Regeln zur Erkennung von Schlüsselwörtern für Rechnungen einrichten

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Mithilfe der Stichworterkennung lassen sich bestimmte Stichwörter in Rechnungen markieren. Anschließend können Sie verschiedene Aktionen ausführen, beispielsweise diese Rechnungen einem separaten Genehmigungsprozess unterziehen.

Sie können wählen, ob eine Warnung angezeigt werden soll, wenn die Rechnung ein Schlüsselwort aus der Schlüsselwortliste enthält, oder ob eine Warnung angezeigt und eine bestimmte Aktion ausgeführt werden soll, z. B. das Markieren eines benutzerdefinierten Kontrollkästchens oder die Eingabe eines Textes in ein benutzerdefiniertes Feld.

Die Geschäftsregeln für Rechnungen werden auf Kontoebene konfiguriert, können aber je nach Bedarf auf ein oder mehrere Unternehmen angewendet werden.

Regeln für die Erkennung von Schlüsselwörtern aktivieren

Um Schlüsselwort-Erkennungsregeln zu konfigurieren, benötigen Sie Admin-Rechte, um auf Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Verarbeitungsregeln zuzugreifen.

Verarbeitungsregeln für Rechnungen einrichten

Sie können bestimmte Verarbeitungsregeln einrichten, um Rechnungsbearbeitende zu warnen, wenn eine Rechnung ein bestimmtes Schlüsselwort enthält, und zusätzliche Aktionen konfigurieren, z. B. ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchen markieren oder eine bestimmte Textzeichenfolge in ein benutzerdefiniertes Eingabefeld im Rechnungskopf einfügen.

So konfigurieren Sie eine Regel zur Erkennung von Schlüsselwörtern:

  1. Gehen Sie zu Admin > Lieferantenrechnungen > Verarbeitungsregeln. Klicken Sie in der Registerkarte Benutzerdefinierte Regeln auf + Regel hinzufügen.
     

     

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein, um sie zu identifizieren, und wählen Sie die Firma aus, für die sie gilt:

    • Name der Regel: Benutzerdefinierter Name der Regel zur Erkennung von Schlüsselwörtern. Wenn ein Schlüsselwort auf einer Rechnung gefunden wird, erscheint der Name der Regel in der angezeigten Benachrichtigung.
    • Firma: Wählen Sie ein oder mehrere Unternehmen aus, für die die Schlüsselwort-Erkennungsregel gilt. Sie können alle Firmen innerhalb der gleichen Organisation auf einmal auswählen. Wenn Sie eine neue Firma anlegen, wird sie NICHT automatisch in bereits bestehenden Schlüsselwort-Regeln ausgewählt. Sie müssen die Regel bearbeiten, um neue Firmen hinzuzufügen.
  3. Wählen Sie die Schlüsselwort-Liste aus. Sie können ein CSV-Dokument importieren, das die Liste der Schlüsselwörter enthält, die Sie auf Rechnungen identifizieren möchten. 
    • Alle Schlüsselwörter müssen in der ersten Spalte aufgeführt sein.
    • Alle in der ersten Zeile eingegebenen Werte werden bei der Erkennung der Schlüsselwörter nicht berücksichtigt.
    • Die CSV-Datei muss in UTF-8-Kodierung gespeichert werden.

  4. Sobald Sie Ihre Schlüsselwort-Liste hochgeladen haben, erscheint sie unter einem Link namens Schlüsselwort-Liste.csv. Sie können die Datei jederzeit herunterladen, um die verwendeten Schlüsselwörter einzusehen.

  5. Im Bereich Aktionen können Sie bestimmte Aktionen konfigurieren, die ausgeführt werden sollen, wenn ein Schlüsselwort auf einer Rechnung erkannt wird. 
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    Zu den verfügbaren Aktionen gehören:

    • Aktivieren/Deaktivieren eines benutzerdefinierten Rechnungskopf-Felds (Typ: Checkbox).
    • Einen festgelegten Wert in ein benutzerdefiniertes Rechnungskopf-Feld einfügen (Typ: Input).

    Wählen Sie in der Dropdown-Liste Datenfeld das entsprechende benutzerdefinierte Feld aus. Je nach Art des benutzerdefinierten Feldes können Sie entweder den Wert als true (wahr)/ false (falsch) festlegen oder eine Zeichenabfolge in das Feld Wert eingeben.

Hinweis: Wenn Sie eine Aktion einrichten möchten, muss für Ihre Firma zuvor ein benutzerdefiniertes Feld in Admin > Firmeneinstellungen > Admin Support Section - Advanced forms > Supplier Invoice erstellt worden sein, damit es als Datenfeld in Aktionen erscheint. Die Funktion zur Erkennung von Schlüsselwörtern unterstützt beide Arten von benutzerdefinierten Feldern: Checkbox (Kontrollkästchen) und Input (Eingabe). Die entsprechenden benutzerdefinierten Felder müssen in allen Firmen, die in der Schlüsselwort-Regel ausgewählt wurden, vorhanden sein.

Diese benutzerdefinierten Felder können dann verwendet werden, um die Rechnungsfreigabe in einem separaten Prozess abzuwickeln. Sie können zum Beispiel einen Wahr/Falsch-Bedingungsknoten in den Workflow Designer einfügen, um zu erkennen, ob Ihr benutzerdefiniertes Feld wahr oder falsch ist.

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