Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie

Kostenobjekte Mit dieser Funktion lässt sich der Genehmigungsprozess für Reisekosten, Spesen und Rechnungen festlegen. Dieser Artikel erklärt, wie die Genehmigung von Kostenstellen für Reisekosten, Spesen und Rechnungen funktioniert und hilft Ihnen, die passende Konfiguration für Ihr Unternehmen zu finden. Bei Reisekosten können Sie festlegen, dass alle Reiseanträge im Rahmen des Genehmigungsprozesses an den Genehmiger der Kostenstelle weitergeleitet werden. Für Spesen und Rechnungen können Sie entweder eine Standard-Genehmigungsstrategie für Perk wählen oder einen benutzerdefinierten Workflow erstellen. Workflow-DesignerBei Verwendung hierarchischer Kostenobjekte kann die Genehmigung bis zu den Genehmigern des übergeordneten Kostenobjekts eskaliert werden.

Genehmigung des Kostenobjekts im Reisebereich

Die Kostenobjektgenehmigung für Reisen in Perk leitet Reiseanfragen an die Personen weiter, die dem Kostenobjekt zugeordnet sind, das der Reisende beim Checkout auswählt. Beim Einrichten Ihrer Kostenobjekte legen Sie einen bevorzugten Genehmiger fest und können zusätzliche Genehmiger hinzufügen. Wenn Ihr Reisegenehmigungsprozess den Kostenobjekt-Genehmiger verwendet, informiert Perk alle diese Personen über die Anfrage. Jede von ihnen kann die Reise genehmigen. Siehe Einen Kostenobjekt-Genehmiger einem Reisegenehmigungsprozess zuweisen.

Unternehmen A hat beispielsweise zwei Hauptabteilungen: Vertrieb und Marketing.

  • Das Umsatzbudget wird von Jo Smith verwaltet.
  • Das Marketingbudget wird von Alex Macdonald verwaltet, Jamie Torres ist ein weiterer Genehmiger.

Wenn das Unternehmen seinen Reisekostengenehmigungsprozess so einrichtet, dass er Kostenstellen verwendet, ändert sich der Genehmigungsablauf je nach der abrechnenden Abteilung:

  • Sarah arbeitet im Vertrieb, ist aber auf Reisen, um bei einer Marketingveranstaltung mitzuhelfen.
  • Wenn Sarah ihre Reise bucht, wählt sie das Kostenobjekt Marketing aus.
  • Die Genehmigungsanfrage geht sowohl an Alex Macdonald als auch an Jamie Torres. Jeder von ihnen kann die Reise genehmigen.
Achtung: Zusätzliche Genehmiger gelten nur für Reisekosten. Die Genehmigung von Spesen und Rechnungen erfolgt über den Standardgenehmiger des Kostenobjekts.

Genehmigung von Kostenobjekten bei Ausgaben und Rechnungen

Bei der Spesenabrechnung und Rechnungsverarbeitung können Sie komplexe Genehmigungsabläufe einrichten, je nachdem, wie Ihre Kostenobjekte konfiguriert sind:

  • Nicht-hierarchisch: nur eine einzige Genehmigung
  • Hierarchisch: Je nach Genehmigungslimits können mehrere Genehmigungen erforderlich sein, da die Genehmigung in der Struktur nach oben eskaliert wird.

Ausgaben- und Rechnungsfreigabe bei nicht-hierarchischen Kostenobjekten

Jedes Kostenobjekt hat einen Standardgenehmiger, der für die Genehmigung aller Ausgaben oder Rechnungen zuständig ist, die für dieses Kostenobjekt eingereicht werden. Wird eine Ausgabe oder Rechnung mit diesem Kostenobjekt eingereicht, ist die im Feld Genehmiger ausgewählte Person dafür zuständig, die Ausgabe bzw. Rechnung zu genehmigen, bevor sie von den Finanzprüfern geprüft wird. Ist der Genehmiger identisch mit der Person, die die Ausgabe oder Rechnung eingereicht hat, wird das Dokument standardmäßig automatisch genehmigt (sofern Sie keinen benutzerdefinierten Workflow eingerichtet haben, der die Genehmigung an eine andere Person eskaliert). Reicht beispielsweise Sarah (aus dem Vertrieb) eine Ausgabe für ein Marketing-Banner ein, das sie gekauft hat, erkennt Perk das Kostenobjekt „Marketing" und sendet die Ausgabe direkt an Alex. Kauft Alex jedoch selbst etwas und ordnet es ihrem eigenen Marketingbudget zu, weiß Perk, dass sie es bereits „genehmigt" hat. In diesem Fall wird der Genehmigungsschritt übersprungen, und die Ausgabe geht direkt an die Finanzabteilung (sofern Ihr Unternehmen keinen benutzerdefinierten Workflow eingerichtet hat, der dies verhindert). Sie können Genehmigungen für das Kostenobjekt vorübergehend an eine andere Person delegieren, indem Sie diese Person im Feld Delegierter auswählen. Dies können Sie entweder unter Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte (als Kontoadministrator) oder unter Spesen > Genehmigungen > Kostenobjekt-Genehmigungen (als Genehmiger) tun. Sie können auch ein Ablaufdatum festlegen. Nach diesem Datum geht die Kostenobjektgenehmigung wieder an den ursprünglichen Genehmiger zurück.

Ausgaben- und Rechnungsfreigabe mit hierarchischen Kostenobjekten

Kostenobjekte können eine Eltern-Kind-Beziehung mit bis zu fünf Ebenen aufweisen. Dies bestimmt, wie die Genehmigung in diesen Kostenobjekten gehandhabt wird und leitet Ausgaben oder Rechnungen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, automatisch an die für das übergeordnete Kostenobjekt zuständige Person weiter. In hierarchischen Kostenobjekten legen Sie Folgendes fest:

  • Eltern-Kind-Beziehung
  • Standardgenehmiger
  • Genehmigungslimit

Die Genehmigungsgrenze legt den Höchstbetrag fest, ab dem das übergeordnete Kostenobjekt die Person bestimmt, die die Ausgabe oder Rechnung genehmigen muss. Anders ausgedrückt: Die Genehmigung wird gemäß dem Vier-Augen-Prinzip eine Ebene höher, bis zum Verantwortlichen des übergeordneten Kostenobjekts, eskaliert. Reicht beispielsweise eine Person des Kostenobjekts 1A einen Spesenbericht ein, ist die Genehmigung des Leiters des Kostenobjekts erforderlich. Überschreitet der Spesenbericht die Genehmigungsgrenze für den Leiter des Kostenobjekts 1A (z. B. CHF 1.000), ist eine zusätzliche Genehmigung durch den Leiter des übergeordneten Kostenobjekts, in diesem Fall des Leiters von Kostenobjekt 1, notwendig. Wurde der Spesenbericht vom Leiter des Kostenobjekts 1A bereits genehmigt, weil der Spesenbetrag unter CHF 1.000 lag, ist keine weitere Genehmigung durch den Leiter des übergeordneten Kostenobjekts erforderlich. In diesem Beispiel gibt es nur drei Hierarchieebenen. Kostenobjekte können jedoch mit bis zu fünf Ebenen eingerichtet werden, wenn komplexe Genehmigungsprozesse erforderlich sind. Das Kostenobjekt der obersten Ebene ist nicht in allen Genehmigungsprozessen relevant, aber für die technische Einrichtung erforderlich. Bei Bedarf kann es für alle Benutzer unsichtbar gemacht werden. Das heißt, es wird keinem Benutzer als Standardkostenobjekt zugewiesen.

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