Ein Genehmigungsgruppen-Workflow ermöglicht es Ihnen, eine Ausgabe an eine vordefinierte Gruppe von Genehmigern weiterzuleiten, anstatt an eine einzelne Person wie beispielsweise einen Linienvorgesetzten oder den Kostenstellenverantwortlichen. Dieser Workflow ist hilfreich, wenn die Genehmigungsverantwortung innerhalb eines Teams, eines Ausschusses oder einer Funktionsgruppe aufgeteilt ist.

Mit einer Genehmigungsgruppe entscheiden Sie, ob:

• Alle Mitglieder der Gruppe müssen der Ausgabe zustimmen, bevor sie weiterverfolgt wird.
• Jedes Mitglied kann im Namen der Gruppe zustimmen.

Der Workflow ermittelt automatisch die richtige Gruppe von Genehmigern anhand der Informationen im Profil der Person oder einer anderen Eigenschaft der Ausgabe, wie z. B. einer Checkbox oder einer Kategorie. Sobald die Gruppe zugewiesen ist, steuert der Genehmigungsschritt, wie die Gruppe das Dokument genehmigt.

Ausgaben genehmigen mithilfe einer Genehmigungsgruppe

Dieser Arbeitsablauf ist hilfreich, wenn:

• Die Genehmigung muss von einem Team und nicht von einer Einzelperson erfolgen.
• Eine Abteilung oder Projektgruppe prüft gemeinsam bestimmte Ausgabenarten.
• Eine Ausweichgruppe sollte Genehmigungen erhalten, wenn ein Linienvorgesetzter oder ein Kostenobjekt nicht verwendet werden kann.
• Ihr Unternehmen hat Compliance-Regeln, die eine Überprüfung durch mehrere Personen erfordern.

Wie bei anderen Genehmigungsprozessen unterstützt der Workflow auch das Zurücksenden, Ablehnen oder Eskalieren von Ausgaben je nach Ergebnis der Genehmigungsentscheidung. Am Ende sieht das etwa so aus:

Verwendung eines Genehmigungsgruppen-Workflows

Dieser Workflow ist als Vorlage im Workflow-Designer verfügbar. Wählen Sie Genehmigungsgruppen aus. Sie können die Einstellungen anpassen oder bei Bedarf weitere Schritte hinzufügen.