Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu erstellen, indem Sie die entsprechenden Knoten durch Ziehen und Ablegen hinzufügen, oder einen vorhandenen Workflow als Vorlage verwenden.

So erstellen Sie einen neuen Workflow:

1. Gehen Sie zu Settings > Cost management > Workflow designer.
2. Klicken Sie auf Neuer Workflow.
3. Wählen Sie Rechnung oder Spese aus.
4. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Workflow ein.
   Standardmäßig werden neue Workflows nach dem Workflow-Typ und dem Datum benannt.
5. Ziehen Sie die Knoten per Drag & Drop, um Ihren Workflow je nach Workflow-Typ zu erstellen.
6. Verbinden Sie die Knoten, indem Sie einen Pfad von einem Knoten zum nächsten ziehen.
7. Klicken Sie auf Speichern, um einen Entwurf Ihres Workflows zu erstellen, oder auf Veröffentlichen, um ihn für die Aktivierung in den Firmeneinstellungen (für Spesen) oder Rechnungseinstellungen der Firma verfügbar zu machen.
   Der neue Workflow wird auf der Seite Admin > Workflow Designer unter der Registerkarte Alle Workflows angezeigt.

Hinweis: Workflows sind dokumentartenspezifisch. Das bedeutet, dass Workflows für Spesen nicht zur Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden können und umgekehrt. Du musst für jede Dokumentart separate Workflows einrichten.

Alternativ können Sie eine eigene benutzerdefinierte Vorlage aus einem vorhandenen Workflow erstellen:

1. Wählen Sie einen vorhandenen Workflow in der Übersicht des Workflow Designers aus.
2. Klicken Sie im Arbeitsbereich des Workflow Designers auf Workflow herunterladen.
3. Verlassen Sie den Arbeitsbereich des Workflow Designers.
4. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie auf Neuer Workflow klicken.
5. Klicken Sie im Arbeitsbereich des Workflow Designers auf Workflow hochladen und wählen Sie die JSON-Datei im Datei-Fenster aus.
   Der Workflow wird in den Arbeitsbereich geladen. Sie können beliebige Änderungen an den Knoten vornehmen.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie je nach Bedarf auf Speichern oder Veröffentlichen.

Tipp: Wenn Sie Ihren Workflow nicht veröffentlichen können, lesen Sie bitte den Artikel Behebung von Workflow-Fehlern.

Warnung: Stellen Sie sicher, dass Sie ein gültiges Workflow-Beispiel für den Workflow-Typ hochladen, d. h. einen Rechnungs-Workflow, wenn Sie einen Workflow für Rechnungen erstellen. Das Hochladen eines Workflow-Beispiels für Spesen in einen Rechnungs-Workflow führt zu Fehlern.

Vorsicht: Sie können vorhandene Workflows nicht bearbeiten, da sie möglicherweise bereits für die Verarbeitung von Dokumenten verwendet werden. Wenn Sie das Verhalten ändern möchten, müssen Sie einen neuen Workflow erstellen und ihn dann aktivieren. Der neue Workflow wird ab diesem Zeitpunkt für alle neuen Dokumente verwendet.

Einen Workflow umbenennen

Das Umbenennen eines Workflows ändert nicht dessen Inhalt, sondern nur den Namen. Sie können sowohl veröffentlichte als auch Entwurfs-Workflows umbenennen.

Dafür müssen Sie Folgendes tun:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Workflow Designer.
2. Klicken Sie in der Workflow-Übersichtsliste in der Spalte Aktionen auf das Stiftsymbol. Geben Sie den neuen Namen des Workflows ein und klicken Sie auf Speichern.

Sie können einen Workflow auch direkt im Workflow-Designer-Arbeitsbereich umbenennen. Klicken Sie auf einen Workflow, um ihn anzuzeigen. In der Symbolleiste klicken Sie auf das Stiftsymbol. Geben Sie danach den neuen Namen des Workflows ein und klicken Sie auf Speichern.