Sie können den Perk Spend Management Connector für MS Dynamics 365 Business Central so konfigurieren, dass Stammdaten von Business Central an Perk gesendet werden:

• Nutzer
• Abmessungen
• Hauptbuchkonten
• Anbieter (d. h. Lieferanten in Perk)

Andere Stammdaten wie Steuersätze und Zahlungsbedingungen müssen in Perk manuell eingerichtet werden.

Sie sollten einen automatisierten Job einrichten, um die Daten regelmäßig zu synchronisieren. Daten in Perk aktualisieren Aufgabe. Sie können Stammdaten jedoch bei Bedarf auch manuell von Business Central mit Perk synchronisieren.

Der Perk-Connector enthält außerdem die spezielle Aufgabe „Duplikate aus Perk aktualisieren“, mit der Sie Perk-Stammdaten in Business Central erneut synchronisieren können, falls die Verbindung zwischen den beiden Systemen aus irgendeinem Grund unterbrochen wurde (z. B. nach einer Systemaktualisierung durch Neuinstallation des Connectors oder wenn Sie Stammdaten manuell in Perk angelegt haben). Mit dieser Aufgabe können Sie Daten für Benutzer, Kostenobjekte, benutzerdefinierte Felder (Tags), Lieferanten und Kategorien synchronisieren.

Die Aufgabe erzeugt eine Excel-Datei, in der die Objekte aufgeführt sind, die mit den Perk-Stammdaten neu verknüpft wurden. Besteht keine Verbindung zwischen den Objekten, zeigt der Bericht die Kriterien an, die für die Zuordnung der Business Central-Stammdaten zu den Perk-Stammdaten verwendet wurden.

Achtung:Sie können immer nur eine Option gleichzeitig ausführen, z. B. die Benutzer neu synchronisieren.

Nutzer

Sie können die Integration so einrichten, dass ein Benutzer in Perk direkt aus Business Central erstellt wird. Der Perk-Benutzer wird mit der Mitarbeiterkarte in Business Central synchronisiert.

Achtung: Benutzer müssen in Business Central als Mitarbeiter angelegt werden. Die Verwendung von Benutzern als Lieferanten wird derzeit nicht unterstützt.

Die Mitarbeiterkarte enthält einen zusätzlichen Abschnitt, in dem Sie die E-Mail-Adresse festlegen können, die zum Synchronisieren der Datensätze verwendet wird.

Anhand der E-Mail-Adresse in Perk wird geprüft, ob der Benutzer in Perk existiert. Falls kein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer angelegt und die Mitarbeiterkarte mit der Perk-ID aktualisiert.

Standardmäßig hat ein neu in Perk erstellter Benutzerdatensatz den Status Aktiv. Wenn Perk einen Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse findet, prüft es, ob dieser aktiv ist oder nicht.

• Wenn der Benutzer inaktiv ist, ändert Perk den Benutzerstatus auf aktiv.
• Wenn der Benutzer aktiv ist, erlaubt Perk nicht, einen neuen Benutzer anzulegen, da nicht mehr als ein Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse zulässig ist.

Achtung:Wenn Sie einen Benutzer direkt in Perk erstellen, wird dieser Benutzer nicht automatisch in Business Central erstellt.

Änderungen an Benutzern in Perk werden nicht automatisch in Business Central aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Daten in Business Central vorhanden sind.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen (vorübergehend oder dauerhaft) und deaktivieren Sie ihn in Business Central, müssen Sie den Perk-Benutzer manuell deaktivieren. Perk-Benutzer können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden, sodass sie sich nicht mehr bei Perk anmelden können.

Warnung:Das Statusfeld der Mitarbeiterkarte wird nicht automatisch mit Perk synchronisiert. Deaktivieren Sie den Perk-Benutzer manuell in Business Central, bevor Sie den Status auf inaktiv ändern oder ihn löschen. Wenn der Benutzer in einem der beiden Systeme inaktiv ist, können entweder Ausgaben und Rechnungen in Perk nicht verarbeitet oder in Business Central nicht gebucht werden.

Mit dem Perk-Connector können Sie neue Benutzer in Perk basierend auf den in Business Central verfügbaren Informationen erstellen. Sie müssen jedoch ein Update durchführen. bestimmte Felder im Benutzerprofil manuell in Perk eingeben, wie z. B. Schwellenwert für den Linienvorgesetzten (für Genehmigungsprozesse des Linienvorgesetzten), Privat- und Geschäftsadressen, Sprachpräferenzen usw.

Manuelles Erstellen eines neuen Benutzers

So erstellen Sie einen neuen Perk-Benutzer in Business Central:

1. Öffnen Sie die Liste der Mitarbeiter.
2. Wählen Sie eine vorhandene Mitarbeiterkarte aus.
3. Geben Sie im Abschnitt „Perk“ die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Perk anmelden, unter Perk-E-Mail ein.

4. Klicken Sie auf Mitarbeiter> und anschließend auf Benutzer in Perk erstellen/aktualisieren. Das Formular enthält die Mitarbeiternummer aus Business Central, den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters sowie die E-Mail-Adresse, die Sie für die Perk-E-Mail angegeben haben.

   

5. Legen Sie fest, ob dem Benutzer eine Einladungs-E-Mail gesendet werden soll, indem Sie die Option „Einladung zu Perk senden“ aktivieren. Dadurch kann der Benutzer ein Passwort für die Anmeldung bei Perk erstellen.

Tipp:Sie können wählen, Planen Sie die Erstellung mehrerer Mitarbeiter für denselben Job, indem Sie auf Planen… klicken.

Sobald der Benutzer in Perk angelegt wurde, wird die Perk-ID im Feld Perk-Benutzer-ID in der Mitarbeiterkarte angezeigt.

Erstellen mehrerer Benutzer in Perk

Die Perk-Integration umfasst einen speziellen Bericht namens „Massenbearbeitung von Mitarbeitern in Perk“, mit dem Sie mehrere Benutzer aus verschiedenen Mitarbeiterkarten hinzufügen können, anstatt jede einzelne Mitarbeiterkarte separat zu verwenden. Dieser Bericht lässt sich über die Standardfunktionen von Business Central planen.

Sie können wählen, ob Sie die E-Mail-Einladung versenden möchten (falls Sie die Passwortauthentifizierung verwenden möchten) oder die E-Mail-Einladung überspringen möchten (wenn Sie die SSO-Authentifizierung einrichten).

Sie können den Mitarbeiterfilter verwenden, um einen bestimmten Mitarbeiterbereich für die Erstellung in Perk festzulegen. Andernfalls werden alle Mitarbeiter erstellt, die noch nicht in Perk aktiv sind. Wenn die Mitarbeiterkarte keine E-Mail-Adresse enthält, kann der Benutzer nicht in Perk angelegt werden.

Während die Mitarbeiter angelegt werden, zeigt das Fortschrittsfenster die ID des Mitarbeiters und den Namen des angelegten Mitarbeiters an.

Deaktivieren und Reaktivieren eines Benutzers

So deaktivieren Sie einen Perk-Nutzer:

1. Öffnen Sie die Liste der Mitarbeiter.
2. Wählen Sie eine vorhandene Mitarbeiterkarte aus.
3. Klicken Sie auf Mitarbeiter> Benutzer in YK deaktivieren.

So reaktivieren Sie einen inaktiven Perk-Nutzer:

1. Öffnen Sie die Liste der Mitarbeiter.
2. Wählen Sie eine vorhandene Mitarbeiterkarte aus.
3. Klicken Sie auf Mitarbeiter > Benutzer in YK erstellen/aktualisieren.

Hinweis:Sollten Sie feststellen, dass die Verbindung zwischen dem Perk- und dem Business Central-Mitarbeiter aus irgendeinem Grund unterbrochen ist (z. B. wenn die Perk-Benutzer-ID nicht in der Mitarbeiterkarte angezeigt wird), können Sie Folgendes tun: Die Zuordnung zwischen Business Central und Perk wiederherstellen.

Aktualisierung der Benutzerdaten in Perk

Wenn Sie Änderungen an Mitarbeitern in Business Central vornehmen, müssen Sie diese Änderungen mit Perk synchronisieren.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf der Mitarbeiterkarte auf Benutzer in YK aktualisieren. Dadurch werden nur die Daten dieses Benutzers synchronisiert.
• Durch die Verwendung der Daten in Perk aktualisieren Aufgabe. Dadurch können Sie Filter wie Aktiv in YK festlegen und alle bereits aktiven Mitarbeiter automatisch synchronisieren.

Behebung von Problemen bei der Benutzersynchronisierung

Gelegentlich kann die Verknüpfung zwischen Mitarbeiterkarte und Perk-Nutzer verloren gehen. Sie können die Nutzerzuordnung zwischen Business Central-Daten und Perk wiederherstellen, indem Sie in Business Central die Aufgabe „Duplikate aus Perk aktualisieren“ ausführen.

Die Aufgabe gleicht die Mitarbeiterkarten mit den in Perk verfügbaren Informationen ab und erstellt eine Excel-Protokolldatei. Sie ermittelt, ob ein Mitarbeiter einem Perk-Benutzer anhand der folgenden Kriterien (in absteigender Reihenfolge der Priorität) zugeordnet werden kann:

• E-Mail-Adresse
• Code (ERP)

Das heißt, es wird die E-Mail-Adresse des Business Central-Benutzers mit der E-Mail-Adresse des Perk-Benutzers abgeglichen. Stimmen die Adressen überein, wird die Mitarbeiterkarte mit der Perk-Benutzer-ID aktualisiert. Stimmen sie nicht überein, wird die Business Central-Mitarbeiterkarten-ID mit dem ERP-Code des Perk-Benutzers abgeglichen. Stimmen sie überein, wird die Mitarbeiterkarte ebenfalls mit der Perk-Benutzer-ID aktualisiert.

Der Excel-Bericht enthält ein detailliertes Protokoll der von Business Central durchgeführten Aktualisierungen, sodass Sie überprüfen können, ob alle Aktionen korrekt ausgeführt wurden. Er enthält folgende Spalten:

Abmessungen

Dimensionen können abgebildet werden auf Perk-Benutzerdefinierte Felder und Perk-Kostenobjekte. Jede Dimension kann beliebig viele benutzerdefinierte Feldwerte oder Kostenobjekte enthalten.

Manuelles Erstellen einer Dimension

So erstellen Sie Dimensionen und Dimensionswerte in Business Central:

1. Öffnen Sie die Dimensions-Liste.
2. Geben Sie im Feld Yokoy Tag Dimension den Code (ERP) des benutzerdefinierten Felds ein, in dem Sie die Werte des benutzerdefinierten Felds in Perk erstellen möchten.

3. Klicken Sie auf Dimension > Dimensionswerte.

4. Gehen Sie zu Aktionen > Funktionen > Dimension in Yokoy erstellen.

5. Wählen Sie aus, ob die Dimension wie folgt erstellt werden soll:

• Kostenobjekt
• benutzerdefiniertes Feld

6. Klicken Sie auf OK.

Die Perk-ID wird in der Spalte „Perk Tag Dimension Code“ oder „Perk Cost Object ID“ angezeigt, je nachdem, ob die Dimension als benutzerdefiniertes Feld oder als Kostenobjekt erstellt wurde. Sie können die erstellten Dimensionen in Perk in folgenden Spalten einsehen:

• Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte
• Einstellungen > Konto > Unternehmen > Ausgabeneinstellungen anzeigen > Tags aktivieren (Benutzerdefinierte Felder für die Kostenverteilung)

Deaktivierung einer Dimension

Wenn Sie eine Dimension in Business Central löschen möchten, müssen Sie diese zuerst in Perk deaktivieren. Andernfalls kann die Dimension weiterhin für die Verarbeitung von Rechnungen und Ausgaben verwendet werden, was beim Export von Rechnungen und Ausgaben nach Business Central zu Problemen führen kann. Wenn Sie beispielsweise eine Ausgabe einem Kostenobjekt zuordnen, das in Business Central gelöscht wurde, erhalten Sie beim Export dieser Ausgabe aus Perk eine Fehlermeldung, da die Dimension nicht mehr existiert.

So deaktivieren Sie eine Dimension in Business Central:

1. Öffnen Sie die Dimensions-Liste.
2. Klicken Sie auf Dimension > Dimensionswerte.
3. Unter Aktionen > Funktionen wählen Sie je nach Erstellungsmethode der Dimension eine der folgenden Optionen aus:
   • Tag in Yokoy deaktivieren
   • Kostenobjekt in Yokoy deaktivieren

Dadurch wird der Status des benutzerdefinierten Feldwerts oder Kostenobjekts in Perk auf inaktiv gesetzt. Das benutzerdefinierte Feld wird in Perk nicht gelöscht.

Inaktive benutzerdefinierte Feldwerte oder Kostenobjekte können nicht für neue Ausgaben oder Rechnungen verwendet werden. Exportierte Ausgaben oder Rechnungen sind davon jedoch nicht betroffen. Wurde das Kostenobjekt oder der benutzerdefinierte Feldwert bereits für eine bestehende Ausgabe oder Rechnung verwendet, werden die Benutzer aufgefordert, ein anderes Kostenobjekt oder einen anderen benutzerdefinierten Feldwert auszuwählen.

Aktualisierung der Dimensionsdaten in Perk

Wenn Sie in Business Central Änderungen an einem Dimensionswert vornehmen, können Sie die Daten mit Perk erneut synchronisieren, indem Sie den Befehl ausführen. Daten in Yokoy aktualisieren Aufgabe.

Sie können spezifische Filter festlegen, um die in Perk zu aktualisierenden Dimensionswerte einzugrenzen. Beispielsweise können Sie in Perk nach dem aktiven Kostenobjekt oder dem Wert eines benutzerdefinierten Felds filtern, um nur Kostenobjekte oder nur benutzerdefinierte Felder zu aktualisieren.

Fehlerbehebung bei Synchronisierungsproblemen mit Dimensionen als Kostenobjekten

Die Aufgabe „Duplikate aus Yokoy aktualisieren“ prüft die Dimensionswerte anhand der von Perk abgerufenen Informationen und ermittelt, ob eine Dimension einem Perk-Kostenobjekt zugeordnet ist. Dabei werden folgende Kriterien in der angegebenen Reihenfolge verwendet:

• Perk ERP-Code
• Name
• Kostenobjektbeschreibung

Wenn Business Central einen Dimensionswert findet, bei dem die von Perk bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien mit den Business Central-Daten übereinstimmen, aktualisiert es die Dimensionskarte mit der entsprechenden Perk-Kostenobjekt-ID.

Nach Abschluss des Vorgangs generiert Business Central einen Excel-Bericht, der alle Vorteilskategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält. Genauer gesagt enthält der Bericht folgende Informationen:

Falls die Dimension nicht zugeordnet ist und bereits als anderes Perk-Kostenobjekt zugeordnet ist, wird empfohlen, alle nicht zugeordneten Perk-Kostenobjekte mit NICHT VERWENDEN umzubenennen (Perk-ID prüfen) und zu deaktivieren, um Verwirrung zu vermeiden.

Behebung von Problemen bei der Synchronisierung von Dimensionen als benutzerdefinierte Felder

Der Aufgabenbericht Duplikate aus Perk aktualisieren prüft die Dimensionswerte anhand der aus Perk abgerufenen Informationen und ermittelt, ob ein Konto einem benutzerdefinierten Perk-Feld anhand dieser Kriterien in der angegebenen Reihenfolge zugeordnet werden kann:

• Vorteil-ID der Dimension
• ERP-Code (z. B. Business Central-Kontencode) und Dimensionsname
• Perk ERP-Code

Wenn Business Central einen Dimensionswert findet, bei dem die von Perk bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien mit den Business Central-Daten übereinstimmen, aktualisiert es die Dimensionskarte mit der entsprechenden Perk-Benutzerfeldwert-ID.

Nach Abschluss des Vorgangs generiert Business Central einen Excel-Bericht, der alle Perk-Kategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält.

Genauer gesagt enthält der Bericht folgende Informationen:

Hauptbuchkonten

GL-Konten können Perk zugeordnet werden. Ausgaben- und Rechnungskategorien.

Ein einzelnes Sachkonto in Business Central kann separate Einheiten in Perk repräsentieren (Rechnungskategorie oder Ausgabenkategorie).

Erstellung von Sachkonten in Perk

So erstellen Sie Vorteilskategorien in Business Central:

1. Öffnen Sie die Kontenplan-Liste.
2. Wählen Sie das Sachkonto aus, das synchronisiert werden soll.
3. Klicken Sie in Perk auf Konto > Sachkonto erstellen/aktualisieren.
4. Wählen Sie aus, ob Sie mit einer Perk-Ausgabenkategorie, einer Rechnungskategorie oder beiden synchronisieren möchten, indem Sie den entsprechenden Schalter aktivieren.
5. Klicken Sie auf OK.

Nach der Erstellung können Sie die Perk-Kategorie-ID im Feld „Ausgabenverarbeitungskategorie-ID“ oder „Rechnungskategorie-ID“ einsehen.

Rechnungs- und Ausgabenkategorien sind in Perk separate Einheiten. Obwohl der Kategoriename identisch sein kann, lassen sich für Ausgaben nur Ausgabenkategorien (und für Rechnungen nur Rechnungskategorien) verwenden. Die Daten können jedoch gegebenenfalls auf dasselbe Sachkonto gebucht werden.

Falls Sie Änderungen an der GL-Kontokarte vornehmen müssen, können Sie die Änderungen in Perk aktualisieren, indem Sie auf GL-Konto in YK erstellen/aktualisieren klicken.

Business Central legt kein Symbol fest, das das Symbol in Perk darstellt. Sie können jedoch Bearbeiten Sie die Kategorie, sobald sie in Perk erstellt wurde, um ein Symbol hinzuzufügen.

Aktualisierung der Hauptbuchkontendaten

Wenn Sie in Business Central Änderungen am Sachkonto vornehmen (z. B. den Namen ändern oder es sowohl als Ausgaben- als auch als Rechnungskategorie synchronisieren), können Sie diese Informationen in Perk auf zwei Arten aktualisieren:

• Klicken Sie auf der Karte „Sachkonto“ auf Sachkonto in YK erstellen/aktualisieren.
• Durch die Verwendung der Daten in Perk aktualisieren Aufgabe. Dadurch können Sie Filter wie Aktiv in YK festlegen und alle Sachkonten, die bereits als Ausgabenkategorien oder Rechnungskategorien oder beides aktiv sind, automatisch synchronisieren.

Fehlerbehebung bei Synchronisierungsproblemen der Kategorie (Ausgaben/Rechnungen)

Mit der Aufgabe „Duplikate aus Yokoy aktualisieren“ können Sie Perk-Kategorien (Ausgaben oder Rechnungen) mit Business Central-Sachkonten synchronisieren. Diese Aufgabe prüft die Sachkonten anhand der aus Perk abgerufenen Informationen und ermittelt, ob ein Konto einer Perk-Kategorie zugeordnet werden kann. Dabei werden folgende Kriterien in der angegebenen Reihenfolge berücksichtigt:

• Vorteils-ID der Kategorie
• ERP-Code (z. B. Business Central-Lieferantencode)

Wenn Business Central ein Konto findet, bei dem die von Perk bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien mit den Business Central-Daten übereinstimmen, aktualisiert es die Sachkontenkarte mit der entsprechenden Perk-Ausgaben- und/oder Rechnungskategorie-ID.

Nach Abschluss des Vorgangs generiert Business Central einen Excel-Bericht, der alle Vorteilskategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält. Genauer gesagt enthält der Bericht folgende Informationen:

Anbieter (Lieferanten)

Die Lieferanten in Business Central sind den Perk-Lieferanten zugeordnet. Sie können einen Lieferanten in Business Central anlegen und anschließend dessen Lieferantenkarte mit Perk synchronisieren.

Business Central synchronisiert wichtige Informationsfelder wie Name, Adresse, Steuer-ID, Bankverbindung und Kontaktdaten mit Perk. Die Lieferantenkartennummer wird in Perk als Lieferanten-ID (ERP) gespeichert.

Sobald der Lieferant in Perk angelegt wurde, wird die Perk-ID in den Feldern Perk Organization Supplier ID und Perk Company Supplier ID auf der Lieferantenkarte angezeigt.

Perk erstellt Lieferanten auf Organisations- und Unternehmensebene, um die unternehmensübergreifende Nutzung von Anbietern zu ermöglichen.

Einen Anbieter erstellen

So erstellen Sie einen Lieferanten aus Business Central:

1. Öffnen Sie die Liste der Anbieter.
2. Wählen Sie eine vorhandene Händlerkarte aus.
3. Aktualisieren Sie die Händlerkarte mit allen erforderlichen Daten.
4. Klicken Sie auf Lieferant > Lieferant in YK erstellen/aktualisieren.

Tipp: Sie können mehrere Anbieter gleichzeitig synchronisieren, indem Sie in der Suche „Anbieter in Perk erstellen“ auswählen. Wählen Sie einen Filter, um alle passenden Anbieterkarten abzurufen, und klicken Sie auf „OK“.

Deaktivierung eines Anbieters

So deaktivieren Sie einen Lieferanten in Business Central:

1. Öffnen Sie die Anbieter-Liste.
2. Wählen Sie eine vorhandene Händlerkarte aus.
3. Aktualisieren Sie die Händlerkarte mit allen erforderlichen Daten.
4. Klicken Sie auf Lieferant > Lieferanten in YK deaktivieren.

Wenn Sie einen Händler vorübergehend deaktivieren und ihn in Perk wieder aktivieren möchten, klicken Sie auf Händler erstellen/aktualisieren.

Aktualisierung der Lieferantendaten in Perk

Wenn Sie Änderungen an Lieferanten in Business Central vornehmen, können Sie diese Informationen in Perk auf zwei Arten aktualisieren:

• Klicken Sie auf der Lieferantenkarte auf Lieferanten erstellen/aktualisieren.
• Durch die Verwendung der Aufgabe „Daten in Yokoy aktualisieren“. Dadurch können Sie Filter wie „In Yokoy aktiv“ festlegen und alle bereits aktiven Lieferanten automatisch synchronisieren.

Behebung von Problemen bei der Synchronisierung mit Anbietern

Sollten Sie feststellen, dass die Verbindung zwischen dem Perk-Lieferanten und dem Business Central-Lieferanten aus irgendeinem Grund unterbrochen ist (d. h. die Perk-Lieferanten-ID wird nicht in der Lieferantenkarte angezeigt), können Sie die Aufgabe Duplikate aus Yokoy aktualisieren ausführen, um die Perk-Lieferanten mit den Business Central-Lieferanten erneut zu synchronisieren.

Diese Aufgabe gleicht die Angaben der Anbieter mit den von Perk abgerufenen Informationen ab und ermittelt, ob ein Lieferant anhand dieser Kriterien in der angegebenen Reihenfolge einem Perk-Anbieter zugeordnet werden kann:

• Die ID der Vorteilsorganisation und die ID der juristischen Person sind auf der Händlerkarte vorhanden.
• ERP-Code (z. B. Business Central-Lieferantencode)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Vorname und Nachname

Wenn Business Central einen Lieferanten findet, bei dem die von Perk bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien mit den Business Central-Daten übereinstimmen, aktualisiert es die Lieferantenkarte mit den entsprechenden Lieferanten-IDs der Perk-Organisation und der juristischen Person.

Nach Abschluss des Vorgangs generiert Business Central einen Excel-Bericht, der alle Lieferanten mit ihrem Zuordnungsstatus enthält. Genauer gesagt enthält der Bericht folgende Informationen:

Tipp: Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung nutzen, konfigurieren Sie Business Central und Perk wie folgt: Transaktionsdaten importieren.