Bei bestimmten Ausgaben wie beispielsweise Mahlzeiten müssen Unternehmen aus verschiedenen Gründen möglicherweise die von den Ausgaben betroffenen Mitarbeiter und Gäste erfassen:

• Unternehmensrichtlinie: Überprüfung, ob die Spesen dem festgelegten Budget pro Person entsprechen.
• Auswirkung auf die Tagespauschale: Überprüfung, ob die Mitarbeitenden die entsprechende Mahlzeit von den Tagespauschalen für den Tag abgezogen haben.
• Länderspezifische Anforderung: Bereitstellung einer Liste der Teilnehmenden und der Firmenzugehörigkeit für alle Mahlzeiten-Spesen (z.B. in Deutschland erforderlich).

Mit Perk kannst Du Teilnehmende angeben, die Benutzer auswählen, die von den Spesen abgedeckt wurden, und angeben, ob es sich um einen Perk-Benutzer oder eine dritte Partei handelt. Finance-User mit Bearbeitungsberechtigungen für Spesen können bei Bedarf auch Teilnehmende zu den Spesen hinzufügen.

Standardmäßig wirst Du automatisch als Teilnehmende/r ausgewählt (es sei denn, dies wurde von Deinem Perk-Admin deaktiviert). Wenn ein Assistent in Deinem Namen eine Spese erstellt, wird dieser der Spesenabrechnung ebenfalls als Standard-Teilnehmende/r hinzugefügt.

Perk kennzeichnet alle Spesen, bei denen Du, als Submitter der Spesen, nicht als Teilnehmender aufgeführt bist. Perk-Admins können diese Warnung jedoch bei Bedarf deaktivieren.

Während die Teilnehmenden ausgewählt werden, zeigt Perk eine Informationsmeldung an, die die Kostenaufschlüsselung pro Person in der Währung der Spesen angibt:

Kostenbeteiligte

Du kannst drei Arten von Teilnehmenden zu einer Spese hinzufügen:

• Perk-Firmenbenutzer: Perk-Benutzer aus Deiner Firma. Diese Teilnehmenden werden schwarz dargestellt.
• Perk-Organisationsbenutzer: Perk-Benutzer aus einer anderen Firma, aber aus derselben Organisation. Diese Teilnehmenden haben eine dunkelgraue Farbe.
• Externe Teilnehmende: Eine dritte Partei aus einer anderen Organisation. Diese Teilnehmenden werden hellgrau dargestellt.

Es werden keine Benachrichtigungen an externe Teilnehmende gesendet. Die Informationen werden ausschließlich für die Berichterstattung Deiner Firma gesammelt.

Hinzufügen eines Mitarbeiters zu einer Ausgabe

Beim Erstellen oder Überprüfen einer Ausgabe geben Sie die entsprechenden Teilnehmer im Feld „Teilnehmer“ an. Sie können in Perk nach anderen Personen suchen, indem Sie deren Namen in das Feld „Teilnehmer“ eingeben. Standardmäßig können Sie nur nach Personen aus Ihrem eigenen Unternehmen suchen.

Menschen als Teilnehmer im Web	Menschen als Teilnehmer an mobilen

Mitarbeitende in anderen Firmen Deiner Organisation müssen als externe Teilnehmende erstellt werden, es sei denn, Dein Perk-Admin hat die Funktion so konfiguriert, dass Du nach anderen Benutzern in der gesamten Organisation suchen kannst.

Die Suchliste zeigt die neuesten Teilnehmenden an, mit Ausnahme der bereits ausgewählten.

Einen externen Teilnehmenden hinzufügen

Um externe Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf + Externen Teilnehmer hinzufügen. Geben Sie Vor- und Nachnamen des Teilnehmers, dessen E-Mail-Adresse und den Firmennamen ein.

Externen Teilnehmer in der Web-App	Externen Teilnehmer in der Mobile-App

Standardmäßig musst Du mindestens den Vornamen der Teilnehmenden eingeben. Die anderen Felder können je nach Firmeneinstellungen Deiner Firma Pflichtfelder sein oder auch nicht. Diese Informationen werden zusammen mit den Spesen für die Berichterstattung gespeichert.

Vorsicht: Sobald externe Teilnehmer erstellt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Änderungen erforderlich sind, muss der Teilnehmer entfernt und erneut hinzugefügt werden.

Warnung: Des Weiteren dürfen mehrere externe Teilnehmer nicht dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, da Perk die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal nutzt.