Um den Aufbau von Workflows zu erleichtern, kannst Du eine der einsatzbereiten Vorlagen nutzen und direkt mit dem Erstellen beginnen. Perk bietet eine Vielzahl an Vorlagen für Rechnungen und Spesen. Diese Vorlagen sind im Canvas verfügbar.

Um dies zu tun:

1. Klicke auf das Vorlagen-Symbol.
2. Wähle eine Vorlage aus.
3. Klicke auf Anwenden.

Dadurch wird der Workflow mit allen Knoten und Pfaden im Canvas geladen. Anschließend können Sie die Anforderungen anpassen oder einfach auf Veröffentlichen klicken, um ihn in Ihrem Konto zu testen.

Vorlagen für Rechnungs-Workflows

Mit Workflow-Vorlagen für Rechnungen können Sie gängige Aufgaben wie die Genehmigung von Kostenobjekten, die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten oder die Genehmigung von Kennzeichnungen durchführen.

Die verfügbaren Vorlagen für Rechnungs-Workflows sind:

1. Kostenobjekt-Workflow: Der meistgenutzte Genehmigungs-Workflow von Perk. Er leitet Rechnungsdokumente an den/die Kostenstellenverantwortliche(n) weiter. Wird der Freigabe-Schwellenwert überschritten und der User wählt im Freigabeknoten An übergeordnetes Kostenobjekt eskalieren aus, wird die Freigabe weiter eskaliert.
2. Genehmigungsprozess für den Linienvorgesetzten: Rechnungen werden an den Linienvorgesetzten des Einreichers weitergeleitet. Die Weiterleitung erfolgt in der Genehmigungshierarchie entsprechend dem Genehmigungslimit des Rechnungsgenehmigers.
3. Genehmigungsgruppen (nur Enterprise): Rechnungen werden an Genehmigende einer speziell definierten Gruppe weitergeleitet. Du kannst die Eigenschaften der Vorlage an die Anforderungen Deiner Organisation anpassen.
4. Lieferantenbasierter Genehmigungs-Workflow: Rechnungen werden an den Standard-Genehmiger des Lieferanten weitergeleitet, der in den Lieferantendaten hinterlegt ist.
5. Genehmigungsablauf für benutzerdefinierte Felder: Rechnungen werden an die Genehmiger der benutzerdefinierten Felder weitergeleitet. Sind mehrere Genehmiger zugewiesen, kann jeder von ihnen die Rechnung genehmigen und den Genehmigungsprozess abschließen.
6. SAP-Genehmigungs-Workflow (nur Enterprise): SAP-spezifischer Genehmigungs-Workflow. Rechnungen werden an die in der Z-Tabellen-Objekt hinterlegten Genehmiger weitergeleitet. Die Rechnung durchläuft mehrere Genehmigungs- und Freigabestufen.

Vorlagen für Spesen-Workflows

Anstatt die vordefinierten Perk-Genehmigungsstrategien (Kostenstellen- oder Vorgesetzten-Genehmigung) zu verwenden, bieten Dir diese Vorlagen mehr Flexibilität im Genehmigungsablauf. Du kannst eine Spesen-Workflow-Vorlage nutzen und den Ablauf mit zusätzlichen Schritten/Aktionen individuell an Deine Organisation anpassen.

Die verfügbaren Spesen-Workflow-Vorlagen sind:

1. Kostenobjekt-Genehmigungsflow: Der am häufigsten genutzte Standard-Genehmigungflow von Perk. Er leitet Spesendokumente an den Kostenstellenverantwortlichen weiter.
2. Vorgesetzten-Genehmigungs-Workflow: Spesen werden an den Vorgesetzten des Submitters weitergeleitet. Die Genehmigung wird je nach Genehmigungslimit der Genehmiger:innen entlang der Eskalationskette hochgestuft.
3. Genehmigung benutzerdefinierter Felder: Diese Funktion leitet Ausgaben an die Genehmiger benutzerdefinierter Felder weiter. Sind mehrere Genehmiger für benutzerdefinierte Felder zugewiesen, kann jeder von ihnen die Genehmigung erteilen und den Genehmigungsprozess abschließen.
4. Genehmigungsgruppen (nur Enterprise): Spesen werden an Genehmiger einer speziell definierten Gruppe weitergeleitet. Du kannst die Eigenschaften der Vorlage an die Anforderungen Deiner Organisation anpassen.
5. Kostenträger-Linienmanager: Es handelt sich um eine Kombination aus Kostenträger und Linienmanager. Zuerst werden die Ausgaben dem Kostenträger und anschließend dem Linienmanager zugeordnet.
6. Genehmigungsgruppen für Kostenobjekte: Es handelt sich um eine Kombination aus Kostenobjekt und Genehmigungsgruppen-Workflow. Zuerst werden die Ausgaben dem Kostenobjekt und anschließend der Genehmigungsgruppe zugeordnet.