Du hast zwei Möglichkeiten, eine Rechnung in Perk hochzuladen:
- durch manuelles Hochladen der Rechnung als Rechnungsbearbeiter oder Submitter
- indem die Rechnung an einen speziellen Posteingang gesendet wird
Du kannst Rechnungen im PDF- oder XML-Format hochladen. Physische Rechnungen müssen vor dem Hochladen in Perk digitalisiert, d. h. eingescannt werden.
Hinweis: Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl der Seiten oder die maximale Größe des PDF-Dokuments.
Je nach Dateiformat führt Perk verschiedene Aktionen mit der hochgeladenen Datei durch:
- Falls die Datei eine PDF-Datei ist und keine eingebetteten XML-Daten enthält (z. B. ZUGFeRD oder elektronische Faktor-X-Rechnungen), arbeiten Perks' Texterkennung und sein KI-Modell zusammen um die relevanten Daten zu extrahieren.
- Falls die Datei eine PDF-Datei ist und eingebettete XML-Daten enthält, die als gültige E-Rechnungs-Struktur identifiziert wird, werden die Daten aus der eingebetteten XML-Datei extrahiert und bei Perk Fields erfasst. Die PDF-Datei wird als Rechnungsvorschau dargestellt.
- Falls die Datei eine XML-Datei ist und eine gültige E-Rechnungs-Struktur enthält, werden die Daten aus der XML-Datei extrahiert und bei Perk Fields erfasst.
- Falls die Datei eine XML-Datei ist, aber keine gültige E-Rechnungsstruktur enthält, erstellt Perk eine leere Rechnung und fügt die Datei als Unterlage bei.
Tipp: Falls der Lieferant E-Rechnungen per E-Mail versendet und sowohl die PDF-Version als auch die XML-Version der Rechnung anhängt, kann Perk die PDF mit der XML-Version abgleichen, um sicherzustellen, dass für jede E-Rechnung nur ein einzelner Rechnungseintrag erstellt wird.
Rechnung als Rechnungsbearbeiter hochladen
In Rechnungsbearbeiter > Rechnungen klickst Du oben rechts auf die Schaltfläche Rechnung hochladen und wählst das Rechnungsdokument aus, das Du hochladen möchtest. Du kannst immer nur eine Rechnung auf einmal hochladen. Während das Dokument hochgeladen und von der KI von Perk verarbeitet wird, siehst Du ein Ladesymbol. Anschließend kannst Du auf die Rechnung klicken, um die Details zu sehen.
Rechnungen aus Meine Aufgaben hochladen
Je nach Ihren Unternehmenseinstellungen können Sie als Einreicher Rechnungen hochladen und verwalten. Das bedeutet, dass Sie eine Rechnung hochladen können, indem Sie unter „Ausgaben > Meine Aufgaben“ auf Rechnung hochladen klicken.
Wenn Sie diese Option nicht sehen können, bedeutet dies, dass Ihr Perk-Administrator die Option für Ihr Unternehmen deaktiviert hat.
Rechnung via E-Mail senden
Du kannst auch eine elektronische Rechnung, die Du per E-Mail erhalten hast, an Perk senden, um sie automatisch hochzuladen.
Rechnungsquelle
Du kannst jederzeit in der Kopfzeile der Rechnung unter Rechnungsherkunft nachvollziehen, wie eine Rechnung in Perk hochgeladen wurde. Die Rechnungsherkunft zeigt den Dokumententyp, der zur Erstellung der Rechnung in Perk verwendet wurde (z. B. PDF oder E-Rechnung), sowie den Kanal, über den die Rechnung hochgeladen wurde.
Konkret gibt Perk die Rechnungsherkunft wie folgt an:
- Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) per E-Mail erhalten (Briefumschlag-Symbol)
- Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) manuell hochgeladen (Pfeil-nach-oben-Symbol)
- Standard-PDF-Rechnung oder E-Rechnung (z. B. XML oder hybrides PDF) per API erhalten (Raute-Symbol)
Bei Rechnungen, die per E-Mail empfangen wurden, verfolgt Perk außerdem den Absender der Rechnung.
Hochgeladene Rechnungen anzeigen
Nachdem Du eine Rechnung hochgeladen hast, findest Du sie an verschiedenen Stellen, je nachdem, ob Du die Rolle eines Rechnungsbearbeiters und/oder Submitter hast:
- In Rechnungsbearbeiter > Rechnungen (alle Rechnungen für Deine Firma)
- In Meine Aufgaben > Rechnungen
- In Submitter > Rechnungen (von Dir importierte Rechnungen)
Neu hochgeladene Rechnungen haben den Status Neu.
Hinweis: Während Du je nach Deiner Rolle über unterschiedliche Menüs auf hochgeladene Rechnungen zugreifen kannst, sind die Rechnungsübersicht und die Detailansicht ähnlich. Siehe Importierte Rechnungen einsehen.