Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie

Kostenobjekte kann verwendet werden, um den Genehmigungsablauf für Reisen, Spesen oder Rechnungen festzulegen.

Bei Reisen können Sie festlegen, dass alle Reiseanträge im Rahmen des Reisegenehmigungsprozesses an den Genehmiger des Kostenobjekts weitergeleitet werden.

Für Ausgaben und Rechnungen können Sie entweder eine standardmäßige Genehmigungsstrategie für Zusatzleistungen wählen oder einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, der mit der Workflow-DesignerBei Verwendung hierarchischer Kostenobjekte kann die Genehmigung bis zu den Genehmigern des übergeordneten Kostenobjekts eskaliert werden.

Genehmigung des Kostenobjekts im Reisebereich

Reiseanträge gehen oft direkt an Ihren direkten Vorgesetzten. Sie können jedoch festlegen, dass Genehmigungsregel sodass der Kostenträger bestimmt, wer die Reise stattdessen abzeichnet.

Beim Einrichten Ihrer Kostenobjekte weisen Sie einfach eine bestimmte Person als Genehmiger für dieses Kostenobjekt zu. Wählt ein Mitarbeiter dieses Kostenobjekt beim Bezahlvorgang aus, leitet Perk die Anfrage automatisch an den Verantwortlichen des Kostenobjekts weiter, anstatt an den üblichen Vorgesetzten.

Unternehmen A hat beispielsweise zwei Hauptabteilungen: Vertrieb und Marketing.

  • Verkäufe Das Budget wird verwaltet von Jo Smith

  • Marketing Das Budget wird verwaltet von Alex Macdonald

Wenn das Unternehmen seinen Reisekostengenehmigungsprozess so einrichtet, dass er Kostenstellen verwendet, ändert sich der Genehmigungsablauf je nach der abrechnenden Abteilung:

  • Sarah arbeitet im Vertrieb, ist aber auf Reisen, um bei einer Marketingveranstaltung mitzuhelfen.

  • Als Sarah ihre Reise bucht, wählt sie die Marketing Kostenobjekt.

  • Die Genehmigungsanfrage geht direkt an Alex Macdonald (die Marketingleiterin), weil sie für diesen Kostenposten verantwortlich ist und Sarahs übliche Vorgesetzte dabei komplett umgeht.

Du kannst Einen Reisebeauftragten einrichten, wodurch Sie die Genehmigungsrechte vorübergehend an eine andere Person übertragen können, während Sie nicht im Amt sind.

Genehmigung von Kostenobjekten bei Ausgaben und Rechnungen

Bei der Spesenabrechnung und Rechnungsverarbeitung können Sie komplexe Genehmigungsabläufe einrichten, je nachdem, wie Ihre Kostenobjekte konfiguriert sind:

  • Nicht-hierarchischnur eine einzige Genehmigung
  • Hierarchisch: Je nach Genehmigungslimits können mehrere Genehmigungen erforderlich sein, da die Genehmigung innerhalb der Hierarchie nach oben eskaliert wird.

Ausgaben- und Rechnungsfreigabe bei nicht-hierarchischen Kostenobjekten

Jedem Kostenobjekt ist ein Standardgenehmiger zugeordnet, der für die Genehmigung aller diesem Kostenobjekt zugeordneten Ausgaben oder Rechnungen zuständig ist. Wenn eine Ausgabe oder Rechnung für dieses Kostenobjekt eingereicht wird, wird die im entsprechenden Feld ausgewählte Person automatisch genehmigt. Genehmiger Der zuständige Bereich ist für die Genehmigung der Ausgaben/Rechnungen verantwortlich, bevor diese von den Finanzprüfern geprüft werden.

Wenn der Genehmiger mit dem Einreicher der Spesenabrechnung oder Rechnung identisch ist, wird das Dokument standardmäßig als automatisch genehmigt (es sei denn, Sie haben einen benutzerdefinierten Workflow eingerichtet, um die Genehmigung an einen anderen Benutzer zu eskalieren).

Wenn beispielsweise Sarah (aus dem Vertrieb) eine Ausgabe für ein gekauftes Marketingbanner einreicht, erkennt Perk das Kostenobjekt „Marketing“ und leitet die Ausgabe direkt an Alex weiter. Kauft Alex jedoch etwas und ordnet es ihrem eigenen Marketingbudget zu, weiß Perk, dass sie es bereits genehmigt hat. Der Genehmigungsschritt wird übersprungen und die Ausgabe geht direkt an die Finanzabteilung (sofern Ihr Unternehmen keinen benutzerdefinierten Workflow verwendet, um dies zu verhindern).

Sie können die Genehmigung für das Kostenobjekt vorübergehend an eine andere Person delegieren, indem Sie diese Person in der entsprechenden Option auswählen. Delegieren Feld. Sie können dies entweder in Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte (falls Sie ein Kontoadministrator sind) oder in Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungen für Kostenobjekte (für Genehmiger).

Sie können auch ein Ablaufdatum festlegen. Nach diesem Datum geht die Genehmigung des Kostenobjekts wieder an den ursprünglichen Genehmiger zurück.

Ausgaben- und Rechnungsfreigabe mit hierarchischen Kostenobjekten

Kostenobjekte können eine Eltern-Kind-Beziehung mit bis zu fünf Ebenen aufweisen. Dies bestimmt, wie die Genehmigung innerhalb dieser Kostenobjekte erfolgt und leitet Ausgaben oder Rechnungen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, automatisch an die für das übergeordnete Kostenobjekt zuständige Person weiter.

Bei hierarchischen Kostenobjekten legen Sie Folgendes fest:

  • Eltern-Kind-Beziehung
  • Standardgenehmiger
  • Genehmigungslimit

Das Genehmigungslimit bestimmt den maximalen Wert, ab dem das übergeordnete Kostenobjekt des ausgewählten Kostenobjekts die Person bestimmt, die die Spesen/Rechnung genehmigt. Mit anderen Worten: Die Genehmigung wird gemäß dem Vier-Augen-Prinzip an den Kostenobjekt-Verantwortlichen eine Ebene höher eskaliert.

Wenn beispielsweise ein Benutzer in Kostenobjekt 1A eine Spese einreicht, muss diese vom Verantwortlichen des Kostenobjekts genehmigt werden.

Übersteigt der Spesenbericht die Genehmigungsgrenze für den Leiter des Kostenobjekts 1A (z. B. CHF 1.000), so bedarf der Spesenbericht einer zusätzlichen Genehmigung durch den Leiter des übergeordneten Kostenobjekts, in diesem Fall den Leiter des Kostenobjekts 1.

Wurde der Spesenbericht vom Leiter des Kostenobjekts 1A genehmigt, weil der Spesenbetrag unter CHF 1.000 lag, ist keine weitere Genehmigung durch den Leiter des übergeordneten Kostenobjekts erforderlich. In diesem Beispiel gibt es nur drei Hierarchieebenen, die Kostenobjekte können jedoch bis zu fünf Ebenen umfassen, wenn komplexe Genehmigungsprozesse notwendig sind.

Das Kostenobjekt der obersten Ebene ist nicht in allen Genehmigungsprozessen relevant, aber für die technische Einrichtung erforderlich. Bei Bedarf kann es für alle Benutzer unsichtbar gemacht werden. Das heißt, es wird keinem Benutzer als Standardkostenobjekt zugewiesen.

War dieser Beitrag hilfreich?