Richten Sie einen automatischen Exportauftrag für Rechnungen ein.

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Sie können einen automatischen Exportauftrag einrichten, um manuelle Aufgaben zu automatisieren. Alle Rechnungen exportieren.

Der automatische Exportvorgang sammelt alle Rechnungsdokumente mit Exportbereit Es ruft regelmäßig den Status ab und generiert die konfigurierte Ausgabe für die Exportfunktion (z. B. eine Datei für dateibasierte Exportfunktionen oder sendet die Daten an das Drittsystem für API-Integrationen). Es ist mit allen Finanz-/ERP-Systemen kompatibel.

Als frühestes Buchungsdatum wird das Datum verwendet, an dem der Exportvorgang ausgelöst wird. Das bedeutet, dass alle Rechnungen mit einem Buchungsdatum vor diesem Datum mit dem Buchungsdatum als Exportdatum exportiert werden.

Sie können automatische Exportaufträge pro Rechnungs-Exportfunktion einrichten. Das bedeutet: Wenn Sie mehrere Exportfunktionen für eine bestimmte juristische Person eingerichtet haben, können Sie für jede dieser Funktionen einen automatischen Exportauftrag erstellen. Es kann jedoch immer nur eine Exportfunktion pro juristischer Person aktiv sein.

Einrichten des Exportauftrags für Rechnungen

Der automatische Exportauftrag ist als Teil der Rechnungs-Exporteinstellungen konfiguriert in Einstellungen > Integrationen, Rechnungsexport.

Die Schritte zum Einrichten eines automatischen Exportauftrags hängen von Ihrer bestehenden Konfiguration ab.

Falls Sie den Rechnungs-Export noch nicht eingerichtet haben:

  1. Gehe zu Einstellungen > Integrationenund klicken Sie Rechnungsexport.
  2. Wählen Sie das Unternehmen und das Finanzsystem aus, in das exportiert werden soll.
  3. Klicken Einrichtung starten ein neues Exportsystem einrichten.
  4. Konfigurieren Sie die Einstellungen für das Exportsystem (d. h. Konfiguration und gegebenenfalls Authentifizierung).
    Den Reiter „Automatisierung“ überspringen Sie an dieser Stelle, da Sie ihn noch nicht konfigurieren können.
  5. Klicken Speichern um zurückzukehren Rechnungsexport Registerkartenübersicht.
  6. Wählen Sie das Exportsystem aus, das Sie soeben eingerichtet haben und für das Sie einen automatischen Exportauftrag aktivieren möchten.
  7. Gehe zu Automatisierung Klicken Sie auf die Registerkarte und aktivieren Sie die Option für den automatischen Export.
  8. Bestimmen Sie die Einstellungen für Ihren Exportauftrag.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Wenn Sie bereits eine Exportfunktion eingerichtet haben, wählen Sie die Exportfunktion aus, für die Sie einen automatischen Exportauftrag aktivieren möchten:

  1. Klicken Sie auf das Exportsystem, gehen Sie zu Automatisierung Klicken Sie auf die Registerkarte und aktivieren Sie die Option für den automatischen Export.
  2. Bestimmen Sie die Einstellungen für Ihren Exportauftrag.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Vorsicht: Die Einstellungen für den automatischen Export können nur für aktive Setups konfiguriert werden, nicht für Integrationen in Status: inaktiv/Entwurf. Um einen automatischen Exportauftrag einzurichten, müssen Sie entweder zuerst die Exportfunktion aktivieren (falls inaktiv) oder die Einrichtung abschließen (falls Entwurf).

Notiz: Wenn Sie zuvor einen automatischen Exportauftrag für ein Unternehmen eingerichtet haben, können Sie die Auftragseinstellungen bei Bedarf auch auf der Registerkarte „Automatisierung“ anzeigen und bearbeiten.

Export-Jobeinstellungen

Feld Beschreibung
Exportfrequenz

Legt die Häufigkeit des Exports fest. Sie können wählen:

  • Stündlich: Der Exportvorgang wird stündlich ausgeführt. Dies empfiehlt sich, wenn die Organisation eine große Anzahl von Dokumenten zu exportieren hat. Der Exportvorgang wird stündlich ausgeführt, z. B. um 9:00, 10:00, 11:00 Uhr usw.
  • Täglich: Der Exportvorgang wird täglich, an jedem Wochentag, ausgeführt. Er wird um 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC) durchgeführt.
  • Wöchentlich: Der Exportvorgang wird wöchentlich am ausgewählten Tag ausgeführt. Sie können den gewünschten Wochentag für den Export auswählen. Der Exportvorgang wird um 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC) ausgeführt.
  • MonatlichFalls ausgewählt, können Sie den konkreten Tag (1-31) auswählen, an dem der Exportvorgang stattfinden soll.

Endet der Monat nicht am 31., erfolgt der Exportvorgang am Vortag. Die genaue Uhrzeit ist 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC).
Tag des Monats Wird nur angezeigt, wenn Sie die Exportfrequenz auf monatlich einstellen.
Im Namen von

Wählen Sie den Finanzbenutzer aus, der als die Person angezeigt werden soll, die den Exportvorgang ausgeführt hat, wenn der automatische Exportvorgang ausgelöst wird.

In der Liste werden nur Benutzer mit der Rolle „Finanzen“ angezeigt. Sie müssen mindestens einen Benutzer auswählen.

Sie können einen bestimmten Benutzer für automatische Exportaufträge einrichten und ihm die Rolle „Finanzen“ zuweisen, damit Sie in den Protokollen erkennen können, dass diese Aufgabe nicht von einem realen Benutzer, sondern automatisch ausgeführt wurde.

Notiz: Exportaufträge werden in koordinierter Weltzeit (UTC) ausgeführt. Da UTC die Sommerzeit nicht berücksichtigt, können die Zeiten für geplante Aufträge abweichen. Richtet ein Kunde beispielsweise einen Auftrag alle vier Stunden ein, so erfolgt der Export während der Sommerzeit (Sommermonate in Europa) um 06:00, 10:00, 14:00 Uhr usw. MESZ. Während der Winterzeit (Wintermonate in Europa) erfolgt der Export um 05:00, 9:00, 13:00 Uhr usw. MEZ.

Automatischen Exportvorgang stoppen

Um den automatischen Exportauftrag zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf die entsprechende Exportfunktion in der Rechnungsexport Tab und schalten Sie die Rechnung automatisch exportieren Option.

Änderung der Exportauftragsfrequenz

So ändern Sie die Häufigkeit eines Exportauftrags:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
  2. Gehe zu Rechnungsexport und klicken Verwalten.
  3. Wählen Sie das Exportsystem aus, in dem Sie den Auftrag ändern möchten.
  4. Gehe zu Automatisierung Tab.
  5. Wählen Sie eine andere Frequenz im Exportauftragseinstellungen.
  6. Klicken Speichern

Warnung: Wenn Sie ein Exportsystem deaktivieren, deaktivieren Sie auch den zugehörigen automatischen Exportauftrag.

Verhindern, dass Finanznutzer manuell exportieren

Sie können verhindern, dass Finanzmitarbeiter Rechnungen manuell exportieren (Finanzen > Überprüfung > ExportierenDas bedeutet, dass die Exportschaltfläche nicht angezeigt wird, wenn eine Rechnung in der Exportübersicht oder in der Rechnungsdetailansicht ausgewählt wird.

So deaktivieren Sie manuelle Exporte:

  1. Gehe zu Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen
  2. In den ERP-Einstellungen auswählen Manuelle Exporte deaktivieren.


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