Sie können einen automatischen Exportauftrag einrichten, um die manuelle Aufgabe des Exports aller Spesen zu automatisieren.
Der automatische Exportauftrag sammelt alle Spesen mit dem Status Bereit für Export auf wiederkehrender Basis und erzeugt den für die Exportmöglichkeit konfigurierten Output (z. B. eine Datei für dateibasierte Exportmöglichkeiten oder das Senden der Daten an das Drittsystem bei API-Integrationen). Er ist mit allen Finanz-/ERP-Systemen kompatibel.
Das Datum, an dem der Exportauftrag ausgelöst wird, wird als frühestes Buchungsdatum verwendet. Das bedeutet, dass alle Spesen mit einem Buchungsdatum vor diesem Datum mit dem Datum des Exportauftrags exportiert werden.
Sie können einen automatischen Exportauftrag für den Export von Spesen, Transaktionen und Reisespesen einrichten. Pro Spesentyp Ihres Unternehmens kann jeweils nur ein automatischer Exportauftrag eingerichtet werden.
Vorsicht: Wenn Sie Ihr Unternehmen so konfiguriert haben, dass Fahrtpauschalen und Tagespauschalen in ein separates Abrechnungssystem exportiert werden, können Sie derzeit keinen automatischen Exportauftrag für diese Spesen erstellen.
Konfigurieren des Exportauftrags
Der automatische Exportauftrag wird als Teil der Einstellungen für den Export von Spesendaten in den Integrations-Einstellungen konfiguriert.
So exportieren Sie Ausgaben automatisch:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
- Wählen Sie Ausgabenexport und klicken Sie auf Konfigurieren.
- Wählen Sie aus, ob Sie den Exportauftrag einrichten möchten für:
- Ausgaben
- Kartentransaktionen
- Reisekosten
- Aktivieren Sie die Option Spesen auto-exportieren.
- Bestimmen Sie die Einstellungen für Ihren Exportauftrag.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Export-Jobeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Exportfrequenz |
Legt die Häufigkeit des Exports fest. Sie können wählen:
Wenn ein Monat keinen 31. Tag hat, findet der Export am vorherigen Kalendertag statt. Die genaue Uhrzeit ist 02:00 Uhr MEZ (00:00 Uhr UTC). |
| Tag des Monats | Wird nur angezeigt, wenn Sie die Exportfrequenz auf monatlich einstellen. |
| Im Namen von | Wählen Sie den Finance-User aus, der als die Person angezeigt werden soll, die den Export ausgeführt hat, wenn die automatische Exportaufgabe ausgelöst wird. In der Liste werden nur Benutzer mit der Rolle Finance angezeigt. Es muss mindestens ein Benutzer ausgewählt werden. |
Hinweis: Exportaufträge werden in koordinierter Weltzeit (UTC) ausgeführt. Da UTC die Sommerzeit nicht berücksichtigt, können die Zeiten für geplante Aufträge abweichen. Wenn ein Kunde beispielsweise einen Auftrag alle vier Stunden einrichtet, erfolgt der Export während der Sommerzeit (Sommermonate in Europa) um 06:00, 10:00, 14:00 Uhr usw. MESZ. Während der Winterzeit (Wintermonate in Europa) erfolgt der Export um 05:00, 9:00, 13:00 Uhr usw. MEZ.
Tipp: Sie können einen bestimmten Benutzer für automatische Exporte einrichten und ihm die Rolle Finance zuweisen, damit in den Protokollen erkennbar ist, dass diese Aufgabe automatisch ausgelöst wurde und nicht von einem realen Benutzer stammt.
Automatischen Exportauftrag anhalten
Um den automatischen Exportauftrag zu deaktivieren, schalten Sie die Option Spesen auto-exportieren auf der Registerkarte Spesenexport für die entsprechende Exportfunktion aus.
Häufigkeit des Exportauftrags ändern
So ändern Sie die Häufigkeit eines Exportauftrags:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
- Unter Spesenexport klicken Sie auf Konfigurieren.
- Wählen Sie die Ausgabenart aus, bei der Sie den Vorgang ändern möchten.
- Wählen Sie eine andere Frequenz im Export Job-Einstellungen.
- Klicken Speichern