Um Perk Pay-Karten für ein Unternehmen zu erstellen, müssen Sie den Kontoeröffnungsprozess abschließen, Know Your Business (KYB). Perk Pay-Karten sindVerfügbar für Unternehmen in der EU/im EWR.
Der KYB-Onboarding-Prozess umfasst die folgenden Schritte:
- Nimm deine Einladung zu Perk Pay an.
- Legen Sie los mit der Perk KYB Plattform.
- Füllen Sie den KYB-Fragebogen aus.
- Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen.
- Führe eine Identitätsprüfung durch.
- Warten Sie auf die Fallprüfung durch KYB.
- KYB-Zugriff teilen
Der KYB-Onboarding-Prozess dauert im Durchschnitt 4–8 Wochen. Bitte beachten Sie diese Zeitvorgaben, wenn Sie ein Perk Platinum Visa-Kartenkonto anfordern.
Tipp: Wenn Sie Perk Pay erwerben möchten, wende Sie sich bitte an Ihren Onboarding-Manager wenn Sie ein neuer Perk-Kunde sind. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, wenn Sie bereits Perk-Kunde sind.
Nehmen Sie Ihre Einladung zu Perk Pay an
Sobald festgestellt wurde, dass Ihre Organisation den KYB-Onboarding-Prozess von Perk durchlaufen muss, erhalten Sie eine E-Mail-Einladung zu Perk Pay.
Diese Einladung enthält einen Link zu unserer vorgesehenen KYB-Software Dotfile, die Sie durch den KYB-Onboarding-Prozess führt. Sie müssen auf diesen Link klicken, um die Einladung anzunehmen.
Für das KYB-Onboarding wählt Perk die primäre Kontaktperson aus dem ursprünglichen Vertriebsvertrag aus. Wenn Sie der Ansprechpartner Ihrer Organisation sind und die E-Mail-Einladung noch nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an kybprocess@perk.com.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Einheiten bei Perk Pay onboarden möchten, gehen Sie bitte zum Dotfile-Client-Portal. Füllen Sie den KYB-Fragebogen für die erste Einheit aus. Nach Abschluss klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben rechts auf der Startseite des Portals. Dort können Sie das Onboarding weiterer Einheiten starten und zwischen bestehenden KYB-Fällen wechseln.
Erste Schritte mit der Perk KYB-Plattform
Für eine einfache, sichere und smarte Unternehmensverifizierung arbeitet Perk mit Dotfile zusammen. Dotfile ist eine einheitliche KYB-Lösung, die das KYB-Onboarding und die AML-Verfahren automatisiert, Betrug reduziert und die Einhaltung globaler Vorschriften unterstützt.
Für alle neuen Unternehmen oder Einheiten, die Sie onboarden möchten, müssen Sie den KYB-Fragebogen ausfüllenund die erforderlichen Dokumente über Dotfile hochladen – auch wenn Sie zuvor bereits eine separate Einheit bei Perk Pay onboardet haben. Dies stellt sicher, dass aktuelle Dokumente und Unternehmensdaten vorliegen, um die EU-Compliance zu gewährleisten.
Um zum ersten Mal auf die KYB-Plattform von Perk zuzugreifen, gehen Sie zum Dotfile-Client-Portal und klicken Sie auf Neues Onboarding starten.
Hinweis: Wenn Sie den Onboarding-Prozess bereits begonnen haben, können Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben, indem Sie die E-Mail-Adresse eingeben, die mit dem Onboarding verknüpft ist. Ein einmaliger 24-Stunden-Link wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet, mit dem Sie den KYB-Onboarding-Prozess für offene KYB-Fälle fortsetzen können.
Vervollständigen Sie den KYB-Fragebogen
Um den KYB-Onboarding-Prozess auf der Perk KYB-Plattform zu starten, müssen Sie zunächst die von Perk festgelegten Datenverarbeitungsvereinbarungen prüfen. Mit einem Klick auf Weiter stimmen Sie den Bedingungen in den Datenverarbeitungsvereinbarungen ausdrücklich zu.
Anschließend müssen Sie den KYB-Fragebogen ausfüllen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die richtige Rechtseinheit zu identifizieren und die relevanten Daten basierend auf Ihrem Unternehmen bereitzustellen:
- Wählen Sie das Land, in dem Ihr Unternehmen (Gesellschaft) registriert ist.
- Geben Sie den genauen Namen des Unternehmens (Gesellschaft) ein, das Sie auswählen möchten.
-
Klicken Sie auf Ihr Unternehmen suchen.
Tipp: Wenn Ihr Unternehmen in der automatisch generierten Liste nicht erscheint, prüfen Sie, ob Sie das richtige Land ausgewählt haben. Alternativ können Sie die Daten manuell eingeben.
- Wählen Sie Ihr Unternehmen aus und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie alle Firmenidentifikationsdaten an. Überprüfen Sie die angeforderten Felder sorgfältig.
- Bitte geben Sie wirtschaftliche Daten für das Unternehmen an.
- Fügen Sie die relevanten Personen (UBOs oder gesetzliche Vertreter) dem KYB-Fragebogen Ihres Unternehmens hinzu.
- Geben Sie alle erforderlichen Daten für jede Person ein.
- Wählen Sie einen Geschäftskontakt aus. Dieser Kontakt und seine E-Mail-Adresse werden mit dem KYB-Fall verknüpft. Wenn Sie den Onboarding-Prozess unterbrechen, müssen Sie diese E-Mail-Adresse verwenden, um fortzufahren.
-
Überprüfen Sie Ihren KYB-Fragebogen vor der Einreichung und kontrollieren Sie alle erfassten Daten sorgfältig.
Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, Daten zu Ihrem Unternehmen und den relevanten Personen zu erfassen. Perk empfiehlt, die folgenden Punkte vor dem Fortfahren zu überprüfen:
- Stellen Sie sicher, dass alle Angaben zu Ihrem Unternehmen und den Personen korrekt und aktuell sind.
- Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen dem KYB-Fall hinzugefügt werden. Es wird empfohlen, alle UBOs oder Direktoren einzubeziehen, die relevant sein könnten, auch wenn Sie am Ende diese Dokumentation nicht bereitstellen, anstatt eine Person zu vergessen.
Vorsicht: Sobald Sie auf Weiter klicken, können die bereitgestellten Informationen nicht mehr geändert werden. Änderungen können nur vom KYB-Fallbearbeiter vorgenommen werden.
Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder an kybprocess@perk.com.
Beschaffen Sie die erforderlichen Unterlagen
Um Ihr Unternehmen erfolgreich zu onboarden, verlangt Perk, dass Sie die folgenden Dokumente, Daten und Informationen über unsere KYB-Plattform einreichen.
Wenn Sie planen, mehr als ein Unternehmen (Rechtseinheit) zu onboarden, müssen Sie die erforderlichen Informationen für jede Einheit separat bereitstellen.
Erforderliche Dokumente
Während des KYB-Onboarding-Prozesses werden Sie gebeten, folgende Unterlagen einzureichen:
- Satzung/Gründungsurkunde
- Eigentums- und Organisationsstruktur: Ein aktuelles Dokument, das innerhalb der letzten drei Monate von einem autorisierten Buchhalter, Anwalt oder Vorstandsmitglied sowie einem Notar unterzeichnet und datiert wurde.
- Auszug aus dem Handelsregister
- Aktionärsregistrierung
- UBO-Registrierung
- Finanzberichte / Jahresbericht
Dokumente in der Perk KYB-Plattform hochladen
- Klicken Sie auf Hochladen (Upload).
- Ziehen Sie die Datei in das Dialogfeld oder wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus.
- Klicken Sie auf + Datei hinzufügen, um weitere Dokumente auszuwählen.
- Um den Upload abzuschließen, klicken Sie auf Zur Überprüfung senden (Send for review).
Vorsicht: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Dokumente gleichzeitig in den richtigen Abschnitt hochladen. Wenn Sie Dokumente vergessen oder weitere hochladen möchten, müssen Sie warten, bis der KYB-Beauftragte Ihre Dokumente abgelehnt hat, bevor Sie erneut hochladen können.
Identitätsprüfung durchführen
Zusätzlich zu den erforderlichen Dokumenten, Daten und Informationen über das Unternehmen muss Perk alle relevanten Personen, wie z. B. gesetzliche Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte, identifizieren und überprüfen.
Erforderliche Überprüfung
-
Identitätsprüfung für den gesetzlichen Vertreter
Zertifiziert Eine Remote-Identitätsprüfung sollte durchgeführt werden.
Oder nur mit Genehmigung Ihres KYB-Sachbearbeiters:- Identitätsnachweis:Bitte legen Sie eine beglaubigte und übersetzte Kopie Ihres Ausweises vor. Diese muss farbig sein, alle vier Ecken müssen sichtbar sein und beide Seiten müssen kopiert sein.
- Adressnachweis: Zusätzliches Dokument, das zur Adressbestätigung geeignet ist. Die Dokumente dürfen nicht älter als drei Monate sein.
-
Identifizierungsverfahren für wirtschaftlich Berechtigte, Geschäftsführer oder Vertreter des Vertragsinhabers
Für alle relevanten Parteien müssen Identifikationsnachweise vorgelegt werden.- Identitätsnachweis: Legen Sie eine beglaubigte und übersetzte Kopie Ihres Ausweises vor. Diese muss farbig sein, alle vier Ecken müssen sichtbar sein und beide Seiten müssen kopiert sein.
- Adressnachweis: Zusätzliches Dokument, das zur Adressbestätigung geeignet ist. Die Dokumente dürfen nicht älter als drei Monate sein.
Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter (UBO) 25 % oder mehr der Anteile hält, müssen Sie die Ausweise der beiden Geschäftsführer angeben.
Hinweis: Sie können anstelle eines Adressnachweises die erweiterte Fernidentifizierung nutzen. Falls Sie diese Option benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder kontaktieren Sie uns unter kybprocess@perk.com.
Durchführung der Identitätsprüfung auf der Perk KYB-Plattform
Für die Fernidentitätsprüfung, die für die Rechtsvertretung erforderlich ist, benötigen Sie ein Mobiltelefon und einen Identitätsnachweis. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel zwischen drei und zehnMinuten.
Führen Sie eine Remote-Identitätsprüfung durch.
- Klicken Sie auf Verifizierung starten, um den Identitätsverifizierungsprozess zu beginnen.
- Wählen Sie die Methode für den Zugriff auf die Identitätsprüfung. Sie können zwischen QR-Code generieren, den Sie mit Ihrem Smartphone abrufen können, oder SMS erhalten wählen.
- Sobald Sie den Link auf Ihrem Smartphone aufgerufen haben, wählen Sie Ihr Wohnsitzland aus.
- Wählen Sie das Dokument aus, das Sie zur Fernidentitätsprüfung verwenden möchten.
- Lesen Sie den Rechtshinweis. Wenn Sie fortfahren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um der Anfrage zuzustimmen, und tippen Sie auf Ich stimme zu.
- Halten Sie die Vorderseite Ihres Dokuments fest und neigen Sie sie. Sobald Sie bereit sind, tippen Sie auf Ich bin bereit, mein Dokument zu neigen.
- Nachdem Sie die Vorderseite des Dokuments ausgefüllt haben, wiederholen Sie bitte den gleichen Vorgang für die Rückseite des ausgewählten Dokuments. Tippen Sie auf Ich bin bereit, mein Dokument zu kippen.
- Zum Schluss müssen Sie noch Ihr Gesichtsprofil vervollständigen. Positionieren Sie die Kamera vor Ihrem Gesicht und tippen Sie auf „Ich bin bereit“.
- Sobald Sie die Profilaufzeichnung abgeschlossen haben, überprüft Dotfile die bereitgestellten Informationen kurz und informiert Sie, wann Sie die Website schließen können.
Laden Sie Ihren Identitätsnachweis und einen Adressnachweis hoch.
- Klicken Sie auf Hochladen (Upload).
- Ziehen Sie die Datei in das Dialogfeld oder wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus.
- Um den Upload abzuschließen, klicken Sie auf Zur Überprüfung senden (Send for review).
Zum Identitätsnachweis werden Sie gebeten, ein Foto der Vorder- und Rückseite Ihres Ausweises hochzuladen. Sie können das Dokument einfach in eines der beiden Dropdown-Felder hochladen.
Achtung: Bitte laden Sie alle relevanten Dokumente gleichzeitig im richtigen Bereich hoch. Falls Sie Dokumente vergessen haben oder weitere hochladen möchten, müssen Sie warten, bis der KYB-Mitarbeiter Ihre Dokumente abgelehnt hat, bevor Sie sie erneut hochladen können.
Auf die Überprüfung des KYB-Falls warten
Sobald alle Dokumente hochgeladen wurden, prüft Ihr KYB-Fallbearbeiter die bereitgestellten Daten und Unterlagen. Dieser Prozess ermöglicht es dem Fallbearbeiter, bestimmte Dokumente zu genehmigen oder abzulehnen.
Wenn ein Dokument abgelehnt wurde, können Sie diese Information auf der Perk KYB-Plattform einsehen und den Kommentar des KYB-Fallbearbeiters prüfen. Anschließend können Sie neue Dokumente hochladen und erneut einreichen.
KYB-Zugriff teilen
Sie können anderen Teammitgliedern Zugriff auf die Datei gewähren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Auf dem Verifizierungsportal, klicken Sie Zugriff teilen
Klicken Benutzer im Popup-Fenster einladen
Wählen Sie eine registrierte Person aus dem Dropdown-Menü aus oder klicken Sie auf Fügen Sie die einzelnen Personen hinzu, falls sie nicht im Fall aufgeführt sind.
Fügen Sie bei Bedarf eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Weiter“. Benutzer einladen
Nach Erhalt der Einladung wird der Empfänger zum Zugriff auf das KYB-Portal eingeladen.