Rechnungskontrollen und Abweisungsmöglichkeiten konfigurieren

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Bei der Rechnungsbearbeitung führt Perk Prüfungen aller Rechnungen durch und kennzeichnet potenzielle Probleme wie Duplikate oder nicht übereinstimmende Lieferantenadressen mit Benachrichtigungen, entweder im Rechnungskopf oder auf Ebene der Einzelposten.

 

 

Perk führt allgemeine Prüfungen (z. B. Duplikate, IBAN, Währungsabgleich zwischen Rechnung und Bestellauftrag, Gültigkeit des Steuersatzes) bei allen Rechnungen durch. Sie können jedoch selbst festlegen, welche Prüfungen Perk durchführen soll, indem Sie die jeweilige Prüfung unter Admin > Lieferantenrechnungen > Verarbeitungsregeln aktivieren oder deaktivieren.

 

Benachrichtigungen werden für alle User angezeigt und können abgewiesen werden (oder auch nicht), je nach Schweregrad der Benachrichtigung. Du kannst festlegen, dass bestimmte Rollen Benachrichtigungen abweisen können, die sie für die Rechnung als nicht relevant erachten. Du kannst beispielsweise festlegen, dass Submitter von Rechnungen Benachrichtigungen abweisen können, die sich aus der Kontrolle ergeben, dass eine Reverse-Charge-Referenz auf der Rechnung vorhanden ist.

Formale Prüfungen anzeigen und aktivieren

Du kannst alle von Perk durchgeführten Rechnungsprüfungen unter Admin > Lieferantenrechnungen > Verarbeitungsregeln einsehen.

Formale Prüfungen werden in fünf Kategorien eingeteilt:

Klicke auf eine Kontrolle, um eine Beschreibung der durchgeführten Prüfung anzuzeigen. In der Tabelle Formale Prüfungen wird für jede Kontrolle Folgendes angezeigt:

  • Platzierung: wo die Benachrichtigung erscheint. Sie kann entweder in der Rechnungskopfzeile oder in der Kopfzeile vom Einzelposten der Rechnung stehen.
  • Schweregrad: Art der Benachrichtigung. Es kann sich entweder um einen Fehler, eine Warnung oder eine Info handeln.
  • Abweisbarkeit: ob ein Benutzer die Benachrichtigung abweisen kann. Siehe Benachrichtigungen abweisen.
  • Status: ob die Kontrolle aktiv oder inaktiv ist.

Um eine Kontrolle zu aktivieren, klicke auf die Zeile und dann auf Aktivieren. Wenn Perk eine bestimmte Kontrolle überspringen soll, klicke auf die entsprechende Kontrolle und dann auf Deaktivieren. Du kannst mehrere Kontrollen auswählen und je nach Bedarf auf Aktivieren/Deaktivieren klicken.

Benachrichtigungen abweisen

Je nach Art der Benachrichtigung kannst Du festlegen, ob User Benachrichtigungen abweisen dürfen. Wenn ein User eine Benachrichtigung abweisen möchte, wird diese Aktion im Verlauf der Rechnung protokolliert, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

 

Benachrichtigungen mit dem Schweregrad Fehler können nicht abgewiesen werden, da sie mit obligatorischen Informationen verknüpft sind, die für den Export der Rechnung erforderlich sind. Benachrichtigungen mit dem Schweregrad Info können abgewiesen werden. Standardmäßig können einige Warnmeldungen abgewiesen werden, andere nicht, je nach Art der Kontrolle. Du kannst jedoch die Abweisbarkeit für Warnmeldungen nach Bedarf ändern. Du kannst beispielsweise festlegen,

Sie können unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Geschäftsregeln festlegen, ob eine Warnmeldung ausgeblendet werden kann oder nicht.

 

 

Um die Abweisungsmöglichkeit zu ändern, klicke auf eine Kontrolle und wähle im Feld Abweisbarkeit die Option Abweisbar aus. Dies bedeutet, dass Benutzer alle Benachrichtigungen, die sich aus dieser Kontrolle ergeben, abweisen können. Du kannst mehrere Kontrollen auswählen und je nach Bedarf auf Abweisbar /Nicht abweisbar klicken.

 

Festlegen der Abweisungsmöglichkeit nach Rolle

Standardmäßig können User Benachrichtigungen nicht abweisen. Sie können jedoch festlegen, dass bestimmte Rollen, wie z. B. Finance-User, irrelevante Benachrichtigungen abweisen können.

Sie konfigurieren die Rollen, die Warnungen in Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen löschen können. Die User-Rollen, denen Sie erlauben können, Benachrichtigungen abzuweisen, sind Submitter, Manager (Genehmiger), Rechnungsbearbeiter und Finance-User.

 

Vorsicht: Damit ein bestimmter User Benachrichtigungen für eine Warnprüfung abweisen kann, musst Du die Prüfung als abweisbar aktiviert und diesem User die Berechtigung erteilt haben, Benachrichtigungen abzuweisen. Wenn Du die Prüfung als abweisbar aktivierst, aber nicht festlegst, welche Benutzerrolle die Aktion ausführen kann, kann die Benachrichtigung nicht abgewiesen werden.

 

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