Perk führt eine Reihe allgemeiner Prüfungen aller Rechnungen durch:

• prüft, ob die Die Rechnung ist ein Duplikat
• prüft, ob die Die Zahlungsinformationen stimmen mit den Standardinformationen des Lieferanten überein.
• prüft, ob die Der Steuersatz gilt zum Rechnungsdatum.
• prüft, ob ein Eine Maßeinheit ist vorhanden, wenn eine Größe angegeben wird.
• prüft, ob die Der Lieferant der Bestellung ist derselbe wie der Lieferant der Rechnung.
• prüft, ob die Die Währung der Bestellung entspricht der Währung der Rechnung.

Darüber hinaus kann Yokoy weitere Rechnungsattribute wie die Steuernummer des Lieferanten und des Kunden, die Reverse-Charge-Referenz, den Kundennamen sowie die Adressen von Lieferanten und Kunden überprüfen.

Du kannst die Rechnungskontrollen, die ausgeführt wurden (und die nicht ausgeführt wurden oder nicht anwendbar sind), auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungenin der Rechnung einsehen.

Die von Perks KI extrahierten Rechnungsdaten werden bei der Prüfung der Rechnungsanforderungen verwendet:

• Steuernummern: Lieferanten-Steuernummer, Kunden-Steuernummer
• Adressen: Lieferantenadressen, Kundenadressen, Lieferadresse
• Namen: Firmenname
• Reverse-Charge-Referenz

Tipp: Deine Firma kann je nach Bedarf diese formalen Prüfungen aktivieren oder deaktivieren.

Doppelte Rechnungen

Perk kann potenzielle Duplikate von Rechnungen erkennen und diese mit einem Benachrichtigungsbanner kennzeichnen. Benachrichtigungen über doppelte Rechnungen können je nach den Geschäftsregeln für Rechnungen ignoriert werden.

Perk führt Duplikatsprüfungen durch, indem die Werte in diesen Feldern verglichen werden:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
• Währung

Unter Admin > Verarbeitungsregeln für Rechnungen, Tab Formale Prüfungen, kannst Du auswählen, welche Felder genutzt werden, um festzustellen, ob eine Rechnung ein Duplikat einer anderen Rechnung ist, oder nicht – je nach Deinen individuellen Anforderungen.

Standardmäßig werden alle Felder verwendet, um ein Rechnungsduplikat zu erkennen. Yokoy prüft, ob die Werte in den ausgewählten Feldern identisch sind. Wenn der Lieferant und/oder die Rechnungsnummer nicht von Yokoys KI erfasst wurden, wird die Duplikatsprüfung trotzdem anhand der anderen verfügbaren Informationen durchgeführt. Sind im gleichen Feld bei zwei Rechnungen keine Werte eingetragen (d. h. leer), wird dies als Übereinstimmung gewertet.

Tipp: Um Fehlalarme zu vermeiden, wird empfohlen, mindestens die Felder Lieferant und Rechnungsnummer zu aktivieren.

Wenn ein User die Rechnung einreicht, überprüft Yokoy die Werte in den Feldern zur Duplikatsprüfung und vergleicht sie mit anderen Rechnungen innerhalb desselben Unternehmens sowie über verschiedene Unternehmen (Gesellschaften) hinweg innerhalb einer einzigen Organisation. Bei allen doppelten Rechnungen wird eine Benachrichtigung angezeigt, also bei der Originalrechnung sowie bei allen nachfolgenden Rechnungen, die Yokoy als Duplikat erkennt.

Außerdem wird die Duplikatsprüfung erneut ausgelöst, wenn ein User einen der Werte in den für die Duplikatsprüfung verwendeten Feldern manuell ändert und die Rechnung speichert oder einfach eine neue oder als Entwurf gespeicherte Rechnung einreicht. Werden potenzielle Duplikate gefunden, wird eine Benachrichtigung angezeigt. Wenn Du Finance-User oder Rechnungsverarbeiter bist, kannst Du auf die Benachrichtigung klicken, um die Rechnung einzusehen, die möglicherweise ein Duplikat ist.

Beim Einreichen der Rechnung müssen die Submitter, falls potenzielle Duplikate gefunden werden, das Duplikat bestätigen und das weitere Vorgehen festlegen. Du kannst folgendes wählen:

• Abbrechen: Die Rechnung wird nicht eingereicht.
• Einreichen und Benachrichtigung behalten: Die Rechnung wird zur Genehmigung und Überprüfung eingereicht (abhängig vom Rechnungsworkflow des Unternehmens), die Duplikatsbenachrichtigung wird dem/der Genehmiger:in und/oder dem Finance-User weiterhin angezeigt.
• Einreichen und Benachrichtigung ausblenden: Die Rechnung wird zur Genehmigung und Überprüfung eingereicht (abhängig vom Rechnungsworkflow des Unternehmens), und die Duplikatsbenachrichtigung wird entfernt. Die Aktion wird in der Rechnungshistorie festgehalten.

Zahlungsinformationen (IBAN)

Perk kann IBANs aus Rechnungen erkennen und extrahieren und die Informationen mit den in den Stammdaten des Lieferanten hinterlegten Informationen abgleichen.

Wenn in der Rechnung eine IBAN gefunden wird, wird diese extrahiert und im Zahlungskonto angezeigt. Wenn es mehr als eine IBAN gibt, werden die Nummern in der Dropdown-Liste Zahlungskonto (Payment account) angezeigt, damit Du die richtige auswählen kannst:

• Aus der Rechnung extrahierte IBAN-Nummern werden als AI-extrahierte IBAN hervorgehoben.
• IBAN-Daten aus den Stammdaten des Lieferanten werden als Bekanntes Kreditorenzahlungskonto hervorgehoben.

Wenn die IBAN in der Lieferantenrechnung nicht mit der IBAN in den Lieferantenstammdaten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Gültigkeit des Steuersatzes

Perk kann Rechnungen kennzeichnen, bei denen das Leistungsdatum oder das Rechnungsdatum nicht mit dem Gültigkeitszeitraum des ermittelten Steuersatzes übereinstimmt (Steuersatz: Ausstellungsdatum liegt nicht innerhalb des Gültigkeitszeitraums des ausgewählten Steuersatzes).

Beim Hochladen einer Rechnung erkennt Perk AI automatisch den in den Rechnungspositionen angegebenen Steuersatz und verknüpft ihn mit dem in Perk hinterlegten Steuersatz (sofern vorhanden). Alternativ können Rechnungsbearbeiter und Finanzprüfer den anwendbaren Steuersatz für die jeweilige Position auswählen.

Wenn der ausgewählte Steuersatz einen Gültigkeitszeitraum enthält, überprüft Yokoy, ob die Leistungsdaten oder das Rechnungsdatum der Rechnung in diesen Zeitraum fallen. Liegt das Rechnungs- oder Leistungsdatum vor dem Steuerbeginn (Gültig ab) oder nach dem Steuerende (Gültig bis), wird eine Warnung angezeigt.

Die Benachrichtigung wird auf Ebene der Rechnungspositionen angezeigt und gibt den ausgewählten Steuersatz an, der nicht anwendbar ist.

Maßeinheiten in Bestellrechnungen

Perk kann Positionen kennzeichnen, bei denen die Maßeinheit fehlt.

Wenn diese Prüfung aktiviert ist, wird die Spalte für die Einheit obligatorisch und automatisch angezeigt. Wenn die Menge größer als null ist, prüft Yokoy, ob Einzelposten, die mit einem Einzelposten der Rechnung mit Bestellung übereinstimmen, eine Einheit enthalten. Falls nicht, zeigt Yokoy die Fehlermeldung Einheit fehlt für den Einzelposten an.

Bei dieser Prüfung werden Positionen, die keiner Bestellung zugeordnet sind oder noch nicht abgeglichen wurden, nicht berücksichtigt.

Diese Prüfung ist standardmäßig deaktiviert und muss in der Rechnungs-Geschäftsregeln. Da dadurch eine Fehlermeldung ausgelöst wird, kann sie nicht ignoriert werden.

Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung beim Lieferanten

Perk kann alle Rechnungen kennzeichnen, bei denen der Lieferant auf der Rechnung nicht mit dem Lieferanten der zugehörigen Bestellung übereinstimmt.

In diesem Fall vergleicht Perk den in der Bestellung angegebenen Lieferanten mit dem auf der Rechnung ausgewählten Lieferanten und zeigt eine Warnung an, wenn die beiden nicht übereinstimmen. Perk verwendet die Lieferanten-ID, um festzustellen, ob der Lieferant in der Bestellung mit dem Lieferanten auf der Rechnung übereinstimmt.

Wenn auf der Rechnung mehrere Bestellungen ausgewählt sind, prüft Perk, ob einer der Lieferanten der Bestellung nicht mit dem Lieferanten der Rechnung übereinstimmt.

Währung für Bestellrechnungen

Wann immer Du eine Rechnung mit einer Bestellung oder mehreren Bestellungen matchst, überprüft Yokoy, ob die Rechnungswährung mit der Bestellwährung übereinstimmt. Wenn die Währungen unterschiedlich sind, kennzeichnet Yokoy dies mit einem Fehler.

Rechnungsfälligkeitsdatum

Lieferanten geben manchmal ein konkretes Datum an (Fälligkeitsdatum), bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss. Abhängig von der jeweiligen Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde können bei verspäteter Zahlung Strafgebühren anfallen. Die Yokoy-KI extrahiert und verfolgt dieses Fälligkeitsdatum als Teil des Rechnungskopfs.

Du kannst die Prüfung Fälligkeitsdatum liegt am/nach dem Rechnungsdatumaktivieren, um sicherzustellen, dass das Fälligkeitsdatum nicht vor dem Rechnungsdatum liegt. Dies hilft, fehlerhafte Buchungen oder Exportprobleme zu vermeiden. Standardmäßig ist diese Prüfung aktiviert, kann aber vom User ignoriert werden.

Fälligkeitsdatum der Bestellung

Yokoy entnimmt das Fälligkeitsdatum aus der Rechnung oder berechnet es anhand der Zahlungsbedingungen des Lieferanten. In vielen Fällen wird jedoch zwischen Kunden und Lieferant für eine bestimmte Bestellung eine abweichende Zahlungsbedingung vereinbart. Diese Zahlungsbedingung ist im Header der Bestellung enthalten. Falls der Lieferant für diese Bestellung eine Rechnung mit einer anderen als der vereinbarten Zahlungsbedingung ausstellt, werden die Rechnungsbearbeiter mit einer Warnung benachrichtigt.

Standardmäßig ist diese Prüfung inaktiv. Wenn die Prüfung aktiviert ist, überprüft Yokoy das Rechnungs-Fälligkeitsdatum anhand des für die Bestellung auf Basis der Zahlungsbedingungen berechneten Fälligkeitsdatums. Ist die Prüfung deaktiviert, werden die Rechnungen anhand der Standard-Zahlungsbedingungen des Lieferanten geprüft.

Wenn kein Rechnungsdatum angegeben ist, wird die Prüfung nicht gegen das Bestell-Fälligkeitsdatum durchgeführt. Gibt der Submitter oder Rechnungsbearbeiter ein Rechnungsdatum ein, prüft Yokoy dieses gegen das berechnete Bestell-Fälligkeitsdatum

Adressvalidierung

Adressen werden verwendet, um die Art der in einer Rechnung enthaltenen Transaktion zu bestimmen. Perk nutzt die Google Address Validation API, um sicherzustellen, dass Adressen korrekt, vollständig und gut formatiert sind.

Rechnungstransaktionsarten

Der Transaktionstyp wird verwendet, um zu bestimmen Steueridentifikationsprüfungen und die Perk betrachtet das Land als die anwendbare Gerichtsbarkeit für Steuerzwecke.

Um den Transaktionstyp zu ermitteln, überprüft Perk die Liefer- und Kundenadressen:

• Inländische Transaktion: Eine Transaktion, bei der sich der Lieferort im selben Hoheitsgebiet wie die Adresse des Lieferanten befindet. Der Lieferort wird anhand der Rechnungsadresse (sofern vorhanden) oder der Rechnungsadresse des Kunden bestimmt.
• Intra-EU-Transaktion: Eine Transaktion, bei der sich der Lieferort in einem anderen Land als die Adresse des Lieferanten befindet. Sowohl der Lieferort als auch die Adresse des Lieferanten befinden sich in EU-Ländern. Der Lieferort wird anhand der Rechnungsadresse (sofern vorhanden) oder der Rechnungsadresse bestimmt.
• Importgeschäft: Ein Importgeschäft ist eine Transaktion, bei der sich der Lieferort in einem anderen Land als die Adresse des Lieferanten befindet. Der Lieferort liegt beispielsweise in einem EU-Land, während sich die Adresse des Lieferanten in einem Nicht-EU-Land befindet, oder umgekehrt. Der Lieferort wird anhand der Rechnungsadresse (sofern vorhanden) oder der Rechnungsadresse bestimmt.

Validierung vollständiger Adressen

Die Adressen müssen korrekt, vollständig und gut formatiert sein, damit die Art der Transaktion (und damit die Steuer-ID und die Reverse-Charge-Prüfung) bestimmt werden kann. 

Yokoy verwendet die Google Address Validation API, um zu überprüfen, ob die Adresse vollständig ist. Yokoy sendet die von der KI extrahierte Adresse (Lieferant oder Kunde) an die Google API. Die Google API reichert die von Yokoy gesendeten Adressinformationen an und gibt die vollständige Adresse zurück.

Yokoy speichert die von Google zurückgegebenen vollständigen Adressinformationen 90 Tage lang, um zu vermeiden, dass die Google API wiederholt für dieselbe Adresse aufgerufen wird.

Zu Validierungszwecken verwendet Yokoy diese Google Address Validation Attribute für die Lieferadresse (falls auf der Rechnung angegeben), die Kundenadresse und die Lieferantenadresse:

• Ländercode (regionCode)
• Orts-ID (placeId)
• Einzeilig formatierter Adress-String (formattedAddress)

Überprüfung der Lieferantenadressen

Sie können Perk so konfigurieren, dass geprüft wird, ob die auf der Rechnung angegebene Lieferantenadresse mit der in den Lieferantenstammdaten hinterlegten Adresse übereinstimmt. Sowohl die aus der Rechnung extrahierte Adresse als auch die Lieferantenstammdatenadresse des im Rechnungskopf ausgewählten Lieferanten werden überprüft. angereichert durch die Google API.

Abhängig davon, ob eine Lieferantenadresse in der Rechnung und/oder den Stammdaten vorhanden ist, geht Yokoy wie folgt vor:

1. Überprüfung der Lieferantenadresse auf der Rechnung:
   • Es wird keine Lieferantenadresse auf der Rechnung gefunden. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
2. Prüft die Stammdatenadresse des Lieferanten (Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Lieferanten):
   • Lieferantenadresse auf der Rechnung, aber es wird keine Lieferanten-Stammadresse gefunden. Eine Benachrichtigung wird ausgelöst.
3. Die Lieferantenadresse wird auf der Rechnung gefunden und die Lieferanten-Stammadresse existiert:
   Yokoy vergleicht den formatierten Adress-String und die Orts-ID der Lieferantenadresse auf der Rechnung mit der Lieferanten-Stammadresse. Die Daten müssen genau übereinstimmen; eine Teilübereinstimmung ist beim Adressvergleich nicht erlaubt.
   • Wenn keine der Daten übereinstimmt, wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
   • Wird eine Übereinstimmung entweder mit der formatierten Adresszeichenfolge oder der Orts-ID gefunden, ist die Validierung erfolgreich. In Perk wird keine Benachrichtigung ausgelöst.

Überprüfung der Kundenadressen

Sie können Perk so einrichten, dass die auf der Rechnung angegebene Kundenadresse mit den Stammdaten des Unternehmens abgeglichen wird, insbesondere mit den unter Einstellungen > Konto > Unternehmen hinterlegten Standorten des Unternehmens, in das die Rechnung hochgeladen wurde. Sind in den Unternehmenseinstellungen mehrere Standorte angegeben, muss die Rechnungsadresse mit mindestens einem davon übereinstimmen. Sowohl die aus der Rechnung extrahierte Adresse als auch der Standort (die Unternehmensadresse) werden abgeglichen. angereichert durch die Google API.

Je nachdem, ob in der Rechnung und/oder der Konfiguration eine Kundenadresse vorhanden ist, geht Perk wie folgt vor:

1. Überprüfung der Kundenadresse auf der Rechnung:
   • Es wird keine Kundenadresse auf der Rechnung gefunden. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
2. Prüft auf Kundenadresse (Admin > Firmeneinstellungen)
   • Keine Kundenadresse: In diesem Fall wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
3. Die Kundenadresse wird auf der Rechnung gefunden und die Kunden-Stammadresse existiert: Yokoy vergleicht den formatierten Adress-String und die Orts-ID für die Kundenadresse mit den hinterlegten Büroadressen der Kunden. Die Daten müssen mit genau einer der Adressen übereinstimmen; eine Teilübereinstimmung ist beim Adressvergleich nicht erlaubt.
   • Wenn keine der Daten übereinstimmen, wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
   • Die Kundenadresse auf der Rechnung stimmt mit der Kundenadresse einer anderen Firma überein: Wenn in den Firmeneinstellungen keine Adresse gefunden wird, prüft Yokoy, ob eine übereinstimmende Büroadresse in einer anderen Firma derselben Organisation existiert. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird dem User eine Benachrichtigung angezeigt.
   • Wird eine Übereinstimmung entweder mit der formatierten Adresszeichenfolge oder der Orts-ID gefunden, ist die Validierung erfolgreich. In Perk wird keine Benachrichtigung ausgelöst.

Steuer-ID-Prüfungen

Eine Steuer-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Unternehmen von der Regierung für steuerliche Zwecke zugeteilt wird. Eine Steuer-ID wird verwendet, wenn Unternehmen Steuerinformationen an die Steuerbehörden melden. Steuer-IDs können je nach Land unterschiedliche Namen und Formate haben, wie z.B. Umsatzsteuer-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, BTW-Nr., etc.

In Perk können Sie Folgendes überprüfen:

• Lieferanten-Steuer-IDs
• Kundensteuer-IDs

Hinweis:Bei der Überprüfung von Steuer-IDs führt Perk eine exakte Übereinstimmungsprüfung durch, ignoriert jedoch alle Sonderzeichen, die die Steuer-ID enthalten kann.

Lieferanten-Steuer-IDs

Du kannst mehrere Steuer-IDs als Teil der Lieferanten-Stammdaten importieren. Die Steuer-IDs der Lieferanten werden unter Rechnungsbearbeiter > Lieferanten im Abschnitt Steuer-ID(s) des Lieferanten auf der Registerkarte Angaben zum Anbieterim Lieferantenprofil angezeigt.

Steuer-IDs der Firma

Du kannst in Admin > Firmeneinstellungen für jede Firma eine Steuer-ID einrichten.

Prüfung der Steuer-IDs der Lieferanten

Je nach Art der Transaktion kannst Du mehrere Prüfungen für die Steuernummer des Lieferanten einrichten:

• Inlands-Transaktion
• EU-interne Transaktion
• Import-Transaktion

Außerdem kann eine zusätzliche Steuer-ID-Prüfung für inländische (für EU-Kunden) und EU-interne Transaktionen eingerichtet werden, um zu prüfen, ob die Steuer-ID eine gültige MIAS-Nummer ist.

Hinweis: Wenn der Lieferant im Rechnungskopf geändert wird, werden die Steuer-ID-Prüfungen des Lieferanten erneut ausgelöst. 

Steuer-ID des Lieferanten für Inlands-Transaktionen

Bei inländischen Transaktionen können Sie Perk so einrichten, dass die aus einer Rechnung extrahierte Lieferantensteuer-ID mit der/den in den Lieferantenstammdaten hinterlegten Lieferantensteuer-ID(s) verglichen wird.

Die Steuer-ID-Strings müssen vollständig übereinstimmen. Eine Teilübereinstimmung ist nicht zulässig. Wenn einer der verglichenen Werte Leerzeichen enthält, werden diese ignoriert.

Der Vorteil läuft wie folgt ab:

• Prüfung, ob eine Lieferanten-Steuer-ID auf der Rechnung vorhanden ist:
  • Auf der Rechnung wurde keine Steuer-ID des Lieferanten gefunden. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
  • Die Steuer-ID des Lieferanten ist auf der Rechnung vorhanden: Yokoy vergleicht den extrahierten Wert mit den Steuer-ID-Werten in den Stammdaten des im Rechnungskopf ausgewählten Lieferanten:
    • Die Steuer-ID des Lieferanten wird auf der Rechnung gefunden, aber nicht in den Lieferanten-Stammdaten. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung über eine nicht übereinstimmende Steuer-ID ausgelöst.
    • Die Steuer-ID des Lieferanten wird auf der Rechnung gefunden, aber sie stimmt mit keiner Steuer-ID in den Lieferanten-Stammdaten überein. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung über eine nicht übereinstimmende Steuer-ID ausgelöst.
    • Die Steuer-ID des Lieferanten wird auf der Rechnung gefunden und sie stimmt mit einer Steuer-ID in den Lieferanten-Stammdaten überein. In diesem Fall wird keine Benachrichtigung angezeigt.

Steuer-ID des Lieferanten für EU-interne Transaktionen

Bei Transaktionen innerhalb der EU vergleicht Perk die aus einer Rechnung extrahierte Steueridentifikationsnummer des Lieferanten mit den in den Stammdaten des Lieferanten hinterlegten Steueridentifikationsnummern. Es werden die gleichen Validierungen durchgeführt wie für Lieferanten-Steuernummer für Inlandstransaktionen.

Steuer-ID des Lieferanten für Import-Transaktionen

Bei Importtransaktionen vergleicht Perk die aus einer Rechnung extrahierte Lieferantensteuer-ID mit den in den Lieferantenstammdaten hinterlegten Lieferantensteuer-IDs. Es werden die gleichen Validierungen durchgeführt wie bei anderen Transaktionen. Lieferanten-Steuernummer für Inlandstransaktionen.

Überprüfung der VIES-Gültigkeit

Sie können Perk so einrichten, dass die aus einer Rechnung extrahierte Lieferantensteuer-ID mit der folgenden abgeglichen wird: Informationsaustauschsystem für die Mehrwertsteuer der Europäischen Kommission. Diese Prüfung stellt sicher, dass die Lieferanten steuerpflichtig sind und über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.

In diesem Fall nimmt Perk die auf einer Rechnung angegebene Steueridentifikationsnummer des Lieferanten und prüft deren Gültigkeit, indem es sie an das VIES-System sendet.

• Wenn die Validierung in VIES erfolgreich ist, wird in Perk keine Benachrichtigung ausgelöst.
• Wenn die Validierung in VIES nicht erfolgreich war, wird in Perk eine Benachrichtigung ausgelöst:

Wenn die MIAS-API aus technischen Gründen nicht verfügbar ist und die MIAS-Validierung nicht durchgeführt werden kann, wird die Benachrichtigung „MIAS-Dienst nicht verfügbar“ angezeigt.

Prüfung der Steuer-IDs der Kunden

Je nach Art der Transaktion kannst Du mehrere Prüfungen für die Steuernummer des Kunden einrichten:

• Inlands-Transaktion
• EU-interne Transaktion
• Import-Transaktion

Steuer-ID des Kunden für Inlands-Transaktionen

Bei inländischen Transaktionen kann Perk die aus einer Rechnung extrahierte Kundensteuer-ID mit den in den Stammdaten des Unternehmens hinterlegten Unternehmenssteuer-IDs vergleichen.

Die Steuer-ID-Strings müssen vollständig übereinstimmen. Eine Teilübereinstimmung ist nicht zulässig. Wenn einer der verglichenen Werte Leerzeichen enthält, werden diese ignoriert.

Perk prüft anschließend die Steueridentifikationsnummer des Kunden auf der Rechnung:

• Auf der Rechnung wurde keine Steuer-ID des Kunden gefunden. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
  Fehlender Screenshot
• Die Steuer-ID des Kunden ist auf der Rechnung vorhanden. Yokoy vergleicht den extrahierten Wert mit der/den Steuer-ID(s) der Firma, welche die Rechnung hochgeladen hat.
  • Die Steuer-ID des Kunden wurde auf der Rechnung gefunden, stimmt aber nicht mit einer Steuer-ID in den Stammdaten der Firma überein. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung über eine nicht übereinstimmende Steuer-ID ausgelöst.
  • Die Steuer-ID des Kunden wurde auf der Rechnung gefunden, es gibt aber keine Steuer-ID in den Stammdaten der Firma. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung über eine nicht übereinstimmende Steuer-ID ausgelöst.
  • Die Steuer-ID des Kunden wurde auf der Rechnung gefunden und stimmt mit einer Steuer-ID in den Stammdaten der Firma überein. In diesem Fall wird keine Benachrichtigung angezeigt.

Steuer-ID des Kunden für EU-interne Transaktionen

Bei EU-internen Transaktionen vergleicht Yokoy die aus einer Rechnung extrahierte Kunden-Steuer-ID mit der/den in den Firmeneinstellungen angegebenen Steuer-ID(s) der Firma.

Es werden die gleichen Validierungen durchgeführt wie für Kundensteuer-ID für Inlandstransaktionen.

Steuer-ID des Kunden für Import-Transaktionen

Bei Importtransaktionen vergleicht Perk die aus einer Rechnung extrahierte Kundensteuer-ID mit der/den in den Unternehmenseinstellungen hinterlegten Unternehmenssteuer-ID(s).

Es werden die gleichen Validierungen durchgeführt wie für Kundensteuer-ID für Inlandstransaktionen.

Überprüfung des Namens

Perk überprüft den Firmennamen. Perk kann validieren, ob der auf der Rechnung angegebene Name mit dem Firmennamen übereinstimmt, oder Rechnungen kennzeichnen, auf denen der Name der juristischen Person fehlt.

Perk zeigt eine Warnung für Rechnungen an, bei denen Folgendes gilt:

• der Firmenname nicht mit dem Namen des Unternehmens übereinstimmt.
• kein Firmenname erscheint.

Mit dieser Prüfung kannst Du Rechnungen identifizieren, die möglicherweise zu anderen Firmen in Deiner Organisation gehören, damit Du sie an die entsprechende Firma weiterleiten kannst.

Reverse-Charge-Referenzen

Bei Rechnungen innerhalb der EU kann Perk die Referenz für das Reverse-Charge-Verfahren prüfen. Bei Inlands- oder Importtransaktionen erfolgt keine Aktion. Die Liste der Reverse-Charge-Referenzen wird vom KI-Team gepflegt und kann auf Anfrage erweitert werden.

Perk ermittelt zunächst, ob es sich um eine innergemeinschaftliche Rechnung handelt. Adressvalidierung. Falls ja, prüft Perk, ob auf der Rechnung ein Verweis auf das Reverse-Charge-Verfahren gefunden wurde:

• EU-interne Transaktion und Reverse-Charge-Referenz gefunden: Es wird eine Benachrichtigung ausgelöst.
• EU-interne Transaktion und keine Reverse-Charge-Referenz gefunden: Es wird eine Warnmeldung ausgelöst.

Sachliche Prüfungen für 2-Way- und 3-Way-Matching

Wenn Sie die Bestellung und den Wareneingang anhand der Rechnungsdaten validieren, kann Perk verschiedene Faktenprüfungen durchführen, um wichtige Daten in der Rechnung mit den ursprünglichen Bestell- und Wareneingangsdaten zu vergleichen.

Konkret kannst Du folgende Prüfungen durchführen:

• Betragsdiskrepanz (2-Way-Matching): Der Betrag des Bestellpostens stimmt nicht mit dem Betrag des Rechnungspostens überein.
• Mengendiskrepanz (2-Way-Matching): Die Menge des Bestellpostens stimmt nicht mit der Menge des Rechnungspostens überein.
• Betragsabweichung (3-Way-Matching): Der Betrag des Bestell- und Waren-Eingangsposten stimmt nicht mit dem Betrag des Rechnungspostens überein.
• Fehlender Wareneingang (3-Way-Matching): Für die Bestellrechnung liegen keine Wareneingangsdaten vor.
• Die fehlenden Waren sind eingegangen (3-Way-Matching): Daten des Wareneingangsposten sind vorhanden und stimmen mit dem Betrag des Rechnungspostens überein.

Wenn Perk eine Bestellrechnung erkennt, deren Betrag oder Menge nicht übereinstimmt, wird eine Warnmeldung angezeigt. Diese Meldungen werden auf Positionsebene angezeigt.

Da diese Prüfungen auf einen erfolglosen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich hinweisen, gelten sie nicht als formale Prüfungen und sind daher nicht in der Rechnungsprüfungen Registerkarte.

Sie können die Faktenprüfung unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Geschäftsregeln für Rechnungen, Registerkarte Faktenprüfung aktivieren. Alle Prüfungen sind standardmäßig aktiviert, wenn Sie Bestellrechnungen in Perk aktivieren.

Da die Benachrichtigungen über Betrags- und Mengenabweichungen sowie fehlende Wareneingänge alle Probleme kennzeichnen, die einen erfolgreichen Zwei- oder Dreifachabgleich verhindern, können sie von den Rechnungsbearbeitern nicht ignoriert oder deaktiviert werden. Die Benachrichtigung über den Wareneingang fehlender Waren dient jedoch dazu, eine Änderung des Dreifachabgleichsstatus hervorzuheben. Konnte eine Bestellrechnung aufgrund einer Betragsabweichung zuvor nicht mit ihren Bestell- und Wareneingangspositionen abgeglichen werden, zeigt Perk an, dass die Wareneingangsdaten aktualisiert und ein automatischer Abgleich durchgeführt wurde. Diese Benachrichtigung kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Anzeigen der auf der Rechnung durchgeführten Kontrollen

Du kannst die Kontrollen, die für eine Rechnung durchgeführt wurden, auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen anzeigen. Yokoy führt Rechnungsprüfungen durch, wenn die Rechnung gespeichert wird. Auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen werden alle aktiven Kontrollen angezeigt, die Dein Yokoy-Admin für die Firma aktiviert hat. Kontrollen, die für die Firma nicht aktiv sind, werden ignoriert.

Yokoy gruppiert die Informationen in nicht durchgeführte und durchgeführte Prüfungen. Wenn die Prüfung nicht auf die spezifische Rechnung zutrifft, wird sie mit dem Status Nicht zutreffend angezeigt. Wenn die Prüfung aus irgendeinem Grund nicht durchgeführt werden konnte, wird sie als Nicht durchgeführt angezeigt, sodass Du dieses Kriterium nachverfolgen und eine visuelle Kontrolle durchführen kannst.

Für die auf der Rechnung durchgeführten Prüfungen zeigt Yokoy alle aktiven Prüfungen und ihren Status an. Wenn die Rechnung die Kriterien erfüllt, wird die Prüfung als Bestanden angezeigt.

Wenn die Rechnung aus einem oder mehreren Gründen die Kriterien nicht erfüllt, zeigt Yokoy die Anzahl der für diese Prüfung ausgelösten Benachrichtigungen an. Die Benachrichtigungen werden je nach Bedarf im Rechnungskopf oder im Einzelposten angezeigt.

Wenn Du eine Benachrichtigung für eine bestimmte Prüfung ablehnst, wird die Prüfung weiterhin auf der Registerkarte Kontrolle der Rechnungen angezeigt, da die Rechnung die Prüfkriterien nicht erfüllt. Du kannst abgelehnte Benachrichtigungen auf der Registerkarte Verlauf anzeigen.