Drei-Wege-Abgleich (3-Wege) ist ein Verfahren zum Vergleich von Rechnungsdaten mit Auftragsbestätigung (PO) und Warenannahme (GR) Daten.

Durch den Vergleich der drei Dokumente lässt sich überprüfen, ob Bestellung, Lieferung und Rechnung übereinstimmen. So können betrügerische Transaktionen und fehlerhafte Zahlungen verhindert werden. Der dreifache Abgleich ist für Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und übereinstimmen, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Für den dreifachen Abgleich in Perk werden Bestelldaten, Wareneingangsdaten und Rechnungspositionsdaten benötigt. Die Wareneingänge müssen zuvor mit den entsprechenden Daten verknüpft worden sein. entsprechende PO in Perk

Drei-Wege-Matching kann durchgeführt werden automatisch oder manuell

Spalte für Bestellpositionen

Die Spalte „Bestellposition“ ermöglicht es Ihnen, einen Rechnungsdatensatz manuell einem Wareneingang oder einer Bestellposition zuzuordnen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Wählen Sie PO. Option in der Positionen Registerkarte. Das Fenster zum Rechnungsabgleich wird angezeigt.

Tipp: Die Position des Fensters ist nicht fixiert. Sie können es nach Bedarf an eine andere Stelle des Bildschirms ziehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol „Erweitern“ neben dem Fenster. Übereinstimmen Schaltfläche zum Anzeigen weiterer Bestellpositionen.

Im Rechnungsabgleich werden die zugehörigen Bestell- und Wareneingangsdaten angezeigt. Alle Bestellpositionen der ausgewählten Bestellnummern werden dargestellt. Die Bestellpositionen sind zunächst aufsteigend nach Bestellnummer und anschließend nach Position sortiert. Enthält die Bestellnummer oder Position nicht-numerische Werte, werden diese Positionen alphabetisch aufsteigend sortiert.

Die Wareneingangspositionen sind in den zugehörigen Bestellpositionen verschachtelt. Um sie anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil neben einer Bestellposition, um die Ansicht zu erweitern.

Notiz: Falls Sie keine Wareneingangsdaten sehen können, obwohl Ihr Finanzsystem so eingerichtet ist, dass diese Informationen an Perk gesendet werden, überprüfen Sie, ob Ihr Perk-Administrator die entsprechende Funktion aktiviert hat. Wareneingangsdaten anzeigen Kontrollkästchen in Einstellungen > Lieferantenrechnungen > RechnungseinstellungenDie Daten wurden möglicherweise importiert, werden aber nicht in der Rechnungsabgleichstabelle angezeigt.

Spalte „Matchingstatus“

Diese Spalte gibt die Übereinstimmungsstatus der Bestellposition und der Wareneingangsposition. Die möglichen Status für Bestell- und Wareneingangspositionen sind:

• Nicht zugeordnet: Es konnte keine Rechnungsposition dem Wareneingangsposten zugeordnet werden.
• ÜbereinstimmendDie Rechnungsposition(en) wurden vollständig mit dem Wareneingangsposten abgeglichen. Es bestehen keine Betrags- oder Mengenabweichungen.
• Teilweise übereinstimmendDie Rechnungsposition(en) wurden mit dem Wareneingangsposten abgeglichen. Die erhaltene Menge wurde jedoch noch nicht vollständig abgeglichen. Es ist noch einiges offen. Passende Menge links.
• FehlpaarungDie Rechnungsposition(en) wurden mit dem Wareneingangsposten abgeglichen. Es bestehen Abweichungen im Betrag und/oder in der Menge.

Die Matching-Status werden in Perk berechnet, wenn ein Matching durchgeführt oder vorhandene Matching-Daten aus der externen Bestellquelle importiert werden. Weitere Informationen zur genauen Bedeutung dieser Status finden Sie unter Abgleichende Status für Bestellungen und Wareneingänge

Vorsicht: Perk erlaubt nur eine Eins-zu-Eins-Beziehung zwischen Rechnungspositionen und Bestell-/Wareneingangspositionen.
Wenn die Artikel in separaten Bestellungen oder Wareneingängen bestellt oder geliefert, aber in einer einzigen Rechnungsposition fakturiert wurden, müssen Sie die Rechnungsposition duplizieren und die Beträge und Mengen so anpassen, dass sie mit der Bestell-/Wareneingangsposition übereinstimmen.

Automatischer Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen

Perk kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen.

Durch den automatischen Drei-Wege-Abgleich erkennt Perk Informationen in der Rechnung, die zur Identifizierung von Bestellungen und Wareneingängen beitragen. Perk verwendet diese Informationen, um automatisch eine Bestell- und eine Wareneingangsposition mit der Rechnungsposition zu verknüpfen.

Notiz: Um die automatische Dreier-Zuordnung zu aktivieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Lieferantenrechnungen > RechnungseinstellungenÜberprüfen Sie die Bestellungen aktivieren Die Option ist aktiviert und wählen Sie die Option aus. Automatische Zuordnung aktivieren Kontrollkästchen.

Die Positionen der Bestellung/des Wareneingangs werden automatisch den Rechnungspositionen zugeordnet, wenn die Rechnung zum ersten Mal hochgeladen wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den automatischen Abgleich manuell auszulösen:

• durch manuelles Hinzufügen oder Entfernen einer Bestellnummer im Header-Feld Bestellnummer, oder
• Durch die Verwendung der Option „Automatische Zuordnung auslösen“ im Bereich „Positionen“ können Benutzer eine, mehrere oder alle Positionen auswählen und die automatische Zuordnung auslösen.

Kann Perk die Bestellnummer nicht in der Rechnung erkennen, hängt das Verhalten des automatischen Abgleichs von den Lieferanteneinstellungen ab:

• wenn der Lieferant als PO-Lieferant Und Automatische Zuordnung auslösen, falls die Bestellnummer nicht gefunden wird ist aktiviert Perk versucht für den Lieferanten, die Rechnungspositionen automatisch mit den Bestellpositionen abzugleichen.
• wenn der Lieferant als PO-Lieferant Und Automatische Zuordnung auslösen, falls die Bestellnummer nicht gefunden wird Ist nicht aktiviertSie müssen die Rechnung manuell mit der Bestellung abgleichen.
• wenn der Lieferant ist nicht markiert Als Lieferant einer Bestellung muss die Rechnung manuell mit der Bestellung abgeglichen werden.

Um die Daten der Bestellposition mit den Rechnungspositionen abzugleichen, sucht die KI von Perk nach folgenden Attributen:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Währung
• Beschreibung
• Menge
• Amount
• Preis des Artikels
• Lieferschein (falls auf der Rechnung vorhanden)
• Artikelnummer (falls auf der Rechnung vorhanden)

Notiz: Lieferscheindaten und Artikelnummern werden von der KI nicht als separate Datenelemente extrahiert, sondern im Rahmen der Rohdatenextraktion der Position ausgelesen. Das bedeutet: Wenn eine Lieferscheinnummer oder eine Artikelnummer im importierten Wareneingangsposten vorhanden ist und dieselbe Referenz in den extrahierten Rohdaten der Position gefunden wird, wird diese beim automatischen Abgleich in die Ermittlung des Übereinstimmungswerts einbezogen.

Manuelle Zuordnung von Bestellungen und Wareneingängen zu Rechnungen

Wenn die Bestellnummer(n) im Rechnungskopf ausgewählt sind, PositionDie Registerkarte „s“ wird um zwei zusätzliche Spalten erweitert:

• Bestellposition
• Matchingstatus

Klicken Sie in der Spalte „Bestellnummer“ auf Wählen Sie PO. und wählen Sie eine Bestellnummer aus (falls noch nicht geschehen).

Um eine Rechnungsposition mit einer Bestell-/Wareneingangsposition abzugleichen, wählen Sie die entsprechende Wareneingangsposition aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Abgleichen.

1. Rechnungsposition, 2. Bestellposition, 3. Wareneingangsposition

Das Dialogfenster für den Rechnungsabgleich wird geschlossen. Das Abgleichsergebnis wird im Abschnitt „Rechnungspositionen“ angezeigt.

Rechnungspositionen mit übereinstimmenden Bestell-/Wareneingangspositionen

Tipp: Sie können die Spalten im Fenster „Rechnungsabgleich“ nach Ihren Wünschen ein- oder ausblenden. Klicken Sie auf das Spaltensymbol (...) rechts, um die anzeigbaren Spalten anzuzeigen.

Mögliche Matching-Szenarien

Im Feld „Bestellposition“ wird die übereinstimmende Bestellnummer angezeigt. Je nach Erfolg der Zuordnung können folgende Zuordnungsstatus angezeigt werden:

• ÜbereinstimmendDie Rechnungsposition wurde vollständig mit dem Bestell-/Wareneingangsposten abgeglichen. Es bestehen keine Mengen- oder Betragsabweichungen.

• FehlpaarungDie Rechnungsposition wurde mit dem Bestell-/Wareneingangsposten abgeglichen. Es bestehen Mengen- und/oder Betragsabweichungen. Um weitere Informationen zum Grund der Abweichung bereitzustellen, wird eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm angezeigt.
  • MengenabweichungDie Benachrichtigung erscheint, wenn die Rechnungspositionsmenge größer ist als die entsprechende Menge des Wareneingangsartikels.
  • BetragsabweichungDie Benachrichtigung erscheint, wenn der Nettobetrag einer Rechnungsposition größer ist als (Rechnungspositionsmenge * Bestellartikelpreis). Falls konfiguriert, Toleranzen sollte in diesem Fall ebenfalls berücksichtigt werden.

Tipp: Wenn Sie nur für jeden einzelnen Posten das Warnsymbol sehen, überprüfen Sie, ob Sie die Funktion aktiviert haben. Benachrichtigungen Spalte.

Bestell- oder Wareneingangspositionen mit dem Status „Gelöscht“ oder „Gesperrt“

Wenn eine Bestellposition und/oder Wareneingangsposition den Status „Gelöscht“ oder „Gesperrt“ hat, kann ihr dennoch eine Rechnungsposition zugeordnet werden. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Bestellposition oder Wareneingangsposition gesperrt oder gelöscht ist.

Je nach den Vorgaben Ihres Unternehmens können Sie den Workflow so konfigurieren, dass Benutzer solche Rechnungen nicht über einen bestimmten Status hinaus bearbeiten können. Beispielsweise sollten Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen im Workflow nicht über den Status „Neu/Entwurf“ hinausgehen, oder Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen sollten nicht über den Status „Genehmigung“ hinausgehen usw.

Abgeglichene Rechnungspositionen mit fehlendem Wareneingang

In manchen Fällen kann eine Rechnung eingehen, bevor die Ware tatsächlich eingegangen ist. Daher existiert im System noch kein Wareneingang für die entsprechende Bestellposition. Es ist dennoch möglich, die Rechnungsposition zuzuordnen und auf Positionsebene anzugeben, dass die Rechnung auf einen Wareneingang wartet.

Dazu müssen Sie die Rechnungsposition direkt mit der Bestellposition abgleichen. Wenn die Bestellposition als „Wareneingang erforderlich“ gekennzeichnet ist, findet kein bidirektionaler Abgleich statt. Die Rechnungsposition bleibt unverändert. Nicht zugeordnetund eine Benachrichtigung wird angezeigt.

Sobald Perk den zugehörigen Wareneingang empfängt, werden die Positionen automatisch abgeglichen und die Warnung „Fehlender Wareneingang“ entfernt. Falls mehrere Wareneingänge für dieselbe Position vorliegen, müssen Sie die Position manuell aktualisieren.