In Perk sind Sie als Kartenadministrator normalerweise für die Bestellung von Perk-Karten zuständig. Sie können Ihre Perk-Karten jedoch so einrichten, dass Nutzer ihre eigene Karte anfordern können. Sie entscheiden, ob Sie die Kartenanfrage genehmigen oder ablehnen und passen Ausgabenlimits und Kartennutzung an.
Wann Man kann die Karte entweder über das Web oder über die mobile App anfordern.Sie erhalten eine Benachrichtigung mit allen Details Ihrer Kartenanfrage: Name des Antragstellers, Kartentyp, Verwendungszweck, Kommentare, gewünschte Ausgabenlimits usw. Als Kartenadministrator können Sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen und alle Karteneinstellungen anpassen. Sie können beispielsweise die Ausgabenlimits und den Kartentyp ändern oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Beschränkung auf bestimmte Händlerkategorien festlegen, bevor die Karte ausgestellt wird. Pro Person sind maximal fünf offene Kartenanfragen möglich. Kartenanfragen können jederzeit storniert werden, sofern sie noch nicht genehmigt wurden. Virtuelle und Einwegkarten sind nach der Genehmigung sofort einsatzbereit. Physische Karten werden bestellt und an die Adresse Ihres Unternehmens versandt.
Kartenanfragen anzeigen
Alle Kartenanfragen können Sie im Menü „Kartenteam“ unter dem Tab „Kartenanfragen“ einsehen. Dieser Tab zeigt die Anzahl der ausstehenden Anfragen an, neben den Tabs „Vorteilskarten“ und „Archiviert“.
Sie zeigt eine Zusammenfassung der Anfrage an:
- Anfragedatum
- Person, die die Karte angefordert hat
- Kartentyp (physisch, virtuell oder Einmal)
- beantragtes Ausgabelimit
Klicken Sie in der Zeile einer Anfrage auf Genehmigen, um sie direkt zu genehmigen, oder verwenden Sie das Menü „Aktionen“ (⋮), um die Anfrage bearbeiten oder ablehnen zu bearbeiten. Ein Klick an einer anderen Stelle in der Zeile öffnet den Bildschirm Kartenanfrage bearbeiten. Dort werden der Name des Karteninhabers, der Kartenname, der Kartentyp und die Ausgabeneinstellungen der Anfrage angezeigt. Diese Felder sind bereits mit den vom Anfragenden ausgewählten Daten ausgefüllt.
Karteneinstellungen anpassen
Wenn Sie eine Anfrage öffnen (oder Anfrage bearbeiten aus der Liste auswählen), gelangen Sie zum Bildschirm Kartenanfrage bearbeiten, wo Sie vor der Genehmigung folgende Änderungen vornehmen können:
- Karteninhaber: Name der Person und Anzeigename der Karte
- Kartentyp: physisch, virtuell oder Einwegkarte
- Ausgabeneinstellungen: der Ausgabenlimitbetrag und dessen Gültigkeitszeitraum (für physische und virtuelle Karten) bzw. das automatische Ablaufdatum (für Einmalkarten)
- Gesperrte Händlerkategorien: Aktivieren Sie diese Option, um bestimmte Händlerkategorien einzuschränken
- Geldautomatenabhebungen: Bargeldabhebungen aktivieren oder deaktivieren (nur physische Karten)
- Zusätzliche Kommentare: eine Notiz, die in der an den Anfragenden gesendeten E-Mail enthalten ist.
Die Lieferadresse des Anfragenden wird zu Referenzzwecken angezeigt.
Wenn Sie Änderungen an den Angaben vornehmen, wird der Anfragende per E-Mail über die Änderungen informiert.
Genehmigung der Kartenanfrage
Um eine Anfrage direkt zu genehmigen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf Genehmigen. Um Details vorher zu prüfen oder zu ändern, öffnen Sie die Anfrage (oder wählen Sie Anfrage bearbeiten) und klicken Sie anschließend auf Karte genehmigen. Um eine Anfrage abzulehnen, klicken Sie im ⋮-Menü der Zeile oder im Bearbeitungsbildschirm auf Ablehnen. Der Kartenanforderer wird per Push-Benachrichtigung (sofern aktiviert) und per E-Mail über das Ergebnis und alle vor der Genehmigung vorgenommenen Änderungen informiert. Nach der Bearbeitung wird die Anfrage aus der Liste Kartenanfragen entfernt. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle ausstehenden Anfragen genehmigt oder abgelehnt wurden.