Bei bestimmten Ausgaben wie beispielsweise Mahlzeiten müssen Unternehmen aus verschiedenen Gründen möglicherweise die von den Ausgaben betroffenen Mitarbeiter und Gäste erfassen:

• Unternehmensrichtlinie: Überprüfung, ob die Spesen dem festgelegten Budget pro Person entsprechen.
• Auswirkung auf die Tagespauschale: Überprüfung, ob die Mitarbeitenden die entsprechende Mahlzeit von den Tagespauschalen für den Tag abgezogen haben.
• Länderspezifische Anforderung: Bereitstellung einer Liste der Teilnehmenden und der Firmenzugehörigkeit für alle Mahlzeiten-Spesen (z.B. in Deutschland erforderlich).

Mit Perk kannst Du Teilnehmende angeben, die Benutzer auswählen, die von den Spesen abgedeckt wurden, und angeben, ob es sich um einen Perk-Benutzer oder eine dritte Partei handelt. Finance-User mit Bearbeitungsberechtigungen für Spesen können bei Bedarf auch Teilnehmende zu den Spesen hinzufügen.

Standardmäßig wirst Du automatisch als Teilnehmende/r ausgewählt (es sei denn, dies wurde von Deinem Perk-Admin deaktiviert). Wenn ein Assistent in Deinem Namen eine Spese erstellt, wird dieser der Spesenabrechnung ebenfalls als Standard-Teilnehmende/r hinzugefügt.

Perk kennzeichnet alle Ausgaben, bei denen Sie nicht als Teilnehmer aufgeführt sind. Perk-Administratoren können diese Warnung deaktivieren. falls erforderlich.

Während die Teilnehmenden ausgewählt werden, zeigt Perk eine Informationsmeldung an, die die Kostenaufschlüsselung pro Person in der Währung der Spesen angibt:

Kostenbeteiligte

Du kannst drei Arten von Teilnehmenden zu einer Spese hinzufügen:

• Perk-Firmenbenutzer: Perk-Benutzer aus Deiner Firma. Diese Teilnehmenden werden schwarz dargestellt.
• Perk-Organisationsbenutzer: Perk-Benutzer aus einer anderen Firma, aber aus derselben Organisation. Diese Teilnehmenden haben eine dunkelgraue Farbe.
• Externe Teilnehmende: Eine dritte Partei aus einer anderen Organisation. Diese Teilnehmenden werden hellgrau dargestellt.

Es werden keine Benachrichtigungen an externe Teilnehmende gesendet. Die Informationen werden ausschließlich für die Berichterstattung Deiner Firma gesammelt.

Hinzufügen eines Mitarbeiters zu einer Ausgabe

Beim Erstellen oder Überprüfen einer Ausgabe geben Sie die entsprechenden Teilnehmer im Feld „Teilnehmer“ an. Sie können in Perk nach anderen Personen suchen, indem Sie deren Namen in das Feld „Teilnehmer“ eingeben. Standardmäßig können Sie nur nach Personen aus Ihrem eigenen Unternehmen suchen.

Menschen als Teilnehmer im Web	Menschen als Teilnehmer an mobilen

Mitarbeiter anderer Unternehmen innerhalb ihrer Organisation müssen als externe Teilnehmer angelegt werden, es sei denn, Ihr Perk-Administrator hat die Funktion entsprechend konfiguriert. Suche nach anderen Benutzern innerhalb der OrganisationDie

Die Suchliste zeigt die neuesten Teilnehmenden an, mit Ausnahme der bereits ausgewählten.

Einen externen Teilnehmenden hinzufügen

Um externe Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf + Externen Teilnehmer hinzufügen. Geben Sie Vor- und Nachnamen des Teilnehmers, dessen E-Mail-Adresse und den Firmennamen ein.

Externen Teilnehmer in der Web-App	Externen Teilnehmer in der Mobile-App

Standardmäßig musst Du mindestens den Vornamen der Teilnehmenden eingeben. Die anderen Felder können je nach Firmeneinstellungen Deiner Firma Pflichtfelder sein oder auch nicht. Diese Informationen werden zusammen mit den Spesen für die Berichterstattung gespeichert.

Vorsicht: Sobald externe Teilnehmer erstellt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Änderungen erforderlich sind, muss der Teilnehmer entfernt und erneut hinzugefügt werden.

Warnung: Des Weiteren dürfen mehrere externe Teilnehmer nicht dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, da Perk die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal nutzt.

1. Wählen Sie den Kalender und das Datum aus.

   

2. Wählen Sie aus der Liste der für den Kalender und das Datum gefundenen Ereignisse das entsprechende Ereignis mit den Teilnehmern aus. Klicken Sie auf „Import überprüfen“.Die
   

Im Popup-Fenster werden die Details der eingeladenen Personen und deren Status (angenommen, abgelehnt oder keine Antwort) angezeigt. Sie können den Veranstaltungsnamen als Ausgabenbeschreibung importieren, indem Sie „Veranstaltungsnamen als Beschreibung verwenden“ auswählen.Die

Wenn Sie eingeladen haben externe TeilnehmerSie müssen alle erforderlichen Informationen wie z. B. Ihren Vornamen angeben. und Nachname und UnternehmenWenn Sie jemanden aus Ihrem Unternehmen oder einem anderen Unternehmen zu Perk eingeladen haben, zeigt Perk den Namen des Nutzers an.

Sobald alle erforderlichen Daten eingegeben sind, klicken Sie auf Import abschließenAlle importierten Teilnehmer werden den Kosten hinzugefügt.