Bestellungen sind rechtsgültige Aufträge, die Firmen an ihre Lieferanten senden, um Artikel, Dienstleistungen oder Produkte zu kaufen. Je nach Branche können sie mehr oder weniger komplex sein, aber sie können wie folgt dargestellt werden:
- Eine Firma (Käufer) sendet ihrem Lieferanten eine Ausschreibung für Waren oder Dienstleistungen.
- Der Lieferant erstellt ein Angebot für diese Anfrage.
- Die Firma entscheidet sich für eine Bestellung. Hier wird die Bestellung vom ERP-System des Käufers ausgestellt.
- Der Lieferant versendet das Produkt/die Dienstleistung und sendet dem Käufer eine Rechnung.
- Der Käufer bezahlt den Lieferanten für die Waren/Dienstleistungen.
Perk kann die Bestellnummer automatisch mit der dazugehörigen Rechnung matchen (two-way Matching), wodurch die Zeit, welche die Finanzabteilung für die Dateneingabe benötigen, reduziert wird.
Es gibt mehrere Szenarien:
- Eine Bestellung ist mit mehreren Rechnungen verknüpft: Es können mehrere Artikel in der Bestellung enthalten sein, die separat in Rechnung gestellt werden; daher ordnen die Rechnungsverarbeitungsprogramme all diese Rechnungen einer einzigen Bestellung zu.
- Mehrere Bestellungen, die mit einer einzigen Rechnung gematched werden: Der Käufer kann Waren oder Dienstleistungen separat angefordert haben, die dann vom Lieferanten in einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden.
Darüber hinaus möchten Firmen möglicherweise den gesamten Beschaffungsweg nachverfolgen, vom ersten Angebot bis zur Lieferung der Waren oder Dienstleistungen. Perk kann diese Beziehung nachverfolgen, indem es Bestellungen, Rechnungen und Wareneingänge (Good Receipts, GR) matched (three-way Matching).
POs in Perk anzeigen
Bestellungen können nicht manuell in Perk hochgeladen werden. Stattdessen werden Informationen zu Bestellungen automatisch aus dem Finanzsystem Deiner Firma in Perk importiert (oder über die Perk-API).
Alle importierten Bestellungen werden unter Rechnungsbearbeiter > Bestellungen angezeigt.
Hinweis: Um als Rechnungsbearbeiter Bestellungen einsehen zu können, muss Dein Perk-Administrator Bestellungen für Deine Firma aktiviert haben unter Admin > Rechnungseinstellungen, Bestellungen aktivieren
Perk unterscheidet zwischen Bestellungen und Bestellpositionen. Die Bestellübersicht zeigt alle Bestellungen inklusive ihrer Übereinstimmungsstatus. Sie können die Bestellungen nach Erstellungsdatum oder Ablaufdatum sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken.
Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Bestellungen
Wenn Du auf eine Bestellung klickst, kannst Du die Details der Bestellung sehen, einschließlich der Kopfdaten und aller Einzelposten der Bestellung (auch Bestellpositionen genannt).
Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Bestellungen, Bestellansicht
Perk zeigt detaillierte Informationen zu dieser Bestellung an, wie z. B. Lieferantenname, Bestellnummer, Gesamtbetrag, Währung, Erstellungsdatum, Ablaufdatum und Zahlungsbedingungen. Die einzelnen Positionen werden ebenfalls angezeigt.
Informationen zum Bestellkopf
| Feld | Beschreibung |
| Lieferant | Lieferant der Bestellung, z. B. Acme INC |
| Bestellnummer | Bestellnummer |
| Bestellter Gesamtbetrag | Gesamtbudget der Bestellung, z. B. 60.000 CHF |
| Währung | Währung der Bestellung |
| Datum der Erstellung | Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde. |
| Ablaufdatum | Ablaufdatum der Bestellung. |
| Zahlungs-bedingungen | Datum, an dem die Zahlung fällig ist. |
Informationen zu den Positionen der Bestellung
| Feld | Beschreibung |
| Status |
Aus Beschaffungsdaten importiert. Mögliche Status sind Aktiv, Inaktiv, Gelöscht, Gesperrt. Siehe Matching-Status für Bestellungen und Wareneingänge.
Der Status von Einzelposten in Bestellungen wird nicht durch in Perk ausgeführte Aktionen aktualisiert. Er kann nur durch externe Aktualisierung von Bestelldaten über API aktualisiert werden. |
| Position | Position der Artikelzeile innerhalb der Bestellung. |
| Beschreibung | Textbeschreibung des Einzelpostens. |
| Artikel Nr. | Artikelstammnummer, die im Bestandssystem des Kunden definiert ist. |
| EAN/UPC | EAN/UPC-Barcode-Nummer |
| Kostenobjekt |
Je nach Art des Artikels (Inventar oder Nicht-Inventar) kann das Kostenobjekt auf den Einzelposten anwendbar sein oder nicht. Bei Inventarartikeln wird das Kostenobjekt in der Regel im Beschaffungssystem bei der Buchung der Rechnung abgeleitet. |
| Kategorie |
Je nach Art des Artikels (Inventar oder Nicht-Inventar) kann die Kategorie auf die Zeile anwendbar sein oder nicht. Bei Inventarartikeln wird die Kategorie in der Regel im Beschaffungssystem bei der Buchung der Rechnung abgeleitet. |
| Einheit | Maßeinheit. |
| Bestellte Menge | Menge des bestellten Artikels/der bestellten Dienstleistung. |
| Gelieferte Menge |
Menge des gelieferten Artikels/der gelieferten Dienstleistung. Wird in Kombination mit dem Wareneingang verwendet. Die gelieferte Menge einer Bestellposition entspricht der Summe der gelieferten Mengen aller zugehörigen Wareneingänge. |
| Anzahl übereinstimmt |
Menge des Artikels/der Dienstleistung, die bereits vom Lieferanten in Rechnung gestellt und mit der Bestellung gematched wurde. Wenn ein three-way Matching verwendet wird, entspricht die gematchte Menge eines Bestellartikels der Summe der gematchten Menge aller zugehörigen Wareneingänge. |
| Preis des Artikels | Einzelpreis des Artikels/der Dienstleistung. |
| Bestellter Gesamtbetrag | Nettobetrag der Gesamtmenge des bestellten Artikels/der bestellten Dienstleistung |
| Gelieferte Menge |
Nettobetrag der Gesamtmenge des gelieferten Artikels/der gelieferten Dienstleistung. Wird in Kombination mit dem Wareneingang verwendet. Die gelieferte Menge einer Bestellposition entspricht der Summe der gelieferten Mengen aller zugehörigen Wareneingänge. |
| Gelieferter Betrag |
Nettobetrag des Artikels/der Dienstleistung, der bereits vom Lieferanten in Rechnung gestellt und mit der Bestellung gematched wurde. Wenn ein three-way Matching verwendet wird, entspricht der gematchte Betrag einer Bestellung der Summe der gematchten Beträge aller zugehörigen Wareneingänge. |
| Matchingstatus | Status von Perk zugewiesen, basierend auf importierten Bestelldaten und Aktionen zum Matchen von Rechnungen, die im Perk-Rechnungsmodul durchgeführt wurden. Sehen Bestell- und Wareneingangsstatus. |
| Abgeglichene Rechnung |
Zeigt eine Liste aller Rechnungen an, die dem Bestellposten zugeordnet sind. Falls es nur eine Rechnung gibt, wird diese hier angezeigt. Falls mehrere Rechnungen vorhanden sind, wird Ihnen der Platzhalter Mehrere angezeigt, auf den Sie klicken können, um die vollständige Liste der übereinstimmenden Rechnungen anzuzeigen.
Gematchte Rechnungen können in zwei Typen unterteilt werden:
|
| Warenempfang | Zeigt Informationen zu den Wareneingangstransaktionen an, die für den Artikel der Bestellung durchgeführt wurden. Siehe Wareneingänge in Perk. |
Rechnung mit mehreren Rechnungen abgeglichen
Filtern von Bestellungen
Sie können die Bestellungen nach verschiedenen Kriterien filtern:
- Bestellnummer: Nach einer Bestellung anhand der Bestellnummer suchen
- Lieferant
- Datum der Erstellung
- Ablaufdatum
- Bestellstatus
- Währung
- Bestellter Gesamtbetrag
Anzeige von Bestellpositionen im Rechnungsabgleich
Die Positionen der Bestellung werden im Fenster „Rechnungsabgleich“ angezeigt, wenn Sie in der Spalte „Bestellposition“ eine Bestellung auswählen.
Rechnungsverarbeitung > Rechnungen, Rechnungspositionsabgleich
Im Rechnungs-Matcher Fenster wählst Du einen Einzelposten aus der Bestellung oder einen Einzelposten aus dem Wareneingang aus, um ihn mit einem Einzelposten aus einer Rechnung zu matchen. Siehe Rechnungen mit Bestellungen matchen (two-way matching) oder Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen matchen (three-way matching).