Als Rechnungsbearbeiter bist Du für die Verwaltung aller Rechnungen Deines Unternehmens verantwortlich. Um einen Überblick über alle Rechnungen zu erhalten, gehe zu Rechnungsbearbeiter > Rechnungen.
Rechnungen werden je nach Status der Rechnung in vier verschiedene Registerkarten gruppiert:
- Rechnungseingang: Zu bearbeitende Rechnungen
- Genehmigungen: Zu genehmigende Rechnungen
- In Prüfung: Zu prüfende Rechnungen
-
Alle Rechnungen: Alle Rechnungsstatus, einschließlich abgelehnt, bereit für Export und exportiert
Rechnungs-Posteingang
Der Rechnungseingang enthält alle Rechnungen, die Du bearbeiten und kodieren musst. Hier siehst Du nur Rechnungen mit dem Status Neu, Entwurf und Zur Korrektur.
In Genehmigung
In diesem Reiter werden Rechnungen angezeigt, die derzeit auf die Genehmigung durch den Manager warten. Es werden der Submitter und der aktuelle Genehmigende angezeigt (für die Rechnung können je nach Workflow und Genehmigungslimit der Firma mehrere Genehmigende erforderlich sein).
In Prüfung
In diesem Reiter werden die Rechnungen angezeigt, die derzeit auf die Überprüfung durch die Finanzabteilung warten.
Hinweis: Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kannst Du sie als Rechnungsbearbeiter nicht mehr bearbeiten. Du musst die Rechnung zurückziehen, bevor Du sie bearbeiten kannst.
Du kannst eine Rechnung zurückziehen, wenn sie einen der folgenden Status aufweist: In Genehmigung, In Prüfung und Bereit für Export. Sobald Du eine Rechnung zurückrufst, muss der gesamte Genehmigungsprozess erneut durchlaufen werden.
Rechnungen filtern
Sie können die Filter am oberen Seitenrand ermöglichen einen detaillierteren Überblick über die verschiedenen im System erfassten Rechnungen.
Hier kannst Du nach bestimmten Attributen wie Firma (die juristische Person, zu der die Rechnungen gehören), Lieferant und Dokumenttyp (Rechnung, Gutschrift oder PO-Rechnungen) filtern. Über das globale Suchfeld kannst Du nach Schlüsselwörtern in den Rechnungsfeldern suchen (Rechnungs-ID, Rechnungsnummer, Lieferantenname, Submitter, aktueller Genehmigender, Rechnungsstatus). Wenn Du beispielsweise die Zeichenfolge „ale“ eingibst, wird versucht, alle Rechnungen zu finden, die diesen Text in der Rechnungsnummer, dem Lieferantennamen, dem Namen des Submitters, dem Namen des Genehmigenden usw. enthalten.
Durch Klicken auf Erweiterte Filter kannst Du weitere Filteroptionen einblenden. Genauer gesagt kannst Du Rechnungen nach folgenden Kriterien filtern:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fälligkeitsdatum | Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. |
| Fälligkeitsdatum | Berechnetes Datum, an dem die Rechnung fällig ist, basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen |
| Hochladedatum | Datum, an dem die Rechnung in Perk erstellt wurde. |
| Gesamtbetrag (Rechnungswährung) | Gesamtfälliger Betrag. Du kannst einen Mindest- oder Höchstbetrag oder einen Bereich eingeben, um die angezeigten Rechnungen einzugrenzen. |
| Lieferant | Name des Lieferanten, der die Rechnung ausgestellt hat |
| Submitter | Name des oder der Einreicher, der/die die Rechnung eingegeben/codiert hat/haben. |
| Dokumenttyp | Filtern Sie die Liste nach Rechnungen ohne Bestellbezug, Rechnungen mit Bestellbezug oder Gutschriften. |
| Währung | Wählen Sie aus, ob Rechnungen in einer bestimmten Währung angezeigt werden sollen. |
| Status | Filtern Sie die Liste nach den Status „Neu“, „Entwurf“, „Überarbeitung erforderlich“, „In Genehmigung“, „In Prüfung“, „Exportbereit“ oder „Exportiert“. |
| Schlüsselwortregel | Falls Perk zur Erkennung bestimmter Schlüsselwörter eingerichtet ist, kannst Du nach einer bestimmten Regel filtern |
| Veröffentlichungsdatum | Datum, an dem die Rechnung im Finanzsystem gebucht wurde |
| Enthält Nachrichten | Zeigt Rechnungen an, die mindestens eine Nachricht enthalten |
| Erwähnte User | Auswahl eines Users, der in einer Nachricht markiert wurde |
| Kostenobjekt | Rechnungen die das ausgewählte Kostenobjekt in mindestens einem ihrer Einzelposten enthalten |
| Land des Lieferanten | Land, wie in der Lieferantenadresse auf der Rechnung angegeben. |
Tipp: Erfahre mehr über die verschiedenen Rechnungsstatus.