Bei Geschäftsreisen fallen üblicherweise verschiedene Ausgaben an. Diese können Sie zu einer einzigen Reisekostenabrechnung zusammenfassen, um die Bearbeitung zu vereinfachen. Eine Reisekostenabrechnung in Perk ist eine Sammlung verschiedener Ausgabenarten, die während einer Geschäftsreise über einen bestimmten Zeitraum angefallen sind.

Wenn Mitarbeiter in Perk eine Reisekostenabrechnung erstellen, können Tagespauschalen und Kilometergelder automatisch anhand des Abfahrts- und Zielortes berechnet werden, sofern diese eingerichtet sind. Anschließend können sie manuell weitere Ausgaben mit oder ohne Belege hinzufügen. Alternativ können sie Kilometergelder und Tagespauschalen separat anlegen und diese dann der Reise zuordnen.

Die Genehmigenden sehen alle Ausgaben nach Datum gruppiert und können entweder die gesamte Reise mit allen Ausgaben genehmigen oder jede Ausgabe einzeln genehmigen.

Finanzprüfer können die Ausgaben auf der Prüfseite nach Reisen filtern, um eine Übersicht der im Rahmen der Reise enthaltenen Ausgaben sowie zusätzliche Reiseinformationen (einschließlich benutzerdefinierter Felder) einzusehen. Sie können die gesamte Reise oder einzelne Ausgaben prüfen, bevor sie diese exportieren.

Mit Reisekosten können Sie:

• Gruppenbezogene Ausgaben
• Erhalten Sie eine zusammengefasste Reiseroutenansicht
• Weitere Reiseinformationen anzeigen
• Separate Ausgaben vor und nach der Reise
• PDF der Reisebeschreibung und Anhänge herunterladen
• Löschen und Mehrere Ausgaben gleichzeitig prüfen
• Exportreisen als einheitliches Konzept, anstatt einzelne Ausgaben

Reisekostenabrechnungen werden auf Unternehmensebene aktiviert und konfiguriert. Je nach Rolle erfolgt der Zugriff auf Reisekostenabrechnungen wie folgt:

• Mitarbeiter: Ausgaben > Spesen > Reisekosten
• Genehmiger: Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste, Reisekosten-Registerkarte
• Finanzprüfer: Finanzen > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen, Reisen Dropdown-Auswahl

Tipp:Erfahren Sie, wie Sie Erstellen Sie einen Reisekostenabrechnungsbericht.

Reisekostenübersicht

Die Reiseübersicht enthält eine Kalenderansicht, die die Ausgaben in chronologischer Reihenfolge anzeigt. Die Reiseübersicht enthält mehrere Aktionsschaltflächen: PDF herunterladen Anhänge herunterladen Reiseplan ansehen Reise löschen Zusätzliche Kosten
In der Web-App befinden sich diese Aktionsschaltflächen über der Kalenderansicht und auf Mobilgeräten im Aktionsmenü (Symbol mit drei Punkten) in der oberen rechten Ecke. Je nach Rolle (Mitarbeiter, Genehmiger oder Finanzprüfer) variiert die wichtigste Aktionsschaltfläche: einreichen, genehmigen oder prüfen.

Übersicht Sortierung

Sie können die Darstellung der Ausgaben mithilfe der Sortieroption „Gruppieren nach“ ändern. Standardmäßig werden die Ausgaben nach Datum gruppiert. Sie können die Ausgaben jedoch auch nach folgenden Kriterien anzeigen lassen:

• Ausgabenart (Kilometergeld, Tagegelder, Ausgaben ohne Beleg usw.)
• Kategorie (Mittagessen, Abendessen, Unterkunft usw.)
• Ausgabenstatus (Entwurf, Bereit, In Genehmigung usw.)
• Matchingstatus

Dadurch können Sie die Gesamtausgaben für bestimmte Ausgabenkategorien schneller ermitteln, was den Prüfprozess effizienter gestaltet. Beispielsweise kann ein Prüfer nun die Gesamtkosten für das Mittagessen auf einer bestimmten Reise leicht herausfinden, indem er die Ausgaben nach der Kategorie „Mittagessen“ gruppiert und den Gesamtbetrag sofort einsieht.

Kosten vor und nach der Reise

Die Übersicht zeigt auch Ausgaben an, die vor oder nach einer Reise angefallen sind. So werden beispielsweise Flugbuchungen vor dem Reisedatum und Parkgebühren nach dem Reisedatum der jeweiligen Reise zugeordnet, wodurch Sie die verschiedenen Reiseabschnitte leicht unterscheiden können.

Reiseplan

Sie können den gesamten Reiseverlauf einsehen. Sofern Ihr Unternehmen Grenzübergänge eingerichtet hat, sind die Wartezeiten zwischen den Grenzübergängen im Reiseverlauf angegeben. In der Web-App klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Reiseverlauf ansehen“. Die mobile App bietet einen eigenen Tab „Reiseverlauf“.

PDF und Anhänge herunterladen

Sie können ein PDF-Dokument mit detaillierten Reiseinformationen herunterladen, darunter Angaben zur juristischen Person, Mitarbeiterdaten, Reisename, Reise-ID, Reiseverlauf sowie die Kosten pro Tag und die Gesamtkosten. Sie können alle Anhänge Ihrer Ausgaben (z. B. Ihre hochgeladenen Belege) auf einmal herunterladen.

Mehrere Ausgaben oder eine Reise löschen

Sie können mehrere Ausgaben auswählen und diese alle gleichzeitig löschen. Dies vereinfacht den Löschvorgang und spart Zeit für Benutzer, die eine große Anzahl von Ausgaben verwalten.

Mitarbeiter können eine gesamte Reise gegebenenfalls löschen, indem sie in der Web-App in der Reiseansicht Löschen auswählen oder in der mobilen App auf der Registerkarte Reisen nach links wischen.

Um mehrere Ausgaben gleichzeitig zu löschen, können Mitarbeiter das Kontrollkästchen neben der jeweiligen Ausgabe in der Reiseübersicht aktivieren.

Mehrere Spesenabrechnungen genehmigen, prüfen oder zurücksenden

Genehmiger und Finanzprüfer können nun mehrere Ausgaben auswählen und diese gleichzeitig genehmigen, prüfen oder zurücksenden. Bei der Prüfung oder Genehmigung kann optional ein Kommentar hinzugefügt werden, der für alle geprüften Ausgaben gilt.

Beim Einreichen von Spesenabrechnungen können Sie jedem einzelnen Posten einen Kommentar hinzufügen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn zusätzliche Informationen oder Korrekturen zu bestimmten Ausgaben erforderlich sind. Der Kommentar gewährleistet eine klare Kommunikation zwischen Genehmigenden und Einreichenden und reduziert so Verzögerungen im Genehmigungsprozess.

Reiseinformationen

Die Registerkarte „Reiseinformationen“ enthält zusätzliche Informationen zur Reise, wie z. B. die Reise-ID, Mitarbeiterdaten, Kostenstellen für die Reise und alle benutzerdefinierten Felder, die Ihr Unternehmen möglicherweise eingerichtet hat, um wichtige reisebezogene Details zu erfassen.