Anforderungen der Teilnehmenden für Spesen konfigurieren

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Bei bestimmten Spesen wie Mahlzeiten muss Deine Firma die Mitarbeitenden und Gäste, für die die Spesen anfallen, aus verschiedenen Gründen nachverfolgen:

  • Unternehmensrichtlinie: Überprüfung, ob die Spesen dem festgelegten Budget pro Person entsprechen.
  • Auswirkung auf die Tagespauschale: Überprüfung, ob die Mitarbeitenden die entsprechende Mahlzeit von den Tagespauschalen für den Tag abgezogen haben.
  • Länderspezifische Anforderung: Bereitstellung einer Liste der Teilnehmenden und der Firmenzugehörigkeit für alle Mahlzeiten-Spesen (z.B. in Deutschland erforderlich).

Teilnehmende in Spesen

Perk ermöglicht es Submittern, die Teilnehmenden an einer Spese anzugeben, indem sie die Benutzer auswählen, die von der Spese abgedeckt werden, und angeben, ob es sich um einen Perk-Benutzer oder eine Drittperson handelt. Du kannst die Art der Teilnehmenden festlegen, die Submitter in einer Spese auswählen können, sowie die Informationen, die zum Erstellen eines externen Teilnehmenden erforderlich sind.

Perk zeigt eine Aufschlüsselung der Spesen nach der Anzahl der ausgewählten Teilnehmenden an.

 

Standardmäßig kennzeichnet Perk alle Spesen, bei denen der Submitter nicht als Teilnehmender aufgeführt ist. Du kannst diese Warnung bei Bedarf deaktivieren.

Arten von Spesen-Teilnehmenden

Submitter können drei Arten von Teilnehmenden zu einer Spese hinzufügen:

  • Perk-Benutzer: Submitter können nach verschiedenen Perk-Benutzern anhand ihres Namens suchen:
    • Eigene Firma: Standardmäßig können Submitter nur nach Perk-Benutzern aus ihrer Firma suchen. Diese Teilnehmenden werden hellblau angezeigt.
    • Andere Firmen in der Organisation: Du kannst Submittern bei Bedarf erlauben, Perk-Benutzer aus anderen Firmen in der Organisation auszuwählen. Diese Teilnehmenden werden in einem mittleren Blauton angezeigt.
  • Externe Teilnehmende: Eine dritte Partei aus einer anderen Organisation. Diese Teilnehmenden werden dunkelblau angezeigt.

Konfiguriere Teilnehmende von Spesen

Unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance > Teilnehmer kannst Du die Art der Teilnehmenden einschränken, die im Spesenformular ausgewählt werden können. Du kannst beispielsweise festlegen, dass Benutzer nur Perk-Benutzer auswählen dürfen, die derselben Firma angehören wie die Firma, für die die Spesen erstellt werden, oder dass sie Benutzer aus anderen Firmen der Organisation auswählen dürfen.

Darüber hinaus kannst Du für externe Teilnehmende festlegen, welche Pflichtfelder die Submitter beim Hinzufügen von Teilnehmenden zu einer Spesenabrechnung ausfüllen müssen.

Feld Beschreibung
Submitter nicht als Teilnehmenden einbeziehen Standardmäßig wird der Submitter der Spesen automatisch als Teilnehmender ausgewählt. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen sich Submitter manuell als Teilnehmende hinzufügen. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Warnung deaktivieren, wenn der Submitter kein Spesenbeteiligter ist

Standardmäßig kennzeichnet Perk Spesen, bei denen der Submitter nicht als Teilnehmender aufgeführt ist, mit einer Warnung (die Submittern, Genehmigenden und Finance-Benutzern angezeigt wird).

Wählen Sie diese Option, um die Warnung auszublenden.
Ermöglichen Sie die Suche nach Teilnehmern über alle juristischen Einheiten innerhalb der Organisation hinweg.

Standardmäßig können Benutzer nur nach Teilnehmenden suchen, die derselben Firma angehören wie sie selbst. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Suche nach Teilnehmenden in der gesamten Organisation zu ermöglichen.

Andernfalls müssen alle Personen innerhalb der Organisation, die nicht zur Firma der Person gehören, als externe Benutzer hinzugefügt werden.
Pflichtfelder für externe Teilnehmende

Beim Hinzufügen externer Teilnehmender können Sie festlegen, welche zusätzlichen Informationen zwingend angegeben werden müssen. Der Vorname ist immer erforderlich. Sie können folgende Felder als Pflichtfelder definieren:

  • Nachname
  • E-Mail
  • Unternehmen
Kalenderintegration für den Import von Teilnehmern aktivieren

Ermöglicht es Einreichern, Teilnehmer einer Kostenabrechnung aus einem Kalenderereignis zu importieren. Nach der Aktivierung müssen Nutzer ihr Profil mit ihrem Google-Konto verknüpfen, um Kalenderdetails importieren zu können.

Vorsicht: Sobald externe Teilnehmer erstellt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Änderungen erforderlich sind, muss der Teilnehmer entfernt und erneut hinzugefügt werden.

Teilnehmerdaten anzeigen

Finance-User und Manager können die in den Spesen enthaltenen Teilnehmenden in Analytics einsehen.

Bei den Ausgaben können Sie die Anzahl der Teilnehmer, eine durch Kommas getrennte Liste der Teilnehmernamen und die Teilnehmerdetails einsehen.

Je nach Art der Teilnehmenden variieren die verfügbaren Details::

  • Perk-Benutzer: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse
  • Externe Teilnehmende: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Name der Firma.

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