Ein Genehmigungs-Workflow für benutzerdefinierte Felder leitet eine Spese zur Genehmigung basierend auf den in dem Dokument ausgewählten Werten der benutzerdefinierten Felder weiter. Benutzerdefinierte Felder werden häufig verwendet, um Projekte, Abteilungen, Veranstaltungen oder Kostenkategorien darzustellen. Wenn eine Person eine Spese einreicht, prüft Perk die verwendeten Werte der benutzerdefinierten Felder und sendet das Dokument an die für dieses Feld definierten Genehmiger.
Dieser Workflow kann auf zwei Arten funktionieren:
- Beliebiger Genehmiger kann genehmigen: Wenn mehr als ein Genehmiger dem ausgewählten Tag-Wert zugewiesen ist, kann jeder von ihnen die Spese genehmigen, um den Genehmigungsschritt abzuschließen. Dies wird typischerweise verwendet, wenn eine Genehmigungsgruppe die Verantwortung teilt und eine einzelne Entscheidung ausreicht, um das Dokument weiterzuführen.
- Alle Genehmiger:innen müssen genehmigen: In Fällen, in denen mehrere Personen eine ausdrückliche Genehmigung erteilen müssen, kann der Workflow verlangen, dass jeder zugewiesene Genehmiger:innen die Spese prüft und genehmigt, bevor sie in die nächste Phase übergeht. Dies wird normalerweise für sensible Ausgabenkategorien, strikte Projektbudgets oder prüfungsintensive Umgebungen verwendet.
Genehmigung von Ausgaben mit einem benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow
Wenn die Spese eingereicht wird, liest der Workflow den auf dem Dokument ausgewählten Wert des benutzerdefinierten Feldes aus. Jeder Wert eines benutzerdefinierten Feldes hat eine Gruppe von Genehmiger:innen, die Sie in der Einrichtung der benutzerdefinierten Felder festgelegt haben. Der Workflow weist diese Genehmiger:innen automatisch der Spese zu.
Je nach Konstellation muss entweder eine oder alle dieser Parteien zustimmen, bevor die Ausgaben weiterverfolgt werden können.
Dieser Workflow ist ideal, wenn die Genehmigungsverantwortung von dem Geschäftsbereich, Projekt oder der Kostenstelle abhängt, die mit der Ausgabe verknüpft ist. Typische Beispiele sind:
- Projektbasierte Genehmigung
- Abteilungs-, Kostenstellen- oder Kampagnen-Genehmigung
- Zusätzliche Aufsicht für bestimmte Ausgabenarten erforderlich
- Funktionsübergreifende Kostenverantwortung, bei der mehrere Stakeholder Sichtbarkeit oder Genehmigung benötigen
Hinweis: Ein Genehmigungs-Workflow für benutzerdefinierte Felder kann mit anderen Genehmigungs-Workflows kombiniert werden, wie z. B. Genehmigung durch den Vorgesetzten oder Kostenstellen-Genehmigung, wenn Sie eine mehrstufige Governance benötigen. Die Reihenfolge und Logik hängen von Ihren internen Richtlinien ab.
Verwendung eines benutzerdefinierten Feld-Workflows
Dieser Workflow ist als Vorlage im Workflow-Designer verfügbar. Wählen Sie Tag-Genehmigung. Sie können die Einstellungen anpassen oder bei Bedarf zusätzliche Schritte im Ablauf hinzufügen.