Konfiguriere Reisen in Perk

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

Um Reisen einzurichten, aktivieren Sie die Funktion unter Einstellungen > Konto > Unternehmen.

Sobald Sie die Funktion aktiviert haben, müssen Sie festlegen, wie Spesen (z. B. Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen) im Rahmen einer Reise berechnet werden.

Reisen aktivieren

Um es den Reisenden zu ermöglichen, mehrere Ausgaben in einer einzigen Reise zu kombinieren:

Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Konto > Unternehmen.
Wählen Sie ein Unternehmen aus und klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen.
Scrollen Sie nach unten zum Bereich Reisen aktivieren.
Aktivieren Sie die Option Reisen aktivieren.

Allgemeine Einstellungen

Wenn Sie Reisen aktivieren, können Sie festlegen, wie die Submitter Reisen erstellen, z. B. ob die Reisen mindestens eine weitere Spese (außer Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen) mit Beleg oder kein Beleg enthalten müssen. Sie können auch den Status von automatisch generierten Spesen wie Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen festlegen sowie die Verwendung von Kostenobjekten in Reisen ändern.

Option	Beschreibung	Standort mit Speseneinstellungen
Nur Ausgaben (mit und ohne Beleg) dürfen im Rahmen einer Reise eingereicht werden.	Personen können im Rahmen einer Reise nur Spesen mit Beleg oder ohne Beleg einreichen. Alle anderen Spesen werden abgelehnt.	Reisen aktivieren
Setzen Sie den Status der automatisch generierten Ausgaben auf Entwurf	Wenn aktiviert, werden alle automatisch generierten Spesen (z. B. Fahrt- und Tagespauschalen) im Rahmen einer Reise auf den Status Entwurf gesetzt und müssen von der betreffenden Person bestätigt werden, bevor sie zur Genehmigung eingereicht werden.	Reisen aktivieren
Kopieren von Reisen aktivieren	Ermöglicht dem Submitter, eine Reise zu kopieren, um sie als Vorlage zu verwenden.	Reisen aktivieren
Automatische Namensvervollständigung für die Reise deaktivieren	Standardmäßig wird der Name der Reise anhand der Start- und Endorte generiert. Sie können diese automatische Namensvergabe deaktivieren, sodass die Personen stets einen neuen Namen für die Reise eingeben müssen.	Reisen aktivieren
Kostenobjekt-Auswahl deaktivieren (Reisen) und Kostenobjekte ignorieren (Ausgaben)	Verhindert, dass Personen Spesen oder Reisen selbst auf Kostenobjekte buchen, obwohl Kostenobjekte weiterhin verpflichtend sind. Wenn aktiviert, werden die Spesen automatisch dem Kostenobjekt zugeordnet, das den Einreichenden in der HR / User management zugewiesen ist.	Definition des Spesenberichts
Kostenobjekte deaktivieren (Reisen)	Wenn diese Option aktiviert ist, müssen die Submitter bei Reisen kein Kostenobjekt auswählen.	Definition des Spesenberichts

Reisen exportieren

Finanzprüfer können die Spesen vollständig als Reise exportieren. Sobald eine Reise überprüft wurde, sind die Spesen innerhalb der Reise verfügbar als:

Einzelne Spesen in Spesen
Gruppierte Spesen in Reisen

Wenn Du Spesen als Reise exportierst, werden alle Spesen, die zu einer Reise gehören, in einem einzigen Exportauftrag zusammengefasst.

Reisen werden für den Export angezeigt, wenn mindestens eine Spese den Status Bereit für Export hat und alle anderen Spesen entweder den Status Bereit für Export oder Exportiert haben. Alle abgelehnten Spesen werden ignoriert. Die Reise zeigt immer den niedrigsten Status im Genehmigungsprozess von allen Spesen innerhalb der Reise an.

Wenn eine Reise beispielsweise fünf Spesen enthält, von denen vier den Status Bereit für Export haben und eine In Prüfung, wird der Gesamtstatus der Reise als In Prüfung angezeigt. Dies bedeutet auch, dass Finance-User nicht die gesamte Reise exportieren können. Nur die einzelnen Spesen können über die Registerkarte Spesen exportiert werden.

Hinweis: Obwohl alle Spesen einer Reise im selben Exportauftrag enthalten sind, erfolgt der Datenexport selbst auf Spesenebene. Daher gilt die Exportlogik, die für Spesen definiert wurde (z.B. Aufteilung der Tagespauschale für den Export in ein Gehaltsabrechnungssystem).

Du kannst auch einen PDF-Bericht über alle exportierten Reisen erstellen und den Namen des Ordners festlegen.

Option	Beschreibung	Ort
Reiseberichte aktivieren	Wenn diese Option ausgewählt ist, können Finance-Mitarbeitende nach dem Export einen Bericht über alle Spesen innerhalb einer Reise herunterladen. Die Datei wird im Reiter Finance > Export-Log in der Spalte Generierte Dateien angezeigt. Klicken Sie auf das Download-Symbol und wählen Sie den ZIP-Ordner mit dem Reisebericht aus.	Reisen aktivieren
ZIP-Ordnername für den Export der Reisekosten	Wenn Reiseberichte aktivieren ausgewählt ist, legen Sie einen Standard-Dateinamen für den Ordner des Reiseberichts fest. Andernfalls wird der Ordner automatisch als `perTripExpensesSummary` benannt. Es können Platzhalter verwendet werden.	Reisen aktivieren

Platzhalter für Ordnernamen

Sie können Platzhalter verwenden, um bestimmte Daten im Namen des Ordners für den Reisebericht einzufügen:

Platzhalter	Bedeutung
`##{{legalEntityName}}`	Der Ordnername enthält den Namen der Gesellschaft
`##{{exportId}}`	Der Ordnername enthält die Export-ID
`##{{YYYYMMDD_HHMMSS}}`	Der Ordnername enthält das Datum in diesem Format
`##{{date}}`	Der Ordnername enthält das Datum im Format JJJJ-MM-TT
`##{{timestamp}}`	Der Ordnername enthält einen Zeitstempel
free text	Der Ordnername wird mit dem Text „free text“ benannt (ohne Sonderzeichen)

Reisespezifische Benachrichtigungen

In Compliance können Sie spezifische Benachrichtigungen für Reisen einrichten, die verhindern, dass Personen eine Reise einreichen, die nicht den Reglementen des Unternehmens entspricht.

Option	Beschreibung	Ort
Erlauben sie keine Reisen mit überschneidenden Daten	Durch Aktivieren dieser Option wird verhindert, dass Reisen erstellt werden, deren Start- oder Enddatum mit einer bereits erstellten Reise übereinstimmt.	Compliance

Grenzübergänge

Wenn du Grenzübergänge aktivierst, verlangt das Reiseinterface, dass Du die Zeit des Grenzübergangs eingibst. In bestimmten Ländern, wie z. B. Österreich, ist diese Information entscheidend für die Berechnung der genauen Tagespauschale für jeden Tag der Reise. Der Grund dafür ist, dass die Höhe der Zahlung von der Anzahl der Stunden abhängt, die der Arbeitnehmer im jeweiligen Land verbracht hat, weshalb diese Information wichtig und notwendig ist.

Option	Beschreibung	Ort
Grenzübergänge aktivieren	Aktiviere diese Option, um Reisen mit detaillierter Reiseroute zu aktivieren.	Reisen aktivieren
Grenzüberschreitender Typ	Wähle die Standardeinstellungen oder die Detaillierte Reiseroute.	Reisen aktivieren

Einstellungen für Tagespauschalen

Wenn Sie Tagespauschalen als Teil einer Reise erfassen wollen, müssen Sie diese aktivieren, damit sie innerhalb der Reise angezeigt werden. Tagespauschalen müssen unter Definition Spesenrapport aktiviert werden. Andernfalls werden andere Einstellungen, die Tagespauschalen betreffen, ignoriert.

Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Konto > Unternehmen.
Wählen Sie ein Unternehmen aus und klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen.
Scrollen Sie nach unten zu Definition von Spesenabrechnungen.
Wählen Sie die Reise-Kontrollkästchen unter Tagespauschalen aktivieren aus.

Einstellungen für Fahrtpauschale (Standort)

Wenn Sie Fahrtpauschalen als Teil einer Reise erfassen wollen, müssen Sie diese aktivieren, damit sie in der Reise erscheinen.

Kilometerpauschalen müssen in der Definition Spesenrapport aktiviert werden. Darüber hinaus muss der Startort für Reisen festgelegt werden.

Option	Beschreibung	Ort
Ortssuchtyp	Bestimme, welche Art von Daten erforderlich sind, um den Start- und Zielort einer Reisespese anzugeben. Du kannst wählen zwischen: Adressen (z. B. Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zürich) Niederlassungen (z. B. Flughafen Zürich (ZRH)) Regionen (z. B. Westminster, London) Städte (z. B. Zürich, Amsterdam, etc.) Geocodes (z. B. Längen- und Breitengradkoordinaten) Alle (z. B. jede der oben genannten Möglichkeiten) Hinweis: Google ermöglicht es Nutzern, einen Point of Interest (d.h. eine benannte Stecknadel) an einem bestimmten Ort in Google Maps zu platzieren. POIs sind keine gültigen Adressen und werden daher von Perk nicht unterstützt.	Reisen aktivieren > Standorteinstellungen
Gespeicherte Adressen für Reisen und Fahrtpauschalen	Legt die Standard-Abfahrts- und -ankunftsadresse fest, die vorgeschlagen wird, wenn der Submitter eine Reise erstellt. Büroadresse (Standard): Übernimmt die in den Firmeneinstellungen festgelegte Adresse. Heimatadresse (aus dem Benutzerprofil): Übernimmt die im Benutzerprofil eingegebene Adresse. Heimatadresse (schreibgeschützt): Übernimmt die Heimatadresse des Nutzers, erlaubt ihm aber nicht, die Startadresse zu ändern.	Reisen aktivieren > Standorteinstellungen
Genaue Adresse durchsetzen	Wenn diese Option aktiviert ist, müssen die Nutzer beim Erstellen einer Reise eine vollständige Adresse eingeben.	Reisen aktivieren > Standorteinstellungen
Mindestfahrstrecke, ab der Kilometerpauschalen gelten	Gib die Mindestentfernung ein, die zurückgelegt werden muss, um die Fahrtpauschale zu erhalten.	Reisen aktivieren > Standorteinstellungen
Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps	Wenn die Fahrtpauschale automatisch in Reisen berechnet wird, zeigt Perk eine Warnung an, wenn ein Nutzer die voreingestellte Entfernungsschwelle überschreitet.	Compliance
Google Maps Entfernungsschwelle	Wenn Du die Google Maps Entfernungsschwelle für Fahrtpauschalen aktivierst, hast Du die Möglichkeit, eine bestimmte Entfernungsschwelle festzulegen.	Compliance