Eine Firmenkarte sollte niemals für private Ausgaben verwendet werden – und schon gar nicht sollte dafür eine Spesenabrechnung erstellt werden. Sollte dies dennoch vorkommen, hilft Perk dabei, die Situation korrekt zu verwalten.
Wenn eine Transaktion das Ergebnis einer privaten Ausgabe ist, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurde, können Sie sie als private Ausgabe kennzeichnen, um sicherzustellen, dass sie im ERP-System korrekt verbucht wird.
Um dies zu tun:
- Gehen Sie zu Finance > Prüfung > Kartentransaktionen, Tab Kartentransaktionen.
- Suchen Sie die Transaktion, die Sie als private Ausgabe kennzeichnen möchten, und öffnen Sie sie.
- Wählen Sie Als privat markieren.
- Perk öffnet eine neue Ausgabe ohne Beleg mit der Kategorie „Private Ausgabe“. Klicken Sie auf Einreichen, um fortzufahren.
- Die Transaktion wird neu geladen und ihr Status ändert sich zu Abgeglichen.
Hinweis: Wenn die Transaktion bereits abgeglichen wurde, müssen Sie den Abgleich zuerst aufheben. Wählen Sie dann die Transaktion erneut aus – oben werden Ihnen verschiedene Aktionen angezeigt, aus denen Sie wählen können.
Vorsicht: Ihre Kontoadministratorin bzw. Ihr Kontoadministrator muss eine spezielle Spesenkategorie für diese Art von Transaktionen eingerichtet haben. Andernfalls können Sie sie nicht als privat kennzeichnen.
Sie können die Transaktion nun exportieren, ohne dass eine Spesenabrechnung zugeordnet werden muss.
Nach dem Export wird der Transaktionsbetrag dem Kartenkonto gutgeschrieben, um die private Ausgabe auszugleichen. Wie der Betrag dem oder der Mitarbeitenden in Rechnung gestellt wird, hängt von Ihren Richtlinien und der Systemkonfiguration ab; in der Regel wird der Betrag vom Mitarbeitendenkonto abgezogen und entsprechend in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt.