Rechnungs-Workflows

You can find a ZIP file at the bottom of this article with workflows for invoice processing.

Workflow 1: Bestellung (PO), Überschreitung, Einzelposten ohne Bestellung und SAP-Genehmigung

Die Rechnung wird in den Genehmigungs-Workflow eingespeist. Es wird geprüft, ob es sich um eine Bestellung handelt oder nicht. Es wird geprüft, ob eine Überschreitung vorliegt. Falls ja, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Falls Einzelposten ohne Bestellung vorhanden sind, ist eine spezielle Genehmigung über ein Kostenobjekt (SAP-Genehmigung) erforderlich.

Hinweis: Je nach Rechnungsbetrag wird in SAP ein unterschiedlicher Genehmigender zugewiesen und automatisch im Genehmiger-Feld in Perk eingetragen. Für dieses Attribut wird eine benutzerdefinierte JSON-Regel verwendet.

Workflow 2: Bestellung und Kostenobjekt

Die Rechnung wird in den Workflow eingespeist. Falls es sich um eine Rechnungsbestellung handelt, wird sie auf In Prüfung gesetzt. Falls es keine Rechnungsbestellung ist, wird ein standardmäßiger Kostenobjekt-Workflow ausgeführt.

Workflow 3: Kostenobjekt mit hierarchischer Weiterleitung und automatischer Genehmigungsgrenze pro Lieferant

Dieser Workflow beinhaltet einen Standard-Workflow über das Kostenobjekt mit einer hierarchischen Weiterleitung, basierend auf den Genehmigungsgrenzen der jeweiligen Kostenobjekte. Zusätzlich sind automatische Genehmigungsgrenzen pro Lieferant aktiviert.

Workflow 4: Bestellung und Kostenobjekt mit hierarchischer Weiterleitung und zusätzlichen Weiterleitung basierend auf Betrag und benutzerdefinierten Kostenobjekt-Feldern

Die Rechnung wird in den Workflow eingespeist. Falls es sich um eine PO-Rechnung handelt, wird sie auf In Prüfung gesetzt. Falls es keine PO-Rechnung ist, wird ein Kostenobjekt-Workflow ausgeführt. Für bestimmte Kostenobjekte ist – abhängig von einem Schwellenwert – ein dritte Genehmigender erforderlich.

Workflow 5: Tag-basierte Genehmigung mit zusätzlicher Genehmigung basierend auf User-Eigenschaften bei Schwellenwert über 1000

Auf der Rechnung wird ein Tag ausgewählt, das der ersten Genehmigungsstufe entspricht. Wenn der Rechnungsbetrag über 1000 liegt, folgt ein zusätzlicher Genehmigungsschritt: Die Genehmigung erfolgt basierend auf einer Eigenschaft im Benutzerprofil (z. B. Checkbox).

1. Tag-Genehmiger: Alle Tag-Genehmiger müssen genehmigen (kein Genehmiger ohne Genehmigung ist zulässig).
2. Wenn der Schwellenwert über 1000 liegt, wird die Rechnung zur weiteren Genehmigung an eine Organisationsleiter weitergeleitet.

Workflow 6: Kostenobjekt-Genehmigung mit hierarchischer Weiterleitung, kombiniert mit Tag-Genehmigung für eine bestimmte Tag-Dimension bei Rechnungen bei über 150.000

Dieser Workflow berücksichtigt zunächst den Standard-Genehmigungsprozess für Kostenobjekte einschließlich Hierarchien und fährt dann mit dem Tag-Genehmiger fort, wenn der Rechnungsbetrag größer als 150.000 ist.

Workflow 7: Kostenobjekt-Genehmigung mit zusätzlichen Genehmigungen basierend auf benutzerdefinierten Rechnungsattributen

Dieser Workflow führt je nach gesetzten Bedingungen drei unterschiedliche Genehmigungswege aus. Die Entscheidung erfolgt über bedingte Knoten (Conditional Nodes):

1. Wenn Development Training & Mehrere Teilnehmende (Development training & Multiple attendees) (Checkboxen für benutzerdefinierte Rechnungsattribute) aktiviert sind: → Es ist nur eine HR-Rollen-Genehmigung erforderlich (User mit der Eigenschaft Ist HR), gefolgt von einer Finanzprüfung.
2. Bei einer Weiterbildung mit nur einem Teilnehmer → Genehmigung des Kostenobjekts, gefolgt von der Genehmigung durch die Personalabteilung und der Prüfung durch die Finanzabteilung
3. Falls keine Weiterbildungsmaßnahmen vorliegen, erfolgt lediglich die Genehmigung des Kostenobjekts, gefolgt von einer Finanzprüfung.

Workflow 8: Mehrstufige / benutzerdefinierte Tag-Genehmigung plus Vorgesetzter

Dieser Workflow beinhaltet eine standardmäßige Genehmigung von Tags, die durch einen zusätzlichen benutzerdefinierten Tag-Genehmiger (benutzerdefiniertes Attribut auf Tag-Ebene) erweitert wird. Bei einer Rechnungssumme von über 25.000 ist zusätzlich die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten erforderlich, gefolgt von einer Prüfung durch die Finanzabteilung.

Workflow 9: Tag-Genehmigung mit Benachrichtigungen bei Duplikaten und Kontenabweichungen

Dieser Workflow umfasst eine standardmäßige Tag-Genehmigung mit einer Pop-up-Warnung vor der Genehmigung, wenn es sich um eine Duplikat-Rechnung oder eine Kontenabweichung handelt.

Workflow 10: Genehmigung durch den Vorgesetzten mit unterschiedlichen automatischen Genehmigungsgrenzen

Dieser Workflow bedeutet, dass alle Rechnungen unter 30.000 EUR über die Genehmigung des Vorgesetzten verarbeitet werden müssen und alle Rechnungen über 30.000 EUR direkt an die Finanzabteilung weitergeleitet werden.

Für die Rechnungsbearbeitung gelten automatische Genehmigungsschwellenwerte für Linienmanager. Die Eskalation der Linienmanagergenehmigung wird mit einer Tag-Genehmigung kombiniert. Für die verschiedenen automatischen Genehmigungsgrenzen sind Tags festgelegt: 7.500 EUR / 15.000 EUR / 30.000 EUR.

Workflow 11: Kostenobjekt mit Einreichung an eigenes Kostenobjekt & Betragsprüfung

Dieser Workflow führt eine Kostenobjekt-Genehmigung durch mit:
- Automatische Genehmigung für die Einreichung zum eigenen Kostenobjekt
- Automatische Genehmigung zur Betragsvalidierung (1000 CHF)

Workflow 12: PO, Kontierung, SAP-Genehmigung und Tag-Genehmigung

Dieser Workflow umfasst verschiedene und komplexe Anwendungsfälle: Vorabgenehmigung durch SAP, mit und ohne Kostenobjekt und/oder Kategorie, Tag-Genehmigung, SAP-Genehmigung.

Workflow 13: Mengenabhängiger Genehmigungsprozess mit benutzerdefinierten Rollen

Unterschiedliche Genehmigungsprozesse je nach Einreicher und Schwellenwert mit benutzerdefinierten Rollen (customInformation).

Ausgaben-Workflows

Am Ende dieses Artikels finden Sie eine ZIP-Datei mit Arbeitsabläufen für die Spesenabrechnung.

Workflow 1: Kostenobjekt-Genehmigung, statischer Genehmigender und Vorgesetzten-Genehmigung in Kombination

Je nach Zuordnung des Kostenobjekttyps (SAP-Benutzerattribut) muss vor der Finanzprüfung ein anderer Genehmiger aus dem Fachbereich zugewiesen werden:

1. Kosten dem Arbeitsauftrag zugeordnet -> Genehmigung durch eine statische Gruppe
2. Kosten dem Kostenstelle zugeordnet -> Genehmigung durch den Linienvorgesetzten
3. Spesen mit Zuweisung zu „wbsElement“ → Kostenobjekt-Genehmigung

Workflow 2: Kostenobjekt mit zusätzlicher Genehmigung basierend auf Kategorie und Betragsprüfung

Aufgrund malaysischer Vorschriften müssen Sie medizinische Kosten bis zu einem bestimmten Betrag übernehmen. Für diese Kosten benötigen Sie die Genehmigung des Kostenverantwortlichen sowie der Personalabteilung. Bei Beträgen über 1000 MYR ist die Genehmigung der Personalabteilung erforderlich.

Wenn in der Kategorie-ID oder in der Split-Kategorie die Kategorie Medical oder Dental/Optical ausgewählt ist, werden nach der Kostenobjekt-Genehmigung alle Genehmigende mit der Eigenschaft MedicalApprover zugewiesen.

Workflow 3: Genehmigung durch den Vorgesetzten mit unterschiedlichen Prüfstrategien für privat bezahlte und Firmenkarten-Spesen

Dieser Workflow erfordert die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten. Privat bezahlte Ausgaben werden automatisch geprüft, Ausgaben mit Firmenkarten müssen manuell geprüft werden.

Workflow 4: Vorgesetzten-Genehmigung mit mehreren Genehmigungsstufen abhängig von benutzerdefinierten Attributen auf Spesen- und Benutzerebene

Dieser Workflow erfordert die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten. Je nachdem, ob das benutzerdefinierte Ausgabenattribut „Weiterbildung“ ausgewählt ist, kann eine zusätzliche Genehmigung durch die Personalabteilung über das benutzerdefinierte Attribut „IsHR?“ erforderlich sein, gefolgt von einer Prüfung durch die Finanzabteilung.

Arbeitsablauf 5: Linienvorgesetzter, jedoch übersprungen, wenn eine bestimmte Kategorie für die Ausgaben ausgewählt ist

Dieser Workflow sieht die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten vor. Es wurde eine Kategorie eingerichtet, für die keine Genehmigung erforderlich ist. Wird diese Kategorie bei einer Ausgabe ausgewählt, wird der Genehmigungsprozess übersprungen und die Ausgabe direkt an die Finanzabteilung gesendet.

Wenn eine Ausgabe in mehrere Kategorien aufgeteilt ist, funktioniert dieser Workflow nur, wenn die definierte Kategorie die Hauptkategorie der Ausgabe ist. Beispiel: Wird Kategorie A ausgewählt, wird der Genehmigungsprozess übersprungen. Ist die Ausgabe in die Hauptkategorie A und die zusätzliche Kategorie B aufgeteilt, wird der Genehmigungsprozess ebenfalls übersprungen. Ist die Hauptkategorie B und die zusätzliche Kategorie A, wird der Genehmigungsprozess nicht übersprungen und die Linienvorgesetzten müssen die Ausgabe genehmigen.

Hinweis: Du musst die Kategorie-ID anpassen, da es sonst nicht funktionieren wird. Kategorie-IDs sind spezifisch für Deine Organisation.

Workflow 6: Vorgesetzten-Genehmigung, Tag-Genehmigung, automatische Prüfung bei fehlenden Warnungen

Dieser Workflow umfasst die Genehmigung durch den Vorgesetzten zusammen mit einem Tag-Genehmigenden (z. B. „zentrale Gruppe“), der basierend auf der ausgewählten Abteilung/Sektion auf der Spesenabrechnung zugewiesen wird.

• Perk Workflow Library - Invoice workflows.zip50 kB
• Perk Workflow Library - Expense workflows.zip30 kB