Perk bietet Standard-Workflows zur Verwaltung Ihrer Spesen an. Sie können jedoch benutzerdefinierte Workflows erstellen, um festzulegen, wie Spesen in Perk verarbeitet werden. Sie können beispielsweise Genehmigungsabläufe einrichten, die Spesendokumente basierend auf dem Kostenobjekt und dem Betrag weiterleiten und an andere Genehmigende eskalieren, wenn der Spesenbetrag einen Schwellenwert überschreitet.
Du verwendest Knoten, um den Dokumentstatus, die auszuführende Aktion und alle Bedingungen zu bestimmen. Mit anderen Worten: Die Knoten bestimmen die spezifische Geschäftslogik, die Du in Deinem Workflow ausführen möchtest.
Spesen-Workflows verwenden diese Knoten:
Hinweis: Workflows sind dokumentartenspezifisch. Das bedeutet, dass Workflows für Spesen nicht zur Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden können und umgekehrt. Für jede Dokumentart müssen separate Workflows eingerichtet werden.
Vorsicht: Änderungen an Workflows gelten nur für neue Dokumente. Wenn Sie in den allgemeinen Einstellungen der Firma einen neuen Workflow auswählen, gilt dieser nur für neue Spesen, die in Perk erstellt werden – bestehende Dokumente bleiben unberührt und werden weiterhin mit dem vorherigen Workflow bearbeitet.
Erstellen oder Hochladen eines Spesen-Workflows
Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu erstellen, indem Sie die entsprechenden Knoten durch Ziehen und Ablegen verschieben, oder Sie verwenden einen vorhandenen Workflow als Vorlage.
Vorsicht: Sie können vorhandene Workflows nicht bearbeiten, da sie möglicherweise bereits für die Verarbeitung von Spesendokumenten verwendet werden. Wenn Sie das Verhalten ändern möchten, müssen Sie einen neuen Workflow erstellen und diesen dann aktivieren. Der neue Workflow wird ab diesem Zeitpunkt für alle neuen Dokumente verwendet.
Aktivierung eines Spesen-Workflows in Perk
Sobald Sie Ihren benutzerdefinierten Workflow erstellt und veröffentlicht haben, muss er folgende Kriterien erfüllen: aktiviert.
Vorsicht: Es kann immer nur ein Workflow für die Firma aktiviert werden.