Perk kann mit Pagero, einer cloudbasierten Lösung für E-Rechnungen, integriert werden. Wenn Sie Pagero mit Perk verbinden, können Sie alle Ihre E-Rechnungen unabhängig von ihrem Format verwalten. Pagero wandelt Ihre empfangenen E-Rechnungen in den Peppol BIS Billing 3.0 Standard um. Dies ermöglicht Ihnen den Import von Rechnungen in verschiedenen Formaten zur Einhaltung länderspezifischer Vorschriften (wie z.B. ZUGFeRD und XRechnung) und deren Verarbeitung in Perk.

Pagero-Rechnungen werden in Perk als PDF-Dokumente verarbeitet und sind mit Smart Coding kompatibel. Sie können E-Rechnungen von mehreren Unternehmen in Perk importieren. Jedes Pagero-Unternehmen ist mit einem einzigen Perk-Unternehmen (Gesellschaft) verknüpft. Zum Beispiel werden Rechnungen an Unternehmen A in Pagero in das Unternehmen A in Perk importiert.

E-Rechnungen werden alle 5 Minuten von Pagero importiert. Perk prüft die Unternehmen mit aktiver Pagero-Integration und ruft alle neuen E-Rechnungen für dieses Unternehmen ab.

Rechnungsbearbeiter verarbeiten E-Rechnungen auf die gleiche Weise wie normale PDF-Rechnungen. Sie können den Status der von Pagero importierten Dokumente im Synchronisierungsprotokoll überprüfen.

Voraussetzungen

Um Ihre Pagero E-Rechnungen in Perk zu importieren, benötigen Sie:

• Pagero-Konto: Sie benötigen ein Käuferkonto (z.B. um Rechnungen zu empfangen).
• Dedizierter Benutzer in Pagero: Perk benötigt ein dediziertes Pagero-Benutzerkonto, um die Rechnungen von der Plattform abrufen zu können.

Pagero-Konto einrichten

Pagero Online bietet zwei Kontotypen: Käufer und Lieferant. Der Käufer erhält E-Rechnungen von einem Lieferanten. Der Lieferant ist für den Versand der E-Rechnungen an die Kunden verantwortlich. Sie benötigen ein Pagero-Käuferkonto, das für den Empfang von Rechnungen eingerichtet und konfiguriert ist.

Dedizierter technischer Benutzer

Für jede in Perk konfigurierte Organisation muss ein technischer Pagero-Benutzer eingerichtet werden. Dieser Benutzer muss die Berechtigung haben, auf alle Unternehmen in Pagero zuzugreifen, die Sie mit Unternehmen (d.h. Gesellschaften) in Perk verknüpfen möchten. Technische Pagero-Benutzer werden von Pagero erstellt. Sie können nur eine Organisation mit einem Pagero-Benutzer verknüpfen.

Hinweis: Wenn Sie mehr als eine Organisation in Perk haben, muss für jede Organisation ein eigener technischer Pagero-Benutzer eingerichtet werden.

Aktivieren der Pagero-Integration

Wenn Sie die Pagero-Integration zum ersten Mal einrichten, muss Perk für den Zugriff auf Pagero autorisiert werden. Perk authentifiziert sich mit OAuth 2.0 Authorization Code Grant. Sie müssen sich nur beim ersten Mal authentifizieren, wenn Sie die Integration einrichten:

1. Verbinden Sie Perk mit Pagero.
2. Richten Sie das erste Unternehmen ein.
3. Fügen Sie weitere Unternehmen hinzu.

Verbinden Sie Perk mit Pagero

So aktivieren Sie die Pagero-Integration in Perk und erlauben Perk, sich mit der Pagero-Plattform zu verbinden:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie nach Pagero.
3. Wählen Sie das Unternehmen aus, das Sie zunächst mit Pagero synchronisieren möchten. Sie können später weitere Unternehmen hinzufügen.
   Sie können später weitere Unternehmen hinzufügen.
4. Aktivieren Sie den Schalter für Pagero.

5. Klicken Sie auf Mit Anbieter verbinden (Connect to provider).

   

   Sie werden zu einer Pagero-Anmeldeseite im Pagero Online-Portal weitergeleitet, wo Sie den Benutzernamen und das Passwort für den technischen Pagero-Benutzer eingeben.

6. Pagero leitet Sie zurück zu Perk, wo Sie die Konfigurationsseite sehen können.

Das Unternehmen gründen

Sobald Perk die Berechtigung zum Zugriff auf die Pagero-Plattform erhalten hat, bestimmen Sie das Perk-Unternehmen, das die elektronischen Rechnungen empfangen soll. Sie können später weitere Unternehmen hinzufügen, falls erforderlich:

1. Wählen Sie das Pagero-Käuferkonto (d.h. das Unternehmen, das die Rechnung erhält), das Sie mit einem Perk-Unternehmen verknüpfen möchten, aus der Dropdown-Liste Unternehmen auswählen.
   
2. Klicken Sie auf Verbindung aktivieren. Der Status der Verbindung ändert sich zu Aktiv.
   Durch Klicken auf diese Schaltfläche verknüpfen Sie das ausgewählte Unternehmen mit dem Perk-Unternehmen. Der Verbindungsstatus ändert sich zu Aktiv.
3. Perk beginnt nun, jede neue E-Rechnung, die Sie für dieses Unternehmen in Ihrem Pagero-Konto erhalten, abzurufen und in Perk zu erstellen.

Nach der Aktivierung der Verbindung fragt Perk Sie, ob Sie Rechnungen von dem neuen Unternehmen importieren möchten, wenn Sie in der Dropdown-Liste Unternehmen auswählen ein anderes Unternehmen auswählen.
Achtung:Alle Rechnungen, die bis zu diesem Zeitpunkt bereits in Perk importiert wurden, werden aufbewahrt und müssen manuell entfernt oder archiviert werden.

Weitere Unternehmen hinzufügen

Sobald Sie das erste Unternehmen eingerichtet haben, können Sie die Perk-Rechtseinheiten so konfigurieren, dass sie die Pagero-Firmenrechnungen erhalten.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie die Pagero-Integration und klicken Sie auf Konfigurieren.
3. Wählen Sie das zusätzliche Unternehmen unter Firma aus.
4. Aktivieren Sie die Pagero-Umschaltoption.
5. Wählen Sie das Pagero-Unternehmen aus, das mit dem Perk-Unternehmen verknüpft werden soll, indem Sie es in der Dropdown-Liste Unternehmen auswählen auswählen.
6. Klicken Sie auf Verbindung aktivieren. Der Status der Verbindung ändert sich zu Aktiv.
   Durch Klicken dieser Schaltfläche verknüpfen Sie das ausgewählte Unternehmen im Käuferkonto mit dem Perk-Unternehmen. Der Verbindungsstatus ändert sich zu Aktiv.
7. Perk beginnt nun, jede neue E-Rechnung, die Sie für dieses Unternehmen in Ihrem Pagero-Konto erhalten, abzurufen und in Perk zu erstellen.

Synchronisierung verwalten

Perk importiert etwa alle 5 Minuten elektronische Rechnungen von Pagero. Sie können den Synchronisierungsprozess für eine bestimmte juristische Person jederzeit pausieren und später fortsetzen. Bei der Fortsetzung der Synchronisierung ruft Perk alle neuen elektronischen Rechnungen aus Pagero seit der letzten Synchronisierung ab.

So pausieren und setzen Sie die Synchronisierung fort:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie die Pagero-Integration und klicken Sie auf Konfigurieren.
3. Wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie die Integration pausieren oder fortsetzen möchten.
4. Klicken Sie auf Verbindung unterbrechen oder Verbindung aktivieren, je nachdem, ob Sie den Synchronisierungsprozess stoppen oder starten möchten. Der Verbindungsstatus ändert sich in Pausiert oder Aktiv.

Synchronisierungsprotokolle ansehen

Auf der Registerkarte E-Rechnung werden Details zu den Rechnungen angezeigt, die von der Pagero Online-Plattform in den Verlauf importiert wurden. Klicken Sie auf Vollständigen Verlauf anzeigen (View full history), um eine Liste der durchgeführten Aktionen anzuzeigen, z. B. die Aktualisierung des Tokens zur Verbindung mit dem System und die Anzahl der importierten Rechnungen. Sie können das Protokoll nach Datum und Uhrzeit filtern. E-Rechnungen, die in Perk importiert werden, werden in Pagero als Fetched markiert, damit sie nicht erneut importiert werden.

Das Protokoll listet die Pagero E-Rechnungs-ID und die neu erstellte Perk-Rechnungs-ID auf. Zum Beispiel wurde die E-Rechnung 01eec4e1-b290-1f0a-98e9-170156b46d53 als Perk-Rechnung Li1AujCgq erstellt.

Der Rechnungsverlauf wird immer angezeigt, auch wenn die Integration aktiv ist oder pausiert wurde. Wenn beispielsweise das Benutzertoken abgelaufen ist oder ein Verbindungsproblem vorliegt, können Sie das Protokoll überprüfen, um Probleme zu beheben.

Importierte E-Rechnungen einsehen

Alle importierten E-Rechnungen haben den Status Neu. Alle Pagero-Rechnungen besitzen die Rechnungsquelle E-Rechnung.

In der Rechnungsvorschau enthält die Fußzeile der Rechnung den Hinweis „Generiert von Pagero“. Der Rechnungsverlauf zeigt, dass die Rechnung automatisch per E-Rechnung hochgeladen wurde. Elektronische Rechnungen werden auf die gleiche Weise verarbeitet wie herkömmliche PDF-Rechnungen.

Im Reiter Dokumente finden Sie die ursprüngliche Quelldatei, die zur Erstellung der Rechnung in Perk verwendet wurde. Diese Dateien sind mit dem Label Quelldokument gekennzeichnet. Im Gegensatz zu anderen Dokumentanhängen können Pagero-Quelldokumente nicht von einer Rechnung entfernt werden.