postfach für mehrere Firmen
  • ein allgemeines Postfach für die gesamte Organisation

Rechnungen, die an ein allgemeines Postfach für mehrere Firmen oder die gesamte Organisation gesendet werden, können automatisch an die entsprechende Firma weitergeleitet werden. Jedes allgemeine Postfach ist mit einer „Standard“-Firma verknüpft.

An und Cc gesendet werden. E-Mails, die mit der E-Mail-Adresse des Rechnungs-Postfachs im Feld Bcc gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Perk verwendet die E-Mail-Adresse des Empfängers, um die Organisation und Firma zu ermitteln, bei der die Rechnung hochgeladen werden soll. Wenn die E-Mail beispielsweise an die Rechnungs-Postfächer von zwei verschiedenen Firmen derselben Organisation gesendet wurde, hat das Rechnungs-Postfach im An-Feld Vorrang vor allen Rechnungs-Postfächern, die im Cc-Feld angegeben sind.

Außerdem kann Perk anhand der Rechnungsinformationen feststellen, ob die Rechnung zu der Standardfirma gehört oder ob sie zu einer anderen Firma verschoben werden sollte. Wenn das Kontrollkästchen Verschiebe Rechnungen an Unternehmen mit übereinstimmenden Kriterien (Bestellwährung, Steuernummer, Kundenname oder Adresse) in Admin > Rechnungseinstellungen aktiviert wurde, verwendet Perk die Informationen zu Bestellung, Steuernummer, Kundenname und Kundenadresse auf der Rechnung, um festzustellen, zu welcher Firma die Rechnung gehört:

  1. PO: Gibt es eine Bestellnummer (PO = Purchase Order) in der Firma,
  2. Steuer-ID: Stimmt die auf der Rechnung angegebene Steuernummer mit den Steuernummern der Firma überein (zu finden in Admin > Firmeneinstellungen, Allgemeine Einstellungen)?
  3. Kundenname: Stimmt der Name der Firma auf der Rechnung mit dem Firmennamen der juristischen Person überein?
  4. Kundenadresse: Stimmt die auf der Rechnung angegebene Adresse mit der Adresse der Firma überein?

Perk überprüft nach und nach die anderen Firmen in der Organisation, um die gematchte Firma zu finden, der die Rechnung zugeordnet werden soll. Wenn die gematchte Firma nicht gefunden wird, wird die Rechnung nicht von der Standardfirma verschoben und es wird eine Warnung im Rechnungskopf angezeigt. Wenn mehrere Firmen gematcht werden, wird die Rechnung nicht von der Standardfirma verschoben und es wird eine Warnung im Rechnungskopf angezeigt.

Submitter für Rechnungen, die per E-Mail eingehen

der eine Rechnung an das Perk-Rechnungspostfach sendet, automatisch als Submitter hinzugefügt. Je nachdem, welche Rolle er in der Firma spielt, kann er die Rechnung weiter bearbeiten oder nicht.

Wenn der Nutzer, der die Rechnung abgeschickt hat, nicht als Perk-Nutzer erkannt wird, wird die Rechnung keinem Submitter zugeordnet.

In jedem Fall wird die E-Mail-Adresse, von der die Rechnungen stammen, im Rechnungskopf angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen. Rechnungsquelle.

Tipp: In der Rechnungsübersicht kannst Du der Rechnung andere Submitter zuweisen.

Das heißt, wenn Du Dich selbst als Submitter abwählst und auf Speichern klickst, kannst Du die Rechnung in der Ansicht Rechnungsbearbeiter > Rechnungen nur sehen, wenn Du die Rolle Rechnungsbearbeiter hast.

 

Extraktion von Rechnungen aus E-Mail-Text und Anhängen

Nachdem Du die E-Mail mit der Rechnung an das spezifische Postfach gesendet hast, kann Perk die Rechnung aus der E-Mail extrahieren und in Dein Konto importieren.

Anhangsscannen

Perk stellt die Sicherheit Deiner Daten sicher, indem alle eingehenden E-Mail-Anhänge, die an das Rechnungspostfach gesendet werden, mit einem branchenüblichen Virenscanner überprüft werden. Viren werden erkannt und entfernt, sodass sie Deine Organisation nicht gefährden können. Enthält eine E-Mail ausschließlich unbedenkliche Dateien, werden diese wie gewohnt verarbeitet.

Wenn eine infizierte Datei erkannt wird, wird diese von Perk unter Quarantäne gestellt. Um Dich darüber zu informieren, dass die gesendete Datei infiziert war, erzeugt Perk eine Ersatz-Textdatei, die im Reiter Dokumente der Rechnung als unterstützendes Dokument hochgeladen wird. Die Textdatei enthält eine allgemeine Mitteilung, welche die Art des erkannten Virus gemäß der Datenbank des verwendeten Virenscanners angibt.

Der Name der Textdatei signalisiert eindeutig, dass die hochgeladene Datei einen Virus enthielt. Er setzt sich aus dem ursprünglichen Dateinamen und dem Suffix „viren-report“ zusammen. Wird beispielsweise eine PDF-Datei mit dem Namen „purchase-order.pdf“ an den Posteingang für Rechnungen gesendet und darin ein Virus gefunden, wird eine Textdatei mit dem Namen „purchase-order.pdf-virus-report.txt“ zur entsprechenden Rechnung hochgeladen.

Tipp:Wenn Sie den Absender der virenhaltigen Datei identifizieren möchten, können Sie Folgendes verwenden: Klicken Sie auf „Rechnungsquelle“, um die E-Mail-Adresse des Absenders anzuzeigen.

Verarbeitung von Anhängen

Es wird davon ausgegangen, dass jede per E-Mail übermittelte Datei entweder eine Rechnung oder ein unterstützendes Dokument ist. Als Rechnungen gelten ausschließlich PDF- oder XML-Dateien (z. B. E-Rechnungen). Die maximale Anzahl an PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden kann, wird durch den E-Mail-Anbieter begrenzt, nicht durch Perk.

PDF-Dateien

Standardmäßig betrachtet Perk alle PDF-Dateien als Rechnungen. Wenn die E-Mail keine PDF-Datei enthält, wird eine Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt.

  • Wenn die E-Mail eine PDF-Datei enthält, wird eine Rechnung aus dieser PDF-Datei erstellt.
  • Wenn die E-Mail mehrere PDF-Dateien enthält, wird für jede angehängte PDF-Datei eine separate Rechnung erstellt.

Du kannst Perk jedoch so konfigurieren, dass KI verwendet wird, um PDF-Dateien zu klassifizieren – entweder als Rechnungen oder als unterstützende Dokumente.

Wenn Perk die Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt, enthält die erzeugte Rechnungsvorschau den gesamten E-Mail-Inhalt, d. h. sämtlichen Text und alle Bilder im E-Mail-Text. Das Layout kann sich bei der Umwandlung in ein PDF-Dokument verändern.

Elektronische Rechnungen

Der Rechnungseingang kann digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten, die in den Formaten PDF und XML gesendet werden, wie z. B. X-Rechnung und Peppol BIS 3.0.

kann Perk erkennen, ob das PDF-Rechnungsdokument und die XML-Datei dieselben Informationen enthalten (d. h. dieselbe Rechnung darstellen). In diesem Fall führt Perk beide Dokumente zu einer einzigen Rechnung zusammen.

Andere Dateiformate

Wenn Dokumente (DOC, DOCX usw.), Tabellen (XLS, XLSX usw.) oder andere Dateien (CSV) an die E-Mail angehängt sind, werden diese Dateien als unterstützende Dokumente auf der Registerkarte Unterlagen in Perk hochgeladen. Wenn die E-Mail Bilder (PNG, JPG, GIF usw.) oder andere Dateitypen (TXT usw.) als Anhänge enthält, werden diese Dateien ignoriert.

Je nach Firmeneinstellungen kann Perk auch den E-Mail-Text als unterstützendes Dokument importieren, vorausgesetzt, die Rechnung wurde in der E-Mail als PDF-Datei angehängt. In diesem Fall wird das generierte PDF-Dokument automatisch mit dem Rechnungsbericht verknüpft und auf der Registerkarte Unterlagen angezeigt.

 

Klassifizierung von PDF-Dateien mit der Perk-KI

Wenn Lieferanten Rechnungen per E-Mail versenden, fügen sie möglicherweise weitere PDF-Dateien wie Kontoauszüge, Stundenzettel oder andere projektbezogene Informationen bei.

Du kannst die Perk-KI so konfigurieren, dass diese Dokumente korrekt identifiziert und klassifiziert werden. Anstatt diese fälschlicherweise als weitere Rechnungen zu behandeln, lädt Perk sie als unterstützende Dokumente hoch und hängt sie an die Hauptrechnung an.

enn die Dokumentklassifizierung für das Unternehmen aktiviert ist, analysiert Perk AI alle PDF-Dokumente, die an das Rechnungspostfach gesendet werden, und klassifiziert sie in eine der folgenden Kategorien:

  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Zahlungserinnerung
  • Stellungnahme
  • Stundenzettel
  • Bestellung
  • Sonstiges

Nach der Klassifizierung verarbeitet Perk das Dokument entweder als Rechnung (d. h. es wird eine neue Rechnung in Perk erstellt) oder als unterstützendes Dokument (d. h. die Datei wird an eine bestehende Rechnung in Perk angehängt).

Falls eine E-Mail mehrere PDF-Anhänge enthält und Perk-KI mehr als eine Rechnung erkennt, erstellt Perk für jede erkannte Rechnungs-PDF eine separate Rechnung und lädt alle weiteren als unterstützende Dokumente klassifizierten PDF-Dateien zu allen aus der E-Mail erstellten Rechnungen hoch.

Falls die Perk-KI nur unterstützende Dokumente, aber keine Rechnungen in der E-Mail erkennt, wird eine Rechnung aus dem E-Mail-Text erstellt. Falls die E-Mail sowohl XML- als auch PDF-Anhänge enthält, klassifiziert die Perk-KI nur die PDF-Dokumente. Wenn eine E-Mail sowohl XML- als auch PDF-Anhänge enthält, klassifiziert die Perk-KI die PDF-Dokumente entweder als Rechnung oder als Belegdokumente.

Enthält die E-Mail sowohl XML- als auch PDF-Anhänge, klassifiziert Perk AI die PDF-Dokumente entweder als Rechnungen oder als Belege.

Du kannst in den Rechnungseinstellungen festlegen, wie Perk mit der Dokumentklassifizierung umgeht.

Dokumentklassifizierung aktivieren

Damit Perk PDF-Dateien, die per E-Mail eingehen, korrekt identifizieren und verarbeiten kann, musst Du die Dokumentklassifizierung auf Unternehmensebene aktivieren, indem Du den Schalter für Dokumentklassifizierung einschaltest.

Sobald die Funktion aktiviert ist, kannst Du festlegen, wie Perk jede Kategorie verarbeiten soll:

 

Du kannst den Anhangstyp wie folgt klassifizieren:

  • Rechnung: Erstellt einen neuen Rechnungsdatensatz in Perk.
  • Unterstützendes Dokument: Hängt die Datei an einen bestehenden Rechnungsdatensatz an (z. B. erstellt aus einem anderen E-Mail-Anhang).

Als Gutschriften gekennzeichnete Dokumente

Wenn Perk eine Rechnung erhält, die von der KI als Gutschrift identifiziert wird, und die Dokumentenklassifizierung so konfiguriert ist, dass E-Mail-Anhänge von Gutschriften in Perk als Rechnungen klassifiziert werden (d. h. ein neuer Rechnungsdatensatz wird erstellt, der als Gutschrift gekennzeichnet ist), Perk führt bei der Erstellung der Gutschrift mehrere Prüfungen und Aktionen durch.

Wenn die extrahierte Gutschrift einen negativen Gesamtbetrag aufweist, werden keine Maßnahmen ergriffen. Alle Dokumentdaten bleiben unverändert.

Wenn die extrahierte Gutschrift einen positiven Gesamtbetrag enthält, kehrt Perk das Vorzeichen des Gesamtbetrags und das Vorzeichen der Beträge jeder einzelnen Position um:

Mit anderen Worten:

  • Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag, die positive Werte aufweisen, werden negativ.
  • Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag, die negativ sind, werden positiv.
  • Alle Zeilen mit dem Betrag Null bleiben unverändert.

Die Vorzeichenumkehr gilt unabhängig von der Dokumentwährung. Beträge werden nicht neu berechnet oder angepasst. Lediglich die Vorzeichen der bestehenden Werte werden umgekehrt.

 

 

 

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