Perk-Standardexportdatei für Rechnungen

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

 

Die Ausgabenexportdatei für Rechnungen ist ein standardisierter CSV-Export von Buchungsdaten für Rechnungen. Die in der Exportdatei enthaltenen Rechnungsdaten hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab und können an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Die Datei kann beispielsweise folgende zusätzliche Datenattribute enthalten:

  • Rechnungsdaten
  • Daten der juristischen Person
  • Lieferantendaten
  • category data
  • Cost object data
  • Daten aus benutzerdefinierten Feldern
  • Positionsdaten
  • Bericht über Rechnungsdaten

Sie können die Ausgabe der Ausgaben-Exportdatei mithilfe verschiedener Konfigurationsoptionen anpassen – darunter Dateiname, Format, Datums- und Betragsformat sowie Steuerbehandlung und andere Transformationen. Standardmäßig enthält die Ausgaben-Exportdatei Standardausgabendaten in einer vordefinierten Reihenfolge.

Ausgabenexportdatei generieren

Um Perk so zu konfigurieren, dass alle Ausgabendaten im Ausgabenexportdateiformat exportiert werden (entweder manuell beim Export durch den Finanzbenutzer oder automatisch), gehen Sie zu Admin > Integrationen unter Rechnungsexport Tabulatortaste, klicken Startassistentund wählen Spend-Exportdatei als das derzeitige Exportsystem.

Sie können eine spezifische Konfiguration in der Allgemeine Einstellungen Abschnitt, falls erforderlich.

Konfigurieren Sie die Ausgabenexportdatei

Die Konfiguration der Ausgabenexportdatei ist so eingerichtet, dass sie die gängigsten Einstellungen enthält. Sie können das Verhalten der Ausgabenexportdatei jedoch mithilfe verschiedener Konfigurationsoptionen anpassen – darunter Dateiname, Trennzeichen, Zusammenfassung von Positionen, Steuer- und Gutschriftsverarbeitung, Exportwährung, Preis pro Artikel und Einstellungen für reine Steuern sowie Daten- und Feldreihenfolge.

Felder in der Exportdatei

Sofern nicht anders konfiguriert, verwendet die Exportdatei für Ausgaben eine Standardfeldreihenfolge, die auf den Standardausgabendaten basiert. Sie können die Datenfelder jedoch anpassen und die einzuschließenden Informationen sowie deren Reihenfolge nach Bedarf auswählen.

Zeilentyp Beschreibung
Debit line Eins pro Zeile auf der Rechnung
Steuerzeile Ein Steuerposten pro Zeile, falls aktiviert
Credit line Ein Exemplar pro Rechnung

Allgemeine Einstellungen

Der Allgemeine Einstellungen In diesem Abschnitt werden die am häufigsten verwendeten Optionen beim Einrichten der Spend-Exportdatei angezeigt.

Die Konfiguration der Spend-Exportdatei verfügt über eine Ausweichlogik, um sicherzustellen, dass die Datei korrekt generiert werden kann.
 

yokoy 1.png

Exportdateiname

Optional. Legt den Namen der Exportdatei fest. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Standardoption verwendet (Lieferantenrechnungen-1-von-1Für den Dateinamen wird ein Bindestrich ( ) verwendet. Verwenden Sie keine Bindestriche (-), Punkte (.), Kommas (,), Doppelpunkte (:), und Semikolons (;).

Mithilfe dieser Platzhalter können Sie den Dateinamen der exportierten Datei festlegen:

  • \{\{legalEntityName\}\}: Der Dateiname enthält den Firmennamen (z. B. Firma A).
  • \{\{exportId\}\}Der Dateiname enthält die Export-ID. (z. B. r9bzSngEWVYSa7LDbYSo)
  • \{\{YYYYMMDD_HHMMSS\}\}Der Dateiname muss ein Datum in diesem Format enthalten. Er muss exakt dieser Zeichenfolge entsprechen. (z. B. 20250917_112052)
  • \{\{Datum\}\}Der Dateiname enthält ein Datum im folgenden Format: JJJJ-MM-TT(z. B. 2025-09-17)
  • {{timestamp}}Der Dateiname enthält den Zeitstempel. (z. B. 20250917_112052)
  • FreitextDer Dateiname enthält Text (keine Sonderzeichen). (z. B. Export)

Notiz: Standardmäßig fügt Perk allen Dateinamen einen Zeitstempel hinzu. Sie können die Position dieses Zeitstempels ändern, indem Sie die entsprechende Option auswählen. überschreiben Option innerhalb Ihrer SFTP-Exportkonfiguration.

Hier sehen Sie ein Beispiel für alle im Dateinamen enthaltenen Platzhalter:

fileName-invoiceExport.png

Und dies ist der resultierende Dateiname:

fileName2-invoiceExport.png

Trennzeichen

Erforderlich. Dateitrennzeichen für CSV- und XLS-Dateien. Sie können folgende Zeichen als Trennzeichen verwenden:

  • . (Punkt)
  • . (Punkt)
  • , (Komma)
  • | (Rohr)
  • ' (Apostroph)
  • " (gerades Anführungszeichen)

Aggregierte Einzelposten

Optional. Ermöglicht die Zusammenfassung von Einzelposten nach Kategorie, Kostenart und Steuersatz.

Steuerzeile für jede Debitzeile

Optional. Für jede Lastschriftzeile mit Steuerinformationen erstellen Sie eine neue Umsatzsteuerzeile mit den angegebenen Steuerinformationen (Betrag, Konto, Beschreibung und Land).

Kreditlinienbuchung ausschließen

Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei Kredit- und Debitzeilen. Sie können jedoch die Kreditzeilen ausblenden, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.

Berichtswährung

Erforderlich. Standardmäßig wird die Originalwährung der Rechnung verwendet; Sie können die Beträge jedoch auch in der Unternehmenswährung exportieren. Die gewählte Berichtsstrategie bestimmt die Währungs- und Betragsumrechnung in der Exportdatei.

Datenfelder

Die Ausgabenexportdatei verwendet eine Standardfeldreihenfolge. Sie können die Reihenfolge der Felder jedoch nach Bedarf anpassen.

Wenn Sie klicken BearbeitenSie können die Reihenfolge ändern, in der die Felder angezeigt werden, die Zeilenposition festlegen oder Felder entfernen.

yokoy 2.png

Die Dropdown-Liste zeigt alle zusätzlichen Felder an, die Sie der Exportdatei hinzufügen können, gruppiert nach Konzept:

  • Standarddaten (mit anderen Worten, die am häufigsten benötigten Felder)
  • Rechnungsdaten
  • Kostenobjektdaten
  • Lieferantendaten
  • Kategoriedaten
  • Steuerpostendaten
  • Firmendaten
  • Positionsdaten
  • Tag-Daten

Weitere Informationen zu den Datenfeldern, die Sie in die Ausgabenexportdatei aufnehmen können, finden Sie unter Datenfelder für die Ausgabenexportdatei für Rechnungen

Sobald Sie das Feld ausgewählt haben, können Sie die Daten mit einer bestimmten Bezeichnung exportieren, die Feldreihenfolge in der Datei festlegen und die Zeilenposition bestimmen.

yokoy 3.png

Linienposition

Jede Rechnung wird in einen oder mehrere Teile aufgeteilt Debitkarten (abhängig von Kostenarten, Steuern und Kategorien), Steuerzeilen (sofern in der Konfiguration aktiviert) und ein einzelnes KreditlinieSoll- und Habenbeträge werden in der Datei als separate Zeilen dargestellt (d. h. sie können nicht als eine einzige Zeile mit einem Soll/Haben-Indikator exportiert werden).

Die Reihenfolge der Datenfelder folgt je nach Zeilentyp (Soll, Haben, Steuer) einer unterschiedlichen Logik. Jede Spalte ist so konzipiert, dass sie die spezifische Logik für jede Zeile verarbeitet.

Position Beschreibung
Alle Zeilen Wird bei allen Zeilentypen angezeigt (Kredit, Debit, Steuer).
Nur Kreditlinien Wird nur in Debitzeilen angezeigt (dies umfasst Debit-, Steuer- und konsolidierte Steuerzeilen).
Nur Kreditlinien Wird nur im Abspann angezeigt

Wird keine Position angegeben, werden die Informationen in jede Zeile eingefügt.

Standardreihenfolge der Datenfelder

Jede Rechnung enthält Soll- und Habenzeilen, die in einer einzigen Datei exportiert werden. Standardmäßig enthält die Exportdatei folgende Spalten:

  1. Konto
  2. Konto-Typ
  3. Kredit
  4. Lastschrift
  5. Tax code
  6. Kostenobjekt
  7. Beschreibung
  8. Perk ID
  9. VERBOT
  10. Referenznummer
  11. Zahlungsbedingungencode
  12. Land
  13. Datum
  14. Fälligkeitsdatum
  15. Zahlungsdatum
  16. Leistungsdatum
  17. Rechnung
  18. Währung
  19. Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen.
  20. Tag-Dimensionscode 1
  21. Tag-Dimensionscode 2

Je nach Exportkonfiguration können nach diesen Standardspalten auch zusätzliche Datenattribute angehängt werden.

Kontospalte

Enthält die externe Lieferanten-ID oder das Kategoriekonto.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Lieferant.externeID Kategoriekonto Steuerkonto

Spalte „Kontotyp“

Enthält eine Beschreibung des Kontotyps.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Verkäufer gl gl

Credit line

Bruttobetrag der Debitkarte abhängig von Berichtswährung in der Exportkonfiguration festlegen:

  • Umrechnung in die Unternehmenswährung
  • Ursprüngliche Währung
Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnungsgesamtbetrag leer leer

Debit line

Bruttobetrag der Debitkarte abhängig von Berichtswährung in der Exportkonfiguration festlegen:

  • Umrechnung in die Unternehmenswährung
  • Ursprüngliche Währung
Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
leer lineItem.amountBross Positionssteuer

Spalte für Steuercode

Für den jeweiligen Posten geltende Steuerkennziffer.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
leer Steuersatzcode Steuersatzcode

Kostenobjektspalte

Kostenobjektcode, der dem Positionsposten zugeordnet ist.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
leer costCenter.code null

Spalte „Beschreibung“

Name und Beschreibung des Lieferanten stammen aus der Position.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Name des Lieferanten lineItem.description Steuersatz.Beschreibung

Perk ID

Perk eindeutige ID der Rechnung.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnungs-ID Rechnungs-ID Rechnungs-ID

IBAN-Nummer

IBAN-Nummer

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Zahlungsinformationen.IBAN Rechnung.Zahlungsinformationen.IBAN Rechnung.Zahlungsinformationen.IBAN

Spalte mit Referenznummer

Die Referenznummer ist im QR-Code enthalten.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.QR-Informationen.Referenznummer Rechnung.QR-Informationen.Referenznummer Rechnung.QR-Informationen.Referenznummer

Spalte „Zahlungsbedingungen“

Falls eine Zahlungsbedingung existiert, wird der Wert Code aus dieser Zahlungsbedingung übernommen. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId

Länderspalte

Land der Rechnung.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Land Rechnung.Land Steuersatz.Land

Datumsspalte

Rechnungsdatum.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnungsdatum Rechnungsdatum Rechnungsdatum

Spalte „Fälligkeitsdatum“

Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Fälligkeitsdatum Rechnung.Fälligkeitsdatum Rechnung.Fälligkeitsdatum

Spalte „Zahlungsdatum“

Zahlungsdatum der Rechnung, falls aktiviert.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Zahlungsdatum Rechnung.Zahlungsdatum Rechnung.Zahlungsdatum

Spalte „Dienstdatum“

Rechnungsdatum (falls aktiviert).

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnungsdatum Rechnungsdatum Rechnungsdatum

Rechnungsspalte

Rechnungsnummer

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Rechnungsnummer Rechnung.Rechnungsnummer Rechnung.Rechnungsnummer

Währungsspalte

Die Währung hängt von der in der Exportkonfiguration ausgewählten Berichtswährung ab:

  • Unternehmenswährung
  • Ursprüngliche Währung
Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Währung Rechnung.Währung Rechnung.Währung

Kommentarspalte

Kommentar zur Rechnung.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
Rechnung.Kommentar Rechnung.Kommentar Rechnung.Kommentar

Tag-Dimensionscode 1 Spalte

Wenn die Position auf der Rechnung das Tag „tag1“ enthält, fügen Sie das Tag hinzu.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
  tag1.code tag1.code

Tag-Dimensionscode 2 Spalten

Wenn die Position in der Rechnung tag2 enthält, wird das Tag miteinbezogen.

Credit line Debit line Steuerzeilen für jede Debitzeile
  tag2.code tag1.code


 

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