Der Standard-Ausgabenexport von Perk ist ein standardisierter Export von Buchungsdaten, die aus genehmigten Ausgaben generiert werden. Die im Export enthaltenen Ausgabendaten hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab und können an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Die Datei kann beispielsweise unter anderem folgende Daten enthalten:

• Expense data
• category data
• Cost object data
• User data
• Tag-Daten
• Company card data
• Transaktionsdaten

Sie können die Ausgabe der Ausgaben-Exportdatei mithilfe verschiedener Konfigurationsoptionen anpassen – darunter Dateiname und -format, Daten- und Betragsformatierung, Steuersatzbehandlung und Feldreihenfolge. Standardmäßig enthält die Ausgaben-Exportdatei Folgendes: Standardmäßige Ausgabendaten in einer vordefinierten Reihenfolge. Dies kann jedoch nach Bedarf geändert werden.

Um Perk so zu konfigurieren, dass alle Ausgabendaten im Ausgabenexportdateiformat exportiert werden, entweder manuell, wenn Finanzprüfer auf „Exportieren“ klicken, oder automatisch über einen automatischen Exportauftrag:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie nach Ausgabenexport und klicken Sie auf Konfigurieren.
3. Im ERP-System wählen Sie Ausgaben-Exportdatei.
4. Klicken Sie auf ERP aktualisieren.

Die Konfiguration der Ausgabenexportdatei enthält die gängigsten Einstellungen und eine Standardfeldreihenfolge für Standard-Ausgabendatenfelder. Sie können das Verhalten der Ausgabenexportdatei jedoch mithilfe verschiedener Konfigurationsoptionen anpassen – darunter Dateiname und -format, Daten- und Betragsformatierung, Steuersatzbehandlung und Feldreihenfolge.

Felder in der Exportdatei

Je nach konfigurierter Buchungslogik (allgemeine Buchungslogik, Steuerbuchungslogik) kann Perk eine oder mehrere Zeilen pro Ausgabe generieren:

Zeilentyp	Beschreibung
Debit line	Eins pro Position in der Ausgabenaufstellung
Steuerzeile	Eine pro Steuerposition, sofern aktiviert
Konsolidierte Steuerzeile	Einmal pro Steuerposten, wenn die Steuerbuchungslogik auf Konsolidierte Steuerbeträge eingestellt ist.
Credit line	Ein Eintrag pro Journaleintrag (sofern nicht anders angegeben)

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen werden die am häufigsten verwendeten Optionen beim Einrichten der Spend-Exportdatei angezeigt, wie z. B. Dateiname, Exportformat, Trennzeichen und Beschreibungen.

Dateiname Exportformat Trennzeichen Betragstrennzeichen Datumsformat

Beschreibungstextformat Steuerbuchungsstrategie Header-Sprache Benutzerdefinierte Feldreihenfolge aktivieren

Obwohl diese Einstellungen vordefiniert sind, bietet Perk auch eine Ausweichoption, um sicherzustellen, dass die Datei korrekt generiert werden kann.

Dateiname

Diese Einstellung bestimmt den Namen der Exportdatei. Ist das Feld leer, wird der Standarddateiname verwendet. Bitte verwenden Sie keine Bindestriche (-), Punkte (.), Kommas (,), Doppelpunkte (:) oder Semikolons (;). Wenn Sie kein bestimmtes Format festlegen, verwendet Perk das Format perkSpendExport.

Mithilfe dieser Platzhalter können Sie den Dateinamen der exportierten Datei festlegen:

• {{legalEntityName}}: Der Dateiname enthält den Namen der juristischen Person (Firma).
• {{legalEntityId}}: Der Dateiname enthält die ID der juristischen Person.
• {{exportId}}: Der Dateiname enthält die Export-ID.
• {{YYYYMMDD_HHMMSS}}: Der Dateiname enthält ein Datum in diesem Format. Er muss exakt dieser Zeichenfolge entsprechen.
• {{date}}: Der Dateiname enthält ein Datum im Format yyyy-mm-dd.
• {{timestamp}}: Der Dateiname enthält den Zeitstempel.
• Freier Text: Der Dateiname enthält Text (keine Sonderzeichen).

Hinweis: Perk fügt standardmäßig immer einen Zeitstempel am Anfang des Dateinamens hinzu. Wenn Sie den Zeitstempel an einer anderen Position im Dateinamen einfügen möchten, müssen Sie die Option „Überschreiben“ in den SFTP-Exporteinstellungen auswählen. Dies ist nur bei Verwendung von SFTP relevant.

Hier sehen Sie ein Beispiel für alle im Dateinamen enthaltenen Platzhalter:

Und dies ist der resultierende Dateiname:

 

Exportformat

Diese Einstellung bestimmt das Ausgabeformat. Das ausgewählte Format ist Teil der Dateinamenerweiterung. Beispiel: perkSpendExport.csv. Es kann entweder CSV oder XLS sein.

Trennzeichen

Diese Einstellung legt das Dateitrennzeichen für CSV- und XLS-Dateien fest. Mögliche Werte sind:

• . (Punkt)
• . (Punkt)
• , (Komma)
• | (Rohr)
• ' (Apostroph)
• " (gerades Anführungszeichen)

Betragstrennzeichen

Diese Einstellung bestimmt das verwendete Dezimaltrennzeichen. Zum Beispiel kann es ein Punkt (.) wie in 100.00 oder ein Komma (,) wie in 100,00 sein.

Datumsformat

Diese Einstellung bestimmt das Datumsformat in der Datei. Die Standardeinstellung ist „JJJJ-MM-TT“, Sie können jedoch folgende Formate festlegen:

TT.MM.JJJJ DMYYYY TT/MM/JJJJ DMYYYY TT-MM-JJJJ JJJJ-MM-TT JJJJ_MM_TT TT/MM/JJJJ MM/JJJJ TT_MM_JJJJ TTMMJJ JJMMTT MMJJ DDMMMYYYY MMTTJJJJ

TT-MM JJJJ YYYY-01-01 TT.MM.JJJJ:HH:MM JJJJ-MM-TTTHH:mm:ss YYYYMMDDTHHMMSS YYYY_MM_DD_HH_MM YYYYMMDD_HHMMSS YYYYMMDDHHMMSS DDMMYYYY_HHMMSS TT.MM.JJJJ hh:mm MMM YYYY DDMM MM JJ MM JJJJ

MMJJJJ JJJJMMTT YYYYMM MM/JJJJ JJ/MM/T JJJJ/MM YYYY_MM TT/M/JJJJ M THH:MM:SS

Beschreibungstextformat

Diese Einstellung bestimmt das Format der Beschreibungsspalte. Bei Zahlungsmethoden wie Firmenkarten wird „Kartennummer Händler“ verwendet, andernfalls „Händler“. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Vorname Nachname Beschreibung
• Händler
• Händler für Kartennummer

Steuerbuchungsstrategie

Diese Einstellung legt fest, wie Sie die Steuer verbuchen möchten. Drei Optionen sind möglich:

• Steuerzeilen für jede Lastschriftzeile basierend auf den Lastschriftzeilen. Für jede Lastschriftzeile mit Steuer wird eine neue Steuerzeile generiert.
• Die konsolidierten Steuerbeträge basieren auf der Steuerberechnung: und erzeugen Steuerzeilen, die auf der Aufwandsseite aufgeführt sind.
• Steuerzeilen ausschließen: generiert keine Steuerzeilen

Header-Sprache

Diese Einstellung legt die Sprache fest, in der Spaltennamen angezeigt werden. Standardmäßig ist Englisch (USA) ausgewählt; Sie können jedoch folgende Sprachen auswählen:

• Deutsch
• Deutsch (CH)
• Englisch (USA)
• Englisch (GB)
• Spanisch
• Französisch
• Italienisch
• Niederländisch
• Chinesisch (ZH)

Wenn Sie keine Sprache auswählen, verwendet Perk Englisch (USA).

Hinweis: Wenn Sie die Standardreihenfolge ändern oder zusätzliche Datenfelder hinzufügen, wird die festgelegte Header-Sprache als Bezeichnung ignoriert. Datenfelder wird Vorrang eingeräumt.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten zusätzliche Konfigurationsoptionen für Integrationen mit spezifischeren oder komplexeren Anforderungen. Diese Einstellungen ermöglichen eine weitergehende Anpassung über die Standardkonfiguration hinaus.

• Transformationen: Ermitteln Sie, ob auf die aus Yokoy exportierten Daten eine Transformation angewendet wurde.
• Allgemeine Buchungsstrategie: Legt fest, wie Ausgabendaten verbucht werden sollen.
• Abschnitt „Logik der Steuerbuchung“: Legt fest, wie die Steuer verbucht werden soll.

Spesen-ID

Mit dieser Einstellung können Sie Ausgaben-IDs so umwandeln, dass sie anstelle eines Unterstrichs ein Pluszeichen enthalten.

Header ausschließen

Standardmäßig enthält die Exportdatei eine Kopfzeile (Spaltennamen). Sie können die Kopfzeile jedoch durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens ausblenden.

GL account

Diese Einstellung legt das Verhalten von Firmenkartentransaktionen fest, die einem Mitarbeiter in Rechnung gestellt werden, wenn dieser die Transaktion auswählt und eine Kategorie für private Ausgaben hinzufügt. Die Belastung kann entweder über das in den Kategorieeinstellungen angegebene Konto oder über das im ERP-Feld hinterlegte Mitarbeiterkonto erfolgen. Ist kein Konto angegeben, erfolgt die Belastung über das Kategoriekonto.

Kreditlinienbuchung ausschließen

Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei Kredit- und Debitzeilen. Sie können jedoch die Kreditzeilen ausblenden, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.

Steuerkennzeichen für 0 %

Optional. Wenn Sie die steuerfreien Ausgaben automatisch einem bestimmten Steuerkennzeichen zuordnen möchten, können Sie das entsprechende Steuerkennzeichen in dieses Feld eingeben.

Ausfuhrsteuerbetrag als Basissteuerbetrag in der obersten Position

Optional. Der Steuerbetrag soll in der Spalte „Netto-Basissteuerbetrag“ angezeigt werden, anstatt sie leer zu lassen.

Steuercode ausschließen

Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei alle relevanten Steuercodes. Sie können jedoch durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens den Export der Steuercodes ausschließen.

Exportsteuersatz auf Null anstatt leer

Optional. Standardmäßig werden Steuerbeträge von Null als leer exportiert. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Wert als 0 exportiert, anstatt ihn leer zu lassen.

Verwenden Sie den länderspezifischen Mehrwertsteuersatz von 0 %

Optional. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird standardmäßig der Steuercode für 0 % verwendet.

Datenfelder

Die Spend-Exportdatei verwendet eine Standardmäßige Feldreihenfolge. Sie können die Reihenfolge der Felder jedoch nach Bedarf anpassen.

Wenn Sie klicken BearbeitenSie können die Reihenfolge ändern, in der die Felder angezeigt werden, die Zeilenposition festlegen oder Felder entfernen.

Sie können der Ausgabenexportdatei zusätzliche Daten hinzufügen, indem Sie auf Datenfeld hinzufügen klicken.

Die Dropdown-Liste zeigt alle zusätzlichen Felder an, die Sie der Exportdatei hinzufügen können, gruppiert nach Konzept:

• Standarddaten (mit anderen Worten, die am häufigsten benötigten Felder)
• Ausgabendaten
• Kostenobjektdaten
• Benutzerdaten
• Kategoriedaten
• Steuerpostendaten
• Transaktionsdaten
• Reisedaten
• Firmendaten
• Firmenkartendaten
• Leitungsdaten
• Daten aus benutzerdefinierten Feldern

Weitere Informationen zu den Datenfeldern, die Sie in die Ausgabenexportdatei aufnehmen können, finden Sie unter Datenfelder für die Ausgabenexportdatei für SpesenDie

Sobald Sie das Feld ausgewählt haben, können Sie die Daten mit einer bestimmten Bezeichnung exportieren, die Feldreihenfolge in der Datei festlegen und die … bestimmen. Zeilenposition.

Linienposition

Sie können festlegen, ob die Datenspalte für jede Zeile vorhanden ist oder ob sie nur für bestimmte Zeilen gilt:

Position	Beschreibung
showOnEveryLine	Wird in allen Zeilentypen angezeigt (Kredit, Debit, Steuer).
showOnDebit	Wird nur in Sollzeilen angezeigt (dies umfasst Soll-, Steuer- und konsolidierte Steuerzeilen).
showOnCredit	Wird nur in den Kreditzeilen angezeigt

Wird keine Position angegeben, werden die Informationen in jede Zeile eingefügt.

Standardfeldreihenfolge

1. Spesen-ID
2. Veröffentlichungsdatum
3. Rechnungsdatum
4. GL account
5. Beschreibung
6. Transaction type
7. Amount
8. Debit amount
9. Credit amount
10. Base tax amount net
11. Währung
12. Cost object code
13. Tax code
14. Nachname
15. Vorname
16. Daten aus benutzerdefinierten Feldern

Spesen-ID

Perk erstellt automatisch für jede Ausgabe eine eindeutige ID, einen alphanumerischen Wert mit 9-12 Zeichen.

Veröffentlichungsdatum

Datum des Ausgabenexports. Beim Erstellen einer Ausgabe wird das Buchungsdatum auf das Ausgabedatum gesetzt. Im Schritt vor dem Export können Sie das frühestmögliche Buchungsdatum festlegen. Standardmäßig wird das Format JJJJ-MM-TT verwendet, wenn in der Dropdown-Liste „Datumsformat auswählen“ keine Option ausgewählt ist.

Rechnungsdatum

Datum der Ausgabe. Das Format YYYY-MM-DD wird standardmäßig verwendet, wenn im Dropdown-Menü Datumsformat auswählen keine Option ausgewählt wird.

GL account

Hängt vom Leitungstyp ab:

• Kreditlinie: Bei Kartenzahlungen: Kartenkonto (Konto (ERP)* des Karteninhabers). Bei privat bezahlten Ausgaben: persönliches Konto des Nutzers (Mitarbeiterkonto (ERP)).
• Debitlinie: Kategoriekonto (Konto (ERP)* aus Kategorie).
• Steuerzeilen: Konto aus Steuer (Konto (ERP)* aus Steuersatz)

Beschreibung

Drei Optionen sind zulässig:

• Vorname Nachname (vom Benutzer) Händler (Beschreibung der Ausgabe)
• Händler (Beschreibung der Ausgaben)
• Kartennummer Händler (wenn die Zahlungsmethode eine Firmenkreditkarte ist), andernfalls Händler).

Standardmäßig lautet die Beschreibung „Händler“, wenn keine Option ausgewählt ist.

Transaction type

Gibt die Art der Transaktion an. Bei Gutschriften sind HONORAR und SOLL vertauscht.

Amount

Hängt vom Leitungstyp ab:

• Gutschrift: Gesamtbetrag der Ausgaben.
• ​Soll:Bruttobetrag jeder Sollzeile.

Debit amount

Bei konsolidierten Steuerbeträgen, Soll- und Habenzeilen werden die Soll- und Habenbeträge bei Gutschriften vertauscht.

Credit amount

Gutschriftsbetrag der Ausgaben.

Base tax amount net

Im Falle von Debitzeilen wird der Wert taxItem.amount oder 0 angezeigt, wenn die Konfiguration Exportsteuerbetrag als Basissteuerbetrag in der obersten Position aktiviert ist.

Währung

Hängt von der Art der Ausgabe ab:

Privat bezahlte Ausgaben:

• Umrechnung in die Firmenwährung (alle Ausgaben werden in die Firmenwährung umgerechnet)
• Umrechnung in die Mitarbeiterwährung (alle Ausgaben werden in die Mitarbeiterwährung umgerechnet; falls keine Währung für den Mitarbeiter festgelegt ist, wird die Unternehmenswährung als Ausweichlösung verwendet)
• Ursprüngliche Währung (ursprüngliche Ausgabenwährung)

Ausgaben mit der Firmenkreditkarte:

• Umrechnung in Kreditkartenwährung (die Ausgaben werden in die Kreditkartenwährung umgerechnet)
• Transaktionswährung (die Ausgaben werden in der Transaktionswährung abgewickelt)

Cost object code

Ein Kostenobjekt ist eine hierarchische Struktur, der Kosten innerhalb eines Unternehmens zugeordnet werden können. Sofern in Ihrem Unternehmen eingerichtet, kann ein Kostenobjekt den Genehmigungsprozess für die Ausgaben eines Benutzers steuern. Hier wird der Wert „Code (ERP)*“ angegeben.

Tax code

Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer auf Waren und Dienstleistungen, die von Unternehmen und Verbrauchern entrichtet wird. Der Steuersatz hängt vom jeweiligen Land und den erworbenen Waren und Dienstleistungen ab. Daher können Waren/Dienstleistungen von der Mehrwertsteuer befreit sein oder einem niedrigeren, mittleren oder höheren Steuersatz unterliegen.

Im Falle von Mehrwertsteuerzeilen für jede Lastschriftzeile oder Lastschriftzeile, wenn keine Steuer auf den Zeilenposten anfällt, enthält diese den Steuercode für 0% wie standardmäßig.

Nachname

Nachname des Benutzers.

Vorname

Vorname des Benutzers.