Perk kann mehrere Steuerarten unterstützen, wie z. B. Mehrwertsteuer und andere Verkaufssteuern, selbstveranlagte und nicht erstattungsfähige Steuern, sodass Steuerbeträge je nach Bedarf in das Finanzsystem exportiert werden können.
Perk kann:
- Steuersätze erkennen und Mehrwertsteuerinformationen erfassen.
- Der Kategorie den richtigen Steuersatz zuordnen.
- Überprüfen, ob für mehrwertsteuerabzugsfähige Spesen alle erforderlichen Steuerinformationen vorliegen.
- Für jede Transaktion den entsprechenden Steuerbetrag und die Steuersätze an das Finanzsystem senden.
- Kennzeichnen, ob das Reverse-Charge-Verfahren gilt, und die entsprechenden Informationen senden.
Sie verwenden Steuersätze (d. h. Mehrwertsteuersätze), um Steuerbeträge in Spesen und Rechnungen zu ermitteln. Steuersätze können im Ausgabenformular (falls zutreffend) oder in den Rechnungspositionen ausgewählt werden. Dies ermöglicht es der Finanzabteilung, jeden Steuereintrag in Perk zu überprüfen und entsprechend zu genehmigen, zu ändern oder abzulehnen.
Vorsicht: Perk unterstützt keine Steuersätze von 100 %.
Für die Handhabung der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) exportiert Perk die notwendigen Informationen zur Weiterverarbeitung in Ihrem Finanz- und Buchhaltungssystem. Siehe Handhabung der Reverse-Charge-Mehrwertsteuer in Perk.
Hinweis zum Umgang mit ausländischen Mehrwertsteuererstattungen: Wenn Sie ausländische Mehrwertsteuer-Rückerstattungen bearbeiten, ermöglicht Ihnen Perk eine effiziente Abwicklung sowohl für die interne Bearbeitung als auch für rückerstattungsbasierte Dienstleister. Siehe Verwaltung von ausländischen Mehrwertsteuer-Rückerstattungen.
Steuersätze aktivieren
Um die Steuer zu aktivieren, gehen Sie zu Konto > Unternehmen, wählen Sie das Unternehmen aus. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen. In den Ausgabeneinstellungen aktivieren Sie den Schalter Steuer aktivieren.
Bei Ausgaben können Sie festlegen, wer den Steuerteil des Formulars sehen darf und ob für bestimmte Ausgabenarten Steuern anfallen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Steuerbereich für Mitarbeiter aktivieren | Durch Ankreuzen dieses Kästchens können Mitarbeiter den Mehrwertsteuerteil im Spesenbericht einsehen und gegebenenfalls Änderungen daran vornehmen, falls der Steuersatz vom System nicht korrekt ermittelt wurde. |
| Steuerbereich für Genehmiger aktivieren | Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Genehmigende die mit Transaktionen oder Spesen verbundenen Mehrwertsteuerinformationen anzeigen und überprüfen. |
| Steuern auf Kilometergeld aktivieren |
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Benutzer Informationen zur Mehrwertsteuer für Fahrtpauschalen eingeben, die sich auf Kosten beziehen, die mit der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke verbunden sind. Darüber hinaus kann Perk die Steuerbeträge für gefahrene Kilometer automatisch auf Basis des gewählten Steuersatzes berechnen. |
| Steuer auf Tagessätze aktivieren | Durch Ankreuzen dieses Kästchens können Benutzer Mehrwertsteuerinformationen für Tagessätze eingeben. Darüber hinaus kann Perk die Steuerbeträge für Tagespauschalen automatisch auf Basis des gewählten Steuersatzes berechnen. |
Hinweis: Wenn das Feld Umsatzsteuer-Bereich für Mitarbeiter aktivieren deaktiviert ist, können Submitter keine Steuerinformationen für Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen anzeigen, selbst wenn es aktiviert ist, da es verhindert, dass der Abschnitt in allen Fällen sichtbar ist und nur für Finance-Benutzer und Genehmigende sichtbar ist.
Nachdem Sie dieses Modul aktiviert haben, müssen Sie die Steuersätze für die Firmen konfigurieren, für die Sie Steuern zurückfordern möchten.
Steuersätze einrichten
In Perk werden Steuersätze benötigt, um alle anwendbaren Mehrwertsteuersätze für jede Gerichtsbarkeit zu verwalten, in der Ihr Unternehmen mehrwertsteuerlich registriert ist – ob im Inland oder im Ausland – und in der eine Meldung an die jeweilige Steuerbehörde erforderlich ist.
Die KI von Perk ordnet automatisch den erkannten Mehrwertsteuerbeträgen in jeder Ausgabe den passenden Steuersatz zu. Diese vorgeschlagenen Zuordnungen werden im Rahmen der Finanzprüfung überprüft, um die Richtigkeit sicherzustellen, bevor die Daten zur Meldung und Buchhaltung an Ihr Finanzsystem exportiert werden.
Ihre Organisation ist für jede Firma (rechtliche Einheit) mit vorkonfigurierten Steuersätzen basierend auf dem jeweiligen Land eingerichtet. Diese Sätze dienen als Ausgangspunkt und müssen von Ihrem Finanz- oder Steuerteam überprüft und ggf. angepasst werden, um den jeweiligen Mehrwertsteuer-Meldepflichten Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
So können Sie Steuersätze in Perk einrichten:
Vorsicht: Steuersätze gelten global. Sie werden von Rechnungsbearbeitung (Rechnungen) und Spesenabwicklung (Spesen) verwendet und können nicht auf ein bestimmtes Modul beschränkt werden. Bedenken Sie dies, wenn Sie erweiterte Steuersätze für Rechnungen einrichten.
Neuen Steuersatz hinzufügen
Sie können Steuersätze festlegen, wenn Sie die Steuer für ein oder mehrere Unternehmen zurückfordern. Um Steuersätze zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Steuersätze.
Bevor Sie beginnen, wählen Sie im Dropdown-Feld Firma ein Unternehmen aus, für das Sie Steuersätze einrichten möchten. Klicken Sie auf + Neuen Steuerschlüssel hinzufügen, um mit der Konfiguration eines neuen Steuersatzes zu beginnen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name des Steuersatzes, z. B. 2,5 % ermäßigter Satz. |
| MwSt.- / Steuer-Kennziffer (ERP) | Der für Ihr Finanzsystem geltende MwSt.-Code. Geben Sie „na“ ein, wenn dies nicht benötigt wird. |
| Land | Das Land, in dem der Steuersatz gilt. Es kann nur ein Land ausgewählt werden. Wenn Sie einen bestimmten Steuersatz für mehrere Länder festlegen möchten, müssen Sie ihn für jedes Land einzeln hinzufügen. |
| Beschreibung | Fügen Sie eine Beschreibung des Mehrwertsteuersatzes bei, falls benötigt. |
| Steuerliche Kategorie | Art des Steuersatzes, relevant für erweiterte Steuersätze für Rechnungen. |
| Gültig ab | Das Datum, ab dem dieser Steuersatz gilt. |
| Gültig bis | Das Datum, bis zu dem dieser Steuersatz gilt. |
| Priorität (je höher die Zahl, desto höher die Priorität) | Legen Sie die Priorität des Steuersatzes fest, indem Sie eine Zahl eingeben. Eine höhere Zahl bedeutet eine höhere Priorität. Dadurch kann die KI von Perk automatisch einen Steuersatz für einen Spesenbericht zuweisen. |
| Buchungskonto (ERP) |
Das Steuerkonto in Ihrem Finanzsystem, auf dem die Steuer gebucht werden soll. Geben Sie „na“ ein, wenn dies nicht zutrifft.
|
| Steuersatzkomponenten für Rechnungen konfigurieren | Aktiviert erweiterte Steuersätze für Rechnungen. |
| Gesamter MwSt.- / Steuersatz (%) | Rate (in %), mit der Perks KI-Modell den Steuersatz mit dem aus den Spesen oder der Rechnung extrahierten Steuersatz matcht. |
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aktivieren, um den Steuersatz sofort zu aktivieren, oder auf Speichern, um Änderungen zu speichern und später zu aktivieren.
Mehrere Steuersätze über CSV importieren
Um mehrere Mehrwertsteuersätze gleichzeitig zu importieren, klicken Sie oben rechts im Bildschirm auf Datei importieren. Laden Sie die Beispiel-CSV-Datei herunter.
Die Importdatei kann bis zu 150 Artikel pro Upload unterstützen. Wenn Sie mehr importieren möchten, teilen Sie die Datei auf. Perk unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1-Kodierung.
Nach Eingabe aller Daten klicken Sie erneut auf Datei importieren, wählen die Firma aus, klicken auf Datei wählen oder ziehen die CSV-Datei per Drag-and-Drop in das Feld. Klicken Sie anschließend auf Import starten.
Um diesen Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Import starten.
Spezifikationen für den Import von Steuersatzdateien
| Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. | Beschreibung |
|---|---|
| id | Die eindeutige Kennung für den Mehrwertsteuersatz, die automatisch generiert wird, wenn Sie dieses Feld leer lassen. |
| Name | Name des Mehrwertsteuersatzes, z. B. 2,5 % ermäßigter Satz. |
| account | Das Steuerkonto in Ihrem ERP-System. Geben Sie „na“ ein, falls nicht benötigt. |
| code | USt.-Code im ERP-System, „na“ wenn nicht erforderlich. |
| rate | Dies ist der Prozentsatz (in %), den das KI-Modell von Perk aus dem Beleg oder der Rechnung extrahiert. |
| country | Zweibuchstabiger ISO-Ländercode, z. B. CH für Schweiz. |
| Priorität (optional) | Legen Sie die Priorität des Mehrwertsteuersatzes fest, indem Sie eine Zahl eingeben. Eine höhere Zahl bedeutet höhere Priorität. Dadurch kann die KI von Perk automatisch einen Mehrwertsteuersatz für einen Spesenbericht zuweisen. |
| Beschreibung (optional) | Fügen Sie gegebenenfalls eine Beschreibung des Mehrwertsteuersatzes hinzu. |
Steuersatz bearbeiten
Um die Details eines Steuersatzes zu ändern, klicken Sie in der Tabelle auf den entsprechenden Steuersatz. Sie können die Steuersätze mithilfe der Filter „Aktiv“, „Inaktiv“ und „Entwurf“ nach ihrem Status filtern.
Falls Sie einen temporären Steuersatz hinzufügen müssen, sollten Sie den vorherigen Steuersatz aktiv lassen und den temporären Steuersatz als zusätzlichen Steuersatz hinzufügen.
Erweiterte Steuersätze mit globalen Steuersätzen für Spesen einrichten
Die Steuersätze gelten global für das gesamte Unternehmen und sind nicht auf ein bestimmtes Modul beschränkt (z. B. nur Rechnungen oder nur Ausgaben).
Wenn Ihre Firma plant, erweiterte Steuersätze für Rechnungen zu verwenden, um selbstveranlagte und andere Arten von Steuern zu verfolgen, aber einen einzigen Steuersatz für Spesen und Rechnungen einrichten möchte, wird der Steuersatz durch das Feld Gesamter MwSt.- / Steuersatz (%) bestimmt.
Der Gesamtsteuersatz wird als Summe aller vom Lieferanten bewerteten Steuerkomponenten ermittelt.
Sie möchten beispielsweise einen Steuersatz von 21 % für Ausgaben und Rechnungen festlegen, aber zusätzlich einen selbstveranlagten Steuersatz von 24 % einbeziehen. Die Konfiguration lautet wie folgt:
| Art der Bewertung | Satz (%) |
|---|---|
| Lieferant | 21 |
| Selbst | 24 |
Bei den Spesen berechnet Perk bei Auswahl des Steuersatzes und Eingabe des Bruttobetrags durch den Benutzer den Steuerbetrag auf Grundlage des Gesamtsteuersatzes.