Dieser Artikel erklärt, wie Perk die Kilometerpauschale berechnet – von der Entfernungsmessung bis zur Anwendung der Erstattungssätze und Steuern. Er hilft Ihnen, die Regeln zu verstehen, die festlegen, was wann erstattet wird und wie die Steuern automatisch berechnet werden.

Was Kilometergeld ist

Mit der Kilometerpauschale in Perk können Mitarbeiter Fahrten, die sie mit ihrem Privatfahrzeug dienstlich unternehmen, erstattet bekommen. Anstatt einen Beleg einzureichen, gibt der Mitarbeiter Start- und Zielort (sowie eventuelle Zwischenstopps) ein. Perk berechnet dann die Entfernung und den Erstattungsbetrag anhand des geltenden Kilometersatzes.

Mitarbeiter können Kilometergeld auf zwei Arten generieren:

• Manuell: durch Erstellung einer separaten Kilometerpauschale.
• Automatisch: wenn im Rahmen einer Reise in Perk eine Kilometerpauschale generiert wird.

Perk verwaltet die Erstattung von Fahrtpauschalen mit Hilfe von Kilometersätzen. Perk-Admins können bei Bedarf mehrere Kilometersätze einrichten, um verschiedene Szenarien zu berücksichtigen, z. B. unterschiedliche Erstattungssätze für Elektro- und Verbrennungsfahrzeuge oder für Alleinfahrer und Fahrer mit zusätzlichen Fahrgästen.

Zur Berechnung der Fahrtpauschalen-Erstattung nimmt Perk die vom Antragsteller eingegebenen Start- und Zieladressen, weist den korrekten Kilometersatz zu und berechnet den zu erstattenden Betrag durch Multiplikation der Entfernung mit dem Kilometersatz.

Berechnung der Kilometerzahl

Perk-Nutzung Google Maps berechnet die Entfernung zwischen den vom Mitarbeiter eingegebenen Standorten anhand der besten/schnellsten Route. Die berechnete Entfernung wird im Spesenformular durch Klicken auf „Entfernung berechnen“ angezeigt. Mitarbeiter können diese bei Bedarf manuell überschreiben – beispielsweise, wenn sie eine andere Route gewählt haben.

Die Kilometerberechnung von Perk kann von der von Google Maps abweichen. Perk verwendet die effizienteste Route. Mautgebühren und Autobahnen werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt. Daher kann es aufgrund von Faktoren wie der genauen oder ungefähren Adresse von Start- und Zielort, dem Verkehrsaufkommen, der Routenkomplexität usw. zu geringfügigen Abweichungen zwischen der berechneten Entfernung und der von Google Maps ermittelten Entfernung kommen.

Tipp: Um eine höhere Genauigkeit bei der automatischen Kilometerberechnung zu erreichen, geben Sie für Start- und Zielort eine genaue Adresse ein und nicht nur einen ungefähren Ort (z.B. Zürich).

Die Standorte werden in der Fahrtpauschale in der Sprache des Benutzers gespeichert. Für Mitarbeiter mit Perk in Deutsch wird z.B. der Standort mit der deutschen Version der Adresse angezeigt. Der technische Standort für die Entfernungsberechnung ist jedoch identisch.

Die zur Berechnung der Entfernung verwendete Route wird auf der Karte angezeigt. Eine Hin- und Rückfahrt kann in der Fahrtpauschale simuliert werden, indem Sie das Kontrollkästchen Hin- und Rückweg (doppelte Distanz) aktivieren, wodurch die berechnete Entfernung zwischen Start- und Zielort verdoppelt wird.

Tipp: Antragsteller können die gefahrenen Kilometer (oder Meilen) in Reisen automatisch berechnen lassen, indem Sie das Kontrollkästchen Berechne Kilometergeld (bis zum nächsten Ziel) aktivieren. Dadurch wird automatisch eine Fahrtpauschale für die Entfernung zwischen den Stopps erstellt.

Compliance bei manuell eingegebenen Entfernungen

Bei automatisch berechneten Entfernungen in Fahrtpauschalen und Reisen können Antragsteller die Entfernung manuell überschreiben, indem sie die Anzahl der Kilometer (oder Meilen) in das Feld Distanz (Hinweg) eingeben. Perk-Admins können eine Compliance-Warnung einrichten, um alle manuellen Eingaben zu erkennen, die die automatisch berechnete Entfernung um einen bestimmten Prozentsatz überschreiten.

Perk-Administratoren können unter Admin > Unternehmen > Compliance einen Schwellenwert (%) festlegen, um den die manuell eingegebene Entfernung die von Google Maps automatisch berechnete Entfernung überschreiten darf.

Vorsicht: Die Compliance-Warnung wird nur angezeigt, wenn der Benutzer die Entfernung automatisch berechnet hat, indem er entweder auf Berechne die Distanz geklickt oder das Kontrollkästchen Berechne Kilometergeld (bis zum nächsten Ziel) aktiviert hat. Wenn der Benutzer die Entfernung manuell eingibt, wird die Meldung nicht angezeigt.

Kilometerpauschalen einrichten

Kilometerpauschalen werden festgelegt in Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Kilometerpauschalen. Nur Perk-Administratoren können Kilometerpauschalen bearbeiten. Kilometerpauschalen können unbegrenzt oder für einen festgelegten Zeitraum gültig sein (Gültig von/bis).

Arten von Kilometersätzen

Es gibt zwei Arten von Kilometersätzen, die zur Berechnung der Fahrtpauschalen verwendet werden können:

• Fester Zinssatz
• Stufenrate

Fester Zinssatz

Bei Pauschalvergütungen wird ein fester Betrag pro Kilometer oder Meile berechnet. Die Erstattung ergibt sich aus der Multiplikation der Gesamtstrecke mit dem Pauschalbetrag.

Beispiel: Sarah fährt auf einer Dienstreise 80 km. Der Kilometergeldsatz ihres Unternehmens beträgt 0,45 £/km. Ihre Erstattung beträgt 80 × 0,45 £ = 36,00 £.

Stufenrate

Die gestaffelten Kilometerpauschalen basieren auf einem variablen Satz, der von der Anzahl der vom Mitarbeiter im jeweiligen Zeitraum zurückgelegten Kilometer oder Meilen abhängt. Für verschiedene Entfernungsbereiche gelten unterschiedliche Satzstufen, sodass sich der Satz ändert, sobald der Mitarbeiter die jeweilige Grenze überschreitet.

Beispiel: Alex' Firma verwendet ein gestaffeltes Vergütungssystem: 0,45 £/km für die ersten 10.000 km pro Jahr und 0,25 £/km für jede weitere Strecke. Hat Alex in diesem Jahr bereits 9.800 km zurückgelegt und reicht eine 500-km-Fahrt ein, werden die ersten 200 km mit 0,45 £/km und die restlichen 300 km mit 0,25 £/km vergütet.

Wie die Berechtigung für die Kilometerpauschale ermittelt wird

Perk erfasst mithilfe eines Kilometerzählers die von jedem Mitarbeiter im jeweiligen Zeitraum (monatlich oder jährlich, je nach Unternehmenseinstellungen) zurückgelegten Kilometer. Dieser Zähler ermittelt den für jede Ausgabe geltenden Kilometersatz.

Die Zulässigkeit eines Kilometersatzes für Fahrtpauschalen wird durch drei Faktoren bestimmt:

• Kilometerzähler des Mitarbeiters
• Minimal zulässiger Kilometerstand des Kilometersatzes
• Maximal zulässiger Kilometerstand des Kilometersatzes

Wenn Mitarbeiter Fahrtpauschalen erstellen, versucht Perk, automatisch den richtigen Kilometersatz zuzuweisen. Es werden nur Sätze angezeigt, deren Mindestkilometerstand mit dem Kilometerzähler des Mitarbeiters übereinstimmt. Ein Admin von Perk hat zum Beispiel folgende Kilometersätze eingerichtet:

• Kilometersatz A: minimaler Kilometerstand 2.000 km
• Kilometersatz B: minimaler Kilometerstand 50.000 km

Zum Beispiel, wenn der Kilometerzähler des Mitarbeiters 20.000 km beträgt, ist nur der Kilometersatz A anwendbar. Die maximale Kilometerzahl bestimmt den Grenzwert, nach dem ein Kilometersatz nicht mehr anwendbar ist.

Wenn im Kilometersatz kein minimaler oder maximaler Kilometerstand festgelegt ist, kann der Kilometersatz in allen vom Mitarbeiter erstellten Fahrtpauschalen verwendet werden.

Wenn ein Admin in Perk mehrere Kilometersätze mit ähnlichen minimal oder maximal Kilometerständen eingerichtet hat, kann die Reihenfolge, in der die Kilometersätze ausgewählt werden, durch die Angabe eines Wertes im Feld Priorität des Kilometersatzes bestimmt werden. Je höher der Wert ist, desto höher ist die Priorität des Kilometersatzes gegenüber anderen in Frage kommenden Kilometersätzen.

Mindestentfernung für Reisen

Ihr Unternehmen kann eine Mindestentfernung festlegen, die Mitarbeiter zurücklegen müssen, bevor automatisch Kilometergeld für eine Fahrt berechnet wird. Liegt die Entfernung unter diesem Schwellenwert, wird für diese Fahrt kein Kilometergeld berechnet.

Hinweis: Wenn die gefahrene Strecke unter der festgelegten Mindestentfernung liegt, wird innerhalb der Reise keine Fahrtpauschale erzeugt.

Mindestentfernung für die Erstattung

Alternativ zur Einrichtung eines gestuften Kilometersatzes mit einem Nullsatz für Kilometer (oder Meilen), die bis zu einem bestimmten Schwellenwert zurückgelegt werden, können Sie die Mindestentfernung für die Erstattung in jedem Kilometersatz festlegen, indem Sie Perk die Anzahl der Kilometer angeben, die ignoriert werden sollen, bevor mit der Berechnung der Erstattung begonnen wird.

Zum Beispiel, legt ein Mitarbeiter 121,57 km zurück. Das Unternehmen verwendet einen einfachen Kilometersatz von 0,16 EUR pro Kilometer und legt eine Mindestentfernung für die Erstattung von 100 km fest.

Die Berechnung für die Erstattung sieht wie folgt aus:

• 1. Berechnung = 100 km * 0 = 0 EUR
• 2. Berechnung = 21,57 km * 0,16 EUR/km = 3,45 EUR

Kilometersätze nach anwendbaren Ländern

Kilometersätze können global gelten oder länderspezifisch sein (Anwendbare Länder). Standardmäßig werden die Sätze global angewendet.

Sie können einen Kilometersatz einrichten, der nur für ein bestimmtes Land gilt. Für Fahrten innerhalb des Landes wird dieser Kilometersatz angewandt. Für grenzüberschreitende Fahrten können mehrere Kilometersätze verwendet werden. So können Sie z. B. separate Kilometersätze für Deutschland, die Schweiz und Frankreich einrichten.

• Kilometersatz 1 (nur Deutschland)
• Kilometersatz 2 (nur Schweiz)
• Kilometersatz 3 (nur Frankreich)

Wenn ein Arbeitnehmer die folgenden Fahrten unternimmt, berechnet Perk den anwendbaren Kilometersatz wie folgt:

• München nach Zürich - es gilt Kilometersatz 1
• Zürich nach Paris - es gilt der Kilometersatz 2
• Zürich nach München - es gilt der Kilometersatz 2
• Paris nach München - es gilt der Kilometersatz 3
• Barcelona nach Paris - Kein Kilometersatz | Kein Satz anwendbar, da es keinen Kilometersatz für Spanien gibt
• Paris nach Barcelona - Kilometersatz 3 | Die Reise hat ihren Ursprung in Frankreich
• Lissabon nach Barcelona - Kein Kilometersatz | Kein Satz anwendbar, da es keinen Kilometersatz für Portugal gibt

Mehrwertsteuer in Fahrtpauschalen

Perk kann die Mehrwertsteuer auf Kilometergeld automatisch anhand des mit dem jeweiligen Kilometersatz verknüpften Steuersatzes berechnen. Dadurch entfällt für Mitarbeiter und Finanzabteilungen die manuelle Berechnung und Eingabe der Steuer.

Wie die Mehrwertsteuer automatisch berechnet wird

Wenn ein Administrator eine Kilometerpauschale festlegt, kann er einen oder mehrere Steuersätze damit verknüpfen. Nach der Verknüpfung wendet Perk diese Steuersätze automatisch auf alle Kilometerkosten an, die mit dieser Pauschale berechnet werden – unabhängig davon, ob die Kosten manuell vom Mitarbeiter erfasst oder automatisch im Rahmen einer Fahrt generiert werden.

Die Steuerhöhe berechnet sich wie folgt: Erstattungsbetrag × Steuersatz = Steuerbetrag

Wenn ein Mitarbeiter eine Kilometerpauschale erstellt oder ansieht, wird neben dem Erstattungsbetrag auch der vorab berechnete Steuerbetrag angezeigt. Mitarbeiter können den Steuerbetrag nicht selbst eingeben oder ändern. Ändert ein Mitarbeiter die gefahrene Strecke, berechnet Perk den Steuerbetrag automatisch neu, sodass er der aktualisierten Erstattung entspricht. Die Steuer richtet sich stets nach der aktuell eingegebenen Strecke.

Wenn dem Kilometergeld kein Steuersatz zugeordnet ist, können die Mitarbeiter einen Steuersatz manuell auswählen (sofern angezeigt) und den Erstattungsbetrag bearbeiten.

Gestaffelte Kilometerpauschalen und Steuern bei Export

Bei gestaffelten Kilometerpauschalen ist die auf dem Spesenabrechnungsformular während der Einreichung und Prüfung angezeigte Steuer eine Schätzung, die auf der zu diesem Zeitpunkt eingegebenen Entfernung basiert. Da die endgültige Erstattung bei gestaffelten Pauschalen von der gesamten gefahrenen Kilometerzahl des Mitarbeiters im betreffenden Zeitraum abhängt – die sich mit der Einreichung weiterer Spesenabrechnungen ändern kann –, erfolgt die endgültige Steuerberechnung zum Zeitpunkt des Exports.

Das bedeutet, dass der Steuerbetrag für eine exportierte gestaffelte Kilometerpauschale geringfügig von dem zum Zeitpunkt der Einreichung oder Prüfung angezeigten Betrag abweichen kann. Dies ist ein erwartetes Verhalten und gewährleistet, dass die Steuerberechnung stets auf Basis des endgültigen Erstattungsbetrags korrekt ist.

Hinweis: Die Steuer wird nur dann automatisch berechnet, wenn ein Steuersatz mit der Kilometerpauschale verknüpft ist. Ist kein Steuersatz verknüpft, bleibt das Feld für den Steuerbetrag in der Spesenabrechnung leer.

Fahrtpauschalen Analytics

Perk erfasst Kilometerdaten unternehmensweit und gibt Finanzteams Einblick in die Fahrleistung der Mitarbeiter und die Höhe der Erstattungen.

Sie können die Kilometerpauschalendaten im Analysebereich von Perk zusammen mit anderen Ausgabenkategorien einsehen.

So erstellen Sie einen Kilometerbericht:

1. Wählen Sie die Filterkriterien und die Zeilen-Daten aus, die Sie sehen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Feld Werte (aggregiert) die zurückgelegte Distanz (Fahrtpauschale) aus.
2. Drücken Sie auf Bericht generieren. Der Bericht sieht ähnlich aus wie dieser:
3. Sie können den erstellten Bericht herunterladen, indem Sie auf den Link klicken, der im Abschnitt Ergebnisse angezeigt wird.