Mit der Integration von Perk in Microsoft Dynamics 365 Business Central kannst Du die Stärken von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der KI-gestützten Ausgabenverwaltungslösung von Perk kombinieren.

Durch die Integration von Perk werden Daten automatisch mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgetauscht, sodass Du den Prozess überall dort automatisieren kannst, wo Ausgaben anfallen.

Übersicht

MS Dynamics 365 Business Central ist für die Verwaltung der Datenflüsse zu und von Perk verantwortlich. Es verwendet die Perk-API (OAuth2.0-Authentifizierung), um Stamm- und Transaktionsdaten wie Bestellungen und Wareneingänge an Perk zu senden und Rechnungsdaten für die Buchung abzurufen. Die Webhooks von Perk benachrichtigen Business Central über Änderungen des Dokumentstatus und geben Business Central die Kontrolle darüber, wann Daten abgerufen und gebucht werden. Bei Spesen ist Perk für die Übermittlung der Spesen an Business Central verantwortlich. Business Central ruft Belege und Anhänge von der Perk-API ab.

Jede Firma in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist mit einer Perk-Firma verknüpft. Wenn Du mehr als eine Firma hast, musst Du in Perk eine zusätzliche Firmen einrichten.

Rechnungen ohne Bestellbezug, Bestellrechnungen und Bestellrechnungen mit Wareneingangsbestätigung (GR)

Mit der Integration kannst Du Bestellungen und Einkaufbelege zur Verarbeitung mit den Rechnungen an Perk senden und die Einzelposten von Bestellungen und/oder Wareneingängen mit den Einzelposten von Rechnungen matchen (two-way matching und three-way matching).

Rechnung als PDF

Rechnungsdokumente werden von Business Central als base64-codierte PDFs abgerufen und an die Bestellung oder Einkaufsrechnung angehängt. Das Dokument kann auf der Registerkarte Attachments (Anhänge) für die Bestellung oder Einkaufsrechnung eingesehen werden.

Rechnungsbuchung im Kreditorenkonto

Perk kommuniziert Änderungen des Perk-Rechnungsstatus über Webhooks an Business Central. Business Central ist dann dafür verantwortlich, die Rechnungsdaten von Perk abzurufen und als gebuchte Einkaufsrechnungsdokumente zu verbuchen (wenn die automatische Verbuchung aktiviert ist).

Du kannst Rechnungen bei der Einreichung in Business Central buchen, indem Du entweder die Bestellung mit einer Zahlsperre aktualisierst oder eine temporäre Einkaufsrechnung mit einer Zahlsperre erstellst, oder wenn die Rechnungen vollständig genehmigt und bereit für den Export sind, die Rechnungsdaten als gebuchte Einkaufsrechnung verbuchen und den entsprechenden Kreditorenbuchungseintrag erstellen.

Ausgabenbuchung im Hauptbuch

Bei Ausgaben ist Perk dafür verantwortlich, die Ausgaben direkt im Hauptbuch zu buchen.

Berichtswährung für Rechnungen und Spesen

Beim Rechnungsexport wird die Währungsumrechnung vollständig von Business Central übernommen. Das bedeutet, dass Du Business Central’s Wechselkurse verwendest, um alle Umrechnungen in die Währung der Firma und alle erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.

Genehmigung von Rechnungen und Spesen

Der Genehmigungsablauf für Rechnungen und/oder Spesen wird vollständig von Perk verwaltet, entweder über einen Standard-Workflow für Vorgesetzte oder Kostenobjekte oder über einen benutzerdefinierten Workflow.

Voraussetzungen

Die Perk-Integration für MS Dynamics 365 Business Central unterstützt diese Versionen:

Die Integration kann derzeit als Erweiterung installiert werden – entweder als Erweiterungspaket (als lokale Bereitstellung), oder von der Microsoft AppSource.

Wenn Du die Integration als Erweiterungspaket direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central installierst, erhältst Du keine automatischen Updates mit neuen Funktionen. Du bist dafür verantwortlich, das Erweiterungspaket auf die neueste Version zu aktualisieren.

Spesenbearbeitung mit der Integration

Spesen werden in Perk gemäß dem Workflow der Firma bearbeitet (d. h. Einreichen > Genehmigen > Prüfung).

Nach der Verarbeitung werden sie von Perk entweder manuell (auf Veranlassung des Finance-Teams) oder automatisch über einen Exportauftrag an Business Central exportiert.

Spesen exportieren und verbuchen

Spesen (Einzelspesen, Kartentransaktionen und Reisespesen) werden auf Hauptbuchkonten gebucht. Die Integration kann so konfiguriert werden, dass Spesen automatisch auf die entsprechenden Hauptbücher gebucht werden oder dass der entsprechende Eintrag im Journal erstellt wird, sodass das Finance-Team den Eintrag manuell buchen kann.

Aufwandsgutschriften

Mit Perk kannst Du Gutschriften in Business Central buchen (vorausgesetzt, die Option Gutschriften erstellen wurde für die Firma aktiviert). In Business Central werden sie als Gutschrift behandelt.

Spesenbelege und Anhängen

Du kannst Spesenbelege (und Anhänge) in Business Central importieren. Wenn Du Belege importierst, werden sie mit dem entsprechenden Hauptbucheintrag verknüpft. Der Beleg (und alle Anhänge) wird auf der Registerkarte Incoming documents (Eingehende Dokumente) für jeden Hauptbucheintrag zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus werden beim Buchen des Hauptbucheintrags Belege aus dem Lieferanten-Hauptbucheintrag zur Verfügung gestellt.

Rechnungsverarbeitung mit der Integration

Rechnungen für Zusatzleistungen werden als Einkaufsrechnungen (bei Rechnungen ohne Bestellbezug) bzw. als Bestellungen (bei Rechnungen mit Bestellbezug) zur Verarbeitung in Business Central als Lieferantenzahlungen gebucht.

Rechnungsdokumente werden von Business Central als Base64-kodierte PDF-Datei abgerufen und der Bestellung/Rechnung beigefügt. Das Dokument kann im Reiter „Anhänge“ der Bestellung/Rechnung eingesehen werden.

Die Perk-Integration kann so konfiguriert werden, dass alle Bestellungen/Einkaufsrechnungen automatisch als gebuchte Eingangsrechnungen verbucht werden. Alternativ können Finanzmitarbeiter Bestellungen oder Eingangsrechnungen manuell über die entsprechende Funktion in Business Central buchen.

Business Central ist für alle Berechnungen des Nettobetrags, des Bruttobetrags und des Steuerbetrags auf Basis der von Perk bereitgestellten Mengen- und Einzelpreisfelder verantwortlich.

Achtung: Falls Ihre Bestellkarte benutzerdefinierte Pflichtfelder enthält, müssen Sie diese Felder in Business Central manuell aktualisieren. Andernfalls kann beim Export von Bestellrechnungen aus Perk ein Fehler auftreten.

Darüber hinaus können Sie entscheiden, Tagebucheinträge zu veröffentlichen auf:

• Genehmigung und Export: Standard-Rechnungsexport
• Vorläufige Buchung: Die gebuchte Einkaufsrechnung wurde mit einer Zahlungssperre versehen, um zu verhindern, dass sie im Zahlungslauf berücksichtigt wird.

Durch die Installation des Perk Connectors in Business Central wird den Bestell- und Eingangsrechnungskarten in Business Central das zusätzliche Feld „Perk-Zahlungsstatus“ hinzugefügt. Nur Rechnungen mit dem Perk-Zahlungsstatus „Genehmigt“ werden im Bericht „Vorgeschlagene Lieferantenzahlungen“ berücksichtigt bzw. stehen zur Anwendung bereit. Ist der Perk-Zahlungsstatus nicht „Genehmigt“ (unabhängig davon, ob Sie die Buchung nach Genehmigung oder vorläufig vornehmen), wird die Rechnung für Zahlung und Anwendung gesperrt.

Wenn Sie im Workflow-Designer von Perk den Rechnungsworkflow für die vorläufige Buchung einrichten (d. h. die Daten werden an das Unternehmen gesendet, bevor sie vollständig genehmigt sind), lautet der Zahlungsstatus in Perk „Nicht genehmigt“, bis die Rechnung genehmigt und aus Perk exportiert wurde. Erst dann ändert sich der Status in „Genehmigt“. Es wird dringend davon abgeraten, den Zahlungsstatus in Perk manuell von „Nicht genehmigt“ auf „Genehmigt“ zu ändern, da dies die Konsistenz mit dem Konzept der vorläufigen Buchung beeinträchtigt.

Veröffentlichung auf Genehmigungs- und Exportseite

Wenn der Finanzbenutzer die Rechnung exportiert (was möglicherweise so eingerichtet wurde, dass es automatisch erfolgt), ruft Business Central die Rechnungsdaten aus Perk ab, generiert den Kreditorenbucheintrag und bucht die Rechnung als gebuchte Eingangsrechnung (für Rechnungen ohne Bestellbezug) bzw. als gebuchte Eingangsrechnung über die Bestellung (für Rechnungen mit Bestellbezug).

Der Status der Bonuszahlung wird auf „Genehmigt“ aktualisiert, sobald die Rechnung exportiert wurde.

Typischer Prozess bei Perk

Hinweis: Die in Klammern angegebenen Statuswerte sind der resultierende Zustand der Aktion.

1. Rechnung hochladen (neuer Status)
2. Passen Sie den Code gegebenenfalls an. (Entwurfsstatus)
3. Reichen Sie gegebenenfalls die Rechnung zur Genehmigung ein. (Status: Genehmigung)
4. Rechnung genehmigen (Status: in Prüfung)
5. Rechnung prüfen. (Status: Exportbereit)
6. Exportrechnung (exportiert Status).
7. Die Rechnung als gebuchte Einkaufsrechnung in Business Central ohne Zahlungssperre buchen.

Vorläufige Veröffentlichung

Wird in Perk eine Rechnung erstellt, werden auch in Business Central entsprechende Einträge im Lieferantenkonto angelegt. Gebuchte Eingangsrechnungen werden jedoch mit einer Zahlungssperre versehen, um zu verhindern, dass sie im Bericht „Zahlungsvorschläge für Lieferanten“ (339) berücksichtigt werden. Sobald die Rechnung in Perk genehmigt und anschließend exportiert wird (manuell oder automatisch), ändert sich der Zahlungsstatus in Perk zu „Genehmigt“. Business Central entfernt die Zahlungssperre und aktualisiert die Einträge im Lieferantenkonto.

Wird die Rechnung abgelehnt, können Sie Perk so einrichten, dass automatisch eine Gutschrift erstellt wird, um die gebuchte Eingangsrechnung auszugleichen. Sie können wählen, ob Perk Gutschriften automatisch buchen soll oder ob Sie abgelehnte Rechnungen manuell bearbeiten möchten.

Typischer Prozess bei Perk

Hinweis: Die in Klammern angegebenen Statuswerte sind der resultierende Zustand der Aktion.

1. Rechnung hochladen. (neuer Status)
2. Passen Sie den Code gegebenenfalls an. (Entwurfsstatus)
3. Zur Genehmigung einreichen (Status: Genehmigung) und gebuchte Einkaufsrechnung in Business Central mit Zahlungssperre erstellen.
4. Rechnung genehmigen (in Prüfung)
5. Rechnung prüfen (bereit zum Export)
6. Exportrechnung (exportiert)
7. Zahlungssperre in Business Central entfernen (exportiert).

Wird die Rechnung abgelehnt, wird die gebuchte Einkaufsrechnung mit Zahlungssperre in Business Central mit einer Gutschrift storniert.

In diesem Beispiel wird die Rechnung nach dem Absenden vorläufig gebucht, der Workflow könnte aber genauso gut so eingerichtet werden, dass die Rechnung in Business Central nach der Genehmigung, aber vor der Überprüfung gebucht wird.

Rechnungsbeleg, Mehrwertsteuer und Buchungsdatum

Beim Export von Rechnungen nach Business Central ordnet der Perk-Connector die Rechnungsdaten wie folgt zu:

Wenn in Perk kein Buchungsdatum angegeben ist, verwendet der Perk-Connector das Rechnungsdatum als Buchungsdatum.

In Business Central werden keine in der Perk-Rechnung festgelegten Fälligkeitstermine angezeigt, da diese aus der zugehörigen Zahlungsbedingung übernommen werden.

Einkaufsgutschriften

Gutschriften für Rechnungen ohne Bestellbezug werden als Einkaufsgutschriften nach Business Central exportiert. Derzeit unterstützt die Integration keine Gutschriften für Rechnungen mit Bestellbezug.

Gutschriften können je nach Bedarf automatisch oder manuell gebucht werden (genau wie Rechnungen). Beim Export aus Perk werden sie in Business Central mit dem Status „Genehmigt“ verbucht. Wird eine Gutschrift in Perk zurückgerufen oder zurückgesendet, hat dies keine Auswirkungen auf Business Central, da die Gutschrift erst beim Export erstellt wird.

Wenn Sie eine Gutschrift in Perk manuell stornieren, müssen Sie die zugehörige Gutschrift in Business Central manuell anpassen. Die Integration passt keine zugehörigen Einkaufsgutschriften automatisch an, die mit einer Gutschrift in Perk verknüpft sind.

Artikelbelastungen in Gutschriften ohne Bestellung

Bei Gutschriften für Rechnungen ohne Bestellbezug werden die Positionen üblicherweise einem Sachkonto oder einer Anlageart zugeordnet. Es können jedoch auch Artikelgebühren verwendet werden; in diesem Fall müssen Sie die entsprechenden Belegzeilen in Business Central zuordnen.

Synchronisierung von Stamm- und Transaktionsdaten

Die Integration ermöglicht es Dir, alle Stammdaten in Microsoft 365 Business Central zu verwalten und mit Perk zu synchronisieren:

• Benutzer
• dimensions (cost objects or tags)
• G/L accounts
• vendors (suppliers)

(z. B. nur Lieferanten) synchronisieren möchtest. Die Synchronisierung der Stammdaten erfolgt automatisch über Aufträge, Du kannst jedoch auch bestimmte Datensätze direkt von der Karte aus manuell synchronisieren.

User werden direkt aus Business Central synchronisiert, wodurch Perk-User je nach Bedarf im aktiven oder inaktiven Status erstellt werden. Perk-User können über die Mitarbeiterkarte erstellt werden. Du kannst einzelne oder mehrere Lieferanten/Mitarbeitende mithilfe von Filtern importieren.

Du kannst finanzielle Dimensionen (Projekte, Abteilungen, Bereiche usw.) als spezifische Kostenobjekte oder Tags in Perk abbilden, was Dir eine größere Flexibilität bei der Einrichtung Deiner Finanzbuchhaltung ermöglicht.

Die Synchronisierung von Stammdaten erfolgt automatisch über Jobs. Es ist jedoch auch möglich, bestimmte Datensätze manuell direkt über die Karte zu synchronisieren.

Benutzer müssen über die Berechtigungseinstellung bei Perk Integration in Business Central verfügen, um Synchronisierungsaufgaben ausführen zu können.

Steuersätze werden nicht aus Business Central importiert. Du musst die Steuersätze manuell in Perk einrichten. Perk verknüpft die Geschäftsbuchungsgruppe und die Produktbuchungsgruppe im Steuersatz, sodass Steuerinformationen erfolgreich in Business Central exportiert werden können.

Für Transaktionsdaten kannst Du konfigurieren, wie und wann Microsoft Dynamics 365 Business Central Bestellungen (POs) und Wareneingängen (GRs) an Perk sendet, damit ein two- oder three-way Matching mit Rechnungen durchgeführt werden kann, bei dem sowohl Kopf- als auch Einzelposten-Daten auf Abweichungen überprüft werden.

Business Central zeigt auf den Registerkarten für Bestellungen und Wareneingänge Informationen darüber an, welche Bestellungen und Wareneingänge an Perk gesendet wurden.

User data

Benutzer können bei Bedarf in Perk über die Registerkarte Mitarbeiter in Business Central erstellt werden.

Die Berichtsstruktur (d. h. die Vorgesetzten) wird nicht aus Business Central übernommen. Du musst die Berichterstattung in Perk einrichten, wenn Du die Genehmigung durch den Vorgesetzten (oder einen benutzerdefinierten Workflow, der die Genehmigung durch den Vorgesetzten für die Eskalation der Genehmigung vorsieht) verwenden möchtest.

Die Schwellenwerte für Vorgesetzte, Stellvertretungen und Assistenz (falls zutreffend), das zugewiesene Kosten-Objekt und die Sprachpräferenzen müssen manuell im Benutzerprofil eingerichtet werden.

Die Perk-Integration sendet diese Informationen von Business Central an Perk:

Finanzdimensionsdaten

Die Perk-Integration unterstützt die Synchronisierung von Dimensionen. Sie können Dimensionen mit Kostenstellen (Objekten) und benutzerdefinierten Feldern von Perk verknüpfen. Da Perk nur eine Kostenstelle pro Position/Buchungseintrag unterstützt, können zusätzliche Dimensionen über benutzerdefinierte Felder zugeordnet werden.

Dimensionen, die Sie möglicherweise in Perk synchronisieren möchten:

• Bereich
• Unternehmensgruppe
• Kundengruppe
• Abteilung
• Käufer
• Verkaufskampagne
• Verkäufer

Sie können beispielsweise die Business Central-Dimensionswerte von Abteilung als Kostenobjekte und die Werte der Bereich-Dimension Nordeuropa, Nordeuropa (EU), Nordeuropa (Nicht-EU) mit der benutzerdefinierten Felddimension Land der Perk-Klasse synchronisieren, wodurch die benutzerdefinierten Felder Nordeuropa, Nordeuropa (EU), Nordeuropa (Nicht-EU) erstellt werden.

Achtung: Die Perk-Integration unterstützt keine hierarchischen Dimensionen (d. h. hierarchische Kostenobjekte). Das bedeutet, dass Sie kein übergeordnetes Kostenobjekt mit untergeordneten Kostenobjekten für die Berichterstattung auf Abteilungsebene einrichten können. Beispiel: IT-Abteilung übergeordnetes Kostenobjekt mit Software, Hardware und Lizenzen untergeordneten Kostenobjekten.

Hinweis: Finanzdimensionen (Kostenobjekte) können zwar zur Genehmigung von Rechnungen und Ausgaben in Perk verwendet werden, jedoch müssen Sie den Genehmiger des Kostenobjekts direkt in Perk zuweisen, sobald das Kostenobjekt aus Business Central repliziert wurde. Die Integration übernimmt keine Genehmiger oder Genehmigungslimits aus Business Central.

Dimensionen als Kostenobjekte für Zusatzleistungen

Alle aktiven Dimensionen werden automatisch als aktive Kostenobjekte importiert. Ist die Dimension oder der Dimensionswert in Business Central gesperrt, wird sie dennoch als Kostenobjekt in Perk importiert, jedoch mit dem Status „inaktiv“. Genehmigungslimits, Genehmiger von Kostenobjekten, Limits für die automatische Genehmigung und Stellvertreter von Kostenobjekten müssen in Perk manuell festgelegt werden.

Dimensionen als Perk-Benutzerfelder

Alle aktiven Dimensionen werden als aktive benutzerdefinierte Felder importiert. Ist die Dimension oder der Dimensionswert in Business Central gesperrt, werden sie dennoch als benutzerdefinierte Felder in Perk importiert, jedoch mit dem Status „inaktiv“. Genehmiger für Ausgaben und Rechnungen müssen in Perk eingerichtet werden.

GL-Kontodaten

Für jedes Sachkonto können Sie es bei Bedarf in Perk als Rechnung und/oder Ausgabenkategorie synchronisieren.

Die Integration erstellt die grundlegende Definition der Kategorie in Perk (Name, Beschreibung, Konto), aber Sie können die Kategorien nach der Synchronisierung in Perk bearbeiten, um ein Symbol in Perk anzuzeigen.

Lieferantendaten

Die Lieferanten sind den Perk-Lieferanten zugeordnet. Änderungen in der Lieferantenkarte werden automatisch mit Perk synchronisiert. Sie können Änderungen jedoch auch manuell über Business Central übertragen.

Business Central stellt grundlegende Informationen zum Perk-Anbieter bereit:

• Adresse
• Steuer-ID(s)
• Bank-Informationen

Die Standardeinstellungen für Lieferanten müssen manuell konfiguriert werden. Die Zahlungsbedingungen für die juristische Person werden nicht mit Business Central synchronisiert.

Bestellungen

Business Central-Bestellungen werden in Perk für den Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich verwendet.

Mit dem Konnektor enthält die Bestellkarte zusätzliche Felder, um zu verfolgen, ob die Bestellung in Perk erstellt wurde, die entsprechende Perk-Bestell-ID und den Perk-Zahlungsstatus.

Der Status der Zusatzleistung erfasst den Genehmigungsstatus der zugehörigen Rechnung. Dieses Feld dient dazu, festzulegen, ob eine Zahlungssperre für den gebuchten Eingangsrechnungsposten eingerichtet werden soll, um die Zahlung zu verhindern, falls Sie die Kreditorenbuchhaltung eingerichtet haben. Veröffentlichung beim Absenden anstatt Veröffentlichung zum Export.

Die Integration unterstützt folgende Positionen in der Bestellung:

• Artikel: Standard-Bestellpositionen. Diese werden als Zusatzleistungen angezeigt. Die Positionen werden auf das Sachkonto gebucht (über die in der Artikelkarte angegebene Buchungsgruppe).
• Artikelgebühren: Erfasst die Kosten für die Bearbeitung von Artikeln, wie z. B. Frachtkosten, Be- und Entladekosten, Zölle, Versicherungen und ähnliche Kosten. Diese werden über benutzerdefinierte Felder in Perk erfasst. Das Buchungskonto wird von der Artikelgebühr abgeleitet.
• Anlagevermögen: Dieses wird in Perk über benutzerdefinierte Felder erfasst. Das Buchungskonto wird vom Anlagevermögen abgeleitet.

Achtung:Perk unterstützt keine Ressourcen- und Zuordnungskonto-Zeilentypen.

PO-Kopfdaten

Daten der Bestellposition

Hinweis: Im Gegensatz zu Anlagen- und Artikelkostenpositionen enthalten Artikel-Bestellpositionen kein Sachkonto (Rechnungskategorie). Diese Information wird in Perk weder angezeigt noch zugeordnet. Das Sachkonto wird durch die Buchungsgruppe des Artikels in Business Central bestimmt. Die Buchung auf das entsprechende Sachkonto erfolgt durch Business Central beim Import der Rechnung.

Gebuchte Kaufbelege (Warenquittungen)

Gebuchte Kaufbelege werden in Perk als Wareneingänge verarbeitet.

Wareneingänge sind immer mit einer Bestellung verknüpft und werden für den dreifachen Abgleich verwendet.

Im Allgemeinen gelten Artikel (Gebühren) und Anlagevermögenspositionen in Perk als Nicht-Wareneingangspositionen. Sie können diese jedoch bei Bedarf einem gebuchten Einkaufsbeleg zuordnen.

GR-Headerdaten

GR-Positionsdaten