Perk Rechnungs-Posteingang für den Empfang von Rechnungen einrichten

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Mit Perk kannst Du automatisch Rechnungen hochladen, indem Du eine E-Mail an einen speziellen Posteingang sendest.

Wenn Perk E-Mails in dem dafür vorgesehenen Posteingang erhält, verarbeitet es die E-Mail und/oder die Anhänge und lädt sie als Rechnungen hoch.

Die Perk RechnungseingangsAdresse hat ein besonderes Format @invoices.yokoy.ai, wobei Kundenname eine beliebige Zeichenfolge sein kann (aber innerhalb von Perk nur einmal vorkommen darf). Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um die spezifische Organisation und Firma zu identifizieren, an die die Rechnung hochgeladen werden muss. Alle E-Mails von Adressen, die nicht genau mit dieser Adresse matchen, werden abgelehnt.

Perk akzeptiert E-Mails, die mit der Adresse des Rechnungseingangs in den Attributen an oder cc gesendet werden. E-Mails, die mit der Adresse des Rechnungseingangs in den bcc-Feldern gesendet werden, werden nicht verarbeitet.

Als Organisation möchtest Du diese E-Mail-Adresse möglicherweise nicht direkt an Deine Lieferanten weitergeben. In diesem Fall hast Du zwei Möglichkeiten:

Konfiguriere Deine Perk Rechnungseingangs-Adresse

Während der Implementierung richtet Perk ein separates Postfach für Rechnungen für Ihr Unternehmen ein. Sie finden die Adresse unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen, Firmen-E-Mail.

Normalerweise hat die E-Mail Adresse folgendes Format: yourCompanyName@invoice.yokoy.ai. 

Sie können das Präfix (z. B. IhrFirmenname) dieses Posteingangs bei Bedarf ändern, die Domäne muss jedoch gleich bleiben.

Achtung:Das Präfix muss für Ihr Konto und Ihr Unternehmen eindeutig sein.
Wenn Sie versuchen, ein Präfix einzugeben, das bereits von einer anderen Organisation verwendet wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung und können das Formular nicht speichern.

E-Mail-Weiterleitung einrichten

Wenn Du möchtest, dass Lieferanten eine E-Mail-Adresse innerhalb Deiner eigenen Domain verwenden, um Rechnungen an Deine Firma zu senden, kannst Du eine Weiterleitung in Deinem Mailserver einrichten, um sicherzustellen, dass alle an diese Adresse gesendeten E-Mails automatisch an den dafür vorgesehenen Perk-Rechnungseingang weitergeleitet werden.

Wenn Du beispielsweise Exchange als Mailserver verwendest und Perk den Rechnungseingang firmenname@invoices.yokoy.ai in der Perk-App eingerichtet hat, musst Du eine Weiterleitungsregel von Deinem Exchange-Mailserver einrichten, um alle E-Mails von invoices@firmenname.com an firmenname@invoices.yokoy.ai weiterzuleiten.

In diesem Fall ist es wichtig, dass die to-Adresse (d.h. die Empfängeradresse) jeder E-Mail auf die Perk Rechnungseingangs-Adresse gesetzt wird. Andernfalls wird Perk die E-Mail ablehnen, da die Organisation und die rechtliche Einheit, zu der sie gehört, nicht identifiziert werden können.

Konfiguriere einen E-Mail-Alias

Einige Mailserver ändern aus Sicherheitsgründen die an-Adresse der weitergeleiteten E-Mails nicht. Dadurch kann Perk nicht feststellen, an welche Firma die E-Mail gerichtet ist. Wenn beispielsweise eine E-Mail für firmenname@invoices.yokoy.ai eingeht, die invoices@firmenname.com jedoch weiterhin als an-Adresse angegeben ist, weiß Perk nicht, woher die E-Mail stammt, und verwirft die E-Mail, anstatt sie an die falsche Organisation hochzuladen.

Perk ermöglicht die Einrichtung von E-Mail-Aliasnamen. Das bedeutet, dass Perk, wenn es eine E-Mail von invoices@firmenname.com erhält, den richtigen Perk-Rechnungseingang finden kann.

Aus Sicherheitsgründen muss Perk sicherstellen, dass Du der Eigentümer dieser E-Mail-Adresse bist, damit Du keine Rechnungen von einer anderen Organisation erhalten kannst. Zu diesem Zweck führt Perk eine DNS-Überprüfung der Domain durch.

Die Domain-Überprüfung wird nach Organisation und Domain durchgeführt. Wenn Du beispielsweise invoices@firmenname.com verifiziert hast, kannst Du invoices-belgien@firmenname.com ohne zusätzlichen Verifizierungsschritt hinzufügen, auch in anderen Firmen.

So erstellst Du einen Alias:

  1. Gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen, Firmen-E-Mail

  2. Füge zunächst einen Alias zu den E-Mail-Einstellungen hinzu. Es sollte die E-Mail-Adresse sein, die Du Deinem Supplier gibst. Zum Beispiel: invoices@companyA.com.
    Wenn Du speicherst, erscheint eine Benachrichtigung, dass die Domain nicht verifiziert ist, und es wird ein Banner mit einem Verifizierungscode angezeigt. Füge zum Beispiel: yokoy-domain-verification=26e2e19b4fcefa0bb6c5c2497f97710ee4334fe726bbbc0a421723f92bf8b2a8to zu Deinen DNS-Dateien hinzu.

  3. 3. Füge diesen TXT-DNS-Eintrag hinzu. Der DNS-Eintrag, den Du hinzufügen musst, ist yokoy-domain-verification=XXX aus dem Informationsbanner.
  4. 4. Sobald dies erledigt ist, musst Du die Verifizierung manuell in der App auslösen, indem Du auf die Schaltfläche E-Mail verifizieren klickst.
  5. Nach der Verifizierung wird der Alias ​​deaktiviert und kann aus Sicherheitsgründen nicht mehr geändert werden. Sie können den Alias ​​jederzeit entfernen und einen anderen hinzufügen, falls Sie einen Fehler gemacht haben.
  6. 6. Sobald der neue Alias verifiziert ist, wird er für eingehende E-Mails berücksichtigt. Sende eine neue Test-E-Mail, um zu überprüfen, ob es funktioniert.

Hinweis: DNS-Record-Änderungen können je nach Ihren DNS-Einstellungen bis zu einer Stunde dauern, um vollständig zu propagieren.

Vorsicht: Du musst Dein E-Mail-System weiterhin so konfigurieren, dass die E-Mails an die Perk-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (companyA@invoices.yokoy.ai). Perk hat keinen Zugriff auf den Mailserver des Kunden und kann nur E-Mails empfangen, die an Perk-Adressen gesendet werden. Der E-Mail-Alias bedeutet, dass Perk die E-Mail trotzdem korrekt verarbeiten kann, selbst wenn eine andere E-Mail-Adresse in der To-Adresse erscheint.

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