Das Löschen von Transaktionen führt zu Datenverlust, Verwirrung und einem hohen Zeitaufwand, um verlorene Informationen wiederherzustellen. Außerdem bedeutet es, dass diese Transaktionen für Prüfungs- und Berichterstattungszwecke nicht mehr verfügbar sind.
Bei Drittanbieter-Kartenintegrationen können Transaktionen nach dem Import in Perk nicht gelöscht werden. Wenn eine Transaktion fälschlicherweise importiert wurde, können Sie sie archivieren.
Hinweis: Sie können keine Perk Card-Transaktionen archivieren, sondern nur Transaktionen aus Drittanbieter-Kartenintegrationen. Wenn Sie eine fehlerhafte Transaktion finden, die nicht angezeigt werden sollte, wenden Sie sich an den Support.
Wenn Sie eine Transaktion archivieren, wird sie für Submitter, Genehmiger, Karten-Admins und Reisespesen-Prüfer sowohl in der Web-App als auch in der Mobile-App ausgeblendet.
Archivierte Transaktionen können nicht:
- manuell oder automatisch abgeglichen werden
- als privat markiert werden
- zur Genehmigung eingereicht werden
- Exportiert
- in irgendeiner Weise geändert werden
Archivierte Transaktionen werden unter Finance > Prüfung > Kartentransaktionen mit dem Status Archiviert angezeigt.
Sie können Transaktionen bei Bedarf direkt über Kartentransaktionen oder über Finance > Prüfung > Suche wiederherstellen. Archivierte Transaktionen werden außerdem in der Analytics-Ansicht mit dem Status Archiviert angezeigt.
Archivieren einer Kartentransaktion
Eine Transaktion darf nicht gematched sein (d. h. sie darf keiner bestimmten Spesenabrechnung zugeordnet sein), um archiviert werden zu können.
Um Transaktionen zu archivieren, gehen Sie zu Finance > Prüfung > Kartentransaktionen und wählen Sie in der Registerkarte Kartentransaktionen die Transaktion aus, die Sie archivieren möchten, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren.
Klicken Sie auf Archivieren, um die Transaktion zu archivieren, oder drücken Sie auf das Archivsymbol rechts neben der Transaktion.
Nach dem Archivieren erscheint eine Bestätigungsmeldung, die anzeigt, dass die Transaktion archiviert wurde und vor einem Abgleich mit einer Spesenabrechnung wiederhergestellt werden muss.
Die Archivierungsaktion wird im Verlauf der Transaktion zur Nachverfolgbarkeit protokolliert:
Die Transaktion ist nun für Submitter, Genehmiger, Karten-Admins und Reisespesen-Prüfer ausgeblendet. Als Finanzprüfer können Sie archivierte Transaktionen weiterhin in der Ansicht Finance > Prüfung > Kartentransaktionen oder in der Suche einsehen.
Wiederherstellung von Kartentransaktionen
Wenn eine Transaktion versehentlich archiviert wurde, kann sie wiederhergestellt werden, indem Sie direkt in der Transaktion auf Dearchivieren klicken oder das Dearchivierungssymbol in der Ansicht Kartentransaktionen verwenden.
Der Status der Transaktion wird auf Nicht gematched zurückgesetzt, wodurch sie wieder für alle Benutzer in der Kartentransaktionsansicht sichtbar wird. Sie kann nun einer Spesenabrechnung zugeordnet, als privat markiert oder exportiert werden. Die Aktion wird im Verlauf der Transaktion protokolliert.
Anzeigen archivierter Transaktionen
Neben der Ansicht der archivierten Transaktionen in der Kartentransaktionsansicht können Sie auch in der Suche unter Kartentransaktionen nach archivierten Transaktionen filtern: